Daftar Isi
Tahukah Anda bahwa ketika Anda menggabungkan 2 lembar Google, Anda tidak hanya dapat memperbarui catatan dalam satu kolom tetapi juga menarik seluruh kolom terkait dan bahkan baris yang tidak cocok? Hari ini saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana hal itu dilakukan dengan fungsi VLOOKUP, INDEX / MATCH, QUERY, dan add-on Gabungkan Lembar.
Terakhir kali saya berbicara tentang penggabungan 2 lembar Google, saya berbagi cara untuk mencocokkan & memperbarui data. Kali ini, kita masih akan memperbarui sel tetapi juga akan menarik kolom terkait lainnya dan baris yang tidak cocok.
Inilah tabel pencarian saya. Saya akan mengambil semua data yang diperlukan dari tabel itu hari ini:
Kali ini lebih besar: ada dua kolom tambahan dengan nama vendor dan peringkat mereka. Saya akan memperbarui kolom Stok dengan info ini di tabel lain dan juga akan menarik vendor. Yah, mungkin peringkat juga :)
Seperti biasa, saya akan menggunakan beberapa fungsi dan add-on khusus untuk pekerjaan itu.
Gabungkan lembar Google &; tambahkan kolom terkait menggunakan VLOOKUP
Ingat Google Sheets VLOOKUP? Saya menggunakannya di artikel saya sebelumnya untuk mencocokkan data dan memperbarui beberapa sel.
Jika fungsi ini masih membuat Anda takut, inilah saat yang tepat untuk menghadapinya dan mempelajarinya sekali dan untuk selamanya, karena saya akan menggunakannya hari ini juga :)
Tip. Jika Anda mencari solusi cepat untuk menghemat waktu Anda, segera temui Merge Sheets.
Mari kita lakukan rekap sintaksis rumus cepat:
=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])- search_key adalah apa yang Anda cari.
- rentang adalah tempat yang Anda cari.
- indeks adalah nomor kolom untuk mengembalikan nilai dari.
- [is_sorted] sepenuhnya opsional dan menunjukkan apakah kolom kunci diurutkan.
Ada seluruh tutorial yang dikhususkan untuk Google Sheets VLOOKUP di blog kami, jangan ragu untuk melihatnya.
Ketika saya menggabungkan dua lembar Google dan hanya memperbarui data di kolom Stok, saya menggunakan rumus VLOOKUP ini:
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,2,FALSE),"")))
IFERROR memastikan tidak ada kesalahan dalam sel tanpa kecocokan dan ARRAYFORMULA memproses seluruh kolom sekaligus.
Jadi, perubahan apa yang perlu saya lakukan untuk menarik vendor sebagai kolom baru dari tabel pencarian juga?
Nah, karena ini adalah indeks yang memberi tahu Google Sheets VLOOKUP kolom apa yang harus diambil datanya, aman untuk mengatakan bahwa itu adalah salah satu yang perlu di-tweak.
Cara paling sederhana adalah dengan hanya menyalin rumus ke dalam kolom tetangga dan meningkatkannya indeks dengan satu (ganti 2 dengan 3 ):
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,3,FALSE),"")))
Namun, Anda harus memasukkan rumus yang sama dengan indeks yang berbeda sebanyak kolom tambahan yang ingin Anda dapatkan.
Untungnya, ada alternatif yang lebih baik, yaitu dengan membuat array. Array memungkinkan Anda menggabungkan semua kolom yang ingin Anda tarik dalam satu indeks.
Saat Anda membuat larik di Google Sheets, Anda mencantumkan nilai atau referensi sel/range dalam tanda kurung, mis. ={1, 2, 3} atau ={1; 2; 3}
Susunan record-record ini dalam satu lembar bergantung pada pembatasnya:
- Jika Anda menggunakan titik koma, angka-angka akan menempati baris yang berbeda dalam kolom:
Yang terakhir adalah persis apa yang perlu Anda lakukan dalam argumen indeks VLOOKUP Google Sheets.
