Το σεμινάριο εξηγεί πώς μπορείτε να αφαιρέσετε τα αντίγραφα στο Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 και Excel 2010. Θα μάθετε μερικές διαφορετικές τεχνικές για να βρείτε και να διαγράψετε διπλές τιμές με ή χωρίς πρώτη εμφάνιση, να απαλλαγείτε από διπλές γραμμές, να εντοπίσετε τα απόλυτα αντίγραφα και τις μερικές αντιστοιχίες.

Παρόλο που το Microsoft Excel είναι κυρίως ένα εργαλείο υπολογισμού, τα φύλλα του χρησιμοποιούνται συχνά ως βάσεις δεδομένων για την παρακολούθηση των αποθεμάτων, τη σύνταξη εκθέσεων πωλήσεων ή τη διατήρηση λιστών αλληλογραφίας.

Ένα συνηθισμένο πρόβλημα που εμφανίζεται καθώς μια βάση δεδομένων μεγαλώνει σε μέγεθος είναι ότι εμφανίζονται πολλές διπλές γραμμές σε αυτήν. Και ακόμη και αν η τεράστια βάση δεδομένων σας περιέχει μόνο μια χούφτα πανομοιότυπων εγγραφών, αυτά τα λίγα αντίγραφα μπορούν να προκαλέσουν πολλά προβλήματα, για παράδειγμα την αποστολή πολλαπλών αντιγράφων του ίδιου εγγράφου στο ίδιο άτομο, ή τον υπολογισμό των ίδιων αριθμών περισσότερες από μία φορές σε μια συνοπτική αναφορά. Έτσι, πριν χρησιμοποιήσετε μιαβάση δεδομένων, είναι λογικό να την ελέγχετε για διπλές καταχωρίσεις, για να βεβαιωθείτε ότι δεν χάνετε χρόνο για την επανάληψη των προσπαθειών σας.

Σε μερικά από τα πρόσφατα άρθρα μας, συζητήσαμε διάφορους τρόπους για τον εντοπισμό διπλών στο Excel και την επισήμανση διπλών κελιών ή γραμμών. Ωστόσο, μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις που μπορεί να θέλετε τελικά να εξαλείψετε τα διπλά στα φύλλα του Excel. Και αυτό ακριβώς είναι το θέμα αυτού του σεμιναρίου.

Εργαλείο αφαίρεσης διπλοτύπων - εξάλειψη επαναλαμβανόμενων γραμμών

Σε όλες τις εκδόσεις του Excel 365 - 2007, υπάρχει ένα ενσωματωμένο εργαλείο για την αφαίρεση των αντιγράφων που ονομάζεται, όπως είναι φυσικό, Αφαίρεση αντιγράφων .

Αυτό το εργαλείο σας επιτρέπει να βρείτε και να αφαιρέσετε απόλυτα αντίγραφα (κελιά ή ολόκληρες γραμμές) καθώς και μερικώς ταιριασμένες εγγραφές (γραμμές που έχουν ίδιες τιμές σε μια ή περισσότερες καθορισμένες στήλες). Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Σημείωση. Επειδή η Αφαίρεση αντιγράφων διαγράφει μόνιμα πανομοιότυπες εγγραφές, είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο των αρχικών δεδομένων πριν αφαιρέσετε τις διπλές γραμμές.

1. Αρχικά, επιλέξτε την περιοχή στην οποία θέλετε να διαγράψετε τα διπλότυπα. Για να επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα, πατήστε Ctrl + A .
2. Πηγαίνετε στο Καρτέλα δεδομένων >, Εργαλεία δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Αφαίρεση αντιγράφων κουμπί.

• Για να διαγράψετε διπλές σειρές που έχουν εντελώς ίσες τιμές σε όλες τις στήλες, αφήστε τα σημάδια ελέγχου δίπλα σε όλες τις στήλες, όπως στο παρακάτω στιγμιότυπο.
• Για να αφαιρέσετε Μερικά αντίγραφα με βάση μία ή περισσότερες στήλες-κλειδιά, επιλέξτε μόνο αυτές τις στήλες. Αν ο πίνακάς σας έχει πολλές στήλες, ο γρηγορότερος τρόπος είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί Αποεπιλογή όλων και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα.
• Εάν το τραπέζι σας δεν έχει επικεφαλίδες , καθαρίστε το Τα δεδομένα μου έχουν επικεφαλίδες στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου διαλόγου, το οποίο είναι συνήθως επιλεγμένο από προεπιλογή.

