Tässä artikkelissa opit tallentamaan Excel-kaavion kuvana (.png, .jpg, .bmp jne.) tai viemään sen toiseen tiedostoon, kuten Word-dokumenttiin tai PowerPoint-esitykseen.

Microsoft Excel on yksi tehokkaimmista data-analyysityökaluista, joka tarjoaa runsaasti ominaisuuksia ja erikoisvaihtoehtoja tietojen visualisoimiseksi. Kaaviot (tai kuvaajat) ovat yksi näistä vaihtoehdoista, ja kaavion luominen Excelissä on yhtä helppoa kuin tietojen valitseminen ja sopivan kaaviokuvakkeen napsauttaminen.

Mutta siinä, missä on vahvuuksia, on yleensä myös heikkouksia. Excel-kaavioiden heikko kohta on se, ettei niitä voi tallentaa kuvina tai viedä toiseen tiedostoon. Olisi todella mukavaa, jos voisimme yksinkertaisesti napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kuvaajaa ja saada näkyviin jotain sellaista kuin " Tallenna kuvana " tai " Vie osoitteeseen ". Mutta koska Microsoft ei viitsinyt luoda tällaisia ominaisuuksia meille, keksimme jotain itse :)

Tässä artikkelissa näytän sinulle 4 tapaa tallentaa Excel-kaavio kuvana, jotta voit lisätä sen muihin Office-sovelluksiin, kuten Wordiin ja PowerPointiin, tai käyttää sitä hienojen infografiikoiden luomiseen:

Kopioi kaavio grafiikkaohjelmaan ja tallenna kuvana.

Eräs ystäväni kertoi minulle kerran, miten hän yleensä kopioi Excel-kaavionsa Paintiin. Hän luo kaavion ja napsauttaa sitten PrintScreen , avaa sitten Paintin ja liittää kuvan koko näytöstä. Sen jälkeen hän leikkaa turhat näytön alueet ja tallentaa jäljelle jäävän osan tiedostoon. Jos sinäkin teet näin, unohda se ja älä enää koskaan käytä tätä lapsellista menetelmää! On olemassa nopeampi ja fiksumpi tapa :-)

Esimerkkinä luon Excel 2010 -ohjelmassani hienon kolmiulotteisen piirakkakaavion, joka esittää visuaalisesti verkkosivustomme kävijöiden demografisia tietoja, ja nyt haluan viedä tämän Excel-kaavion kuvana. Toimimme seuraavasti:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella jossakin kohtaa kaavion reunaa ja valitse Kopioi Älä sijoita kursoria kaavion sisälle; tällöin saatetaan valita yksittäisiä elementtejä koko kaavion sijasta, etkä saa näkyviin Kopioi komento.

   

2. Avaa Paint ja liitä kaavio napsauttamalla Koti-välilehden Liitä-kuvaketta tai painamalla Ctrl + V :

   

3. Nyt jäljellä on enää kaavion tallentaminen kuvatiedostoksi. Klikkaa " Tallenna nimellä " -painiketta ja valitse käytettävissä olevista muodoista (.png, .jpg, .bmp ja .gif). Jos haluat lisää vaihtoehtoja, napsauta " Muut formaatit " -painiketta luettelon lopussa.

   

Näin yksinkertaista se on! Voit tallentaa Excel-kaavion samalla tavalla mihin tahansa muuhun grafiikanmaalausohjelmaan.

Excel-kaavion vienti Wordiin ja PowerPointiin

Jos haluat viedä Excel-kaavion johonkin muuhun Office-sovellukseen, kuten Wordiin, PowerPointiin tai jopa Outlookiin, paras tapa on liittää se suoraan leikepöydästä:

1. Kopioi kaavio edellä vaiheessa 1 kuvatulla tavalla.
2. Napsauta Word-asiakirjassa tai PowerPoint-esityksessä kohtaa, johon haluat liittää kaavion, ja paina Ctrl + V . Ctrl + V -näppäimen sijasta voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella missä tahansa kohdassa tiedostoa, jolloin näet kourallisen muita Liitä-vaihtoehdot valita:

   

Tämän menetelmän tärkein etu on, että sen avulla voit viedä täysin toimiva Excel-kaavio toiseen tiedostoon pelkän kuvan sijaan. Kaavio säilyttää yhteyden alkuperäiseen Excel-taulukkoon ja päivittyy automaattisesti aina, kun Excel-tiedot päivittyvät. Näin sinun ei tarvitse kopioida kaaviota uudelleen jokaisen tietomuutoksen yhteydessä.

Kaavion tallentaminen Wordiin ja PowerPointiin kuvana

Office 2007-, 2010- ja 2013-sovelluksissa voit myös kopioida Excel-kaavion kuvana. Tällöin se käyttäytyy kuin tavallinen kuva eikä päivity. Viedään esimerkiksi Excel-kaavio Word 2010 -dokumenttiin.

1. Kopioi kaavio Excel-työkirjasta, siirry Word-asiakirjaan, aseta kursori kohtaan, johon haluat lisätä kuvaajan, ja napsauta sitten pientä mustaa nuolta, joka on alaosassa Liitä painiketta, joka sijaitsee Etusivu välilehti:

   

2. Näet " Liitä erikois... " -painiketta, kuten yllä olevassa kuvakaappauksessa näkyy. Sitä napsauttamalla avautuu ikkuna Liitä Erikoisvalintaikkuna, ja näet useita käytettävissä olevia kuvaformaatteja, kuten bittikartta, GIF, PNG ja JPEG.

