I denne opplæringen vil vi fortsette å utforske den fascinerende verdenen av Excel Conditional Formatting. Hvis du ikke føler deg veldig komfortabel på dette området, kan det være lurt å se gjennom den forrige artikkelen først for å gjenopplive det grunnleggende - Hvordan bruke betinget formatering i Excel.

I dag skal vi dvele ved hvordan du bruker Excel. formler for å formatere individuelle celler og hele rader basert på verdiene du angir eller basert på en annen celles verdi. Dette betraktes ofte som avansert kunstflyging av Excel betinget formatering, og når det først er mestret, vil det hjelpe deg å presse formatene i regnearkene langt utover deres vanlige bruk.

Excel betinget formatering basert på en annen celleverdi

Excels forhåndsdefinerte betingede formatering, som datafelter, fargeskalaer og ikonsett, er hovedsakelig ment å formatere celler basert på deres egne verdier. Hvis du vil bruke betinget formatering basert på en annen celle eller formatere en hel rad basert på en enkelt celles verdi, må du bruke formler.

Så, la oss se hvordan du kan lage en regel ved hjelp av en formel og etter å diskutere formeleksempler for spesifikke oppgaver.

Hvordan lage en betinget formateringsregel basert på formel

For å sette opp en betinget formateringsregel basert på en formel i en hvilken som helst versjon av Excel 2010 til og med Excel 365, utfør disse trinnene:

1. Velg cellene du vil formatere. Du kan velge én kolonne,kolonne.

   I dette eksemplet, for å markere dupliserte rader med første forekomst , oppretter du en regel med følgende formel:

   =COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

   For å markere duplikat rader uten 1. forekomst , bruk denne formelen:

   =COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

   Sammenlign 2 kolonner for duplikater

   En av de hyppigste oppgavene i Excel er å sjekke 2 kolonner for dupliserte verdier - dvs. finn og fremhev verdier som finnes i begge kolonnene. For å gjøre dette, må du opprette en Excel-regel for betinget formatering for hver kolonne med en kombinasjon av =ISERROR() og =MATCH() funksjoner:

   For kolonne A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

   For kolonne B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

   Merk. For at slike betingede formler skal fungere riktig, er det veldig viktig at du bruker reglene på hele kolonnene, f.eks. =$A:$A og =$B:$B .

   Du kan se et eksempel på praktisk bruk i følgende skjermbilde som fremhever duplikater i kolonnene E og F.

   

   Som du kan se , Excel betingede formateringsformler takler duper ganske bra. For mer komplekse saker vil jeg imidlertid anbefale å bruke Duplicate Remover-tillegget som er spesielt utviklet for å finne, markere og fjerne duplikater i Excel, i ett ark eller mellom to regneark.

   Formler for å fremheve verdier ovenfor. eller under gjennomsnittet

   Når du arbeider med flere sett med numeriske data, kan funksjonen AVERAGE() være nyttig for å formatere celler hvis verdier er under eller overgjennomsnitt i en kolonne.

   Du kan for eksempel bruke formelen =$E2 to conditionally format the rows where the sale numbers are below the average, as shown in the screenshot below. If you are looking for the opposite, i.e. to shade the products performing above the average, replace "" in the formula: =$E2>AVERAGE($E$2:$E$8) .

   

   Hvordan markere nærmeste verdi i Excel

   Hvis Jeg har et sett med tall, er det en måte jeg kan bruke Excel betinget formatering for å markere tallet i det settet som er nærmest null? Dette er hva en av bloggleserne våre, Jessica, ville vite. Spørsmålet er veldig klart og greit, men svaret er litt for langt for kommentarfeltene, derfor ser du en løsning her :)

   Eksempel 1. Finn nærmeste verdi, inkludert eksakt samsvar

   I vårt eksempel finner og markerer vi tallet som er nærmest null. Hvis datasettet inneholder én eller flere nuller, vil alle bli uthevet. Hvis det ikke er 0, vil verdien som er nærmest den, enten positiv eller negativ, utheves.

