Las plantillas de Microsoft Excel son una parte poderosa de la experiencia de Excel y una gran manera de ahorrar tiempo. Una vez que haya creado una plantilla, sólo requerirá pequeños ajustes para adaptarse a sus propósitos actuales y por lo tanto se puede aplicar a diferentes escenarios y reutilizar una y otra vez. Las plantillas de Excel también pueden ayudarle a crear documentos coherentes y atractivos que impresionarán a sus colegas osupervisores y hacer que te veas lo mejor posible.

Las plantillas son especialmente valiosas para tipos de documentos de uso frecuente, como calendarios de Excel, planificadores de presupuestos, facturas, inventarios y cuadros de mando. ¿Qué puede haber mejor que hacerse con una hoja de cálculo lista para usar, que ya tiene el aspecto que desea y puede adaptarse fácilmente a sus necesidades?

Eso es lo que es una plantilla de Microsoft Excel: un libro de trabajo prediseñado o una hoja de cálculo en la que el trabajo principal ya se ha hecho por ti, evitándote reinventar la rueda. ¿Qué puede haber mejor que eso? Sólo plantillas de Excel gratuitas :) Más adelante en este artículo, te indicaré las mejores colecciones de plantillas de Excel y te mostraré cómo puedes crear las tuyas propias rápidamente.

¿Qué es una plantilla Excel?

Una plantilla de Excel es una hoja prediseñada que puede utilizarse para crear nuevas hojas de cálculo con el mismo diseño, formato y fórmulas. Con las plantillas, no es necesario volver a crear los elementos básicos cada vez, puesto que ya están integrados en la hoja de cálculo.

En una plantilla de Excel, puede utilizar guardar las siguientes opciones:

• Número y tipo de hojas
• Formatos y estilos de celda
• Diseño de página y áreas de impresión para cada hoja
• Zonas ocultas para hacer invisibles determinadas hojas, filas, columnas o celdas
• Zonas protegidas para evitar cambios en determinadas células
• Texto que desea que aparezca en todos los libros de trabajo creados a partir de una plantilla determinada, como etiquetas de columna o encabezados de página.
• Fórmulas, hipervínculos, cuadros, imágenes y otros gráficos
• Excel Opciones de validación de datos como listas desplegables, mensajes o alertas de validación, etc.
• Opciones de cálculo y de visualización de ventanas
• Filas y columnas congeladas
• Macros y controles ActiveX en formularios personalizados

Cómo crear un libro de trabajo a partir de una plantilla existente

En lugar de empezar con una hoja en blanco, puedes crear rápidamente un nuevo libro basándote en una plantilla de Excel. La plantilla adecuada puede simplificarte mucho la vida, ya que aprovecha al máximo las fórmulas complicadas, los estilos sofisticados y otras funciones de Microsoft Excel con las que quizá ni siquiera estés familiarizado.

Hay una gran cantidad de plantillas gratuitas para Excel disponibles, esperando a ser utilizadas. Para crear un nuevo libro de trabajo basado en una plantilla de Excel existente, realice los siguientes pasos.

1. En Excel 2013 y versiones posteriores, cambie a la opción Archivo y haga clic en Nuevo y verás muchas plantillas proporcionadas por Microsoft.

   

   En Excel 2010, puede:

   • Seleccione entre Plantillas de muestra - se trata de plantillas básicas de Excel que ya están instaladas en su ordenador.
   • Mira debajo com Plantillas haga clic en alguna categoría para ver las miniaturas de las plantillas y, a continuación, descargue la plantilla que desee.

   

2. Para previsualizar una plantilla determinada, basta con hacer clic en ella. Aparecerá una vista previa de la plantilla seleccionada junto con el nombre del editor y detalles adicionales sobre cómo utilizar la plantilla.
3. Si le gusta la vista previa de la plantilla, haga clic en el botón Cree Por ejemplo, he elegido una bonita plantilla de mini calendario para Excel:

   

   Eso es todo - la plantilla seleccionada se descarga y un nuevo libro de trabajo se crea sobre la base de esta plantilla de inmediato.

   

¿Cómo puedo encontrar más plantillas?

