Hướng dẫn giải thích cách khóa một ô hoặc một số ô nhất định trong Excel để bảo vệ chúng khỏi bị xóa, ghi đè hoặc chỉnh sửa. Nó cũng chỉ ra cách mở khóa các ô riêng lẻ trên trang tính được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc cho phép người dùng cụ thể chỉnh sửa các ô đó mà không cần mật khẩu. Và cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu cách phát hiện và đánh dấu các ô bị khóa và mở khóa trong Excel.

Trong hướng dẫn tuần trước, bạn đã học cách bảo vệ trang tính Excel để ngăn những thay đổi vô tình hoặc cố ý trong nội dung trang tính. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể không muốn đi quá xa và khóa toàn bộ trang tính. Thay vào đó, bạn chỉ có thể khóa các ô, cột hoặc hàng cụ thể và không khóa tất cả các ô khác.

Ví dụ: bạn có thể cho phép người dùng của mình nhập và chỉnh sửa dữ liệu nguồn, nhưng bảo vệ các ô bằng các công thức tính toán dữ liệu đó dữ liệu. Nói cách khác, bạn có thể chỉ muốn khóa một ô hoặc phạm vi không nên thay đổi.

Cách khóa các ô trong Excel

Khóa tất cả các ô trên một Trang tính Excel thật dễ dàng - bạn chỉ cần bảo vệ trang tính. Vì thuộc tính Đã khóa được chọn cho tất cả các ô theo mặc định, nên việc bảo vệ trang tính sẽ tự động khóa các ô.

Nếu bạn không muốn khóa tất cả các ô trên trang tính mà muốn bảo vệ một số ô nhất định khỏi bị ghi đè, xóa hoặc chỉnh sửa, trước tiên bạn cần mở khóa tất cả các ô, sau đó khóa các ô cụ thể đó, rồi bảo vệtrang tính của bạn và nhấp vào nút kiểu Input trên ruy-băng. Các ô đã chọn sẽ được định dạng và mở khóa cùng một lúc:

Nếu vì lý do nào đó, kiểu Nhập của Excel không phù hợp với bạn, bạn có thể tạo kiểu của riêng mình để mở khóa các ô đã chọn, điểm mấu chốt là chọn hộp Bảo vệ và đặt thành Không bảo vệ , như minh họa ở trên.

Cách tìm và đánh dấu các ô bị khóa/mở khóa trên một trang tính

Nếu bạn đang khóa và mở khóa các ô trên một bảng tính nhất định nhiều lần, bạn có thể quên ô nào bị khóa và ô nào được mở khóa. Để nhanh chóng tìm thấy các ô bị khóa và mở khóa, bạn có thể sử dụng hàm CELL, hàm này sẽ trả về thông tin về định dạng, vị trí và các thuộc tính khác nếu một ô được chỉ định.

Để xác định trạng thái bảo vệ của một ô, hãy nhập từ " bảo vệ" trong đối số đầu tiên của công thức CELL của bạn và địa chỉ ô trong đối số thứ hai. Ví dụ:

=CELL("protect", A1)

Nếu A1 bị khóa, công thức trên sẽ trả về 1 (TRUE) và nếu nó được mở khóa, công thức sẽ trả về 0 (FALSE) như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới (công thức nằm trong các ô B1và B2):

Thật không thể dễ dàng hơn đúng không? Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều hơn một cột dữ liệu, cách tiếp cận trên không phải là cách tốt nhất để thực hiện. Sẽ thuận tiện hơn nhiều nếu xem nhanh tất cả các ô bị khóa hoặc mở khóa thay vì phân loại vô số ô 1 và 0.

Giải pháp là đánh dấu các ô bị khóa và/hoặc mở khóa bằng cách tạo định dạng có điều kiện quy tắc dựa trên các công thức sau:

• Để tô sáng các ô bị khóa: =CELL("protect", A1)=1
• Để tô sáng các ô không khóa: =CELL("protect", A1)=0

Trong đó A1 là ô ngoài cùng bên trái của phạm vi nằm trong quy tắc định dạng có điều kiện của bạn.

Ví dụ: tôi đã tạo một bảng nhỏ và khóa các ô B2:D2 chứa các công thức SUM. Ảnh chụp màn hình sau đây minh họa quy tắc đánh dấu các ô bị khóa đó:

Lưu ý. Tính năng định dạng có điều kiện bị tắt trên trang tính được bảo vệ. Vì vậy, hãy nhớ tắt tính năng bảo vệ trang tính trước khi tạo quy tắc ( Xem lại tab > Thay đổi nhóm > Không bảo vệ Trang tính ).

Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm với định dạng có điều kiện của Excel, bạn có thể thấy hướng dẫn từng bước sau đây hữu ích: Định dạng có điều kiện của Excel dựa trên giá trị ô khác.