Karena saya menggabungkan lembar Google, memperbarui kolom ke-2 dan menarik kolom ke-3, saya perlu membuat array dengan kolom-kolom ini: {2, 3} :
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,{2,3},FALSE),""))
Dengan cara ini, satu rumus VLOOKUP Google Sheets mencocokkan nama, memperbarui info stok, dan menambahkan vendor terkait ke dalam kolom kosong yang berdekatan.
Cocokkan & gabungkan lembar dan tambahkan kolom dengan INDEX MATCH
Selanjutnya adalah INDEX MATCH. Kedua fungsi ini bersama-sama bersaing dengan VLOOKUP karena mereka melewati keterbatasannya saat menggabungkan lembar Google.
Mengenal INDEX MATCH untuk Google Sheets dalam tutorial ini.
Izinkan saya memulai dengan mengingatkan Anda tentang rumus yang hanya menggabungkan satu kolom berdasarkan kecocokan:
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Dalam rumus ini, Sheet1!$C$1:$C$10 adalah kolom dengan nilai yang Anda butuhkan kapan pun Sheet1!$B$1:$B$10 memenuhi nilai yang sama seperti pada B2 dalam tabel saat ini.
Dengan mengingat hal-hal ini, maka Sheet1!$C$1:$C$10 yang perlu Anda ubah untuk tidak hanya menggabungkan tabel dan memperbarui sel, tetapi juga menambahkan kolom.
Tidak seperti Google Sheets VLOOKUP, tidak ada yang mewah di sini. Anda cukup memasukkan rentang dengan semua kolom yang diperlukan: kolom yang akan diperbarui dan kolom lain untuk ditambahkan. Dalam kasus saya, itu akan menjadi Sheet1!$C$1:$D$10 :
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$D$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Atau saya bisa memperluas kisaran ke E10 untuk menambahkan 2 kolom, bukan hanya satu:
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$E$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Catatan. Catatan tambahan tersebut selalu jatuh ke kolom-kolom tetangga. Jika kolom-kolom tersebut akan memiliki beberapa nilai lain, rumusnya tidak akan menimpa mereka. Ini akan memberi Anda kesalahan #REF dengan petunjuk yang sesuai:
Setelah Anda mengosongkan sel tersebut atau menambahkan kolom baru di sebelah kirinya, hasil rumus akan muncul.
Gabungkan lembar Google, perbarui sel &; tambahkan kolom terkait - semua menggunakan QUERY
QUERY adalah salah satu fungsi paling kuat di spreadsheet Google. Jadi tidak mengherankan jika saya akan menggunakannya hari ini untuk menggabungkan beberapa lembar Google, memperbarui sel, dan menambahkan kolom tambahan pada saat yang bersamaan.
Fungsi ini berbeda dari yang lain karena salah satu argumennya menggunakan bahasa perintah.
Tip. Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara menggunakan fungsi Google Sheets QUERY, kunjungi posting blog ini.
Mari kita ingat rumus yang memperbarui sel terlebih dahulu:
=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10, "select C where&QUERY!$B2:$B$10&"""),"")
Di sini QUERY melihat tabel dengan data yang diperlukan di Sheet1, mencocokkan sel di kolom B dengan tabel baru saya saat ini, dan menggabungkan lembar ini: menarik data dari kolom C untuk setiap kecocokan. IFERROR menjaga hasilnya bebas dari kesalahan.
Untuk menambahkan kolom ekstra untuk kecocokan tersebut, Anda perlu membuat 2 perubahan kecil pada rumus ini:
- daftar semua kolom yang harus dimiliki untuk pilih perintah:
... Pilih C, D, E... - memperluas kisaran untuk melihat yang sesuai:
...QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,...
Inilah rumus lengkapnya:
=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10, "select C,D,E where&Sheet4!$B2:$B$10&"""),"")
Ini memperbarui kolom stok dan menarik 2 kolom ekstra dari tabel pencarian ke tabel utama ini.
Cara menambahkan baris yang tidak cocok menggunakan FILTER + VLOOKUP
Bayangkan ini: Anda menggabungkan 2 lembar Google, memperbarui info lama dengan yang baru, dan mendapatkan kolom baru dengan nilai terkait tambahan.
Apa lagi yang bisa Anda lakukan untuk mendapatkan gambaran lengkap mengenai catatan yang ada?