   

3. Valitse jokin formaateista ja napsauta OK .

Luultavasti Liitä Special vaihtoehto on käytettävissä myös aiemmissa Office-versioissa, mutta en ole käyttänyt niitä pitkään aikaan, joten en voi sanoa sitä varmuudella :)

Tallenna kaikki Excel-työkirjan kaaviot kuvina.

Tähän mennessä käsittelemämme menetelmät toimivat hyvin, jos sinulla on yksi tai pari kaaviota. Mutta entä jos haluat kopioida kaikki koko Excel-työkirjan kaaviot? Niiden kopiointiin/liittämiseen yksitellen kuluisi melko paljon aikaa. Hyvä uutinen on, että sinun ei tarvitse tehdä niin! Tässä kerrotaan, miten voit tallentaa kaikki työkirjan kaaviot kerralla:

1. Kun kaikki kaaviot ovat valmiina, siirry valitsemaan Tiedosto välilehteä ja napsauta Tallenna nimellä nappi.
2. The Tallenna nimellä avautuu, ja valitset Web Page (*.htm;*html) kohdassa " Tallenna tyypiksi ". Varmista myös, että " Koko työkirja " -valintanäppäin kentän Tallenna on valittu, kuten kuvakaappauksessa näkyy:

   

3. Valitse kohdekansio, johon haluat tallentaa tiedostot, ja napsauta painiketta Tallenna nappi.

Kaikkien kaavioiden .png-kuvat kopioidaan kyseiseen kansioon yhdessä html-tiedostojen kanssa. Seuraava kuvakaappaus näyttää sen kansion sisällön, johon tallensin työkirjani. Kirjassa on 3 työarkkia, joissa jokaisessa on kaavio, ja kuten näet, kaikki kolme .png-kuvaa ovat paikallaan!

Kuten tiedät, PNG on yksi parhaista kuvien pakkausmuodoista ilman kuvanlaadun heikkenemistä. Jos haluat kuvillesi muita formaatteja, voit muuntaa ne helposti .jpg-, .gif-, .bmp- jne. tiedostoiksi.

Kaavion tallentaminen kuvana VBA-makron avulla

Jos sinun on vietävä Excel-kaaviot kuvina säännöllisesti, voit automatisoida tämän työn VBA-makroilla. Parasta on, että tällaisia makroja on jo olemassa useita, joten pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen :)

Voit esimerkiksi käyttää Jon Peltierin blogissaan julkaisemaa hyväksi havaittua ratkaisua. Makro on näin yksinkertainen:

ActiveChart.Export "D:\My Charts\SpecialChart.png"

Tämän koodirivin avulla voit viedä valitun kaavion .png-kuvana määritettyyn kansioon. Vaikka et olisikaan koskaan aiemmin kirjoittanut makroa, voit luoda ensimmäisen makrosi nyt heti neljässä yksinkertaisessa vaiheessa.

Ennen kuin aloitat makron, luo kansio, johon haluat viedä kaavion. Meidän tapauksessamme se on My Charts -kansio levyllä D. No, kaikki valmistelut on tehty, aloitetaan makro.

1. Siirry Excel-työkirjassa kohtaan Kehittäjä välilehteä ja napsauta Marcos kuvake Koodi ryhmä.

   

   Huomautus: Jos luot makron ensimmäistä kertaa, Kehittäjä-välilehti ei todennäköisesti ole näkyvissä työkirjassasi. Tässä tapauksessa vaihda Makro-välilehdelle. Tiedosto välilehdellä, napsauta Vaihtoehdot > Mukauta nauhaa Valitse ikkunan oikeassa reunassa olevasta Main Tabs (Päävälilehdet) -luettelosta Kehittäjä ja napsauta sitten OK .

2. Anna makrolle nimi, esimerkiksi SaveSelectedChartAsImage, ja ota se käyttöön vain nykyisessä työkirjassa:

   

3. Napsauta Luo painiketta, jolloin Visual Basic Editor avautuu ja sinulle on jo kirjoitettu uuden makron ääriviivat. Kopioi seuraava makro toiselle riville:

   ActiveChart.Export "D:\My Charts\SpecialChart.png"

   

4. Sulje Visual Basic -editori ja napsauta Tallenna nimellä painiketta Tiedosto välilehdellä. Valitse tallenna työkirjasi Excel-makroille soveltuvana työkirjana (*.xlsm). Ja siinä kaikki, teit sen! :)

Käynnistetään nyt äskettäin luotu makro nähdäksemme, miten se toimii. Hetkinen... sinun on tehtävä vielä yksi asia. Sinun on valittava Excel-kaavio, jonka haluat viedä, koska kuten muistat, makro kopioi vain aktiivisen kaavion. Napsauta mitä tahansa kaavion reunaa, ja jos näet vaaleanharmaan reunan ympäröivän sitä, teit sen oikein ja koko kaavio on valittu:

Vaihda Kehittäjä välilehti uudelleen ja napsauta Makrot Tämä avaa luettelon työkirjassasi olevista makroista. Sinun tarvitsee vain valita SaveSelectedChartAsImage ja napsauta Suorita nappi:

Avaa nyt kohdekansiosi ja tarkista, onko kaavion .png-kuva siellä. Samalla tavalla voit tallentaa kuvan muissakin muodoissa. Makrossa sinun tarvitsee vain korvata .png-kuva .jpg- tai .gif-kuvalla seuraavasti:

ActiveChart.Export "D:\My Charts\SpecialChart.jpg"

Vihje: Jos haluat tallentaa Excel-taulukon JPG-, PNG- tai GIF-kuvana, lue tämä opas.

Siinä kaikki tältä päivältä, toivottavasti tiedot ovat hyödyllisiä. Kiitos lukemisesta!