Všetko, čo potrebujete vedieť o podmienenom formáte pre prázdne bunky v programe Excel

Akokoľvek jednoducho to môže znieť, zvýrazňovanie prázdnych buniek pomocou podmieneného formátovania je pomerne zložitá vec. V podstate je to preto, že ľudské chápanie prázdnych buniek nie vždy zodpovedá chápaniu programu Excel. Výsledkom je, že prázdne bunky sa môžu formátovať, aj keď by sa formátovať nemali, a naopak. V tomto návode sa bližšie pozrieme na rôzne scenáre, podelíme sa o užitočné kúsky toho, čo sa deje zaa ukázať, ako dosiahnuť, aby podmienené formátovanie prázdnych políčok fungovalo presne tak, ako chcete.

Prečo podmienené formátovanie zvýrazňuje prázdne bunky?

Zhrnutie : podmienené formátovanie zvýrazňuje prázdne bunky, pretože nerobí rozdiel medzi prázdnymi bunkami a nulami. Podrobnejšie informácie nasledujú nižšie.

V internom systéme Excel je prázdna bunka sa rovná nulovej hodnote Takže keď vytvoríte podmienený formát pre bunky menšie ako určité číslo, napríklad 20, zvýraznia sa aj prázdne bunky (keďže 0 je menej ako 20, pre prázdne bunky je podmienka TRUE).

Ďalším príkladom je zvýraznenie dátumov menších ako dnešný deň. Z hľadiska programu Excel je každý dátum celé číslo väčšie ako nula, čo znamená, že prázdna bunka je vždy menšia ako dnešný deň, takže podmienka je opäť splnená pre prázdne bunky.

Riešenie : Vytvorte samostatné pravidlo na zastavenie podmieneného formátovania, ak je bunka prázdna, alebo použite vzorec na ignorovanie prázdnych buniek.

Prečo nie sú prázdne bunky zvýraznené podmieneným formátovaním?

Neformátovanie prázdnych políčok môže mať rôzne dôvody, napríklad:

• Existuje pravidlo priority prvého v poradí, ktoré zastaví podmienené formátovanie prázdnych buniek.
• Váš vzorec nie je správny.
• Vaše bunky nie sú úplne prázdne.

Ak váš vzorec podmieneného formátovania používa funkciu ISBLANK, uvedomte si, že identifikuje iba skutočne prázdne bunky , t. j. bunky, ktoré neobsahujú absolútne nič: žiadne medzery, žiadne tabulátory, žiadne návraty vozíka, žiadne prázdne reťazce atď.

Ak napríklad bunka obsahuje reťazec nulovej dĺžky ("") vrátený iným vzorcom, táto bunka sa nepovažuje za prázdnu:

Riešenie : Ak chcete vizuálne zvýrazniť prázdne bunky, ktoré obsahujú reťazce nulovej dĺžky, použite prednastavené podmienené formátovanie pre prázdne bunky alebo vytvorte pravidlo s jedným z týchto vzorcov.

Ako zvýrazniť prázdne bunky v programe Excel

Podmienené formátovanie aplikácie Excel má preddefinované pravidlo pre prázdne bunky, ktoré umožňuje veľmi ľahko zvýrazniť prázdne bunky v ľubovoľnom súbore údajov:

1. Vyberte rozsah, v ktorom chcete zvýrazniť prázdne bunky.
2. Na Domov na karte Štýly kliknite na položku Podmienené formátovanie> Nové pravidlo .
3. V Nové pravidlo formátovania v dialógovom okne, ktoré sa otvorí, vyberte Formátovať iba bunky, ktoré obsahujú typ pravidla a potom vyberte Slepé polotovary z Formátovať iba bunky s rozbaľte:
4. Kliknite na tlačidlo Formát... tlačidlo.
5. V dialógovom okne Formát buniek prepnite na možnosť Vyplniť vyberte požadovanú farbu výplne a kliknite na tlačidlo OK .
6. Kliknite na . OK ešte raz zavrieť predchádzajúce dialógové okno.

Všetky prázdne bunky vo vybranom rozsahu sa zvýraznia:

Tip. Na zvýrazniť neprázdne bunky , vyberte Formátovať iba bunky, ktoré obsahujú > Žiadne polotovary .

Poznámka: Vstavané podmienené formátovanie pre prázdne miesta zvýrazňuje aj bunky s reťazce s nulovou dĺžkou (""). Ak chcete zvýrazniť len úplne prázdne bunky, vytvorte vlastné pravidlo so vzorcom ISBLANK, ako je uvedené v ďalšom príklade.

Podmienené formátovanie prázdnych buniek pomocou vzorca

Ak chcete mať väčšiu flexibilitu pri zvýrazňovaní prázdnych miest, môžete si nastaviť vlastné pravidlo založené na vzorci. Podrobné kroky na vytvorenie takéhoto pravidla nájdete tu: Ako vytvoriť podmienené formátovanie pomocou vzorca. Nižšie sa budeme venovať samotným vzorcom

Iba na zvýrazniť skutočne prázdne bunky ktoré neobsahujú absolútne nič, použite funkciu ISBLANK.