Όλες οι διπλές γραμμές στο επιλεγμένο εύρος διαγράφονται και εμφανίζεται ένα μήνυμα που δείχνει πόσες διπλές καταχωρήσεις έχουν αφαιρεθεί και πόσες μοναδικές τιμές παραμένουν.

Σημείωση. Η λειτουργία Κατάργηση διπλών του Excel διαγράφει τη 2η και όλες τις επόμενες διπλές περιπτώσεις, αφήνοντας όλες τις μοναδικές γραμμές και τις πρώτες περιπτώσεις πανομοιότυπων εγγραφών. Εάν θέλετε να εξαλείψετε τις διπλές γραμμές συμπεριλαμβανομένων των πρώτων εμφανίσεων , χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες λύσεις: φιλτράρετε τα αντίγραφα με την 1η εμφάνιση ή χρησιμοποιήστε ένα πιο ευέλικτο πρόγραμμα αφαίρεσης αντιγράφων για το Excel.

Απαλλαγείτε από τα αντίγραφα αντιγράφοντας μοναδικές εγγραφές σε άλλη θέση

Ένας άλλος τρόπος για να απαλλαγείτε από τα αντίγραφα στο Excel είναι ο διαχωρισμός των μοναδικών τιμών και η αντιγραφή τους σε άλλο φύλλο ή σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας. Τα αναλυτικά βήματα ακολουθούν παρακάτω.

1. Επιλέξτε το εύρος ή ολόκληρο τον πίνακα που θέλετε να αποδελτιώσετε.
2. Πλοηγηθείτε στο Δεδομένα tab>, Ταξινόμηση & φίλτρο και κάντε κλικ στο κουμπί Προχωρημένο κουμπί.

• Επιλέξτε το Αντιγραφή σε άλλη τοποθεσία κουμπί επιλογής.
• Ελέγξτε αν το σωστό εύρος εμφανίζεται στο Εύρος λίστας Αυτό θα πρέπει να είναι το εύρος που επιλέξατε στο βήμα 1.
• Στο Αντιγραφή σε πληκτρολογήστε την περιοχή στην οποία θέλετε να αντιγράψετε τις μοναδικές τιμές (στην πραγματικότητα αρκεί να επιλέξετε το πάνω αριστερό κελί της περιοχής προορισμού).
• Επιλέξτε το Μόνο μοναδικές εγγραφές κουτί.

Σημείωση. Το Φίλτρο για προχωρημένους του Excel επιτρέπει την αντιγραφή των φιλτραρισμένων τιμών μόνο σε μια άλλη θέση στο ενεργό φύλλο. Εάν θέλετε να αντίγραφο ή κίνηση μοναδικές τιμές ή διπλές γραμμές σε άλλο φύλλο ή ένα διαφορετικό βιβλίο εργασίας , μπορείτε εύκολα να το κάνετε χρησιμοποιώντας το Duplicate Remover for Excel.

Πώς να αφαιρέσετε διπλές γραμμές στο Excel με φιλτράρισμα

Ένας ακόμη τρόπος για να διαγράψετε διπλές τιμές στο Excel είναι να τις εντοπίσετε χρησιμοποιώντας έναν τύπο, να τις φιλτράρετε και, στη συνέχεια, να διαγράψετε τις διπλές γραμμές.

Ένα πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι η ευελιξία - σας επιτρέπει να βρίσκετε και να διαγράφετε διπλές τιμές σε μία στήλη ή να διπλασιάζετε γραμμές με βάση τιμές σε διάφορες στήλες, με ή χωρίς πρώτες περιπτώσεις. Ένα μειονέκτημα είναι ότι θα πρέπει να θυμάστε μια χούφτα διπλές φόρμουλες.

1. Ανάλογα με την εργασία σας, χρησιμοποιήστε έναν από τους ακόλουθους τύπους για τον εντοπισμό αντιγράφων. Τύποι για την εύρεση διπλών τιμών σε 1 στήλη
   • Διπλότυπα εκτός από την 1η εμφάνιση: =IF(COUNTIF($A$2:$A2, $A2)>1, "Duplicate", "")
   • Διπλότυπα με 1ες εμφανίσεις: =IF(COUNTIF($A$2:$A$10, $A2)>1, "Duplicate", "Unique")

   Όπου A2 είναι το πρώτο και A10 είναι το τελευταίο κελί της περιοχής που θα αναζητηθεί για διπλότυπα.