Đây là cách bạn có thể khóa một hoặc nhiều ô hơn trong trang tính Excel của bạn. Nếu ai đó biết bất kỳ cách nào khác để bảo vệ các ô trong Excel, nhận xét của bạn sẽ thực sự được đánh giá cao. Tôi cảm ơn bạn đã đọc vàhy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới.

Các bước chi tiết để khóa ô trong Excel 365 - 2010 như sau.

1. Mở khóa tất cả các ô trên trang tính

Theo mặc định, tùy chọn Đã khóa được bật cho tất cả các ô trên trang tính. Đó là lý do tại sao, để khóa một số ô nhất định trong Excel, trước tiên bạn cần mở khóa tất cả các ô.

• Nhấn Ctrl + A hoặc nhấp vào nút Chọn tất cả để chọn toàn bộ trang tính.
• Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Định dạng ô (hoặc nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào đã chọn và chọn Định dạng ô từ ngữ cảnh menu).
• Trong hộp thoại Định dạng ô , chuyển sang tab Bảo vệ , bỏ chọn tùy chọn Đã khóa và nhấp vào OK .

2. Chọn ô, phạm vi, cột hoặc hàng bạn muốn bảo vệ

Để khóa ô hoặc phạm vi , hãy chọn chúng theo cách thông thường bằng cách sử dụng chuột hoặc phím mũi tên kết hợp với Shift. Để chọn các ô không liền kề , hãy chọn ô đầu tiên hoặc một dải ô, nhấn và giữ phím Ctrl, rồi chọn các ô hoặc dải ô khác.

Để bảo vệ cột trong Excel, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

• Để bảo vệ một cột , hãy nhấp vào ký tự của cột để chọn cột đó. Hoặc, chọn bất kỳ ô nào trong cột mà bạn muốn khóa và nhấn Ctrl + Space .
• Để chọn cột liền kề , hãy nhấp chuột phải vào tiêu đề cột đầu tiên và kéo vùng chọn qua cột chữ sang phải hoặc sang trái.Hoặc chọn cột đầu tiên, nhấn giữ phím Shift và chọn cột cuối cùng.
• Để chọn cột không liền kề , hãy nhấp vào chữ cái của cột đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào tiêu đề của các cột khác mà bạn muốn bảo vệ.

Để bảo vệ hàng trong Excel, hãy chọn chúng theo cách tương tự.

Đến khóa tất cả các ô có công thức , chuyển đến tab Trang chủ > Chỉnh sửa nhóm > Tìm & ; Chọn > Đi tới Đặc biệt . Trong hộp thoại Chuyển đến Đặc biệt , chọn nút radio Công thức và nhấp vào OK. Để biết hướng dẫn chi tiết bằng ảnh chụp màn hình, vui lòng xem Cách khóa và ẩn công thức trong Excel.

3. Khóa các ô đã chọn

Với các ô được chọn, nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Định dạng ô (hoặc nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và nhấp vào Định dạng ô ) , chuyển sang tab Bảo vệ và chọn hộp kiểm Đã khóa .

4. Bảo vệ trang tính

Khóa ô trong Excel không có hiệu lực cho đến khi bạn bảo vệ trang tính. Điều này có thể gây nhầm lẫn, nhưng Microsoft đã thiết kế theo cách này và chúng ta phải chơi theo luật của họ :)

Trên tab Đánh giá , trong nhóm Thay đổi , nhấp vào nút Tấm bảo vệ . Hoặc nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn Bảo vệ trang tính… trong menu ngữ cảnh.

Bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu (tùy chọn) và chọnhành động bạn muốn cho phép người dùng thực hiện. Làm điều này và bấm OK. Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn chi tiết kèm theo ảnh chụp màn hình trong hướng dẫn này: Cách bảo vệ trang tính trong Excel.

Xong! Các ô đã chọn được khóa và bảo vệ khỏi mọi thay đổi, trong khi tất cả các ô khác trong trang tính đều có thể chỉnh sửa được.

Nếu bạn đang làm việc trong ứng dụng web Excel, hãy xem cách khóa các ô để chỉnh sửa trong Excel Online.

Cách mở khóa các ô trong Excel (bỏ bảo vệ trang tính)

Để mở khóa tất cả các ô trên một trang tính, chỉ cần xóa bảo vệ trang tính là đủ. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn Unprotect Sheet… từ menu ngữ cảnh. Ngoài ra, hãy nhấp vào nút Unprotect Sheet trên tab Review , trong nhóm Changes :

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách bỏ bảo vệ trang tính Excel.

Ngay khi trang tính không được bảo vệ, bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ ô nào rồi bảo vệ lại trang tính.

Nếu bạn muốn cho phép người dùng chỉnh sửa các ô hoặc phạm vi cụ thể trên trang tính được bảo vệ bằng mật khẩu, hãy xem phần sau.

