¿Quieres saber cómo hacer un encabezado en Excel? ¿O te preguntas cómo añadir el pie de página 1 a la hoja de cálculo actual? Este tutorial te enseñará cómo insertar rápidamente uno de los encabezados y pies de página predefinidos y cómo crear uno personalizado con tu propio texto y gráficos.

Para que sus documentos Excel impresos tengan un aspecto más elegante y profesional, puede incluir un encabezado o pie de página en cada página de su hoja de cálculo. Generalmente, los encabezados y pies de página contienen información básica sobre la hoja de cálculo, como el número de página, la fecha actual, el nombre del libro, la ruta del archivo, etc. Microsoft Excel proporciona un puñado de encabezados y pies de página predefinidos entre los que elegir, además de permitir crearlos tuyos.

Los encabezados y pies de página sólo se muestran en las páginas impresas, en la vista previa de impresión y en la vista Diseño de página. En la vista normal de la hoja de cálculo, no son visibles.

Cómo añadir cabecera en Excel

Insertar un encabezado en una hoja de cálculo de Excel es bastante fácil. Esto es lo que hay que hacer:

1. Ir a la Inserte tab> Texto y haga clic en el botón Encabezado y pie de página Esto cambiará la hoja de cálculo a Diseño de página vista.

   

2. Ahora, puede escribir texto, insertar una imagen, añadir un encabezado preestablecido o elementos específicos en cualquiera de los tres Cabecera Por defecto, está seleccionada la casilla central:

   

   Si desea que la cabecera aparezca en la esquina superior izquierda o derecha de la página, haga clic en la casilla izquierda o derecha e introduzca allí alguna información.

3. Cuando haya terminado, haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo para salir del área de encabezado. Para salir del cuadro de encabezado sin conservar los cambios, pulse Esc.

Cuando imprima su hoja de cálculo, la cabecera se repetirá en cada página.

Cómo insertar un pie de página en Excel

Al igual que un encabezado de Excel, un pie de página también puede insertarse en unos sencillos pasos:

1. En el Inserte en la pestaña Texto y haga clic en el botón Encabezado y pie de página botón.
2. En el Diseño haga clic en Ir al pie de página o desplácese hasta los cuadros de pie de página situados en la parte inferior de la página.

   

3. Dependiendo de la ubicación deseada, haga clic en el cuadro de pie de página izquierdo, central o derecho, y escriba algún texto o inserte el elemento que desee. Para añadir un cuadro de pie de página pie de página predefinido Siga estos pasos para hacer un pie de página Excel personalizado consulte estas directrices.
4. Cuando haya terminado, haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo para salir del área de pie de página.

Por ejemplo, para insertar números de página en la parte inferior de la hoja de cálculo, seleccione uno de los cuadros de pie de página y haga clic en Número de página en el Diseño en la pestaña Encabezado y pie de página grupo.

Cómo añadir un encabezado y un pie de página predefinidos en Excel

Microsoft Excel viene equipado con una serie de encabezados y pies de página incorporados que se pueden insertar en el documento con un clic del ratón. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. En el Inserte en la pestaña Texto grupo, haga clic en Encabezado y pie de página Esto mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página y obtendrá los valores Diseño para que aparezca.
2. En el Diseño en la pestaña Encabezado y pie de página haga clic en el botón Cabecera o Pie de página y seleccione el encabezado o pie de página que desee.

Como ejemplo, insertemos un pie de página que muestre un número de página y un nombre de archivo:

Voilá, nuestro pie de página Excel está creado, y la siguiente información se imprimirá en la parte inferior de cada página:

Dos cosas que debes saber sobre los encabezados y pies de página predefinidos

Al insertar un encabezado o pie de página incorporado en Excel, tenga en cuenta las siguientes advertencias.

1. Los encabezados y pies de página predefinidos son dinámicos

La mayoría de los encabezados y pies de página predefinidos en Excel se introducen como códigos, lo que los hace dinámicos - lo que significa que su encabezado o pie de página cambiará para reflejar los últimos cambios que realice en la hoja de cálculo.

Por ejemplo, el código &[Página] inserta números de página diferentes en cada página y &[Archivo] muestra el nombre del archivo actual. Para ver los códigos, basta con hacer clic en el cuadro de texto del encabezado o pie de página correspondiente. Si ha optado por añadir un encabezado o pie de página complejo, lo más probable es que se inserten diferentes elementos en distintos cuadros, como en el ejemplo anterior:

2. Los encabezados y pies de página predefinidos se insertan en casillas predefinidas

Al añadir un encabezado o pie de página integrado, no puede controlar la ubicación de elementos específicos: se insertan en las casillas predefinidas independientemente de la casilla (izquierda, centro o derecha) que esté seleccionada en ese momento. Para colocar el encabezado o pie de página de la forma que desee, puede mover los elementos insertados a otras casillas copiando/pegando sus códigos o añadir cada elemento individualmente como se explica en el siguiente apartadosección.