   Først må du skrive inn følgende formel til en hvilken som helst tom celle i regnearket ditt, du vil kunne for å skjule den cellen senere, om nødvendig. Formelen finner tallet i et gitt område som er nærmest tallet du spesifiserer og returnerer den absolutte verdien av det tallet (absolutt verdi er tallet uten fortegn):

   =MIN(ABS(B2:D13-(0)))

   I formelen ovenfor, B2:D13 er celleområdet ditt og 0 er tallet du vil finne den nærmeste matchen for. For eksempel, hvis du leter etter en verdi nærmest 5, vil formelen endres til: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

   Merk. Dette er en arrayformel , så du må trykke Ctrl + Shift + Enter i stedet for en enkel Enter-strek for å fullføre den.

   Og nå lager du en betinget formateringsregel med følgende formel, der B3 er toppen -høyre celle i området ditt og $C$2 i cellen med matriseformelen ovenfor:

   =OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

   Vær oppmerksom på bruken av absolutte referanser i adressen til cellen som inneholder matrisen formel ($C$2), fordi denne cellen er konstant. Du må også erstatte 0 med nummeret du vil markere den nærmeste matchen for. For eksempel, hvis vi ønsker å fremheve verdien nærmest 5, vil formelen endres til: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

   

   Eksempel 2. Uthev en verdi nærmest den gitte verdien, men IKKE eksakt samsvar

   Hvis du ikke vil fremheve det eksakte samsvaret, trenger du en annen matriseformel som finner den nærmeste verdien, men ignorerer den eksakte matchingen.

   For eksempel, følgende matrise formelen finner verdien nærmest 0 i det angitte området, men ignorerer nuller, hvis noen:

   =MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

   Husk å trykke Ctrl + Shift + Enter etter at du er ferdig med å skrive matriseformelen.

   Den betingede formateringsformelen er den samme som i eksemplet ovenfor:

   =OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

   Men siden matriseformelen vår i celle C2 ignorerer det eksakte samsvaret, ignorerer regelen for betinget formatering nuller også og fremhever verdien 0,003 som er nærmestmatch.

   

   Hvis du vil finne verdien nærmest et annet tall i Excel-arket ditt, erstatt "0" med tallet du vil ha både i matrisen og betinget formateringsformler.

   Jeg håper de betingede formateringsformlene du har lært i denne opplæringen vil hjelpe deg med å forstå hvilket prosjekt du jobber med. Hvis du trenger flere eksempler, vennligst sjekk ut følgende artikler:

   • Hvordan endre radfargen basert på en celles verdi
   • Excel betinget formatering for datoer
   • Alternative rad- og kolonnefarger i Excel
   • To måter å endre bakgrunnsfarge basert på celleverdi
   • Telle og summere fargede celler i Excel

   Hvorfor er ikke min Excel betinget formatering fungerer riktig?

   Hvis regelen for betinget formatering ikke fungerer som forventet, selv om formelen tilsynelatende er riktig, ikke bli opprørt! Mest sannsynlig er det ikke på grunn av en merkelig feil i Excel betinget formatering, snarere på grunn av en liten feil, som ikke er tydelig ved første øyekast. Prøv 6 enkle feilsøkingstrinn nedenfor, og jeg er sikker på at du vil få formelen til å fungere:

   1. Bruk absolutt & relative celleadresser korrekt. Det er veldig vanskelig å utlede en generell regel som vil fungere i 100 prosent av tilfellene. Men oftest vil du bruke en absolutt kolonne (med $) og relativ rad (uten $) i cellereferansene dine, f.eks. =$A1>1 .

      Vær oppmerksom på at formlene =A1=1 , =$A$1=1 og =A$1=1 vil gi forskjellige resultater. Hvis du ikke er sikker på hvilken som er riktig i ditt tilfelle, kan du prøve alle : ) For mer informasjon, se Relative og absolutte cellereferanser i Excel betinget formatering.

   2. Bekreft den anvendte område. Sjekk om regelen for betinget formatering gjelder for riktig celleområde. En tommelfingerregel er dette - velg alle cellene / radene du vil formatere, men ikke inkludere kolonneoverskrifter.
   3. Skriv formelen for cellen øverst til venstre. I regler for betinget formatering. , er cellereferanser i forhold til cellen øverst til venstre i det brukte området. Så skriv alltid den betingede formateringsformelen for den første raden med data.