Cách mở khóa một số ô nhất định trên trang tính Excel được bảo vệ

Trong phần đầu tiên của hướng dẫn này , chúng ta đã thảo luận về cách khóa các ô trong Excel để không ai, kể cả chính bạn, có thể chỉnh sửa các ô đó mà không bỏ bảo vệ trang tính.

Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể muốn chỉnh sửa các ô cụ thể trên trang tính của mình hoặc để đáng tin cậy khácngười dùng để chỉnh sửa các ô đó. Nói cách khác, bạn có thể cho phép các ô nhất định trên trang tính được bảo vệ mở khóa bằng mật khẩu . Dưới đây là cách thực hiện:

1. Chọn ô hoặc phạm vi bạn muốn mở khóa bằng mật khẩu khi trang tính được bảo vệ.
2. Chuyển đến tab Xem lại > Thay đổi và nhấp vào Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi .

   

   Lưu ý. Tính năng này chỉ khả dụng trong trang tính không được bảo vệ. Nếu nút Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi bị mờ đi, hãy nhấp vào nút Bỏ bảo vệ trang tính trên tab Xem lại .

3. Trong cửa sổ hộp thoại Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi , nhấp vào nút Mới… để thêm phạm vi mới:

   

4. Trong Phạm vi mới , hãy thực hiện như sau:
   • Trong hộp Tiêu đề , hãy nhập tên phạm vi có ý nghĩa thay vì Phạm vi1 mặc định (tùy chọn) .
   • Trong hộp Tham chiếu đến ô , hãy nhập tham chiếu ô hoặc phạm vi. Theo mặc định, (các) ô hoặc (các) dải ô hiện được chọn sẽ được bao gồm.
   • Trong hộp Mật khẩu dải ô , hãy nhập mật khẩu. Hoặc bạn có thể để trống hộp này để cho phép mọi người chỉnh sửa phạm vi mà không cần mật khẩu.
   • Nhấp vào nút OK.

   

   Mẹo. Ngoài hoặc thay vì mở khóa phạm vi đã chỉ định bằng mật khẩu, bạn có thể cấp cho những người dùng nhất định quyền chỉnh sửa phạm vi không cần mật khẩu . Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Quyền… tronggóc dưới bên trái của hộp thoại Phạm vi mới và làm theo các hướng dẫn sau (bước 3 - 5).

5. Cửa sổ Xác nhận mật khẩu sẽ xuất hiện và nhắc bạn gõ lại mật khẩu. Thực hiện việc này và nhấp vào OK .
6. Phạm vi mới sẽ được liệt kê trong hộp thoại Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi . Nếu bạn muốn thêm một vài phạm vi nữa, hãy lặp lại các bước 2 - 5.
7. Nhấp vào nút Bảo vệ trang tính tại nút của cửa sổ để thực thi bảo vệ trang tính.

   

8. Trong cửa sổ Bảo vệ trang tính , hãy nhập mật khẩu để bỏ bảo vệ trang tính, chọn hộp kiểm bên cạnh hành động bạn muốn cho phép và nhấp vào OK .

   Mẹo. Bạn nên bảo vệ trang tính bằng mật khẩu khác với mật khẩu mà bạn đã sử dụng để mở khóa (các) phạm vi.

   

9. Trong cửa sổ xác nhận mật khẩu, hãy nhập lại mật khẩu và bấm OK. Vậy là xong!

Giờ đây, trang tính của bạn được bảo vệ bằng mật khẩu nhưng bạn có thể mở khóa các ô cụ thể bằng mật khẩu mà bạn đã cung cấp cho phạm vi đó. Và bất kỳ người dùng nào biết mật khẩu phạm vi đó đều có thể chỉnh sửa hoặc xóa nội dung ô.

Cho phép một số người dùng nhất định chỉnh sửa ô đã chọn mà không cần mật khẩu

Mở khóa ô bằng mật khẩu là điều tuyệt vời, nhưng nếu bạn cần thường xuyên chỉnh sửa các ô đó, việc nhập mật khẩu mỗi lần có thể gây lãng phí thời gian và sự kiên nhẫn của bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể thiết lập quyền cho người dùng cụ thể để chỉnh sửa một số phạm vi hoặc từng ô riêng lẻkhông cần mật khẩu.

Lưu ý. Tính năng này hoạt động trên Windows XP trở lên và máy tính của bạn phải nằm trên một miền.

Giả sử bạn đã thêm một hoặc nhiều phạm vi có thể mở khóa bằng mật khẩu, hãy tiếp tục với các bước sau.

1. Chuyển đến nhóm Đánh giá > Thay đổi và nhấp vào Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi .

   Lưu ý. Nếu Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi chuyển sang màu xám, hãy nhấp vào nút Bỏ bảo vệ trang tính để xóa bảo vệ trang tính.

