ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับเซลล์ว่างใน Excel

ฟังดูเรียบง่าย การเน้นเซลล์ว่างด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนั้นค่อนข้างยุ่งยาก โดยพื้นฐานแล้ว เป็นเพราะความเข้าใจของมนุษย์เกี่ยวกับเซลล์ว่างไม่สอดคล้องกับของ Excel เสมอไป เป็นผลให้เซลล์ว่างอาจได้รับการจัดรูปแบบทั้งที่ไม่ควรจัดรูปแบบ และในทางกลับกัน บทแนะนำนี้จะพิจารณาสถานการณ์ต่างๆ อย่างใกล้ชิด แบ่งปันเกร็ดเล็กๆ น้อยๆ ที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นเบื้องหลัง และแสดงวิธีทำให้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับช่องว่างทำงานตามที่คุณต้องการ

เหตุใดการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจึงเน้นเซลล์ว่าง

สรุป : การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเน้นเซลล์ว่างเนื่องจากไม่มีความแตกต่างระหว่างเซลล์ว่างและศูนย์ รายละเอียดเพิ่มเติมตามด้านล่าง

ในระบบ Excel ภายใน เซลล์ว่างมีค่าเป็นศูนย์ ดังนั้น เมื่อคุณสร้างรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับเซลล์ที่มีจำนวนน้อยกว่า เช่น 20 เซลล์ว่างจะถูกเน้นด้วย (เนื่องจาก 0 น้อยกว่า 20 เซลล์ว่าง เงื่อนไขจะเป็น TRUE)

อีกตัวอย่างหนึ่งคือ เน้นวันที่น้อยกว่าวันนี้ ในแง่ของ Excel วันที่ใดๆ จะเป็นจำนวนเต็มที่มากกว่าศูนย์ หมายความว่าเซลล์ว่างจะน้อยกว่าวันของวันนี้เสมอ ดังนั้นเงื่อนไขสำหรับช่องว่างจึงเป็นไปตามเงื่อนไขอีกครั้ง

วิธีแก้ปัญหา : สร้างกฎแยกต่างหากเพื่อหยุดการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหากเซลล์ว่างเปล่าหรือใช้สูตรเพื่อละเว้นเซลล์ว่าง

เหตุใดเซลล์ว่างจึงไม่ถูกเน้นด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

อาจมีสาเหตุที่แตกต่างกันสำหรับช่องว่างที่ไม่ได้จัดรูปแบบ เช่น:

• มี เป็นกฎลำดับความสำคัญอันดับแรกที่จะหยุดการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับเซลล์ว่าง
• สูตรของคุณไม่ถูกต้อง
• เซลล์ของคุณไม่ว่างเปล่าอย่างแน่นอน

หาก สูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณใช้ฟังก์ชัน ISBLANK โปรดทราบว่าสูตรจะระบุเฉพาะ เซลล์ว่างจริง ๆ เช่น เซลล์ที่ไม่มีอะไรเลย: ไม่มีช่องว่าง ไม่มีแท็บ ไม่ขึ้นบรรทัดใหม่ ไม่มีสตริงว่าง ฯลฯ

ตัวอย่างเช่น ถ้าเซลล์มี สตริงความยาวเป็นศูนย์ ("") ที่ส่งกลับโดยสูตรอื่น เซลล์นั้นจะไม่ถือว่าว่าง:

วิธีแก้ไข : หากคุณต้องการเน้นเซลล์ว่างที่มองเห็นได้ซึ่งมีสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ให้ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับช่องว่างหรือสร้างกฎด้วยหนึ่งในสูตรเหล่านี้

วิธีไฮไลต์ช่องว่าง เซลล์ใน Excel

เงื่อนไขของ Excel การจัดรูปแบบมีกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับช่องว่างซึ่งทำให้ง่ายต่อการเน้นเซลล์ว่างในชุดข้อมูลใดๆ:

1. เลือกช่วงที่คุณต้องการเน้นเซลล์ว่าง
2. บนปุ่ม แท็บหน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่ .
3. ในกล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ ที่เปิดขึ้น ให้เลือก จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี ประเภทกฎ จากนั้นเลือก ช่องว่าง จากเมนูแบบเลื่อนลง จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี :
4. คลิก รูปแบบ... ปุ่ม
5. ในกล่องโต้ตอบ Format Cells ให้เปลี่ยนไปที่แท็บ Fill เลือกสีเติมที่ต้องการ แล้วคลิก OK
6. คลิก ตกลง อีกครั้งเพื่อปิดหน้าต่างโต้ตอบก่อนหน้า

เซลล์ว่างทั้งหมดในช่วงที่เลือกจะถูกเน้น: <23

เคล็ดลับ ในการ เน้นเซลล์ที่ไม่ว่าง ให้เลือก จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี > ไม่มีช่องว่าง .

หมายเหตุ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในตัวสำหรับช่องว่างยังเน้นเซลล์ที่มี สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ("") หากคุณต้องการเน้นเฉพาะเซลล์ว่างจริงๆ ให้สร้างกฎที่กำหนดเองด้วยสูตร ISBLANK ดังที่แสดงในตัวอย่างถัดไป

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับเซลล์ว่างด้วยสูตร

เพื่อให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นเมื่อ ไฮไลต์ช่องว่าง คุณสามารถตั้งค่ากฎของคุณเองตามสูตร ขั้นตอนโดยละเอียดในการสร้างกฎดังกล่าวอยู่ที่นี่: วิธีสร้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสูตร ด้านล่าง เราจะหารือเกี่ยวกับสูตรเอง

หากต้องการ เน้นเฉพาะเซลล์ว่างจริงๆ ที่ไม่มีอะไรเลย ให้ใช้ฟังก์ชัน ISBLANK

สำหรับชุดข้อมูลด้านล่าง สูตรคือ :

=ISBLANK(B3)=TRUE

หรือง่ายๆ:

=ISBLANK(B3)

โดยที่ B3 คือเซลล์บนซ้ายของช่วงที่เลือก

โปรด โปรดทราบว่า ISBLANK จะกลับมาFALSE สำหรับเซลล์ที่มีสตริงว่าง ("") ดังนั้นเซลล์ดังกล่าวจะไม่ถูกเน้น หากพฤติกรรมนั้นไม่ต้องการตามที่คุณต้องการ ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่ง:

ตรวจสอบเซลล์ว่างรวมถึงสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์:

=B3=""

หรือตรวจสอบว่าความยาวของสตริงเท่ากับ ศูนย์:

=LEN(B3)=0

นอกเหนือจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คุณสามารถเน้นเซลล์ว่างใน Excel โดยใช้ VBA ได้

หยุดการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหากเซลล์ว่างเปล่า

ตัวอย่างนี้แสดงวิธีแยกเซลล์ว่างออกจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยการตั้งค่ากฎพิเศษสำหรับช่องว่าง

สมมติว่าคุณใช้กฎในตัวเพื่อเน้นเซลล์ระหว่าง 0 ถึง 99.99 ปัญหาคือเซลล์ว่างจะถูกเน้นด้วย (อย่างที่คุณจำได้ ในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel เซลล์ว่างจะมีค่าเป็นศูนย์):

หากต้องการป้องกันไม่ให้จัดรูปแบบเซลล์ว่าง ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. สร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่สำหรับเซลล์เป้าหมายโดยคลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่ > จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี > ช่องว่าง .
2. คลิก ตกลง โดยไม่ต้องตั้งค่ารูปแบบใดๆ
3. เปิด Rule Manager ( การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > จัดการกฎ ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎ "ว่าง" อยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ และ ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง ถัดจากนั้น
4. คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ

ผลลัพธ์เป็นไปตามที่คุณคาดไว้ทุกประการ:

เคล็ดลับ:

• คุณยังสามารถยกเว้นช่องว่างได้โดยสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสูตรที่ตรวจหาเซลล์ว่างและเลือกตัวเลือก หยุดหากเป็นจริง สำหรับ ได้เลย
• นอกจากนี้ คุณอาจสนใจดูวิดีโอที่แสดงวิธีใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหากเซลล์อื่นว่างเปล่า

สูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อละเว้นเซลล์ว่าง

ในกรณีที่คุณใช้สูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอยู่แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องสร้างกฎแยกต่างหากสำหรับช่องว่าง แต่คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขอีกหนึ่งข้อให้กับสูตรที่มีอยู่ของคุณ กล่าวคือ:

• ละเว้นเซลล์ว่างที่ไม่มีอะไรเลย:

  ไม่(ISBLANK(A1))

• ละเว้นเซลล์ว่างที่มองเห็นได้รวมถึงสตริงว่าง:

  A1""

โดยที่ A1 คือเซลล์ซ้ายสุดของช่วงที่คุณเลือก

ในชุดข้อมูลด้านล่าง ลอง สมมติว่าคุณต้องการเน้นค่าที่น้อยกว่า 99.99 ซึ่งสามารถทำได้โดยการสร้างกฎด้วยสูตรง่ายๆ นี้:

=$B2<99.99

หากต้องการเน้นค่าที่น้อยกว่า 99.99 โดยไม่สนใจเซลล์ว่าง คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน AND กับการทดสอบเชิงตรรกะสองรายการ:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

ในกรณีนี้ ทั้งสองสูตรจะไม่สนใจเซลล์ที่มีสตริงว่าง เนื่องจากเงื่อนไขที่สอง (<99.99) เป็น FALSE สำหรับเซลล์ดังกล่าว

ถ้าเซลล์ว่างเปล่า ไฮไลต์แถว

หากต้องการไฮไลต์ทั้งแถว หากเซลล์ในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งว่างเปล่า คุณสามารถใช้สูตรใดก็ได้สำหรับเซลล์ว่าง อย่างไรก็ตามที่นั่นเคล็ดลับสองสามข้อที่คุณต้องรู้:

• ใช้กฎกับ ชุดข้อมูลทั้งหมด ไม่ใช่เพียงคอลัมน์เดียวที่คุณค้นหาช่องว่าง
• ในสูตร ล็อกพิกัดคอลัมน์ โดยใช้การอ้างอิงเซลล์แบบผสมที่มีคอลัมน์สัมบูรณ์และแถวสัมพัทธ์

อาจฟังดูซับซ้อนแต่ง่ายกว่ามาก เมื่อเราดูตัวอย่าง

ในชุดข้อมูลตัวอย่างด้านล่าง สมมติว่าคุณต้องการเน้นแถวที่มีเซลล์ว่างในคอลัมน์ E หากต้องการดำเนินการ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกชุดข้อมูลของคุณ (A3:E15 ในตัวอย่างนี้)
2. ในแท็บ หน้าแรก คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่ > ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ .
3. ในช่อง ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง ให้ป้อนหนึ่งในสูตรเหล่านี้:

   เมื่อต้องการเน้น เซลล์ว่างทั้งหมด :

   =ISBLANK($E3)

   เมื่อต้องการเน้น เซลล์ว่างรวมทั้งสตริงว่าง :

   =$E3=""

   โดยที่ $E3 คือเซลล์บนในคีย์ co ที่คุณต้องการตรวจสอบช่องว่าง โปรดทราบว่าในทั้งสองสูตร เราจะล็อกคอลัมน์ด้วยเครื่องหมาย $

4. คลิกปุ่ม รูปแบบ และเลือกสีเติมที่คุณต้องการ
5. คลิก ตกลง สองครั้งเพื่อปิดทั้งสองหน้าต่าง

ด้วยเหตุนี้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจึงเน้นทั้งแถวหากเซลล์ในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งว่างเปล่า

เน้นแถวถ้าไม่ใช่เซลล์ว่างเปล่า

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel เพื่อเน้นแถวหากเซลล์ในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งไม่ว่างเปล่าทำได้ดังนี้:

1. เลือกชุดข้อมูลของคุณ
2. เปิด แท็บ หน้าแรก คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่ > ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ .
3. ในช่อง จัดรูปแบบค่าโดยที่สูตรนี้เป็นจริง ให้ป้อนสูตรใดสูตรหนึ่งต่อไปนี้:

   เพื่อเน้น เซลล์ที่ไม่ว่าง ที่มีข้อมูล: ค่า สูตร ว่าง สตริง ฯลฯ

   =NOT(ISBLANK($E3))

   เมื่อต้องการเน้น ไม่เว้นว่าง ยกเว้นเซลล์ที่มีสตริงว่าง :

   =$E3""

   โดยที่ $E3 เป็นเซลล์บนสุดในคอลัมน์สำคัญที่ตรวจสอบการไม่เว้นว่าง อีกครั้ง เพื่อให้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทำงานได้อย่างถูกต้อง เราจะล็อกคอลัมน์ด้วยเครื่องหมาย $

4. คลิกปุ่ม รูปแบบ เลือกสีเติมที่คุณชื่นชอบ จากนั้นคลิก ตกลง .

ผลลัพธ์ที่ได้คือ ทั้งแถวจะถูกเน้นถ้าเซลล์ในคอลัมน์ที่ระบุไม่ว่างเปล่า

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel สำหรับศูนย์แต่ไม่ใช่ช่องว่าง

ตามค่าเริ่มต้น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel จะไม่แยกความแตกต่างระหว่าง 0 และเซลล์ว่าง ซึ่งสร้างความสับสนในหลาย ๆ สถานการณ์ ในการแก้ไขสถานการณ์นี้ มีวิธีแก้ไขที่เป็นไปได้สองวิธี:

• สร้างกฎ 2 ข้อ: กฎหนึ่งข้อสำหรับค่าว่างและอีกข้อสำหรับค่าศูนย์
• สร้างกฎ 1 ข้อที่จะตรวจสอบเงื่อนไขทั้งสองใน สูตรเดียว

ทำแยกกฎสำหรับช่องว่างและศูนย์

1. ก่อนอื่น สร้างกฎเพื่อเน้นค่าศูนย์ สำหรับสิ่งนี้ คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่ > จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี จากนั้นตั้งค่า ค่าเซลล์เท่ากับ 0 ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง คลิกปุ่ม รูปแบบ และเลือกสีที่ต้องการ

   การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนี้ใช้ ถ้าเซลล์ว่างหรือเป็นศูนย์ :

2. สร้างกฎสำหรับช่องว่างที่ไม่มีชุดรูปแบบ จากนั้น เปิด Rule Manager ย้ายกฎ "ว่าง" ไปที่ด้านบนสุดของรายการ (หากยังไม่มี) และทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมาย หยุดหากเป็นจริง ถัดไป ไปมัน สำหรับคำแนะนำโดยละเอียด โปรดดูวิธีหยุดการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในเซลล์ว่าง

ด้วยเหตุนี้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณจะ รวมศูนย์แต่ละเว้นช่องว่าง ทันทีที่ตรงตามเงื่อนไขแรก (เซลล์ว่างเปล่า) เงื่อนไขที่สอง (เซลล์เป็นศูนย์) จะไม่ถูกทดสอบ

สร้างกฎข้อเดียวเพื่อตรวจสอบว่าเซลล์เป็นศูนย์ ไม่เว้นว่าง

อีกวิธีในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็น 0 แต่ไม่เว้นว่างคือการสร้างกฎที่มีสูตรที่ตรวจสอบทั้งสองเงื่อนไข:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

โดยที่ B3 คือเซลล์บนซ้ายของช่วงที่เลือก

ผลลัพธ์จะเหมือนกับวิธีก่อนหน้าทุกประการ - การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ไฮไลท์ศูนย์แต่ละเว้นเซลล์ว่าง

นั่นคือวิธีใช้รูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับเซลล์ว่างฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในสัปดาห์หน้า

สมุดฝึกปฏิบัติสำหรับการดาวน์โหลด

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel สำหรับเซลล์ว่าง - ตัวอย่าง (ไฟล์ .xlsx)