Allt du behöver veta om villkorligt format för tomma celler i Excel

Hur enkelt det än kan låta är det ganska knepigt att markera tomma celler med villkorlig formatering. I grund och botten beror det på att människans förståelse av tomma celler inte alltid motsvarar den i Excel. Som ett resultat kan tomma celler formateras när de inte borde och vice versa. Den här handledningen kommer att ta en närmare titt på olika scenarier, dela med sig av användbara bitar om vad som händer bakomoch visar hur du får det villkorliga formatet för blankar att fungera precis som du vill.

Varför markerar villkorlig formatering tomma celler?

Sammanfattning : Villkorlig formatering markerar tomma celler eftersom det inte gör någon skillnad mellan tomma och nollor. Mer information följer nedan.

I det interna Excel-systemet kan en en tom cell är lika med ett nollvärde När du skapar ett villkorligt format för celler som är mindre än ett visst antal, till exempel 20, markeras även tomma celler (eftersom 0 är mindre än 20 är villkoret sant för tomma celler).

Ett annat exempel är att markera datum som är mindre än dagens datum. I Excel är alla datum ett heltal större än noll, vilket innebär att en tom cell alltid är mindre än dagens datum, så villkoret uppfylls även för tomma celler.

Lösning : Gör en separat regel för att stoppa villkorlig formatering om cellen är tom eller använd en formel för att ignorera tomma celler.

Varför markeras inte tomma celler med villkorlig formatering?

Det kan finnas olika orsaker till att blanketter inte formateras, t.ex:

• Det finns regeln om första in-prioritet som stoppar villkorlig formatering för tomma celler.
• Din formel är inte korrekt.
• Dina celler är inte helt tomma.

Om du använder ISBLANK-funktionen i din formel för villkorlig formatering ska du vara medveten om att den endast identifierar verkligt tomma celler , dvs. celler som inte innehåller någonting alls: inga mellanslag, inga tabulatorer, inga vagnreturer, inga tomma strängar osv.

Om en cell till exempel innehåller en sträng med noll längd ("") som returneras av någon annan formel, betraktas den cellen inte som tom:

Lösning : Om du vill markera visuellt tomma celler som innehåller strängar med noll längd tillämpar du den förinställda villkorliga formateringen för tomma celler eller skapar en regel med en av de här formlerna.

Hur man markerar tomma celler i Excel

Excel villkorlig formatering har en fördefinierad regel för tomma celler som gör det mycket enkelt att markera tomma celler i en datamängd:

1. Välj det område där du vill markera tomma celler.
2. På den Hem på fliken Stilar grupp, klicka på Villkorlig formatering> Ny regel .
3. I Ny formateringsregel dialogrutan som öppnas, väljer du den Formatera endast celler som innehåller regeltyp och välj sedan Blanks från Formatera endast celler med nedåt:
4. Klicka på Format... knapp.
5. I dialogrutan Formatera celler växlar du till Fyll i Välj önskad fyllningsfärg och klicka på OK .
6. Klicka på OK en gång till för att stänga det föregående dialogfönstret.

Alla tomma celler i det valda intervallet markeras:

Tips: Till markera icke-tomma celler , välj Formatera endast celler som innehåller > Inga blanketter .

Observera: Den inbyggda villkorliga formateringen för blanksteg markerar även celler med strängar med noll längd ("""). Om du bara vill markera helt tomma celler skapar du en anpassad regel med formeln ISBLANK enligt nästa exempel.

Villkorlig formatering för tomma celler med formel

Om du vill ha mer flexibilitet när du markerar tomma fält kan du skapa en egen regel baserad på en formel. Detaljerade steg för att skapa en sådan regel finns här: Så här skapar du villkorlig formatering med en formel. Nedan kommer vi att diskutera själva formlerna

Att endast markera verkligt tomma celler som inte innehåller någonting, använd funktionen ISBLANK.

För nedanstående dataset är formeln:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Eller helt enkelt:

=ISBLANK(B3)

Där B3 är den övre vänstra cellen i det valda intervallet.

Tänk på att ISBLANK returnerar FALSE för celler som innehåller tomma strängar (""), vilket innebär att sådana celler inte kommer att markeras. Om du inte vill ha det beteendet, kan du antingen:

Kontrollera om det finns tomma celler, inklusive strängar med noll längd:

=B3=""

Eller kontrollera om strängens längd är lika med noll:

=LEN(B3)=0

Förutom villkorlig formatering kan du markera tomma celler i Excel med hjälp av VBA.

Stoppa villkorlig formatering om cellen är tom

Det här exemplet visar hur du utesluter tomma celler från villkorlig formatering genom att skapa en särskild regel för tomma celler.

Anta att du använder en inbyggd regel för att markera celler mellan 0 och 99,99. Problemet är att tomma celler också markeras (som du minns, i Excel villkorlig formatering är en tom cell lika med ett nollvärde):

Om du vill förhindra att tomma celler formateras gör du följande:

1. Skapa en ny regel för villkorlig formatering för målcellerna genom att klicka på Villkorlig formatering > Ny regel > Formatera endast celler som innehåller > Blanks .
2. Klicka på OK utan att ange något format.
3. Öppna Regelhanterare ( Villkorlig formatering> Hantera regler ), se till att regeln "Blanks" står överst i listan och kryssa för Stoppa om det är sant kryssrutan bredvid den.
4. Klicka på OK för att spara ändringarna och stänga dialogrutan.