Mungkin menambahkan baris yang tidak cocok ke akhir tabel Anda? Dengan cara ini, Anda akan memiliki semua nilai di satu tempat: tidak hanya cocok dengan info terkait yang diperbarui, tetapi juga yang tidak cocok untuk membuatnya dihitung.
Saya sangat terkejut bahwa Google Sheets VLOOKUP tahu bagaimana melakukan itu. Ketika digunakan bersama dengan fungsi FILTER, itu menggabungkan lembar Google dan menambahkan baris yang tidak cocok juga.
Pada akhirnya, saya juga akan menunjukkan bagaimana satu add-on melakukan hal yang sama dengan satu kotak centang.
Argumen FILTER Google Sheets cukup jelas:
=FILTER(range, kondisi1, [kondisi2, ...])- rentang adalah data yang ingin Anda filter.
- kondisi1 adalah kolom atau baris dengan kriteria penyaringan.
- kriteria2, kriteria3, dll. sepenuhnya opsional. Gunakan mereka ketika Anda perlu menggunakan beberapa kriteria.
Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang fungsi FILTER Google Sheets di posting blog ini.
Jadi, bagaimana kedua fungsi ini bisa berjalan bersama dan menggabungkan lembar Google? Nah, FILTER mengembalikan data berdasarkan kriteria pemfilteran yang dibuat oleh VLOOKUP.
Lihatlah rumus ini:
=FILTER(Sheet1!$A$2:$E$10,ISERROR(VLOOKUP(Sheet1!$B$2:$B$10,$B$2:$C$10,2,FALSE)=1))
Ini memindai 2 tabel Google untuk kecocokan dan menarik baris yang tidak cocok dari satu tabel ke tabel lainnya:
Izinkan saya menjelaskan cara kerjanya:
- FILTER menuju ke lembar pencarian (tabel dengan semua data - data Sheet1!$A$2:$E$10 ) dan menggunakan VLOOKUP untuk mendapatkan baris yang benar.
- VLOOKUP mengambil nama-nama item dari kolom B pada lembar pencarian itu dan mencocokkannya dengan nama-nama dari tabel saya saat ini. Jika tidak ada kecocokan, VLOOKUP mengatakan ada kesalahan.
- ISERROR menandai setiap kesalahan tersebut dengan 1, memberitahu FILTER untuk mengambil baris ini ke dalam lembar lain.
Hasilnya, formula menarik 3 baris tambahan untuk buah beri yang tidak muncul di tabel utama saya.
Tidak terlalu rumit setelah Anda bermain-main dengan metode ini sedikit :)
Tetapi jika Anda tidak ingin menghabiskan waktu Anda untuk ini, ada cara yang lebih baik dan lebih cepat - tanpa fungsi dan formula tunggal.
Cara bebas rumus untuk mencocokkan &; menggabungkan data - Gabung Lembar add-on
Add-on Merge Sheets mencakup semua 3 kemungkinan saat menggabungkan lembar Google:
- itu memperbarui sel terkait berdasarkan kecocokan
- menambahkan kolom baru untuk pertandingan-pertandingan tersebut
- menyisipkan baris dengan catatan yang tidak cocok
Untuk menghindari kebingungan, prosesnya dibagi menjadi 5 langkah sederhana :
- Dua yang pertama adalah tempat Anda pilih tabel Anda bahkan jika mereka berada dalam spreadsheet yang berbeda.
- Aktif 3d Anda harus pilih kolom kunci yang harus diperiksa untuk kecocokan.
- The Langkah ke-4 memungkinkan Anda mengatur kolom yang akan diperbarui dengan catatan baru atau menambahkan dari satu lembar ke lembar lainnya:
Butuh beberapa detik sampai saya bisa melihat hasilnya:
Instal Merge Sheets dari toko Google Sheets dan Anda akan melihat bahwa ia memproses tabel yang lebih besar dengan cepat. Berkat Merge Sheets, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk hal-hal penting.
Saya juga akan meninggalkan video demo 3 menit ini untuk membantu Anda mengambil keputusan :)
Spreadsheet dengan contoh rumus
Gabungkan lembar Google, tambahkan kolom terkait &; baris yang tidak cocok - contoh rumus (buat salinan spreadsheet ini)