Pre nižšie uvedený súbor údajov je vzorec nasledovný:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Alebo jednoducho:

=ISBLANK(B3)

Kde B3 je ľavá horná bunka vybraného rozsahu.

Majte na pamäti, že ISBLANK vráti FALSE pre bunky obsahujúce prázdne reťazce (""), preto takéto bunky nebudú zvýraznené. Ak takéto správanie nechcete, potom buď:

Kontrola prázdnych buniek vrátane reťazcov s nulovou dĺžkou:

=B3=""

Alebo skontrolujte, či je dĺžka reťazca rovná nule:

=LEN(B3)=0

Okrem podmieneného formátovania môžete v programe Excel pomocou VBA zvýrazniť prázdne bunky.

Zastavenie podmieneného formátovania, ak je bunka prázdna

Tento príklad ukazuje, ako vylúčiť prázdne bunky z podmieneného formátovania nastavením špeciálneho pravidla pre prázdne bunky.

Predpokladajme, že ste použili vstavané pravidlo na zvýraznenie buniek v rozsahu od 0 do 99,99. Problémom je, že sa zvýraznia aj prázdne bunky (ako si pamätáte, v podmienenom formátovaní Excelu sa prázdna bunka rovná nulovej hodnote):

Ak chcete zabrániť formátovaniu prázdnych buniek, postupujte takto:

1. Vytvorte nové pravidlo podmieneného formátovania pre cieľové bunky kliknutím na Podmienené formátovanie > Nové pravidlo > Formátovať iba bunky, ktoré obsahujú > Slepé polotovary .
2. Kliknite na . OK bez nastavenia akéhokoľvek formátu.
3. Otvorte Správca pravidiel ( Podmienené formátovanie> Správa pravidiel ), uistite sa, že pravidlo "Blanks" je na začiatku zoznamu, a začiarknite políčko Zastaviť, ak je to pravda začiarknite políčko vedľa neho.
4. Kliknite na . OK na uloženie zmien a zatvorenie dialógového okna.

Výsledok je presne taký, ako by ste očakávali:

Tipy:

• Prázdne bunky môžete vylúčiť aj vytvorením pravidla podmieneného formátovania so vzorcom, ktorý kontroluje prázdne bunky, a výberom Zastaviť, ak je to pravda možnosť pre ňu.
• Možno vás bude zaujímať aj video, ktoré ukazuje, ako použiť podmienené formátovanie, ak je iná bunka prázdna.

Vzorec podmieneného formátovania na ignorovanie prázdnych buniek

V prípade, že už používate vzorec podmieneného formátovania, potom naozaj nemusíte vytvárať samostatné pravidlo pre prázdne miesta. Namiesto toho môžete do existujúceho vzorca pridať ešte jednu podmienku, a to:

• Ignorujte úplne prázdne bunky, ktoré nič neobsahujú:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Ignorovať vizuálne prázdne bunky vrátane prázdnych reťazcov:

  A1""

Kde A1 je najľavejšia bunka vybraného rozsahu.

Povedzme, že v nižšie uvedenom súbore údajov chcete zvýrazniť hodnoty menšie ako 99,99. To môžete urobiť vytvorením pravidla s týmto jednoduchým vzorcom:

=$B2<99.99

Ak chcete zvýrazniť hodnoty menšie ako 99,99 a ignorovať prázdne bunky, môžete použiť funkciu AND s dvoma logickými testami:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

V tomto konkrétnom prípade oba vzorce ignorujú bunky s prázdnymi reťazcami, pretože druhá podmienka (<99.99) je pre takéto bunky FALSE.

Ak je bunka prázdna, zvýraznite riadok

Ak chcete zvýrazniť celý riadok, ak je bunka v konkrétnom stĺpci prázdna, môžete použiť niektorý zo vzorcov pre prázdne bunky. Musíte však poznať niekoľko trikov:

• Aplikujte pravidlo na celý súbor údajov , nie len jeden stĺpec, v ktorom hľadáte prázdne miesta.
• Vo vzorci, uzamknúť súradnicu stĺpca pomocou zmiešaného odkazu na bunku s absolútnym stĺpcom a relatívnym riadkom.

Na prvý pohľad to môže znieť zložito, ale keď sa pozrieme na príklad, je to oveľa jednoduchšie.