Resultatet är precis som man kan förvänta sig:

Tips:

• Du kan också utesluta tomma celler genom att skapa en regel för villkorlig formatering med en formel som kontrollerar om det finns tomma celler och genom att välja Stoppa om det är sant alternativ för den.
• Du kanske också vill titta på en video som visar hur du tillämpar villkorlig formatering om en annan cell är tom.

Formulär för villkorlig formatering för att ignorera tomma celler

Om du redan använder en formel för villkorlig formatering behöver du inte göra en separat regel för blanksteg, utan du kan lägga till ytterligare ett villkor i din befintliga formel, nämligen:

• Ignorera helt tomma celler som inte innehåller något:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Ignorera visuellt tomma celler inklusive tomma strängar:

  A1""

Där A1 är den vänstra cellen i det valda intervallet.

I datasetet nedan kan vi säga att du vill markera värden som är mindre än 99,99. Detta kan göras genom att skapa en regel med den här enkla formeln:

=$B2<99.99

Om du vill markera värden som är mindre än 99,99 och ignorera tomma celler kan du använda AND-funktionen med två logiska tester:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

I det här fallet ignorerar båda formlerna celler med tomma strängar, eftersom det andra villkoret (<99,99) är FALSK för sådana celler.

Om cellen är tom markerar du raden

Om du vill markera en hel rad om en cell i en viss kolumn är tom kan du använda någon av formlerna för tomma celler. Det finns dock ett par knep som du måste känna till:

• Tillämpa regeln på en hela datasetet , inte bara en kolumn där du söker efter blanksteg.
• I formeln, låsa kolonnkoordinaten genom att använda en blandad cellreferens med en absolut kolumn och relativ rad.

Detta kan låta komplicerat på ytan, men det är mycket enklare när vi tittar på ett exempel.

Anta att du vill markera rader som har en tom cell i kolumn E i exemplet på datauppsättningen nedan:

1. Välj ditt dataset (A3:E15 i det här exemplet).
2. På den Hem klickar du på fliken Villkorlig formatering > Ny regel > Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras .
3. I Formatera värden där denna formel är sann ange en av dessa formler:

   Markera helt tomma celler :

   =ISBLANK($E3)

   Markera tomma celler inklusive tomma strängar :

   =$E3=""

   Där $E3 är den översta cellen i nyckelkolumnen som du vill kontrollera om det finns blanksteg. Observera att vi i båda formlerna låser kolumnen med $-tecknet.

4. Klicka på Format och välj den färg du vill ha.
5. Klicka på OK två gånger för att stänga båda fönstren.

Villkorlig formatering markerar därför en hel rad om en cell i en viss kolumn är tom.

Markera raden om cellen inte är tom

Excel villkorlig formatering för att markera raden om en cell i en viss kolumn inte är tom görs på det här sättet:

1. Välj ditt dataset.
2. På den Hem klickar du på fliken Villkorlig formatering > Ny regel > Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras .
3. I Formatera värden där denna formel är sann ange en av dessa formler:

   Markera icke-tomma celler som innehåller vad som helst: värde, formel, tom sträng osv.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Markera icke-tomma celler, med undantag för celler med tomma strängar :

   =$E3""

   Se även: Hur man konverterar kolumnbokstav till nummer i Excel

   Där $E3 är den översta cellen i nyckelkolumnen som kontrolleras för att se om den inte är tom. För att den villkorliga formateringen ska fungera korrekt låser vi kolumnen med $-tecknet.

4. Klicka på Format knappen, välj din favoritfyllningsfärg och klicka sedan på OK .

Det innebär att en hel rad markeras om en cell i en angiven kolumn inte är tom.

Excel villkorlig formatering för nollor men inte blanksteg

Som standard skiljer Excel villkorlig formatering inte mellan 0 och tom cell, vilket är förvirrande i många situationer. För att lösa detta problem finns det två möjliga lösningar:

• Skapa två regler: en för blanksteg och en för nollvärden.
• Skapa en regel som kontrollerar båda villkoren i en enda formel.

Skapa separata regler för blanksteg och nollor.

1. Först skapar du en regel för att markera nollvärden. Klicka på Villkorlig formatering> Ny regel > Formatera endast celler som innehåller , och sedan ställa in Cellvärde lika med 0 som visas i skärmbilden nedan. Klicka på Format och välj önskad färg.

   Denna villkorliga formatering gäller om en cell är tom eller noll :

2. Skapa en regel för blanksteg som inte har något format. Öppna sedan Regelhanterare , flytta regeln "Blanks" till toppen av listan (om den inte redan är där) och kryssa för Stoppa om det är sant För detaljerade instruktioner, se Hur man stoppar villkorlig formatering på tomma celler.

Som ett resultat kommer din villkorliga formatering att inkludera nollor men ignorera blanksteg Så snart det första villkoret är uppfyllt (cellen är tom) testas aldrig det andra villkoret (cellen är noll).

Skapa en enda regel för att kontrollera om cellen är noll, inte tom.

Ett annat sätt att formatera 0:or men inte blanksteg på villkor är att skapa en regel med en formel som kontrollerar båda villkoren:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Där B3 är den övre vänstra cellen i det valda intervallet.

Resultatet blir exakt detsamma som med den tidigare metoden - villkorlig formatering markerar nollor men ignorerar tomma celler.

Så här använder du villkorligt format för tomma celler. Tack för att du läste och vi ses nästa vecka.

Arbetsbok för övning för nedladdning

Excel villkorlig formatering för tomma celler - exempel (.xlsx-fil)