Mục lục
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn một vài cách khác nhau để kết hợp tên trong Excel: công thức, Flash Fill và công cụ Hợp nhất ô.
Các trang tính Excel thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu về các nhóm người khác nhau - khách hàng, sinh viên, nhân viên, v.v. Trong hầu hết các trường hợp, tên và họ được lưu trữ trong hai cột riêng biệt, nhưng đôi khi bạn có thể cần kết hợp hai tên trong một ô. May mắn thay, thời của việc hợp nhất mọi thứ theo cách thủ công đã qua. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một số thủ thuật nhanh để nối tên trong Excel giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nhàm chán.
Công thức Excel để kết hợp họ và tên
Bất cứ khi nào bạn cần hợp nhất họ và tên lại với nhau trong một ô, cách nhanh nhất là ghép hai ô bằng cách sử dụng toán tử dấu và (&) hoặc hàm CONCATENATE như minh họa trong các ví dụ bên dưới.
Công thức 1. Kết hợp họ và tên trong Excel
Giả sử trong trang tính của bạn, bạn có một cột cho tên và một cột khác cho họ và bây giờ bạn muốn nối hai cột này thành một.
Trong dạng chung, sau đây là các công thức để kết hợp họ và tên trong Excel:
= ô_tên_tên&" "& ô_họ_dòCONCATENATE( ô_tên_tên," ", last_name_cell)Trong công thức đầu tiên, phép nối được thực hiện bằng ký tự dấu và (&). Công thức thứ hai dựa vào hàm tương ứng(từ "ghép nối" chỉ là một cách khác để nói "gắn kết với nhau"). Xin lưu ý rằng trong cả hai trường hợp, bạn chèn một ký tự khoảng trắng (" ") ở giữa để phân tách các phần tên.
Với tên ở ô A2 và họ ở ô B2 , các công thức trong thực tế sẽ như sau:
=A2&" "&B2
=CONCATENATE(A2, " ", B2)
Chèn một trong hai công thức vào ô C2 hoặc bất kỳ cột nào khác trong cùng một hàng, nhấn Enter, sau đó kéo núm điều khiển điền để sao chép công thức xuống bao nhiêu ô tùy ý. Kết quả là bạn sẽ có các cột họ và tên được kết hợp thành cột họ và tên:
Công thức 2. Kết hợp họ và tên bằng dấu phẩy
Nếu bạn đang tìm cách hợp nhất các tên ở định dạng Họ, Tên , hãy sử dụng một trong các công thức sau để nối họ và tên bằng dấu phẩy:
= ô_họ&", "& first_name_cellCONCATENATE( last_name_cell,", ", first_name_cell)Các công thức về cơ bản giống như công thức trước nhưng ở đây chúng tôi nối các tên theo thứ tự ngược lại và phân tách chúng bằng dấu phẩy và dấu cách (", ").
Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, ô C2 chứa công thức sau:
=B2&", "&A2
Và ô D2 chứa ô này:
=CONCATENATE(B2, ", ", A2)
Cho dù bạn chọn công thức nào, kết quả sẽ giống nhau:
Công thức 3. Nối họ, tên đệm và tên vào một ô
Với các phần tên khác nhau được liệt kê trong 3các cột riêng biệt, đây là cách bạn có thể hợp nhất tất cả chúng vào một ô:
= ô_tên_đầu&" "& ô_tên_giữa&" "& ô_cuối_cùngCONCATENATE( first_name_cell," ", middle_name_cell," ", last_name_cell)Về mặt kỹ thuật, bạn chỉ cần thêm một đối số nữa vào các công thức đã quen thuộc để hợp nhất tên đệm.