Predpokladajme, že vo vzorovom súbore údajov nižšie chcete zvýrazniť riadky, ktoré majú prázdnu bunku v stĺpci E. Ak to chcete urobiť, postupujte podľa týchto krokov:

1. Vyberte súbor údajov (v tomto príklade A3:E15).
2. Na Domov kliknite na kartu Podmienené formátovanie > Nové pravidlo > Použitie vzorca na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať .
3. V Formátovanie hodnôt, pri ktorých je tento vzorec pravdivý zadajte jeden z týchto vzorcov:

   Zvýraznenie úplne prázdne bunky :

   =ISBLANK($E3)

   Zvýraznenie prázdne bunky vrátane prázdnych reťazcov :

   =$E3=""

   Kde $E3 je horná bunka v kľúčovom stĺpci, ktorý chcete skontrolovať na prázdne miesta. Všimnite si, že v oboch vzorcoch uzamykáme stĺpec so znakom $.

4. Kliknite na tlačidlo Formát a vyberte požadovanú farbu výplne.
5. Kliknite na . OK dvakrát zatvoriť obe okná.

Výsledkom je, že podmienené formátovanie zvýrazní celý riadok, ak je bunka v určitom stĺpci prázdna.

Zvýraznenie riadku, ak bunka nie je prázdna

Podmienené formátovanie programu Excel na zvýraznenie riadku, ak bunka v určitom stĺpci nie je prázdna, sa vykonáva týmto spôsobom:

1. Vyberte súbor údajov.
2. Na Domov kliknite na kartu Podmienené formátovanie > Nové pravidlo > Použitie vzorca na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať .
3. V Formátovanie hodnôt, pri ktorých je tento vzorec pravdivý zadajte jeden z týchto vzorcov:

   Zvýraznenie neprázdne bunky ktoré obsahujú čokoľvek: hodnotu, vzorec, prázdny reťazec atď.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Pozri tiež: Funkcia IF v tabuľke Google - príklady použitia a vzorce

   Zvýraznenie neprázdne bunky okrem buniek s prázdnymi reťazcami :

   Pozri tiež: Výpočet času v hárkoch Google

   =$E3""

   Kde $E3 je najvyššia bunka v kľúčovom stĺpci, ktorá sa kontroluje, či neobsahuje prázdne miesta. Aby podmienené formátovanie fungovalo správne, opäť uzamkneme stĺpec so znakom $.

4. Kliknite na tlačidlo Formát vyberte svoju obľúbenú farbu výplne a potom kliknite na tlačidlo OK .

Výsledkom je, že ak bunka v zadanom stĺpci nie je prázdna, zvýrazní sa celý riadok.

Podmienené formátovanie programu Excel pre nuly, ale nie prázdne miesta

V predvolenom nastavení podmienené formátovanie programu Excel nerozlišuje medzi 0 a prázdnou bunkou, čo je v mnohých situáciách naozaj mätúce. Na vyriešenie tejto nepríjemnej situácie existujú dve možné riešenia:

• Vytvorte 2 pravidlá: jedno pre prázdne miesta a druhé pre nulové hodnoty.
• Vytvorte 1 pravidlo, ktoré kontroluje obe podmienky v jednom vzorci.

Vytvorte samostatné pravidlá pre prázdne miesta a nuly

1. Najprv vytvorte pravidlo na zvýraznenie nulových hodnôt. Na tento účel kliknite na položku Podmienené formátovanie> Nové pravidlo > Formátovať iba bunky, ktoré obsahujú a potom nastavte Hodnota bunky rovná 0 ako je znázornené na obrázku nižšie. Kliknite na Formát a vyberte požadovanú farbu.

   Toto podmienené formátovanie platí ak je bunka prázdna alebo nulová :

2. Vytvorte pravidlo pre prázdne políčka bez nastaveného formátu. Potom otvorte Správca pravidiel , presunúť pravidlo "Prázdne" na začiatok zoznamu (ak tam ešte nie je) a začiarknuť políčko Zastaviť, ak je to pravda začiarkavacie políčko vedľa neho. Podrobné pokyny nájdete v časti Ako zastaviť podmienené formátovanie prázdnych buniek.

Výsledkom je, že vaše podmienené formátovanie bude zahŕňajú nuly, ale ignorujú prázdne miesta Akonáhle je splnená prvá podmienka (bunka je prázdna), druhá podmienka (bunka je nulová) sa nikdy netestuje.

Vytvorte jedno pravidlo na kontrolu, či je bunka nulová, nie prázdna

Ďalším spôsobom, ako podmienečne formátovať 0, ale nie prázdne znaky, je vytvoriť pravidlo so vzorcom, ktorý kontroluje obe podmienky:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Kde B3 je ľavá horná bunka vybraného rozsahu.

Výsledok je presne rovnaký ako pri predchádzajúcej metóde - podmienené formátovanie zvýrazní nuly, ale ignoruje prázdne bunky.

Takto sa dá použiť podmienený formát pre prázdne bunky. Ďakujem vám za prečítanie a teším sa na vás budúci týždeň.

Cvičebnica na stiahnutie

Podmienené formátovanie programu Excel pre prázdne bunky - príklady (.xlsx súbor)