Alt du trenger å vite om betinget format for tomme celler i Excel

Så enkelt det enn kan høres ut, er det ganske vanskelig å fremheve tomme celler med betinget formatering. I utgangspunktet er det fordi en menneskelig forståelse av tomme celler ikke alltid samsvarer med Excel. Som et resultat kan tomme celler bli formatert når de ikke skal og omvendt. Denne opplæringen vil ta en nærmere titt på ulike scenarier, dele noen nyttige biter om hva som skjer bak kulissene og vise hvordan du kan få betinget format for blanks til å fungere akkurat slik du vil.

Hvorfor fremhever betinget formatering tomme celler?

Sammendrag : betinget formatering fremhever tomme celler fordi det ikke gjør noen forskjell mellom tomme og null. Flere detaljer følger nedenfor.

I det interne Excel-systemet er en tom celle lik en nullverdi . Så når du oppretter et betinget format for celler mindre enn et visst antall, for eksempel 20, blir tomme celler også uthevet (ettersom 0 er mindre enn 20, for tomme celler er betingelsen TRUE).

Et annet eksempel er fremhever datoer mindre enn i dag. Når det gjelder Excel, er enhver dato et heltall større enn null, noe som betyr at en tom celle alltid er mindre enn dagens dag, så betingelsen er oppfylt for blanke felter igjen.

Løsning : Lag en egen regel for å stoppe betinget formatering hvis cellen er tom, eller bruk en formel for åignorer tomme celler.

Hvorfor utheves ikke tomme celler med betinget formatering?

Det kan være forskjellige årsaker til at tomme celler ikke formateres, for eksempel:

• er den første prioritetsregelen som stopper betinget formatering for tomme celler.
• Formelen din er ikke korrekt.
• Cellene dine er ikke helt tomme.

Hvis formelen for betinget formatering bruker ISBLANK-funksjonen. Vær oppmerksom på at den bare identifiserer virkelig tomme celler , dvs. celler som inneholder absolutt ingenting: ingen mellomrom, ingen tabulatorer, ingen vognretur, ingen tomme strenger osv.

For eksempel, hvis en celle inneholder en null-lengde streng ("") returnert av en annen formel, anses ikke den cellen som tom:

Løsning : Hvis du vil fremheve visuelt tomme celler som inneholder strenger med null lengde, bruker du den forhåndsinnstilte betingede formateringen for blanke felter eller oppretter en regel med en av disse formlene.

Hvordan markere tomrom. celler i Excel

Excel betinget formatering har en forhåndsdefinert regel for tomme felter som gjør det veldig enkelt å markere tomme celler i et hvilket som helst datasett:

1. Velg området der du vil markere tomme celler.
2. På Hjem -kategorien, i gruppen Stiler , klikk Betinget formatering > Ny regel .
3. I dialogboksen Ny formateringsregel som åpnes, velg Formater bare celler sominneholde regeltype, og velg deretter Blanker fra rullegardinmenyen Formater bare celler med :
4. Klikk Format... -knappen.
5. I dialogboksen Formater celler bytter du til kategorien Fyll , velg ønsket fyllfarge og klikk OK .
6. Klikk OK en gang til for å lukke forrige dialogvindu.

Alle de tomme cellene i det valgte området vil bli uthevet:

Tips. For å utheve ikke-tomme celler , velg Formater bare celler som inneholder > Ingen tomme .

Merk. Den innebygde betingede formateringen for blanke felt fremhever også celler med null-lengde strenger (""). Hvis du bare vil markere absolutt tomme celler, så lag en egendefinert regel med ISBLANK-formelen som vist i neste eksempel.

Betinget formatering for tomme celler med formel

For å ha mer fleksibilitet når utheving av tomme felter, kan du sette opp din egen regel basert på en formel. Detaljertrinnene for å lage en slik regel er her: Hvordan lage betinget formatering med formel. Nedenfor vil vi diskutere selve formlene

For å bare fremheve virkelig tomme celler som inneholder absolutt ingenting, bruk ISBLANK-funksjonen.

For datasettet nedenfor er formelen :

=ISBLANK(B3)=TRUE

Eller ganske enkelt:

=ISBLANK(B3)

Hvor B3 er cellen øverst til venstre i det valgte området.

Vennligst husk at ISBLANK kommer tilbakeFALSE for celler som inneholder tomme strenger (""), vil derfor ikke slike celler bli uthevet. Hvis den oppførselen ikke er ønsket du ønsker, kan du enten:

Se etter tomme celler inkludert strenger med null lengde:

=B3=""

Eller sjekk om strenglengden er lik null:

=LEN(B3)=0

Bortsett fra betinget formatering, kan du markere tomme celler i Excel ved å bruke VBA.

Stopp betinget formatering hvis cellen er tom

Dette eksemplet viser hvordan du ekskluderer tomme celler fra betinget formatering ved å sette opp en spesiell regel for blanke.

Anta at du brukte en innebygd regel for å markere celler mellom 0 og 99.99. Problemet er at tomme celler også blir uthevet (som du husker, i Excel betinget formatering er en tom celle lik nullverdi):

For å forhindre at tomme celler blir formatert, gjør følgende:

1. Opprett en ny betinget formateringsregel for målcellene ved å klikke Betinget formatering > Ny regel > Formater bare celler som inneholder > Blanker .
2. Klikk OK uten å angi noe format.
3. Åpne Regelbehandling ( Betinget formatering > Administrer regler ), sørg for at "Blanke"-regelen er øverst på listen, og huk av for Stopp hvis sant ved siden av.
4. Klikk OK for å lagre endringene og lukke dialogboksen.