Para obtener una mayor selección de plantillas para su Excel, escriba la palabra clave correspondiente en la barra de búsqueda, p. ej. calendario o presupuesto :

Si busca algo específico, puede examinar las plantillas de Microsoft Excel disponibles por categoría. Por ejemplo, vea cuántas plantillas de calendario diferentes puede elegir:

Nota. Al buscar una plantilla determinada, Microsoft Excel muestra todas las plantillas relevantes que están disponibles en la Tienda de Office. No todas ellas han sido creadas por Microsoft Corporation, algunas plantillas han sido creadas por terceros proveedores o usuarios individuales. Por este motivo, es posible que aparezca la siguiente notificación preguntándole si confía en el editor de la plantilla. En caso afirmativo, haga clic en el botón Confía en esta aplicación botón.

Cómo crear una plantilla Excel personalizada

Crear tus propias plantillas en Excel es fácil. Empiezas creando un libro de la forma habitual, y la parte más difícil es conseguir que tenga exactamente el aspecto que deseas. Sin duda, merece la pena invertir algo de tiempo y esfuerzo tanto en el diseño como en el contenido, porque todo el formato, los estilos, el texto y los gráficos que utilices en el libro aparecerán en todos los libros nuevos basados en esta plantilla.

Una vez creado el libro, sólo tienes que guardarlo como archivo .xltx o .xlt (dependiendo de tu versión de Excel) en lugar de los habituales .xlsx o .xls. Los pasos detallados son:

1. En el libro de trabajo que desea guardar como plantilla, haga clic en Archivo> Guardar como
2. En el Guardar como en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.
3. En Guardar como tipo seleccione Plantilla Excel (*.xltx) En Excel 2003 y versiones anteriores, seleccione Plantilla Excel 97-2003 (*.xlt).

   Si su libro contiene una macro, seleccione Excel Plantilla habilitada para macros (*.xltm).

   Al seleccionar uno de los tipos de plantilla anteriores, la extensión de archivo en el campo Nombre del archivo cambia a la extensión correspondiente.

   

   Nota: Tenga en cuenta que en cuanto elija guardar el libro como Plantilla de Excel (*.xltx), Microsoft Excel cambiará automáticamente la carpeta de destino a la carpeta de plantillas predeterminada, que suele ser

   C:\Users\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

   Si desea guardar la plantilla en otra carpeta, recuerde cambiar la ubicación después de seleccionando Plantilla Excel (*.xltx) como tipo de documento. En ese momento, independientemente de la carpeta de destino que elija, se guardará de todos modos una copia de su plantilla en la carpeta de plantillas predeterminada.

4. Pulse el botón Guardar para guardar la plantilla Excel recién creada.

Ahora, puede crear nuevos libros de trabajo basados en esta plantilla y compartirla con otros usuarios. Puede comparte tus plantillas de Excel de muchas maneras, igual que los archivos de Excel habituales: por ejemplo, almacenar una plantilla en una carpeta compartida o en su red local, guardarla en OneDrive (Excel Online) o enviarla por correo electrónico como archivo adjunto.

Cómo encontrar plantillas personalizadas en Excel

No es un gran problema elegir cualquiera de las plantillas utilizadas anteriormente en Excel 2010 y versiones anteriores - simplemente vaya a la opción Archivo tab> Nuevo y haga clic en Mis plantillas .

Nadie sabe por qué Microsoft decidió suprimir esta función en Excel 2013, pero lo cierto es que Mis plantillas no aparecen por defecto.

¿Dónde están mis plantillas personales en Excel 2013 y versiones posteriores?

Algunos usuarios de Excel pueden estar contentos viendo la colección de plantillas sugeridas por Microsoft cada vez que abren Excel. Pero, ¿y si siempre has querido TUS plantillas y nunca las que recomienda Microsoft?

La buena noticia es que las plantillas que creaste en versiones anteriores de Excel siguen ahí. Al igual que en versiones anteriores, el Excel moderno almacena automáticamente una copia de cada plantilla nueva en la carpeta de plantillas predeterminada. Todo lo que tienes que hacer es traer la carpeta Personal Y así es cómo:

Método 1. Crear una carpeta de plantillas personalizada

La forma más fácil de Personal en Excel es crear una carpeta especial para almacenar sus plantillas de Excel.

