Tot ce trebuie să știți despre formatul condiționat pentru celule goale în Excel

Oricât de simplu ar părea, evidențierea celulelor goale cu formatare condiționată este un lucru destul de complicat. În principiu, se datorează faptului că înțelegerea umană a celulelor goale nu corespunde întotdeauna cu cea a Excel. Ca urmare, celulele goale pot fi formatate atunci când nu ar trebui și invers. Acest tutorial va examina îndeaproape diverse scenarii, va împărtăși câteva fragmente utile despre ceea ce se întâmplă în spatelescenele și vă arată cum să faceți ca formatul condiționat pentru spații libere să funcționeze exact așa cum doriți.

De ce formatarea condiționată evidențiază celulele goale?

Rezumat : formatarea condiționată evidențiază celulele goale, deoarece nu face nicio diferență între spații goale și zerouri. Mai multe detalii sunt prezentate mai jos.

În sistemul intern Excel, un celula goală este egală cu o valoare zero Astfel, atunci când creați un format condițional pentru celule mai mici decât un anumit număr, să zicem 20, celulele goale sunt evidențiate și ele (deoarece 0 este mai mic decât 20, pentru celulele goale condiția este ADEVĂRATĂ).

Un alt exemplu este evidențierea datelor mai mici decât ziua de azi. În termeni de Excel, orice dată este un număr întreg mai mare decât zero, ceea ce înseamnă că o celulă goală este întotdeauna mai mică decât ziua de azi, deci condiția este din nou îndeplinită pentru spațiile goale.

Soluție : Creați o regulă separată pentru a opri formatarea condiționată dacă celula este goală sau utilizați o formulă pentru a ignora celulele goale.

De ce nu sunt evidențiate celulele goale cu formatarea condiționată?

Pot exista diferite motive pentru care spațiile libere nu sunt formatate, cum ar fi:

• Există regula priorității primului intrat care oprește formatarea condiționată pentru celulele goale.
• Formula dumneavoastră nu este corectă.
• Celulele tale nu sunt absolut goale.

Dacă formula dvs. de formatare condiționată utilizează funcția ISBLANK, rețineți că aceasta identifică numai celule cu adevărat goale , adică celule care nu conțin absolut nimic: nu conțin spații, nu conțin tabulări, nu conțin reveniri la cărămidă, nu conțin șiruri goale etc.

De exemplu, dacă o celulă conține un șir de lungime zero (""") returnată de o altă formulă, celula respectivă nu este considerată ca fiind goală:

Soluție : Dacă doriți să evidențiați vizual celulele goale care conțin șiruri de caractere de lungime zero, aplicați formatarea condiționată prestabilită pentru spații libere sau creați o regulă cu una dintre aceste formule.

Cum se evidențiază celulele goale în Excel

Formatarea condiționată din Excel are o regulă predefinită pentru spațiile goale care facilitează evidențierea celulelor goale din orice set de date:

1. Selectați intervalul în care doriți să evidențiați celulele goale.
2. Pe Acasă în fila Stiluri grup, faceți clic pe Formatare condiționată> Regula nouă .
3. În Regulă nouă de formatare care se deschide, selectați caseta de dialog Formatați numai celulele care conțin tip de regulă, apoi alegeți Blanks de la Formatați numai celulele cu picătură în jos:
4. Faceți clic pe butonul Format... buton.
5. În caseta de dialog Format Cells, treceți la Fill selectați culoarea de umplere dorită, apoi faceți clic pe OK .
6. Faceți clic pe OK încă o dată pentru a închide fereastra de dialog anterioară.

Toate celulele goale din intervalul selectat vor fi evidențiate:

Sfat. evidențiați celulele nevide , selectați Formatați numai celulele care conțin > Fără spații libere .

Notă. Formatarea condiționată încorporată pentru spații libere evidențiază și celulele cu șiruri de lungime zero ("""). Dacă doriți să evidențiați doar celulele absolut goale, creați o regulă personalizată cu formula ISBLANK, așa cum se arată în exemplul următor.

Formatare condiționată pentru celule goale cu formule

Pentru a avea mai multă flexibilitate la evidențierea spațiilor libere, puteți configura propria regulă bazată pe o formulă. Pașii detaliați pentru a crea o astfel de regulă sunt aici: Cum să creați formatarea condiționată cu formule. Mai jos, vom discuta despre formulele în sine

Doar pentru evidențiați celulele cu adevărat goale care nu conțin absolut nimic, utilizați funcția ISBLANK.