Giả sử tên ở A2, tên đệm ở B2 và họ ở C2, các công thức sau sẽ có kết quả:
=A2&" "&B2&" "&C2
=CONCATENATE(A2," ",B2," ",C2)
Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị công thức đầu tiên đang hoạt động:
Trong trường hợp cột B có thể chứa hoặc không chứa tên đệm, bạn có thể xử lý từng trường hợp riêng lẻ, sau đó kết hợp hai công thức thành một với sự trợ giúp của câu lệnh IF:
=IF(B2="", A2&" "&C2, A2&" "&B2&" "&C2)
Điều này sẽ ngăn sự xuất hiện của các khoảng trắng thừa giữa các từ trong các hàng thiếu tên đệm :
Mẹo. Trong Excel 2016 - 365, bạn cũng có thể sử dụng hàm CONCAT để kết hợp các tên.
Công thức 4. Hợp nhất họ và tên đầu tiên
Ví dụ này cho thấy cách kết hợp hai tên thành một trong Excel và chuyển đổi tên đầy đủ thành tên ngắn.
Thông thường, bạn sử dụng hàm LEFT để trích xuất chữ cái đầu tiên của tên và sau đó nối chữ cái đó với họ được phân tách bằng ký tự khoảng trắng.
Với tên ở A2 và họ ở B2, công thức sẽ như saushape:
=LEFT(A2,1)&" "&B2
or
=CONCATENATE(LEFT(A2,1), " ", B2)
Tùy thuộc vào kết quả mong muốn, một trong các biến thể sau của công thức trên có thể hữu ích.
Thêm dấu chấm sau chữ cái đầu:
=LEFT(A2,1)&". "&B2
Hợp nhất chữ cái đầu với họ mà không có dấu cách:
=LEFT(A2,1)&B2
Kết hợp họ và tên cũng như chuyển đổi tên kết hợp thành chữ thường:
=LOWER(LEFT(A2,1))&LOWER(B2)
Để thuận tiện cho bạn, bảng sau hiển thị tất cả các công thức cùng với kết quả của chúng:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tên | Họ | Tên kết hợp | Công thức | Mô tả |
| 2 | Jane | Doe | J Doe | =LEFT(A2,1)&" "&B2 | Tên viết tắt + Họ cách nhau bởi dấu cách |
| 3 | J. Doe | =LEFT(A2,1)&". "&B2 | Tên viết tắt + Họ được phân tách bằng dấu chấm và dấu cách | ||
| 4 | JDoe | =LEFT(A2,1)&B2 | Tên viết tắt + Họ không có dấu cách | ||
| 5 | jdoe | =LOWER(LEFT(A2,1))&LOWER( B2) | Tên viết tắt + Họ viết thường không có dấu cách |
Mẹo và lưu ý khi kết hợp tên trong Excel
Như bạn vừa thấy, nó rất dễ dàng hợp nhất họ và tên trong Excel bằng công thức. Nhưng nếu, trái với mọi mong đợi, công thức của bạn hoạt độngkhông hoàn hảo hoặc hoàn toàn không hoạt động, các mẹo sau đây có thể giúp bạn đi đúng hướng.
Cắt bớt khoảng trắng thừa
Trong trường hợp thông tin của bạn đến từ cơ sở dữ liệu bên ngoài, rất có thể các cột ban đầu có một số khoảng trắng ở cuối mà mắt người không thể nhìn thấy, nhưng Excel có thể đọc hoàn hảo. Do đó, các khoảng trắng thừa có thể xuất hiện giữa các tên được hợp nhất như trong bảng bên trái bên dưới. Để loại bỏ khoảng cách thừa giữa các từ thành một ký tự khoảng trắng, hãy bọc từng tham chiếu ô vào hàm TRIM, rồi nối. Ví dụ:
=TRIM(A2)&" "&TRIM(B2)
Viết hoa chữ cái đầu tiên trong mỗi tên
Nếu bạn đang làm việc với danh sách nhân sự do người khác tạo và rằng ai đó không phải là người chính xác lắm, một số tên có thể được viết bằng chữ thường và những tên khác bằng chữ in hoa. Một cách khắc phục dễ dàng là sử dụng hàm PROPER buộc ký tự đầu tiên trong mỗi từ phải viết hoa và phần còn lại thành chữ thường:
=PROPER(A2)&" "&PROPER(B2)
Bạn cũng có thể viết hoa chữ cái đầu tiên trong mỗi ô như được giải thích trong bài viết được liên kết ở trên.
