En este artículo aprenderá a guardar su gráfico de Excel como una imagen (.png, .jpg, .bmp etc. ) o exportarlo a otro archivo como un documento de Word o una presentación de PowerPoint.

Microsoft Excel es una de las herramientas más potentes para el análisis de datos que ofrece multitud de funciones y opciones especiales para visualizar sus datos. Los diagramas (o gráficos) son una de esas opciones y crear un gráfico en Excel es tan fácil como seleccionar sus datos y hacer clic en un icono de gráfico apropiado.

Pero lo que tiene puntos fuertes suele tenerlos débiles. El punto débil de los gráficos de Excel es la falta de una opción para guardarlos como imágenes o exportarlos a otro archivo. Estaría muy bien que pudiéramos simplemente hacer clic con el botón derecho en un gráfico y ver algo como " Guardar como imagen " o " Exportar a "Pero como Microsoft no se ha molestado en crear esas funciones para nosotros, ya se nos ocurrirá algo por nuestra cuenta :)

En este artículo te mostraré 4 formas de guardar un gráfico de Excel como imagen, para que puedas insertarlo en otras aplicaciones de Office como Word y PowerPoint, o utilizarlo para crear alguna bonita infografía:

Copiar un gráfico en un programa gráfico y guardarlo como imagen

Una amiga mía me contó una vez cómo suele copiar sus gráficos de Excel en Paint. Lo que hace es crear un gráfico y hacer clic en Pantalla de impresión A continuación, abre Paint y pega la imagen de toda la pantalla. Después, recorta las zonas sobrantes de la pantalla y guarda la parte restante en un archivo. Si tú también lo haces así, olvídate y no vuelvas a utilizar este método infantil. Hay una forma más rápida e inteligente :-)

Como ejemplo, he creado un bonito gráfico circular en 3-D en mi Excel 2010 que representa visualmente la demografía de los visitantes de nuestro sitio web y ahora quiero exportar este gráfico de Excel como imagen. Lo que hacemos es lo siguiente:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en algún lugar del borde del gráfico y haga clic en Copia No coloque el cursor dentro del gráfico, ya que podría seleccionar elementos individuales en lugar de todo el gráfico y no vería la imagen. Copia mando.

   

2. Abra Paint y pegue el gráfico haciendo clic en el icono Pegar de la pestaña Inicio o pulsando Ctrl + V :

   

3. Ahora sólo queda guardar el gráfico como archivo de imagen. Haz clic en el botón " Guardar como " y elija entre los formatos disponibles (.png, .jpg, .bmp y .gif). Para más opciones, pulse el botón " Otros formatos "al final de la lista.

   

De forma similar, puede guardar su gráfico de Excel en cualquier otro programa de pintura gráfica.

Exportar un gráfico Excel a Word y PowerPoint

Si necesita exportar un gráfico de Excel a alguna otra aplicación de Office como Word, PowerPoint o incluso Outlook, lo mejor es pegarlo directamente desde el portapapeles:

1. Copie su gráfico como se describe en el paso 1.
2. Haga clic en el documento de Word o en la presentación de PowerPoint donde desee pegar el gráfico y pulse Ctrl + V . En lugar de Ctrl + V , puede hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar del archivo y verá un puñado de opciones adicionales Opciones de pegado para elegir:

   

La principal ventaja de este método es que permite exportar un Gráfico Excel totalmente funcional El gráfico conservará la conexión con la hoja de cálculo original de Excel y se actualizará automáticamente cada vez que se actualicen los datos de Excel. De este modo, no tendrás que volver a copiar el gráfico con cada cambio de datos.

Guardar un gráfico en Word y PowerPoint como imagen

En las aplicaciones Office 2007, 2010 y 2013, también se puede copiar un gráfico de Excel como imagen. En este caso, se comportará como una imagen habitual y no se actualizará. Por ejemplo, vamos a exportar nuestro gráfico de Excel a un documento de Word 2010.

1. Copie el gráfico de su libro de Excel, cambie a su documento de Word, coloque el cursor donde desee insertar el gráfico y, a continuación, haga clic en una pequeña flecha negra situada en la parte inferior del gráfico Pegar que reside en el Inicio ficha:

   

2. Verá el icono " Pegar Especial... "como se muestra en la captura de pantalla anterior. Al hacer clic en él, se abrirá la ventana Pegar Diálogo especial y verá una serie de formatos de imagen disponibles, incluidos Bitmap, GIF, PNG y JPEG.