Pentru setul de date de mai jos, formula este:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Sau pur și simplu:

=ISBLANK(B3)

Unde B3 este celula din stânga-sus a intervalului selectat.

Vă rugăm să rețineți că ISBLANK va returna FALSE pentru celulele care conțin șiruri de caractere goale (""), în consecință, astfel de celule nu vor fi evidențiate. Dacă acest comportament nu este ceea ce doriți, atunci fie:

Verifică dacă există celule goale, inclusiv șiruri de lungime zero:

=B3=""

Sau verificați dacă lungimea șirului este egală cu zero:

=LEN(B3)=0

În afară de formatarea condiționată, puteți evidenția celulele goale în Excel folosind VBA.

Opriți formatarea condiționată dacă celula este goală

Acest exemplu arată cum se pot exclude celulele goale din formatarea condiționată prin stabilirea unei reguli speciale pentru spațiile goale.

Să presupunem că ați folosit o regulă încorporată pentru a evidenția celulele între 0 și 99,99. Problema este că și celulele goale sunt evidențiate (după cum vă amintiți, în formatarea condiționată din Excel, o celulă goală este egală cu o valoare zero):

Pentru a împiedica formatarea celulelor goale, procedați după cum urmează:

1. Creați o nouă regulă de formatare condiționată pentru celulele țintă, făcând clic pe Formatare condiționată > Regula nouă > Formatați numai celulele care conțin > Blanks .
2. Faceți clic pe OK fără a seta niciun format.
3. Deschideți fereastra Manager de reguli ( Formatare condiționată> Gestionați regulile ), asigurați-vă că regula "Blanks" se află în capul listei și bifați opțiunea Oprire dacă este adevărat caseta de selectare de lângă acesta.
4. Faceți clic pe OK pentru a salva modificările și a închide caseta de dialog.

Rezultatul este exact așa cum v-ați aștepta:

Sfaturi:

• De asemenea, puteți exclude spațiile goale prin crearea unei reguli de formatare condiționată cu o formulă care verifică dacă există celule goale și prin selectarea opțiunii Oprire dacă este adevărat opțiune pentru aceasta.
• De asemenea, ați putea fi interesat să urmăriți un videoclip care arată cum se aplică formatarea condiționată dacă o altă celulă este goală.

Formula de formatare condiționată pentru a ignora celulele goale

În cazul în care folosiți deja o formulă de formatare condiționată, nu este nevoie să creați o regulă separată pentru spații libere. În schimb, puteți adăuga încă o condiție la formula existentă, și anume:

• Ignoră celulele absolut goale care nu conțin nimic:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Ignoră vizual celulele goale, inclusiv șirurile de caractere goale:

  A1""

Unde A1 este cea mai din stânga celulă din intervalul selectat.

În setul de date de mai jos, să spunem că doriți să evidențiați valorile mai mici de 99,99. Acest lucru se poate face prin crearea unei reguli cu această formulă simplă:

=$B2<99.99

Pentru a evidenția valorile mai mici de 99,99, ignorând celulele goale, puteți utiliza funcția ȘI cu două teste logice:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

În acest caz particular, ambele formule ignoră celulele cu șiruri de caractere goale, deoarece a doua condiție (<99.99) este FALSE pentru astfel de celule.

Dacă celula este goală, evidențiați rândul

Pentru a evidenția un întreg rând dacă o celulă dintr-o anumită coloană este goală, puteți utiliza oricare dintre formulele pentru celule goale. Cu toate acestea, există câteva trucuri pe care trebuie să le cunoașteți:

• Aplicați regula la un întregul set de date , nu doar o singură coloană în care să căutați spații libere.
• În formulă, blochează coordonatele coloanei prin utilizarea unei referințe mixte de celule cu o coloană absolută și un rând relativ.

Acest lucru poate părea complicat la suprafață, dar este mult mai simplu dacă ne uităm la un exemplu.