      For eksempel, hvis dataene dine starter i rad 2, setter du =A$2=10 for å markere celler med verdier lik 10 i alle radene . En vanlig feil er å alltid bruke en referanse til den første raden (f.eks. =A$1=10 ). Husk at du kun refererer til rad 1 i formelen hvis tabellen ikke har overskrifter og dataene dine virkelig starter i rad 1. Den mest åpenbare indikasjonen på dette tilfellet er når regelen fungerer, men formaterer verdier som ikke er i radene den skal .

   4. Sjekk regelen du opprettet. Dobbeltsjekk regelen i Betinget formateringsregelbehandling. Noen ganger, uten grunn i det hele tatt, forvrenger Microsoft Excel regelen du nettopp haropprettet. Så hvis regelen ikke fungerer, gå til Betinget formatering > Administrer regler og kontroller både formelen og området den gjelder for. Hvis du har kopiert formelen fra nettet eller en annen ekstern kilde, sørg for at rette anførselstegn brukes.
   5. Juster cellereferanser når du kopierer regelen. du kopierer Excel betinget formatering ved hjelp av Format Painter, ikke glem å justere alle cellereferanser i formelen.
   6. Splitt komplekse formler i enkle elementer. Hvis du bruker en kompleks Excel-formel som inkluderer flere forskjellige funksjoner, del den opp i enkle elementer og verifiser hver funksjon individuelt.

   Og til slutt, hvis du har prøvd alle trinnene, men regelen for betinget formatering fortsatt ikke fungerer som den skal, send meg en linje i kommentarer, og vi vil prøve å forstå det sammen :)

   I min neste artikkel skal vi se nærmere på mulighetene til Excel betinget formatering for datoer. Vi sees neste uke og takk for at du leser!

   flere kolonner eller hele tabellen hvis du vil bruke det betingede formatet på rader.

   Tips. Hvis du planlegger å legge til flere data i fremtiden og du vil at regelen for betinget formatering skal brukes på nye oppføringer automatisk, kan du enten:

   • Konvertere et celleområde til en tabell ( Sett inn fane> Tabell ). I dette tilfellet vil den betingede formateringen automatisk brukes på alle nye rader.
   • Velg noen tomme rader under dataene dine, for eksempel 100 tomme rader.
2. På Hjem -kategorien, i gruppen Stiler , klikk Betinget formatering > Ny regel...

   

3. I vinduet Ny formateringsregel velger du Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres .
4. Skriv inn formelen i den tilsvarende boksen.
5. Klikk på Format... -knappen for å velge ditt egendefinerte format.

   

6. Bytt mellom kategoriene Font , Border og Fill og lek med forskjellige alternativer som skriftstil, mønsterfarge og fylleffekter for å sette opp formatet som fungerer best for deg. Hvis standardpaletten ikke er tilstrekkelig, klikk Flere farger... og velg hvilken som helst RGB- eller HSL-farge etter eget ønske. Når du er ferdig, klikk på OK -knappen.

   

7. Sørg for at delen Forhåndsvisning viser formatet du ønsker, og hvis det gjør det, klikk OK for å lagre regelen. Hvis du ikke er helt fornøyd med forhåndsvisningen av formatet,klikk på Format... -knappen igjen og foreta endringene.

   

Tips. Når du trenger å redigere en formel for betinget formatering, trykker du på F2 og flytter deretter til ønsket sted i formelen ved hjelp av piltastene. Hvis du prøver å pile uten å trykke F2 , vil et område settes inn i formelen i stedet for bare å flytte innsettingspekeren. For å legge til en bestemt cellereferanse til formelen, trykk F2 en gang til og klikk deretter på den cellen.

Eksempler på formel for Excel-betinget formatering

Nå som du vet hvordan du oppretter og bruker Excel-betinget formatering basert på en annen celle, la oss gå videre og se hvordan du bruker ulike Excel-formler i praksis.

Tips. For at Excel-formelen for betinget formatering skal fungere riktig, må du alltid følge disse enkle reglene.

