Bài viết này giải thích cách định cấu hình Bộ lọc Thư Rác của Outlook để chặn càng nhiều email rác càng tốt. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách luôn cập nhật bộ lọc của mình, cách di chuyển thư tốt từ thư mục Rác và đảm bảo rằng không có e-mail hợp pháp nào lọt vào đó.

Thực tế là miễn là thư rác có ít nhất một mức độ hiệu quả nhỏ, chẳng hạn 0,0001%, thư rác sẽ tiếp tục được gửi với hàng triệu và hàng tỷ bản sao. Giao thức email được phát minh bởi các nhà khoa học và họ không bao giờ có thể nghĩ rằng ai đó sẽ gửi tất cả các báo giá bảo hiểm xe hơi, khoản vay, lãi suất thế chấp, thuốc và chế độ ăn kiêng cho những người không quen biết. Đó là lý do tại sao, thật không may cho tất cả chúng ta, họ đã không nghĩ ra bất kỳ cơ chế nào đảm bảo bảo vệ 100% khỏi e-mail không mong muốn. Do đó, không thể ngăn chặn hoàn toàn việc gửi tin nhắn rác. Tuy nhiên, bạn có thể giảm đáng kể số lượng thư rác trong hộp thư đến của mình bằng cách tự động gửi hầu hết các email không mong muốn vào thư mục thư rác và bằng cách này, biến một đống rác ầm ầm thành một dòng suối nhỏ mà người ta có thể thoải mái chung sống.

Nếu bạn làm việc trong môi trường công ty, thì rất có thể bạn đã thiết lập một số bộ lọc chống thư rác trên máy chủ Exchange để giúp công ty của bạn loại bỏ thư rác. Trên máy tính ở nhà hoặc máy tính xách tay, bạn sẽ phải tự cấu hình bộ lọc và mục đích của bài viết này là giúp bạn thực hiệnliên tục cải thiện các chiến lược thư rác của họ. Mặt khác, Microsoft rất nỗ lực để chống lại các kỹ thuật gửi thư rác mới nhất và điều chỉnh bộ lọc thư rác cho phù hợp để giảm email rác trong hộp thư đến của bạn. Vì vậy, chắc chắn lý do là luôn có phiên bản mới nhất của bộ lọc thư rác trong Outlook của bạn.

Cách dễ nhất là bật cập nhật Windows tự động . Bạn có thể xác minh xem tùy chọn này có được bật trên máy tính của mình hay không bằng cách đi tới Bảng điều khiển > Cập nhật Windows > Thay đổi cài đặt. Trong Cập nhật quan trọng , hãy chọn các tùy chọn phù hợp với bạn.

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, sở thích của tôi là " Kiểm tra các bản cập nhật nhưng hãy để tôi chọn tải xuống và cài đặt chúng hay không ". Trong Cập nhật được đề xuất , bạn có thể chọn " Cung cấp cho tôi các bản cập nhật được đề xuất giống như cách tôi nhận các bản cập nhật quan trọng ". Lưu ý rằng bạn cần có quyền quản trị để có thể thay đổi các tùy chọn cập nhật.

Một cách khác là bạn luôn có thể tải xuống phiên bản mới nhất của Bộ lọc thư rác cho Outlook từ trang web của Microsoft.

Cách báo cáo thư rác cho Microsoft để cải thiện bộ lọc email rác

Nếu ngay cả phiên bản mới nhất của bộ lọc thư rác cũng không bắt được tất cả các email spam lọt vào hộp thư đến của bạn thì bạn có thể báo cáo những thư như vậy cho Microsoft và bằng cách này giúp họ nâng cao hiệu quả của thư ráccác công nghệ lọc e-mail.

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Phần bổ trợ báo cáo e-mail rác cho Outlook , các liên kết tải xuống có sẵn tại đây. Thực hiện quá trình cài đặt đơn giản bằng cách nhấp vào Tiếp theo , Tiếp theo , Kết thúc và sau khi khởi động lại Outlook của bạn, bạn sẽ tìm thấy một " Báo cáo rác mới " tùy chọn được thêm vào bộ lọc Thư rác của bạn.