   Τύποι για την εύρεση διπλών γραμμών

   • Διπλές γραμμές εκτός από την 1η εμφάνιση: =IF(COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2, $C$2:$C2, $C2)>1, "Διπλή σειρά", "Μοναδική")
   • Διπλές γραμμές με 1ες εμφανίσεις: =IF(COUNTIFS($A$2:$A$10, $A2, $B$2:$B$10, $B2, $C$2:$C$10, $C2)>1, "Διπλή σειρά", "Μοναδική")

   Όπου A, B και C είναι οι στήλες που θα ελεγχθούν για διπλές τιμές.

   Για παράδειγμα, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εντοπίσετε διπλές γραμμές εκτός από τις 1ες περιπτώσεις:

   

   Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση διπλών τύπων, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να εντοπίζετε διπλές φόρμουλες στο Excel.

2. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα στον πίνακά σας και εφαρμόστε το αυτόματο φίλτρο του Excel είτε κάνοντας κλικ στο κουμπί Φίλτρο στο κουμπί Δεδομένα καρτέλα, ή Ταξινόμηση & φίλτρο >, Φίλτρο στο Αρχική σελίδα καρτέλα.
3. Φιλτράρετε τις διπλές γραμμές κάνοντας κλικ στο βέλος στην κεφαλίδα του πεδίου " Διπλό ", και στη συνέχεια ελέγξτε τη στήλη " Διπλή σειρά "Αν κάποιος χρειάζεται πιο λεπτομερείς οδηγίες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να φιλτράρετε τα αντίγραφα στο Excel.
4. Και τέλος, διαγράψτε τις διπλές γραμμές. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τις φιλτραρισμένες γραμμές σύροντας το ποντίκι πάνω στους αριθμούς των γραμμών, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Διαγραφή γραμμής από το μενού περιβάλλοντος. Ο λόγος που πρέπει να το κάνετε αυτό αντί να πατήσετε απλώς το κουμπί Delete στο πληκτρολόγιο είναι ότι θα διαγράψετε ολόκληρες γραμμές και όχι μόνο το περιεχόμενο του κελιού:

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να βρείτε και να διαγράψετε συγκεκριμένο(-α) διπλότυπο(-α) περιστατικό(-α) , για παράδειγμα μόνο 2η ή 3η περίπτωση ή 2η και όλες τις επόμενες διπλές τιμές. Θα βρείτε έναν κατάλληλο τύπο και οδηγίες βήμα προς βήμα σε αυτό το σεμινάριο: Πώς να φιλτράρετε τα διπλά με βάση τις εμφανίσεις τους.

Λοιπόν, όπως μόλις είδατε, υπάρχει ένας αριθμός τρόπων για την εύρεση και την αφαίρεση αντιγράφων στο Excel, ο καθένας από τους οποίους έχει τα δυνατά του σημεία και τους περιορισμούς του. Τι θα λέγατε όμως αν αντί για αυτές τις πολυάριθμες τεχνικές αφαίρεσης αντιγράφων, είχατε μια καθολική λύση που δεν θα απαιτούσε την απομνημόνευση ενός σωρού τύπων και θα λειτουργούσε σε όλα τα σενάρια; Τα καλά νέα είναι ότι μια τέτοια λύση υπάρχει, και εγώθα σας το δείξω στο επόμενο και τελευταίο μέρος αυτού του σεμιναρίου.

Duplicate Remover - καθολικό εργαλείο για την εύρεση & διαγραφή διπλών στο Excel

Σε αντίθεση με την ενσωματωμένη λειτουργία Excel Remove Duplicate, το πρόσθετο Ablebits Duplicate Remover δεν περιορίζεται μόνο στην αφαίρεση διπλών καταχωρήσεων. Όπως ένα ελβετικό μαχαίρι, αυτό το πολυεργαλείο συνδυάζει όλες τις βασικές περιπτώσεις χρήσης και σας επιτρέπει να προσδιορίστε το , επιλέξτε , επισήμανση , delete , αντίγραφο και κίνηση μοναδικές ή διπλές τιμές, απόλυτες διπλές σειρές ή σειρές που ταιριάζουν εν μέρει, σε 1 πίνακα ή με σύγκριση 2 πινάκων, με ή χωρίς πρώτες εμφανίσεις.