În exemplul de set de date de mai jos, să presupunem că doriți să evidențiați rândurile care au o celulă goală în coloana E. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:

1. Selectați setul de date (A3:E15 în acest exemplu).
2. Pe Acasă fila, faceți clic pe Formatare condiționată > Regula nouă > Folosiți o formulă pentru a determina ce celule să formatați .
3. În Formatați valorile în cazul în care această formulă este adevărată introduceți una dintre aceste formule:

   Pentru a evidenția celule absolut goale :

   =ISBLANK($E3)

   Pentru a evidenția celule goale, inclusiv șiruri de caractere goale :

   =$E3=""

   Unde $E3 este celula superioară din coloana cheie pe care doriți să o verificați pentru spații libere. Vă rugăm să observați că, în ambele formule, blocăm coloana cu semnul $.

4. Faceți clic pe butonul Format și alegeți culoarea de umplere pe care o doriți.
5. Faceți clic pe OK de două ori pentru a închide ambele ferestre.

Ca urmare, formatarea condiționată evidențiază un întreg rând dacă o celulă dintr-o anumită coloană este goală.

Evidențiați rândul dacă celula nu este goală

Formatarea condiționată Excel pentru a evidenția rândul dacă o celulă dintr-o anumită coloană nu este goală se face în acest mod:

1. Selectați setul de date.
2. Pe Acasă fila, faceți clic pe Formatare condiționată > Regula nouă > Folosiți o formulă pentru a determina ce celule să formatați .
3. În Formatați valorile în cazul în care această formulă este adevărată introduceți una dintre aceste formule:

   Pentru a evidenția celule nevide care conțin orice: valoare, formulă, șir de caractere gol etc.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Pentru a evidenția fără spații libere, cu excepția celulelor cu șiruri de caractere goale :

   =$E3""

   Unde $E3 este cea mai de sus celulă din coloana cheie care este verificată pentru a nu conține spații libere. Din nou, pentru ca formatarea condiționată să funcționeze corect, blocăm coloana cu semnul $.

4. Faceți clic pe butonul Format alegeți culoarea de umplere preferată, apoi faceți clic pe OK .

Ca urmare, un întreg rând este evidențiat dacă o celulă dintr-o coloană specificată nu este goală.

Formatare condiționată Excel pentru zerouri, dar nu și pentru spații libere

În mod implicit, formatarea condiționată Excel nu face distincție între 0 și celula goală, ceea ce este cu adevărat confuz în multe situații. Pentru a rezolva această situație dificilă, există două soluții posibile:

• Creați 2 reguli: una pentru spațiile libere și cealaltă pentru valorile zero.
• Creați o regulă care verifică ambele condiții într-o singură formulă.

Se stabilesc reguli separate pentru spații libere și zerouri

1. În primul rând, creați o regulă pentru a evidenția valorile zero. Pentru aceasta, faceți clic pe Formatare condiționată> Regulă nouă > Formatați numai celulele care conțin și apoi setați Valoarea celulei este egală cu 0 așa cum se arată în captura de ecran de mai jos. Faceți clic pe butonul Format și selectați culoarea dorită.

   Această formatare condiționată se aplică dacă o celulă este goală sau zero :

2. Creați o regulă pentru spațiile libere fără a seta un format. Apoi, deschideți fișierul Manager de reguli , mutați regula "Blanks" în partea de sus a listei (dacă nu este deja acolo) și bifați opțiunea Oprire dacă este adevărat Pentru instrucțiuni detaliate, consultați Cum să opriți formatarea condiționată în celulele goale.

Ca urmare, formatarea condiționată va fi includ zerouri, dar ignoră spațiile libere De îndată ce prima condiție este îndeplinită (celula este goală), cea de-a doua condiție (celula este zero) nu este testată niciodată.

Faceți o singură regulă pentru a verifica dacă celula este zero, nu goală

O altă modalitate de a formata condiționat 0-uri, dar nu și spații libere, este de a crea o regulă cu o formulă care verifică ambele condiții:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Unde B3 este celula din stânga-sus a intervalului selectat.

Rezultatul este exact același ca în cazul metodei anterioare - formatarea condiționată evidențiază zerourile, dar ignoră celulele goale.

Acesta este modul de utilizare a formatului condiționat pentru celulele goale. Vă mulțumesc pentru lectură și vă aștept săptămâna viitoare.

Caietul de practică pentru descărcare

Formatare condiționată Excel pentru celule goale - exemple (fișier .xlsx)