Giờ đây, bạn có thể báo cáo thư không mong muốn trực tiếp cho Microsoft theo các cách sau:

1. Chọn thư rác trong danh sách email và nhấp vào Báo cáo Rác trên dải băng Outlook ( Trang chủ > Rác > Báo cáo Rác )

   Nếu bạn đã mở một e-mail rác, hãy tiếp tục theo cách tương tự.

2. Nhấp chuột phải vào email rác và chọn Thư rác > Báo cáo Rác từ menu ngữ cảnh.

Cách lấy một e-mail hợp pháp ra khỏi thư mục Rác

Như đã đề cập ở phần đầu của bài viết này, ngay cả những e-mail hợp pháp tốt đôi khi cũng có thể bị được coi là thư rác và được chuyển vào thư mục Thư rác. Không có ai là hoàn hảo trên đời này, bộ lọc rác cũng vậy :) Đó là lý do tại sao, thỉnh thoảng hãy nhớ kiểm tra thư mục Rác của bạn. Tần suất bạn làm điều này là tùy thuộc vào bạn. Nếu bạn đặt bộ lọc của mình ở mức Cao để chặn càng nhiều thư rác càng tốt, bạn nên kiểm tra thường xuyên. Tôi kiểm tra nó vào cuối ngày làm việc của mình để đảm bảo rằng tôi đã xem hết mọi thứ.

Nếu bạn phát hiện một thư hợp lệ trong số các email rác,bạn có thể nhấp chuột phải vào nó và chọn Rác > Không phải Junk từ menu ngữ cảnh.

Nhấp vào Không phải Thư rác sẽ chuyển thư đến Hộp thư đến của bạn và cung cấp cho bạn tùy chọn Luôn tin tưởng e-mail từ địa chỉ e-mail đó. Nếu bạn chọn hộp kiểm này, địa chỉ của người gửi sẽ được thêm vào danh sách Người gửi An toàn của bạn và bộ lọc thư rác sẽ không mắc lỗi tương tự nữa.

Nếu bạn không muốn thêm một người gửi cụ thể vào danh sách an toàn của mình thì bạn có thể chỉ cần kéo một thư bị xác định nhầm là thư rác vào bất kỳ thư mục nào khác bằng chuột.

Lưu ý: E -thư được coi là thư rác và được chuyển vào thư mục Thư rác sẽ tự động được chuyển đổi sang định dạng văn bản thuần túy, mọi liên kết có trong các thư đó đều bị vô hiệu hóa. Khi bạn di chuyển một thư nhất định ra khỏi thư mục Rác, các liên kết của thư đó sẽ được bật và định dạng thư ban đầu được khôi phục, trừ khi Email Rác cho rằng đó là những liên kết đáng ngờ. Trong trường hợp đó, ngay cả khi bạn di chuyển nó ra khỏi thư mục Thư rác, các liên kết trong thư vẫn bị tắt theo mặc định.

Cách tắt tính năng lọc e-mail rác

Nếu những thư quan trọng đó bạn cho rằng hộp thư đến của mình thường kết thúc trong thư mục Thư rác, khi đó bạn có thể thử điều chỉnh cài đặt của bộ lọc thư rác như đã giải thích trước đó trong bài viết. Nếu điều này không giúp được gì và bạn vẫn không hài lòng với cách bộ lọc Thư rác xử lý e-mail của mình, thì bạn có thể tắt nó đi và sử dụngcác phương pháp khác để ngăn chặn email rác, ví dụ: các công cụ hoặc dịch vụ của bên thứ ba.

Để tắt bộ lọc Rác của Microsoft Outlook, hãy chuyển đến Trang chủ > Rác > Tùy chọn Email Rác… > Tùy chọn tab, chọn Không lọc tự động và nhấp vào OK.

Lưu ý: Khi bạn chọn tùy chọn Không lọc tự động , thông báo từ danh sách Người gửi bị chặn của bạn sẽ vẫn được chuyển đến thư mục Email rác.