Thay công thức bằng các giá trị và xóa các cột ban đầu
Nếu mục tiêu của bạn là có danh sách tên đầy đủ độc lập với cột ban đầu hoặc bạn muốn loại bỏ các cột nguồn sau khi hợp nhất tên, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi công thức thành giá trị bằng cách sử dụng lệnh Đặc biệt của Pates. Sau đó, bạn làcó thể xóa các cột ban đầu có chứa các phần tên.
Để xem kỹ hơn các công thức được thảo luận trong phần đầu tiên của hướng dẫn này, bạn có thể tải xuống sổ làm việc mẫu của chúng tôi để kết hợp các tên trong Excel.
Cách tự động hợp nhất họ và tên trong Excel
Khi sử dụng công thức, kết quả và dữ liệu gốc được kết nối chặt chẽ - mọi thay đổi được thực hiện đối với giá trị ban đầu sẽ được phản ánh ngay lập tức trong đầu ra của công thức. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn có bất kỳ cập nhật nào đối với các tên được kết hợp, hãy tận dụng khả năng Flash Fill của Excel để tự động điền dữ liệu dựa trên mẫu.
Dưới đây là cách bạn có thể kết hợp các tên trong một giây với Flash Fill:
- Đối với mục nhập đầu tiên, hãy nhập họ và tên vào cột liền kề theo cách thủ công.
- Bắt đầu nhập tên vào hàng tiếp theo và Excel sẽ ngay lập tức đề xuất đầy đủ đặt tên cho toàn bộ cột.
- Nhấn Enter để chấp nhận đề xuất. Xong!
Cái hay của phương pháp này là Excel "bắt chước" mẫu, cách viết hoa và dấu câu của bạn một cách hoàn hảo, vì vậy bạn có thể nối các tên chính xác theo cách bạn muốn muốn. Thứ tự của các phần tên trong các cột ban đầu không thành vấn đề! Chỉ cần đảm bảo nhập tên vào ô đầu tiên chính xác như bạn muốn tất cả tên xuất hiện.
Ví dụ: xem bạn có thể kết hợp tên bằng dấu phẩy dễ dàng như thế nào:
Cách kết hợp trước và sauhọ bằng cách hợp nhất các ô
Một cách nhanh chóng khác để kết hợp tên trong Excel là hợp nhất các ô chứa các phần tên. Không, tôi không nói về tính năng Hợp nhất sẵn có vì nó chỉ giữ giá trị của ô phía trên bên trái. Vui lòng làm quen với công cụ Hợp nhất ô của Ablebits giữ tất cả các giá trị của bạn trong khi hợp nhất các ô :)
Để nối họ và tên bằng cách hợp nhất các ô, bạn làm như sau:
- Chọn cả hai cột tên bạn muốn kết hợp.
- Trên tab Ablebits , trong nhóm Hợp nhất , hãy nhấp vào mũi tên thả xuống Hợp nhất các ô , và chọn Hợp nhất các cột thành một :
- Hộp thoại Hợp nhất các ô sẽ hiển thị. Bạn nhập một ký tự khoảng trắng vào hộp Tách các giá trị bằng và để tất cả các tùy chọn khác theo đề xuất theo mặc định:
Mẹo. Nếu bạn muốn giữ các cột họ và tên ban đầu, hãy đảm bảo hộp Sao lưu trang tính này được chọn.
- Nhấp vào nút Hợp nhất .
Kết quả là họ và tên được hợp nhất thành một và được đặt ở cột bên trái:
Đó là cách kết hợp họ và tên tên trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp lại bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
Các bản tải xuống hiện có
Kết hợp Tên trong Excel - ví dụ (tệp .xlsx)
Bộ Ultimate - bản dùng thử (tệp .exe)