1. Cree una nueva carpeta donde almacenar sus plantillas. Puede crearla en cualquier ubicación de su elección, por ejemplo, C:\Users\\My Excel Templates
2. Establezca esta carpeta como la ubicación predeterminada de las plantillas personales. Para ello, vaya a la carpeta Archivo tab> Opciones > Guardar e introduzca la ruta a la carpeta de plantillas en el campo Ubicación predeterminada de las plantillas personales caja:

Como ves, esta es una forma muy rápida y libre de estrés. Sin embargo, tiene una limitación muy importante - cada vez que hagas una plantilla en Excel, tienes que recordar guardarla en esta carpeta en particular. Y esta es la razón por la que me gusta más el segundo enfoque : )

Método 2. Buscar la carpeta de plantillas por defecto de Excel

En lugar de crear una carpeta personalizada para almacenar sus plantillas personales de Excel, puede buscar aquella en la que Microsoft Excel almacena las plantillas automáticamente y establecerla como Ubicación predeterminada de las plantillas personales Una vez hecho esto, encontrará todas las plantillas recién creadas y descargadas, así como las que haya creado anteriormente, en la carpeta Personal ficha.

1. En el Explorador de Windows, vaya a C:\sers\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Haga clic con el botón derecho en la barra de direcciones y, a continuación, haga clic en Copiar dirección como texto .

Consejo: si tiene dificultades para localizar esta carpeta, haga clic en Inicio y escriba (o mejor aún, copie y pegue) el siguiente comando en el cuadro de búsqueda:

%appdata%\Microsoft\Templates

En Plantilla aparecerá en los resultados de la búsqueda, así que simplemente haga clic en ella y copie la ruta como se ha explicado anteriormente.

Y ahora, cada vez que pulse Archivo> Nuevo El Personal y podrá utilizar sus plantillas Excel personalizadas.

Método 3. Deja que Microsoft lo arregle por ti

Parece que Microsoft recibió tantas quejas sobre una misteriosa desaparición de plantillas personales en Excel, que se tomó la molestia de crear una corrección. La corrección aplica automáticamente la solución descrita en el Método 2 y está disponible para su descarga aquí.

La principal ventaja de este enfoque es que funciona para todas las aplicaciones de Office, no sólo para Excel, lo que significa que no tendrá que especificar la ubicación predeterminada de la plantilla en cada programa individualmente.

Cómo crear una plantilla predeterminada para Excel

Si entre sus plantillas de Microsoft Excel hay una que utiliza con más frecuencia, puede convertirla en la plantilla predeterminada y hacer que se abra automáticamente al iniciar Excel.

Microsoft Excel permite crear dos plantillas especiales Libro.xltx y Hoja.xltx - que son la base de todos los nuevos libros de trabajo y todas las nuevas hojas de cálculo, respectivamente. Por lo tanto, el punto clave es decidir qué tipo de plantilla desea:

• Plantilla de libro de Excel Este tipo de plantilla incluye varias hojas. Por lo tanto, cree un libro de trabajo que contenga las hojas que desee, introduzca marcadores de posición y texto predeterminado (por ejemplo, encabezados de página, etiquetas de columna y fila, etc.), añada fórmulas o macros, aplique estilos y otros formatos que desee ver en todos los libros de trabajo nuevos creados con esta plantilla.
• Plantilla de hoja de cálculo Excel Este tipo de plantilla supone una sola hoja. Por lo tanto, elimine 2 de las 3 hojas predeterminadas de un libro de trabajo y personalice la hoja restante a su gusto. Aplique los estilos y el formato deseados e introduzca la información que desea que aparezca en todas las hojas de trabajo nuevas basadas en esta plantilla.

Una vez que haya decidido el tipo de plantilla por defecto, siga los pasos siguientes.

1. En el libro que desea que se convierta en su plantilla de Excel predeterminada, haga clic en Archivo> Guardar como .
2. En el Guardar como tipo seleccione Plantilla Excel (*.xltx) de la lista desplegable.
3. En el Guardar en seleccione la carpeta de destino de la plantilla predeterminada, que debe ser siempre la carpeta XLStart ninguna otra carpeta servirá.