Resultatet er akkurat som du forventer:

Tips:

• Du kan også ekskludere blanke områder ved å opprette en betinget formateringsregel med en formel som sjekker for tomme celler og velge alternativet Stopp hvis sant for det.
• Du kan også være interessert i å se en video som viser hvordan du bruker betinget formatering hvis en annen celle er tom.

Formel for betinget formatering for å ignorere tomme celler

Hvis du allerede bruker en betinget formateringsformel, trenger du egentlig ikke lage en egen regel for blanke felter. I stedet kan du legge til en betingelse til i den eksisterende formelen din, nemlig:

• Ignorer absolutt tomme celler som ikke inneholder noe:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Ignorer visuelt tomme celler inkludert tomme strenger:

  A1""

Hvor A1 er cellen lengst til venstre i det valgte området.

I datasettet nedenfor, la oss si at du ønsker å markere verdier mindre enn 99,99. Dette kan gjøres ved å lage en regel med denne enkle formelen:

=$B2<99.99

For å markere verdier mindre enn 99,99 og ignorere tomme celler, kan du bruke OG-funksjonen med to logiske tester:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

I dette spesielle tilfellet ignorerer begge formlene celler med tomme strenger, ettersom den andre betingelsen (<99,99) er FALSE for slike celler.

Hvis cellen er tom, marker rad

For å markere en hel rad hvis en celle i en bestemt kolonne er tom, kan du bruke hvilken som helst av formlene for tomme celler. Imidlertid derer et par triks du trenger å vite:

• Bruk regelen på et helt datasett , ikke bare én kolonne der du søker etter tomme felter.
• I formelen lås kolonnekoordinaten ved å bruke en blandet cellereferanse med en absolutt kolonne og relativ rad.

Dette høres kanskje komplisert ut på overflaten, men det er mye enklere når vi ser på et eksempel.

I eksempeldatasettet nedenfor, anta at du ønsker å markere rader som har en tom celle i kolonne E. Følg disse trinnene for å få det gjort:

1. Velg datasettet ditt (A3:E15 i dette eksemplet).
2. På kategorien Hjem klikker du Betinget formatering > Ny regel > Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres .
3. I boksen Formatverdier der denne formelen er sann skriver du inn en av disse formlene:

   For å markere absolutt tomme celler :

   =ISBLANK($E3)

   For å markere tomme celler inkludert tomme strenger :

   =$E3=""

   Hvor $E3 er den øvre cellen i nøkkelen co lumn som du ønsker å sjekke for tomrom. Vær oppmerksom på at i begge formlene låser vi kolonnen med $-tegnet.

4. Klikk Format -knappen og velg fyllfargen du ønsker.
5. Klikk OK to ganger for å lukke begge vinduene.

Som et resultat fremhever betinget formatering en hel rad hvis en celle i en bestemt kolonne er tom.

Uthev rad hvis cellen ikke er detblank

Excel betinget formatering for å markere raden hvis en celle i en bestemt kolonne ikke er tom, gjøres på denne måten:

1. Velg datasettet ditt.
2. På kategorien Hjem , klikk Betinget formatering > Ny regel > Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres .
3. I boksen Format verdier der denne formelen er sann skriver du inn en av disse formlene:

   For å markere ikke-tomme celler som inneholder noe: verdi, formel, tom streng osv.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   For å markere ikke-blanke felter, unntatt celler med tomme strenger :

   =$E3""

   Hvor $E3 er den øverste cellen i nøkkelkolonnen som er sjekket for ikke-blanke felter. Igjen, for at den betingede formateringen skal fungere riktig, låser vi kolonnen med $-tegnet.

4. Klikk Format -knappen, velg din favorittfyllfarge, og klikk deretter OK .

Som et resultat, en hel rad blir uthevet hvis en celle i en spesifisert kolonne ikke er tom.

Excel betinget formatering for nuller, men ikke tomme

Som standard skiller ikke Excel betinget formatering mellom 0 og blank celle, noe som er veldig forvirrende i mange situasjoner. For å løse dette problemet er det to mulige løsninger:

• Lag 2 regler: en for blanke og den andre for nullverdier.
• Lag 1 regel som sjekker begge betingelsene i en enkelt formel.

Lagseparate regler for blanke og nuller

1. Lag først en regel for å markere nullverdier. For dette, klikk Betinget formatering > Ny regel > Formater bare celler som inneholder , og sett deretter celleverdi lik 0 som vist på skjermbildet nedenfor. Klikk Format -knappen og velg ønsket farge.

   Denne betingede formateringen gjelder hvis en celle er tom eller null :

   Se også: Excel-datofunksjoner - formeleksempler på DATO, I DAG, etc.
2. Lag en regel for tomme felter uten format satt. Åpne deretter Regelbehandling , flytt "Blanke"-regelen til toppen av listen (hvis den ikke allerede er der), og merk av for Stopp hvis sant ved siden av til det. For detaljerte instruksjoner, se Hvordan stoppe betinget formatering på tomme celler.

Som et resultat vil den betingede formateringen inkludere nuller, men ignorere blanke felter . Så snart den første betingelsen er oppfylt (cellen er tom), blir den andre betingelsen (cellen er null) aldri testet.

Lag en enkelt regel for å sjekke om cellen er null, ikke tom

En annen måte å betinget formatere 0-er, men ikke tomme, er å lage en regel med en formel som sjekker begge betingelsene:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Hvor B3 er cellen øverst til venstre i det valgte området.

Resultatet er nøyaktig det samme som med forrige metode - betinget formatering uthever nuller, men ignorerer tomme celler.

Det er hvordan du bruker betinget format for tomme celler.Jeg takker for at du leser og ser frem til å se deg neste uke.

Øvningsarbeidsbok for nedlasting

Excel betinget formatering for tomme celler - eksempler (.xlsx-fil)