Nếu bạn muốn tắt hoàn toàn tính năng lọc tự động, bạn có thể thực hiện việc này theo 2 cách:

1. Xóa danh sách Người gửi bị chặn của bạn. Trong cửa sổ hộp thoại Tùy chọn email rác, điều hướng đến tab Người gửi bị chặn , chọn tất cả các địa chỉ và nhấp vào nút Xóa .
2. Nếu bạn cho rằng mình có thể cần danh sách Người gửi bị chặn vào một thời điểm nào đó trong tương lai, thì bạn có thể tắt bộ lọc Email rác trong sổ đăng ký.
   • Mở sổ đăng ký (nhấp vào nút Bắt đầu và nhập regedit) .
   • Duyệt tới khóa đăng ký sau: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\ Microsoft\office\{version number}\outlook
   • Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong ngăn bên phải, thêm DisableAntiSpam DWORD và đặt thành 1 (Giá trị 1 tắt bộ lọc rác, 0 bật bộ lọc rác) .

Bằng cách này, bạn sẽ tắt hoàn toàn bộ lọc thư rác, bao gồm cả danh sách Người gửi bị chặn . Nút Rác trên dải băng Outlook cũng sẽ đượcbị vô hiệu hóa và chuyển sang màu xám.

Và đây dường như là tất cả cho ngày hôm nay. Khá nhiều thông tin, nhưng hy vọng nó sẽ hữu ích và giúp bạn loại bỏ tất cả những e-mail spam xấu xí trong Hộp thư đến của mình hoặc ít nhất là giảm số lượng chúng. Chỉ cần nhớ rằng tất cả các bộ lọc, ngay cả những bộ lọc mạnh nhất, đều có một số kết quả dương tính giả. Vì vậy, chỉ cần đặt quy tắc xem lại thư mục Rác định kỳ để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ thư quan trọng nào. Cảm ơn bạn đã đọc!

Cách thức hoạt động của bộ lọc Thư rác Outlook

Trước khi bạn bắt đầu thiết lập bộ lọc Thư rác Outlook, hãy để tôi giải thích ngắn gọn hoặc có thể nhắc bạn một số điều cơ bản về cách thức hoạt động của tính năng lọc. Tôi sẽ không lãng phí thời gian của bạn để tìm hiểu sâu về lý thuyết, chỉ có một số thông tin mà bạn nên ghi nhớ hoặc kiểm tra trước khi bắt đầu định cấu hình cài đặt bộ lọc.

• Bộ lọc Email Rác di chuyển nghi ngờ là thư rác vào thư mục Rác nhưng nó không chặn email rác xâm nhập vào Outlook của bạn.
• Các loại tài khoản email sau đây được hỗ trợ :
  • Hai loại tài khoản Exchange Server - tài khoản phân phối đến Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và tài khoản ở Chế độ Exchange được lưu trong bộ đệm ẩn (.ost)
  • POP3, IMAP, HTTP,
  • Outlook Connector cho Outlook.com
  • Outlook Connector cho IBM Lotus Domino
• Bộ lọc Thư Rác được bật theo mặc định trong Outlook, mức bảo vệ được đặt thành Thấp để chỉ chặn những email spam rõ ràng nhất.
• Trong phiên bản 2007 trở xuống, Bộ lọc Thư rác chạy trước các quy tắc của Outlook . Trên thực tế, điều này có nghĩa là các quy tắc Outlook của bạn sẽ không được áp dụng cho các thư được chuyển vào thư mục Thư rác.
• Bắt đầu với Outlook 2010, cài đặt bộ lọc Email Rác được áp dụng cho từng tài khoản email riêng lẻ. Nếu bạn có nhiều tài khoản, tùy chọn Email Ráchộp thoại hiển thị cài đặt cho tài khoản có các thư mục mà bạn hiện đang xem.
• Và cuối cùng, trong khi Bộ lọc Email Rác của Outlook bảo vệ khỏi phần lớn thư rác được gửi tới bạn, thì không có bộ lọc nào đủ thông minh để lọc mọi email không mong muốn, ngay cả khi được đặt ở mức cao. Bộ lọc không chọn ra bất kỳ người gửi hoặc loại thư cụ thể nào, nó sử dụng phân tích nâng cao về cấu trúc thư và các yếu tố khác để xác định khả năng có thư rác.