   En Vista, Windows 7 y Windows 8, la carpeta XLStart suele residir en:

   Ver también: Función TEXTJOIN en Excel para combinar texto de varias celdas

   C:³Users³AppData³Local³Microsoft³Excel³XLStart

   En Windows XP, normalmente se encuentra en:

   C:³³Documentos y configuraciones³Datos de aplicación³Microsoft³Excel³XLIniciar

4. Por último, dé el nombre correcto a su plantilla por defecto de Excel:
   • Si está confeccionando la plantilla del libro de trabajo, escriba Reserve en el Nombre del fichero
   • Si está creando la plantilla de la hoja de cálculo, escriba Hoja en el Nombre del fichero

   La siguiente captura de pantalla muestra la creación de la plantilla del libro de trabajo por defecto:

   

5. Haga clic en el botón Guardar para finalizar el proceso y cerrar la ventana.

Y ahora, puedes reiniciar tu Excel y ver si crea un nuevo libro basado en la plantilla por defecto que acabas de establecer.

Consejo: Cómo encontrar rápidamente la carpeta XLStart en su máquina

Si no está seguro de dónde se encuentra exactamente la carpeta XLStart en su máquina, puede encontrarla de dos maneras.

1. Ubicaciones de confianza

   En Microsoft Excel, vaya a Archivo> Opciones y, a continuación, haga clic en Centro de confianza> Configuración del Centro de confianza :

   

   Haga clic en Ubicaciones de confianza La ruta completa a la carpeta aparecerá debajo de la lista de ubicaciones de confianza.

   

   Tenga en cuenta que la lista de ubicaciones de confianza contiene en realidad dos carpetas XLStart:

   • Carpeta personal Utilice esta carpeta si desea que la plantilla Excel predeterminada sea sólo para su cuenta de usuario. La ubicación habitual de la carpeta personal XLStart es:

C:Usuarios/AppData/Roaming/MicrosoftExcelXLStart

C:Archivos de programa\Microsoft Office\XLSTART

Al copiar la ruta de la carpeta XLStart, compruebe que ha elegido la correcta.

Una forma alternativa de localizar la carpeta XLStart es utilizando la función Inmediato en el Editor de Visual Basic:

• En Microsoft Excel, pulse Alt+F11 para iniciar el Editor de Visual Basic.
• Si el Inmediato no está visible, pulse Ctrl+G .
• Tan pronto como el Inmediato escriba ? aplicación.StartupPath, pulse Intro y verá la ruta exacta al archivo XLStart de su ordenador.

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, este método siempre devuelve la ubicación de la carpeta personal XLSTART.

Dónde descargar plantillas Excel

Como probablemente sepas, el mejor lugar para buscar plantillas de Excel es Office.com. Aquí puedes encontrar un gran número de plantillas de Excel gratuitas agrupadas por diferentes categorías, como plantillas de calendario, plantillas de presupuesto, facturas, líneas de tiempo, plantillas de inventario, plantillas de gestión de proyectos y mucho más.

En realidad, se trata de las mismas plantillas que ve en su Excel al hacer clic en Archivo> Nuevo Es un poco extraño que puedas filtrar las plantillas por aplicación (Excel, Word o PowerPoint) o por categoría, y no por ambas a la vez, pero aun así no deberías tener problemas para encontrar la plantilla que buscas:

Para descargar una plantilla de Excel concreta, basta con hacer clic en ella. Aparecerá una breve descripción de la plantilla, así como el icono Abrir en Excel Online Como es de esperar, al hacer clic en este botón se crea un libro basado en la plantilla seleccionada en Excel Online.

Para descargar la plantilla en su Excel de escritorio, haga clic en Archivo> Guardar como> Descargar una copia Esto abrirá el familiar Windows'. Guardar como donde se selecciona una carpeta de destino y se pulsa el botón Guardar botón.

Nota: el archivo descargado es un libro de Excel (.xlsx). Si prefiere una plantilla de Excel, abra el libro y guárdelo como Plantilla Excel (*.xltx).

Para obtener más información, consulte cómo crear hojas de cálculo basadas en web en Excel Online.

Aparte de Office.com, puedes encontrar muchos otros sitios web que ofrecen plantillas de Excel gratuitas. Por supuesto, la calidad de las plantillas de terceros varía y algunas pueden funcionar mejor que otras. La regla general es descargar plantillas sólo de sitios web en los que confíes plenamente.

Ahora que ya sabes qué son las plantillas de Microsoft Excel y qué ventajas aportan, es el momento adecuado para que hagas un par de las tuyas propias y te inicies en las nuevas funciones y técnicas.