   

3. Elija uno de los formatos y haga clic en OK .

Probablemente el Pegado especial también está disponible en versiones anteriores de Office, pero hace tiempo que no las utilizo, por eso no puedo afirmarlo con certeza :)

Guardar todos los gráficos de un libro de Excel como imágenes

Los métodos de los que hemos hablado hasta ahora funcionan bien si tienes uno o un par de gráficos. Pero, ¿qué pasa si necesitas copiar todos los gráficos de todo el libro de Excel? Te llevaría bastante tiempo copiarlos / pegarlos individualmente. La buena noticia es que no necesitas hacer eso! Aquí tienes cómo puedes guardar todos los gráficos de un libro de una sola vez:

1. Cuando todos sus gráficos estén listos, cambie a la pantalla Archivo y haga clic en el botón Guardar como botón.
2. En Guardar como y seleccione Página Web (*.htm;*html) en " Guardar como tipo "Además, asegúrese de que el campo " Libro de ejercicios completo "junto a Guardar como se muestra en la captura de pantalla:

   

3. Elija la carpeta de destino en la que desea guardar los archivos y haga clic en el botón Guardar botón.

Las imágenes .png de todos los gráficos se copiarán en esa carpeta junto con los archivos html. La siguiente captura de pantalla muestra el contenido de la carpeta donde guardé mi libro de trabajo. El libro contiene 3 hojas de trabajo con un gráfico en cada una y, como puedes ver, ¡las tres imágenes .png están en su sitio!

Como sabes, PNG es uno de los mejores formatos de compresión de imágenes sin pérdida de calidad. Si prefieres otros formatos para tus imágenes, puedes convertirlas fácilmente a .jpg, .gif, .bmp, etc.

Guardar un gráfico como imagen mediante una macro VBA

Si necesita exportar periódicamente sus gráficos de Excel como imágenes, puede automatizar esta tarea mediante una macro VBA. Lo mejor es que ya existe una gran variedad de macros de este tipo, por lo que no es necesario reinventar la rueda :)

Por ejemplo, puedes utilizar la solución de eficacia probada publicada por Jon Peltier en su blog. La macro es así de sencilla:

ActiveChart.Export "D:\MyChart\SpecialChart.png"

Esta línea de código le permite exportar el gráfico seleccionado como una imagen .png a la carpeta especificada. Aunque nunca antes haya escrito una macro, puede crear su primera ahora mismo en 4 sencillos pasos.

Antes de empezar con la macro, crea una carpeta donde quieras exportar el gráfico. En nuestro caso, es la carpeta Mis Gráficos en el disco D. Bien, ya están hechos todos los preparativos, vamos a empezar con la macro.

1. En el libro de Excel, pase a la opción Desarrollador y haga clic en Marcos en el Código grupo.

   

   Nota. Si es la primera vez que crea una macro, lo más probable es que la pestaña Desarrollador no esté visible en su libro de trabajo. En este caso, cambie a la pestaña Archivo haga clic en Opciones > Personalizar cinta En la parte derecha de la ventana, en la lista de pestañas principales, seleccione Desarrollador y, a continuación, haga clic en OK .

2. Dé un nombre a su macro, por ejemplo SaveSelectedChartAsImage y elija habilitarla sólo en el libro de trabajo actual:

   

3. Haga clic en el botón Cree y tendrá abierto el Editor de Visual Basic con los contornos de una nueva macro ya escrita para usted. Copie la siguiente macro en la segunda línea:

   ActiveChart.Export "D:\MyChart\SpecialChart.png"

   

   Ver también: Tabla Excel: tutorial completo con ejemplos
4. Cierre el Editor de Visual Basic y haga clic en el botón Guardar como en el botón Archivo Elija guardar su libro como Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Y eso es todo, ¡ya lo ha hecho! :)

Ahora vamos a ejecutar la macro recién creada para ver cómo funciona. Oh espera... hay una cosa más que tienes que hacer. Debes seleccionar el gráfico de Excel que quieres exportar porque como recordarás, nuestra macro sólo copia el gráfico activo. Haz clic en cualquier lugar del borde del gráfico y si ves un borde gris claro rodeándolo, entonces lo has hecho correctamente y todo tu gráfico está seleccionado:

Cambiar a la Desarrollador y haga clic en Macros Esto abrirá una lista de macros en su libro de trabajo. Todo lo que necesita hacer es seleccionar SaveSelectedChartAsImage y haga clic en el botón Ejecutar botón:

Ahora abre tu carpeta de destino y comprueba si la imagen .png de tu gráfico está allí. De forma similar, puedes guardar una imagen en otros formatos. En tu macro, sólo tendrás que sustituir .png por .jpg o .gif de esta forma:

ActiveChart.Export "D:\MyChart\SpecialChart.jpg"

Sugerencia: si desea guardar una hoja de cálculo de Excel como imagen JPG, PNG o GIF, lea esta guía.

Esto es todo por hoy, espero que la información le resulte útil. ¡Gracias por leer!