Formler for å sammenligne verdier (tall og tekst)

Som du vet har Microsoft Excel en håndfull klare til å -bruk regler for å formatere celler med verdier større enn, mindre enn eller lik verdien du spesifiserer ( Betinget formatering >Regler for utheving av celler ). Disse reglene fungerer imidlertid ikke hvis du ønsker å betinget formatere visse kolonner eller hele rader basert på en celles verdi i en annen kolonne. I dette tilfellet bruker du analoge formler:

Skjermbildet nedenfor viser et eksempel på Større enn formelen som fremhever produktnavn i kolonne A hvis antall varer på lager (kolonne C) er større enn 0. Vær oppmerksom på at formelen kun gjelder for kolonne A ($A$2:$A$8). Men hvis du velger hele tabellen (i vårt tilfelle, $A$2:$E$8), vil dette fremheve hele rader basert på verdien i kolonne C.

I På lignende måte kan du opprette en betinget formateringsregel for å sammenligne verdiene til to celler. For eksempel:

=$A2<$B2 - formater celler eller rader hvis en verdi i kolonne A er mindre enn den tilsvarende verdien i kolonne B.

=$A2=$B2 - formater celler eller rader hvis verdiene i kolonne A og B er de samme.

=$A2$B2 - formater celler eller rader hvis en verdi i kolonne A ikke er den samme som i kolonne B.

Som du kan se på skjermbildet nedenfor, fungerer disse formlene for tekstverdier så vel som for tall.

OG- og ELLER-formler

Hvis du vil formatere Excel-tabellen basert på 2 eller flere betingelser, bruk enten =AND eller =OR funksjon:

I skjermbildet nedenfor bruker vi formelen =AND($C2>0, $D2="Worldwide") for å endre bakgrunnsfargen på rader hvis antall varer på lager (kolonne C) er større enn 0 og hvis produktet sendes over hele verden (kolonne D). Vær oppmerksom på at formelen fungerer med tekstverdier så vel som med tall .

Du kan naturligvis bruke to, tre eller flere betingelser i OG- og ELLER-formlene. For å se hvordan dette fungerer i praksis, se Video: Betinget formatering basert på en annen celle.

Dette er de grunnleggende betingede formateringsformlene du bruker i Excel. La oss nå vurdere litt mer komplekse, men langt mer interessante eksempler.

Betinget formatering for tomme og ikke-tomme celler

Jeg tror alle vet hvordan man formaterer tomme og ikke tomme celler i Excel - du ganske enkelt lag en ny regel av typen " Formater bare celler som inneholder" og velg enten Blanks eller No Blanks .

Men hva om du vil formatere celler i en bestemt kolonne hvis en tilsvarende celle i en annen kolonne er tom ellerikke tom? I dette tilfellet må du bruke Excel-formler igjen:

Formel for tomme felter : =$B2="" - formater valgte celler/rader hvis en tilsvarende celle i kolonne B er tom.

Formel for ikke-blanke felter : =$B2"" - formater valgte celler/rader hvis en tilsvarende celle i kolonne B ikke er tom.

Merk. Formlene ovenfor vil fungere for celler som er "visuelt" tomme eller ikke tomme. Hvis du bruker en eller annen Excel-funksjon som returnerer en tom streng, f.eks. =if(false,"OK", "") , og du ikke vil at slike celler skal behandles som tomme, bruk følgende formler i stedet =isblank(A1)=true eller =isblank(A1)=false for å formatere henholdsvis tomme og ikke-tomme celler.

Og her er et eksempel på hvordan du kan bruke formlene ovenfor i praksis. Anta at du har en kolonne (B) som er " Salgsdato " og en annen kolonne (C) " Levering ". Disse 2 kolonnene har kun en verdi hvis det er foretatt salg og varen levert. Så du vil at hele raden skal bli oransje når du har foretatt et salg; og når en vare er levert, skal en tilsvarende rad bli grønn. For å oppnå dette må du lage 2 betingede formateringsregler med følgende formler:

• Oransje rader (en celle i kolonne B er ikke tom): =$B2""
• Grønne rader (celler) i kolonne B og kolonne C er ikke tomme): =AND($B2"", $C2"")

En annen ting du kan gjøre er å flytte den andre regelen til toppen og velge Stopp hvis sant . boksen ved siden av denneregel:

I dette spesielle tilfellet er "Stopp hvis sant"-alternativet faktisk overflødig, og regelen vil fungere med eller uten. Det kan være lurt å merke av i denne boksen bare som en ekstra forholdsregel, i tilfelle du legger til noen få andre regler i fremtiden som kan komme i konflikt med noen av de eksisterende.