Cómo hacer un encabezado o pie de página personalizado en Excel

En las hojas de cálculo de Excel, no sólo puedes añadir encabezados y pies de página predefinidos, sino también crear los tuyos propios con texto e imágenes personalizados.

Como de costumbre, se empieza haciendo clic en el botón Encabezado y pie de página en el botón Inserte A continuación, haga clic en uno de los cuadros situados en la parte superior (encabezado) o inferior (pie de página) de la hoja de cálculo y escriba allí el texto. También puede introducir distintos elementos de información seleccionando uno de los elementos incorporados en la ficha Diseño en la pestaña Elementos de cabecera y pie de página grupo.

Este ejemplo le mostrará cómo crear una cabecera personalizada con el logotipo de su empresa, los números de página, el nombre del archivo y la fecha actual.

1. Para empezar, insertemos Nombre del archivo (nombre del libro de trabajo) en la casilla central de la cabecera:

   

2. A continuación, seleccione la casilla de la derecha e inserte Número de página Como puede ver en la siguiente captura de pantalla, esto sólo muestra el número:

   

   Si desea que aparezca también la palabra "Página", haga clic en cualquier lugar del cuadro de texto de la derecha y escriba "Página" delante del código, separando la palabra y el código con un espacio, de la siguiente manera:

   

3. Además, puede insertar el Número de páginas en el mismo cuadro haciendo clic en el botón correspondiente de la cinta de opciones y, a continuación, escriba "de" entre los códigos para que el encabezado de Excel muestre algo parecido a "Página 1 de 3":

   

4. Por último, vamos a insertar el logotipo de la empresa en el cuadro de la izquierda. Para ello, haga clic en el botón Fotografía busque el archivo de imagen y haga clic en Inserte El código &[Picture] se insertará directamente en la cabecera:

En cuanto haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro de cabecera, aparecerá una imagen real.

Nuestra cabecera Excel personalizada tiene muy buena pinta, ¿no crees?

Consejos:

• Para iniciar un nueva línea en un cuadro de encabezado o pie de página, pulse la tecla Intro.
• Para incluir un ampersand (&) en el texto, escriba dos caracteres ampersand sin espacios. Por ejemplo, para incluir Productos y servicios en la cabecera o en el pie de página, escriba Productos && Servicios .
• Para añadir números de página a los encabezados y pies de página de Excel, inserte el código &[Página] en combinación con el texto que desee. Para ello, utilice la función incorporada Número de página Si introduce los números manualmente, acabará teniendo el mismo número en cada página.

Añadir encabezados y pies de página mediante el cuadro de diálogo Configurar página

Si desea crear un encabezado o pie de página para hojas de gráficos o para varias hojas de cálculo a la vez, el botón Configurar página es su opción.

1. Para seleccionar varias hojas, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras hace clic en las fichas de las hojas.
2. Ir a la Diseño de página tab> Configurar página y haga clic en el botón Lanzador de cuadros de diálogo .

   

3. En Configurar página donde puede seleccionar uno de los encabezados y pies de página predefinidos o crear uno propio.

Para insertar un preajustado uno, haga clic en la flecha desplegable del botón Cabecera o Pie de página y elija entre las opciones disponibles. Por ejemplo:

Para crear un cabecera personalizada o pie de página haga lo siguiente:

• Haga clic en el botón Cabecera personalizada... o Pie de página personalizado ... botón.
• Seleccione la casilla de la sección izquierda, central o derecha y, a continuación, haga clic en uno de los botones situados encima de las secciones. Para saber exactamente qué elemento inserta un determinado botón, pase el ratón por encima para que aparezca una información sobre herramientas.

  Por ejemplo, así es como puede añadir un número de página a la derecha de la cabecera de Excel:

  

  También puede escribir su propio texto en cualquier sección, así como editar o eliminar el texto o los códigos existentes.

• Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

Consejo: para ver el aspecto del encabezado o pie de página en una página impresa, haga clic en el botón Vista previa de impresión botón.

Cómo editar el encabezado y el pie de página en Excel

Hay dos formas de editar encabezados y pies de página en Excel: en Diseño de página y utilizando Configurar página diálogo.

Cambiar el encabezado o el pie de página en la vista Diseño de página

Para cambiar a Diseño de página ir a la vista Ver tab> Vistas del libro de trabajo y haga clic en Diseño de página .

O bien, pulse el botón Diseño de página de la barra de estado situada en la esquina inferior derecha de la hoja de cálculo:

Ahora, seleccione el cuadro de texto de cabecera o pie de página y realice los cambios deseados.