2. Trong Cho phép người dùng đến cửa sổ Chỉnh sửa phạm vi , chọn phạm vi mà bạn muốn thay đổi quyền và nhấp vào nút Quyền… .

   

   Mẹo. Nút Quyền… cũng khả dụng khi bạn tạo một dải ô mới được mở khóa bằng mật khẩu.

3. Cửa sổ Quyền sẽ mở ra và bạn nhấp vào nút Nút Thêm… .

   

4. Trong hộp Nhập tên đối tượng để chọn , hãy nhập tên của (các) người dùng người mà bạn muốn cho phép chỉnh sửa phạm vi.

   Để xem định dạng tên bắt buộc, nhấp vào liên kết ví dụ . Hoặc, chỉ cần nhập tên người dùng như tên được lưu trữ trên miền của bạn và nhấp vào nút Kiểm tra tên để xác minh tên.

   Ví dụ: để cho phép tôi chỉnh sửa phạm vi, tôi đã nhập tên viết tắt của tôi:

   

   Excel đã xác minh tên của tôi và áp dụng định dạng bắt buộc:

   

5. Khi bạn đã nhập và xác thựctên của tất cả người dùng mà bạn muốn cấp quyền chỉnh sửa phạm vi đã chọn, hãy nhấp vào nút OK.
6. Trong Tên nhóm hoặc tên người dùng , hãy chỉ định loại quyền cho từng người dùng (hoặc Cho phép hoặc Từ chối ), rồi nhấp vào nút OK để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.

   

Lưu ý . Nếu một ô nhất định thuộc nhiều hơn một phạm vi được mở khóa bằng mật khẩu, thì tất cả người dùng được phép chỉnh sửa bất kỳ phạm vi nào trong số đó đều có thể chỉnh sửa ô.

Cách khóa các ô trong Excel ngoài các ô nhập liệu

Khi bạn đã nỗ lực rất nhiều trong việc tạo biểu mẫu hoặc bảng tính phức tạp trong Excel, chắc chắn bạn sẽ muốn bảo vệ công việc của mình và ngăn người dùng giả mạo công thức của bạn hoặc thay đổi dữ liệu không nên thay đổi. Trong trường hợp này, bạn có thể khóa tất cả các ô trên trang tính Excel của mình ngoại trừ các ô đầu vào mà người dùng của bạn phải nhập dữ liệu của họ.

Một trong những giải pháp khả thi là sử dụng Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi để mở khóa các ô đã chọn, như minh họa ở trên. Một giải pháp khác có thể là sửa đổi Kiểu nhập liệu tích hợp để nó không chỉ định dạng các ô nhập liệu mà còn mở khóa chúng.

Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng lãi kép nâng cao máy tính mà chúng tôi đã tạo cho một trong các hướng dẫn trước. Nó trông như thế này:

Người dùng phải nhập dữ liệu của họ vào các ô B2:B9 vàcông thức trong B11 tính toán số dư dựa trên đầu vào của người dùng. Vì vậy, mục đích của chúng tôi là khóa tất cả các ô trên trang tính Excel này, bao gồm ô công thức và mô tả của các trường và chỉ để các ô nhập liệu (B3:B9) được mở khóa. Để thực hiện việc này, hãy thực hiện các bước sau.

1. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Kiểu , hãy tìm kiểu Nhập , nhấp chuột phải vào nó rồi nhấp vào Sửa đổi… .

   

2. Theo mặc định, kiểu Input của Excel bao gồm thông tin về phông chữ, đường viền và màu tô, nhưng không phải trạng thái bảo vệ ô. Để thêm nó, chỉ cần chọn hộp kiểm Bảo vệ :

   

   Mẹo. Nếu bạn chỉ muốn mở khóa các ô nhập mà không thay đổi định dạng ô , hãy bỏ chọn tất cả các hộp trên cửa sổ hộp thoại Kiểu dáng ngoài hộp Bảo vệ .

3. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, Bảo vệ hiện được bao gồm trong kiểu Đầu vào , nhưng nó được đặt thành Đã khóa , trong khi chúng tôi cần mở khóa các ô đầu vào . Để thay đổi điều này, hãy nhấp vào nút Định dạng … ở góc trên bên phải của cửa sổ Kiểu dáng .
4. Hộp thoại Định dạng ô sẽ mở ra, bạn chuyển sang tab Bảo vệ , bỏ chọn hộp Đã khóa và nhấp vào OK:

   

5. The Kiểu dáng cửa sổ hộp thoại sẽ cập nhật để biểu thị trạng thái Không bảo vệ như minh họa bên dưới và bạn nhấp vào OK :

   

6. Và bây giờ, chọn các ô nhập liệu trên