Cách định cấu hình Bộ lọc thư rác để ngăn chặn thư rác

Bộ lọc email rác tự động kiểm tra các email đến của bạn, tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh cài đặt của nó để cung cấp cho bộ lọc một số lần truy cập về nội dung nên được coi là thư rác.

Lưu ý: Đây chỉ là lời nhắc nhanh rằng mỗi tài khoản email trong các phiên bản Outlook hiện đại đều có cài đặt Thư rác riêng. Vì vậy, hãy đảm bảo chọn thư trong đúng tài khoản trước khi bạn mở hộp thoại Tùy chọn email rác .

Để điều chỉnh cài đặt Bộ lọc email rác trong Outlook, hãy chuyển đến tab Trang chủ > Xóa nhóm > Thư rác > Tùy chọn email rác …

Nếu bạn sử dụng Outlook 2007 , nhấp vào Tác vụ > Email Rác > Tùy chọn E-mail Rác .

Nhấp vào nút Tùy chọn E-mail Rác sẽ mở hộp thoại Tùy chọn E-mail Rác . Hộp thoại bao gồm 4 tab, mỗi tab nhằm mục đích kiểm soát một khía cạnh nhất định của việc chống thư rác. Tên của các tab là tựgiải thích: Tùy chọn , Người gửi an toàn , Người nhận an toàn , Người gửi bị chặn và Quốc tế . Vì vậy, chúng ta hãy xem nhanh từng loại và nêu bật các cài đặt cần thiết nhất.

Chọn cấp độ chống spam phù hợp với bạn (tab Tùy chọn)

Bạn chọn cấp độ bảo vệ cần thiết trên Tùy chọn và ở đây bạn có 4 tùy chọn lọc để chọn:

• Không lọc tự động . Nếu bạn chọn tùy chọn này, Bộ lọc Email Rác tự động sẽ bị tắt. Tuy nhiên, nếu trước đây bạn đã nhập một số địa chỉ hoặc tên miền vào danh sách Người gửi bị chặn , chúng sẽ vẫn được chuyển vào thư mục Rác. Xem cách tắt hoàn toàn Bộ lọc email rác.
• Mức độ thấp . Đây là tùy chọn khoan dung nhất chỉ lọc những thư rác rõ ràng nhất. Bạn nên sử dụng cấp độ thấp nếu bạn nhận được khá ít email không mong muốn.
• Cấp độ cao . Đặt mức bảo vệ thành Cao thường được coi là phương pháp hay nhất để đạt được mức bảo vệ tối đa. Tuy nhiên, cùng với thư rác, nó cũng có thể xác định sai các thư hợp pháp và chuyển chúng vào Thư rác. Vì vậy, nếu bạn chọn cấp Cao, đừng quên định kỳ xem lại thư mục Thư rác của mình.
• Chỉ danh sách an toàn . Nếu tùy chọn này được chọn, chỉ những email từ những người bạn đã thêm vào danh sách Người gửi An toàn và Người nhận An toàn mới được vào Hộp thư đến của bạn.Cá nhân tôi không thể hình dung ra viễn cảnh khi tôi chọn tùy chọn này, nhưng nếu bạn muốn mức hạn chế tối đa này, bạn có thể chọn nó.

Bên cạnh bốn cấp độ bảo vệ, Tùy chọn có ba tùy chọn khác (hai tùy chọn cuối cùng sẽ hoạt động nếu bạn chọn mức bảo vệ khác với " Không lọc tự động "):

• Xóa vĩnh viễn email rác đáng ngờ thay vì xóa di chuyển nó vào thư mục Rác
• Vô hiệu hóa các liên kết trong thư lừa đảo
• Ấm lòng về các tên miền đáng ngờ trong địa chỉ email