Cambiar cabecera o pie de página en el cuadro de diálogo Configurar página

Otra forma de modificar un pie de página o un encabezado de Excel es utilizando el cuadro de diálogo Configurar página. Recuerde que un encabezado y un pie de página de hojas de gráficos sólo puede editarse de esta forma.

Cómo cerrar el encabezado y el pie de página en Excel

Una vez que haya terminado de crear o editar su pie de página o encabezado de Excel, ¿cómo puede salir de la vista de encabezado y pie de página y volver a la vista normal? Realizando cualquiera de las siguientes acciones:

En el Ver tab> Vistas del libro de trabajo grupo, haga clic en Normal .

También puede pulsar el botón Normal en la barra de estado.

Cómo eliminar el encabezado y el pie de página en Excel

Para eliminar un encabezado o pie de página individual, basta con cambiar a la vista Diseño de página, hacer clic en el cuadro de texto del encabezado o pie de página y pulsar la tecla Supr o Retroceso.

Para eliminar encabezados y pies de página de varias hojas de cálculo a la vez, siga estos pasos:

1. Seleccione las hojas de cálculo de las que desea eliminar un encabezado o un pie de página.
2. Abra el Configurar página ( Diseño de página tab> Configurar página grupo> Lanzador de cuadros de diálogo ).
3. En el Configurar página haga clic en la flecha desplegable para abrir la lista de encabezados o pies de página predefinidos y seleccione (ninguno).
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Se eliminarán todos los encabezados y pies de página de las hojas seleccionadas.

Trucos y consejos para el encabezado y el pie de página de Excel

Ahora que conoce lo esencial de los encabezados y pies de página de Excel, los siguientes consejos pueden ayudarle a evitar problemas comunes.

Cómo añadir encabezado y pie de página a todas las hojas o a las seleccionadas en Excel

Para insertar encabezados o pies de página en varias hojas de cálculo a la vez, seleccione todas las hojas de destino y, a continuación, añada un encabezado o pie de página de la forma habitual.

• Para seleccionar varios adyacente haga clic en la pestaña de la primera hoja, mantenga pulsada la tecla Mayús y haga clic en la pestaña de la última hoja.
• Para seleccionar varios no - adyacente hojas, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas de las hojas individualmente.
• Para seleccionar todas las hojas de trabajo haga clic con el botón derecho en cualquier ficha de hoja y seleccione Seleccionar todas las hojas del menú contextual.

Una vez seleccionadas las hojas de cálculo, vaya a la pantalla Inserte tab> Texto grupo> Encabezado y pie de página e introduzca la información de cabecera o pie de página que desee. O inserte una cabecera/pie de página a través del cuadro de diálogo Configurar página.

Cuando haya terminado, haga clic con el botón derecho en cualquier hoja no seleccionada para desagrupar las hojas de trabajo. Si todas las hojas están seleccionadas, haga clic en cualquier ficha de hoja y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

Cómo dar formato al texto en el encabezado y pie de página de Excel

Para cambiar rápidamente el estilo o el color de la fuente del encabezado o pie de página, seleccione el texto y elija la opción de formato deseada en la ventana emergente:

Como alternativa, seleccione el texto del encabezado o pie de página que desea cambiar, diríjase a la sección Inicio tab> Fuente y seleccione las opciones de formato que desee.

Cómo hacer un encabezado o pie de página diferente para la primera página

Si desea insertar un encabezado o pie de página específico en la primera página de su hoja de cálculo, puede hacerlo de esta manera:

1. Cambie a la vista Diseño de página.
2. Seleccione la cabecera o el pie de página.
3. Ir a la Diseño y marque la casilla Primera página diferente caja.
4. Configure un encabezado o pie de página especial para la primera página.

Sugerencia: si desea crear encabezados o pies de página independientes para las páginas pares e impares, seleccione la opción Impares y pares diferentes e introduzca información diferente en la página 1 y en la página 2.

Cómo evitar el redimensionamiento del texto de cabecera / pie de página al escalar la hoja de cálculo para su impresión

Para mantener intacto el tamaño de fuente del texto del encabezado o del pie de página cuando la hoja de cálculo se escala para imprimirla, cambie a la vista Diseño de página, seleccione el encabezado o el pie de página, vaya al menú Diseño y borre la pestaña Escala con documento caja.

Si deja seleccionada esta casilla, la fuente del encabezado y del pie de página se escalará con la hoja de cálculo. Por ejemplo, el texto del encabezado se hará más pequeño cuando seleccione la opción Hoja de ajuste en una página opción de impresión.

Así es como se añaden, cambian y eliminan encabezados y pies de página en Excel. Te doy las gracias por leer y espero verte en nuestro blog la semana que viene.