For mer informasjon, se Excel betinget formatering for tomme celler.

Excel-formler for å jobbe med tekstverdier

Hvis du vil formatere en bestemt kolonne(r) når en annen celle i samme rad inneholder et bestemt ord, kan du bruke en formel diskutert i et av de foregående eksemplene (som =$D2="Worldwide"). Dette vil imidlertid bare fungere for eksakt samsvar .

For delvis samsvar må du enten bruke SEARCH (uavhengig av store og små bokstaver) eller FIND (skiller mellom store og små bokstaver).

For å formatere valgte celler eller rader for eksempel hvis en tilsvarende celle i kolonne D inneholder ordet " Worldwide ", bruk formelen nedenfor. Denne formelen vil finne alle slike celler, uavhengig av hvor den angitte teksten er plassert i en celle, inkludert " Skips over hele verden ", " over hele verden, bortsett fra... ", osv.:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Hvis du vil skyggelegge valgte celler eller rader hvis cellens innhold starter med søketeksten, bruk denne:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Excel-formler for å fremheve duplikater

Hvis oppgaven din er å betinget formatere celler med dupliserte verdier, kan du gå med pre-definert regel tilgjengelig under Betinget formatering > Marker celler regler > Dupliserte verdier... Den følgende artikkelen gir en detaljert veiledning om hvordan du bruker denne funksjonen: Slik fremhever du duplikater automatisk i Excel.

I noen tilfeller ser imidlertid dataene bedre ut hvis du farger valgte kolonner eller hele kolonner. rader når en duplikatverdi forekommer i en annen kolonne. I dette tilfellet må du bruke en Excel betinget formateringsformel igjen, og denne gangen vil vi bruke COUNTIF -formelen. Som du vet, teller denne Excel-funksjonen antall celler innenfor et spesifisert område som oppfyller et enkelt kriterium.

Uthev duplikater inkludert 1. forekomst

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - denne formelen finner dupliserte verdier i det angitte området i kolonne A (A2:A10 i vårt tilfelle), inkludert første forekomst.

Hvis du velger å bruke regelen på hele tabellen, vil hele radene bli formatert, som du ser i skjermbildet nedenfor. Jeg har bestemt meg for å endre en skriftfarge i denne regelen, bare for en endring : )

Uthev duplikater uten første forekomst

For å ignorere den første forekomsten og uthev bare påfølgende duplikatverdier, bruk denne formelen: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Uthev påfølgende duplikater i Excel

Hvis du heller vil utheve bare duplikater på påfølgende rader, du kan gjøre dette på følgende måte. Denne metoden fungerer for alle datatyper: tall, tekstverdier og datoer.

• Velg kolonnen der du vil markere duplikater, uten kolonneoverskriften .
• Opprett en betinget formateringsregel (s) ved å bruke disse enkle formlene:

  Regel 1 (blå): =$A1=$A2 - fremhever den andre forekomsten og alle påfølgende forekomster, hvis noen.

  Regel 2 (grønn): =$A2=$A3 - fremhever den første forekomsten.

I formlene ovenfor er A kolonnen du vil sjekke for duper, $A1 er kolonneoverskriften, $A2 er den første cellen med data.

Viktig! For at formlene skal fungere riktig, er det viktig at regel 1, som fremhever den andre og alle påfølgende dupliserte forekomstene, skal være den første regelen i listen, spesielt hvis du bruker to forskjellige farger.

Uthev dupliserte rader

Hvis du vil bruke det betingede formatet når dupliserte verdier forekommer i to eller flere kolonner, må du legge til en ekstra kolonne til tabellen din der du setter sammen verdiene fra nøkkelkolonnene u syng en enkel formel som denne =A2&B2 . Etter det bruker du en regel ved å bruke en av variantene av COUNTIF-formelen for duplikater (med eller uten 1. forekomst). Naturligvis kan du skjule en ekstra kolonne etter å ha opprettet regelen.

Alternativt kan du bruke COUNTIFS-funksjonen som støtter flere kriterier i en enkelt formel. I dette tilfellet trenger du ikke en hjelper