Mặc dù hai tùy chọn cuối cùng có vẻ là biện pháp phòng ngừa rất hợp lý và an toàn mà không thể gây hại cho bạn theo bất kỳ cách nào, tôi không muốn kích hoạt tùy chọn đầu tiên để Xóa vĩnh viễn email đáng ngờ là rác . Vấn đề là ngay cả những thư tốt đôi khi cũng có thể vào thư mục Thư rác (đặc biệt nếu bạn chọn mức bảo vệ Cao) và nếu bạn chọn xóa vĩnh viễn các thư đáng ngờ là rác, thì bạn sẽ không có bất kỳ cơ hội nào để tìm và khôi phục thư tin nhắn bị coi nhầm là thư rác. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên bỏ chọn tùy chọn này và định kỳ xem qua thư mục e-mail Rác.

Ngăn chặn các email tốt bị coi là thư rác (danh sách Người gửi An toàn & Người nhận An toàn)

Hai tab tiếp theo của hộp thoại Tùy chọn Email Rác cho phép bạn thêm địa chỉ email hoặc tên miền vào Người gửi An toàn và Người nhận An toàn danh sách.Thư điện tử từ bất kỳ ai trong hai danh sách này sẽ không bao giờ bị coi là thư rác bất kể nội dung của chúng là gì.

Danh sách người nhận an toàn. Nếu tài khoản e-mail của bạn được định cấu hình để chỉ nhận thư từ những người gửi đáng tin cậy và bạn không muốn bỏ lỡ một thư nào được gửi đến địa chỉ email này, bạn có thể thêm địa chỉ đó (hoặc tên miền) vào danh sách Người nhận An toàn của bạn. Nếu bạn đang ở trong một số danh sách gửi thư/phân phối, bạn cũng có thể thêm tên danh sách phân phối vào Người nhận An toàn của mình.

Để thêm ai đó vào danh sách an toàn của bạn, chỉ cần nhấp vào nút Thêm ở phần bên phải của cửa sổ và nhập địa chỉ email hoặc tên miền .

Một cách khác để thêm liên hệ vào danh sách An toàn của bạn là nhấp chuột phải vào thư, nhấp vào Thư rác và chọn một trong các tùy chọn: Never Block Sender's Domain , Không bao giờ chặn người gửi hoặc Không bao giờ chặn nhóm hoặc danh sách gửi thư này .

Để tự động thêm các liên hệ đáng tin cậy vào danh sách Người gửi an toàn , bạn có thể kiểm tra hai tùy chọn bổ sung nằm ở cuối tab Người gửi an toàn:

• Cũng tin tưởng e-mail từ Danh bạ của tôi
• Tự động thêm những người tôi gửi email vào Danh sách người gửi an toàn

Bạn cũng có thểnhập Người gửi an toàn và Người nhận an toàn từ tệp .txt bằng cách nhấp vào nút Nhập từ tệp… nằm ở phần bên phải của cửa sổ hộp thoại.

Lưu ý: Nếu bạn được kết nối với Máy chủ Exchange, tên và địa chỉ email trong Danh sách địa chỉ toàn cầu sẽ tự động được coi là an toàn.

Tại sao danh sách Người gửi bị chặn không phải là cách tốt nhất để ngăn chặn thư rác email

Danh sách Người gửi bị chặn đối lập với hai danh sách an toàn mà chúng ta vừa thảo luận. Tất cả các thư đến từ các địa chỉ email hoặc tên miền riêng lẻ trong danh sách này sẽ được coi là thư rác và tự động được chuyển đến thư mục Email rác bất kể nội dung của chúng là gì. Thoạt nhìn, việc thêm những người gửi không mong muốn vào Danh sách bị chặn có vẻ là cách rõ ràng nhất để chọn không nhận e-mail rác, nhưng trên thực tế, cách này có rất ít tác dụng và đây là lý do:

• Đầu tiên, bởi vì những kẻ gửi thư rác thường không sử dụng cùng một địa chỉ email hai lần và việc thêm từng địa chỉ vào danh sách Người gửi bị chặn chỉ làm lãng phí thời gian.
• Thứ hai, nếu bạn có tài khoản dựa trên Outlook Exchange, danh sách Người gửi bị chặn là cũng như hai danh sách An toàn được lưu trữ trên máy chủ Exchange cho phép lưu trữ tối đa 1024 địa chỉ trong các danh sách này kết hợp. Khi danh sách của bạn đạt đến giới hạn này, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi sau: "Đã xảy ra lỗi khi xử lý danh sách Thư rác của bạn. Bạn vượt quá giới hạn kích thước cho phép tạimáy chủ. "
• Và thứ ba, khi nhận email, điều đầu tiên mà Outlook thực hiện là kiểm tra thư đến so với danh sách bộ lọc thư rác của bạn. Như bạn hiểu, danh sách của bạn càng ngắn thì email đến càng được xử lý nhanh hơn .

"Điều này không sao, nhưng tôi phải làm gì nếu bị tấn công bởi hàng nghìn email rác?" bạn có thể hỏi. Nếu tất cả những thư rác đó đến từ một tên miền nhất định, thì tất nhiên, bạn sẽ thêm nó vào danh sách Người gửi bị chặn . Tuy nhiên, thay vì nhấp chuột phải vào email và chọn Thư rác > Chặn người gửi từ menu bật lên như hầu hết mọi người vẫn làm , chặn toàn bộ miền bằng cách sử dụng hộp thoại Tùy chọn email rác. Tại đó, không cần nhập tên miền phụ hoặc sử dụng các ký tự đại diện như dấu hoa thị (*). Bạn có thể cấm toàn bộ miền chỉ cần nhập @some - spam-domain.com và chặn tất cả thư rác đến từ miền đó.

Lưu ý: Hầu hết những người gửi thư rác gửi tất cả các email không mong muốn đó từ địa chỉ giả, f khác nhau rom những gì bạn thấy trong trường From . Bạn có thể thử tìm địa chỉ thực của người gửi bằng cách tìm trong Tiêu đề Internet của thư (mở thư và chuyển đến tab Tệp > Thông tin > Thuộc tính ).

Nếu bạn cần chặn một người gửi thư rác đặc biệt khó chịu, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào thư và chọn Thư rác > Chặn Người gửi từ menu ngữ cảnh.

Khốithư không mong muốn bằng tiếng nước ngoài hoặc từ các quốc gia cụ thể

Nếu bạn muốn ngừng nhận email bằng tiếng nước ngoài mà bạn không biết, hãy chuyển sang tab cuối cùng của hộp thoại Tùy chọn email rác, Thẻ quốc tế. Tab này cung cấp hai tùy chọn sau:

Danh sách miền cấp cao nhất bị chặn . Danh sách này cho phép bạn chặn thư điện tử từ các quốc gia hoặc khu vực cụ thể. Ví dụ: nếu bạn chọn CN (Trung Quốc) hoặc IN (Ấn Độ), thì bạn sẽ ngừng nhận bất kỳ thư nào nếu địa chỉ của người gửi kết thúc bằng .cn hoặc .in.

Tuy nhiên, ngày nay khi hầu hết mọi người đều có tài khoản gmail hoặc outlook.com, tùy chọn này khó có thể giúp bạn loại bỏ nhiều email rác. Và điều này đưa chúng ta đến tùy chọn thứ hai có vẻ hứa hẹn hơn nhiều.

Danh sách mã hóa bị chặn . Danh sách này cho phép bạn loại bỏ tất cả các thông báo e-mail không mong muốn được định dạng bằng mã hóa ngôn ngữ cụ thể, tức là được hiển thị bằng ngôn ngữ mà bạn không hiểu và dù sao cũng không thể đọc được.

Lưu ý: Các thư có mã hóa không xác định hoặc không xác định sẽ được Bộ lọc Thư rác lọc theo cách thông thường.

Cách giữ Bộ lọc Thư rác của bạn luôn cập nhật

Hầu hết thư rác đều rõ ràng và dễ nhận biết. Tuy nhiên, có một số kẻ gửi thư rác rất tinh vi, họ siêng năng nghiên cứu công nghệ lọc thư rác của Microsoft, tìm ra các yếu tố khiến email bị coi là rác và