Λειτουργεί άψογα σε όλα τα λειτουργικά συστήματα και σε όλες τις εκδόσεις του Microsoft Excel 2019 - 2003.

Πώς να απαλλαγείτε από τα αντίγραφα στο Excel με 2 κλικ του ποντικιού

Υποθέτοντας ότι έχετε εγκαταστήσει την Ultimate Suite στο Excel σας, εκτελέστε αυτά τα απλά βήματα για να εξαλείψετε τις διπλές γραμμές ή κελιά:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί του πίνακα που θέλετε να αποκοπεί και κάντε κλικ στο κουμπί Πίνακας Dedupe στο κουμπί Ablebits Δεδομένα Ολόκληρος ο πίνακάς σας θα επιλεγεί αυτόματα.

Όπως μπορείτε να δείτε στο ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης, όλα τα αντιγράφει σειρές εκτός από την 1η εμφάνιση διαγράφονται:

Συμβουλή. Αν θέλετε να αφαίρεση διπλών γραμμών με βάση τις τιμές σε μια στήλη κλειδί , αφήστε επιλεγμένη μόνο αυτή(ες) τη στήλη(ες) και καταργήστε την επιλογή όλων των άλλων άσχετων στηλών.

Και αν θέλετε να να εκτελέσει κάποια άλλη ενέργεια , ας πούμε, να επισημάνετε διπλές γραμμές χωρίς να τις διαγράψετε ή να αντιγράψετε διπλές τιμές σε άλλη θέση, επιλέξτε την αντίστοιχη επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα:

Αν θέλετε περισσότερες επιλογές, όπως η διαγραφή διπλών γραμμών, συμπεριλαμβανομένων των πρώτων εμφανίσεων ή η εύρεση μοναδικών τιμών, τότε χρησιμοποιήστε την εντολή Οδηγός αφαίρεσης αντιγράφων που παρέχει όλες αυτές τις δυνατότητες. Παρακάτω θα βρείτε πλήρεις λεπτομέρειες και ένα παράδειγμα βήμα προς βήμα.

Πώς να βρείτε και να διαγράψετε διπλές τιμές με ή χωρίς 1ες εμφανίσεις

Η αφαίρεση των αντιγράφων στο Excel είναι μια συνηθισμένη λειτουργία. Ωστόσο, σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση μπορεί να υπάρχουν ορισμένες ιδιαιτερότητες. Ενώ το εργαλείο Dedupe Table εστιάζει στην ταχύτητα, το Αφαίρεση αντιγράφων προσφέρει έναν αριθμό πρόσθετων επιλογών για να αποδελτιώσετε τα φύλλα του Excel σας ακριβώς όπως θέλετε.

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα στον πίνακα, όπου θέλετε να διαγράψετε τα αντίγραφα, μεταβείτε στην επιλογή Δεδομένα Ablebits και κάντε κλικ στην καρτέλα Αφαίρεση αντιγράφων κουμπί.

• Διπλά αντίγραφα εκτός από την 1η εμφάνιση
• Διπλά αντίγραφα, συμπεριλαμβανομένων των 1ων εμφανίσεων
• Μοναδικές τιμές
• Μοναδικές τιμές και 1ες διπλές εμφανίσεις

Σε αυτό το παράδειγμα, ας διαγράψουμε τις διπλές γραμμές, συμπεριλαμβανομένων των 1ων εμφανίσεων:

Αυτό είναι όλο! Το πρόσθετο Duplicate Remover κάνει γρήγορα τη δουλειά του και σας ενημερώνει για το πόσες διπλές γραμμές έχουν βρεθεί και διαγραφεί:

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να σβήσετε τα αντίγραφα από το Excel σας. Ελπίζω ότι τουλάχιστον μία από τις λύσεις που αναφέρονται σε αυτό το σεμινάριο θα λειτουργήσει για εσάς.

Όλα τα ισχυρά εργαλεία αποδελτίωσης που συζητήθηκαν παραπάνω περιλαμβάνονται στην Ultimate Suite for Excel. Αν ενδιαφέρεστε να τα δοκιμάσετε, σας ενθαρρύνω να κατεβάσετε μια πλήρως λειτουργική δοκιμαστική έκδοση και να μας ενημερώσετε για τα σχόλιά σας.