Alt, hvad du behøver at vide om betinget format for tomme celler i Excel

Hvor simpelt det end lyder, er det ret vanskeligt at fremhæve tomme celler med betinget formatering. Det skyldes grundlæggende, at den menneskelige forståelse af tomme celler ikke altid svarer til Excel's. Som følge heraf kan tomme celler blive formateret, når de ikke burde og omvendt. Denne vejledning vil se nærmere på forskellige scenarier, dele nogle nyttige bits om, hvad der sker bagog viser, hvordan du får betinget formatering af tomme felter til at fungere præcis, som du ønsker det.

Hvorfor fremhæver betinget formatering tomme celler?

Resumé : betinget formatering fremhæver tomme celler, fordi den ikke gør forskel på tomme celler og nuller. Nærmere oplysninger følger nedenfor.

I det interne Excel-system er en en tom celle er lig med en nulværdi Så når du opretter et betinget format for celler, der er mindre end et bestemt antal, f.eks. 20, bliver tomme celler også fremhævet (da 0 er mindre end 20, og for tomme celler er betingelsen TRUE).

Et andet eksempel er fremhævelse af datoer, der er mindre end i dag. I Excel er enhver dato et heltal større end nul, hvilket betyder, at en tom celle altid er mindre end dagen i dag, så betingelsen er opfyldt for tomme celler igen.

Løsning : Lav en separat regel for at stoppe betinget formatering, hvis cellen er tom, eller brug en formel til at ignorere tomme celler.

Hvorfor er tomme celler ikke fremhævet med betinget formatering?

Der kan være forskellige årsager til, at blanketter ikke bliver formateret, f.eks:

• Der er en regel om første ind-prioritet, der stopper betinget formatering for tomme celler.
• Din formel er ikke korrekt.
• Dine celler er ikke helt tomme.

Hvis din formel til betinget formatering bruger ISBLANK-funktionen, skal du være opmærksom på, at den kun identificerer virkelig tomme celler , dvs. celler, der ikke indeholder noget som helst: ingen mellemrum, ingen tabulatorer, ingen tabulatortegn, ingen vognrenter, ingen tomme strenge osv.

Hvis en celle f.eks. indeholder en nul-længde streng (""), der returneres af en anden formel, betragtes den pågældende celle ikke som tom:

Løsning : Hvis du vil fremhæve tomme celler, der indeholder strenge af nul længde, skal du anvende den forudindstillede betingede formatering for tomme felter eller oprette en regel med en af disse formler.

Sådan fremhæver du tomme celler i Excel

Excel betinget formatering har en foruddefineret regel for tomme felter, som gør det meget nemt at fremhæve tomme celler i et datasæt:

1. Vælg det område, hvor du ønsker at fremhæve tomme celler.
2. På den Hjem under fanen, i fanen Stilarter gruppe, klik på Betinget formatering> Ny regel .
3. I den Ny formateringsregel dialogboksen, der åbnes, skal du vælge den Formater kun celler, der indeholder regeltype, og vælg derefter Ubearbejdede emner fra den Formater kun celler med drop down:
4. Klik på den Format... knap.
5. I dialogboksen Formatér celler skal du skifte til Udfyld fanen, vælg den ønskede fyldfarve, og klik på OK .
6. Klik på OK en gang til for at lukke det foregående dialogvindue.

Alle de tomme celler i det valgte område bliver fremhævet:

Tip. Til fremhæve ikke-tomme celler , vælg Formater kun celler, der indeholder > Ingen blanketter .

Bemærk. Den indbyggede betingede formatering for tomme felter fremhæver også celler med strenge af nul længde (""). Hvis du kun vil fremhæve helt tomme celler, skal du oprette en brugerdefineret regel med formlen ISBLANK som vist i det næste eksempel.

Betinget formatering for tomme celler med formel

Hvis du vil have mere fleksibilitet, når du markerer tomme felter, kan du oprette din egen regel baseret på en formel. De detaljerede trin til at oprette en sådan regel findes her: Sådan opretter du betinget formatering med formel. Nedenfor vil vi diskutere selve formlerne

Til kun fremhæve virkelig tomme celler der ikke indeholder noget som helst, skal du bruge ISBLANK-funktionen.

For nedenstående datasæt er formlen:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Eller blot:

=ISBLANK(B3)

Hvor B3 er den øverste venstre celle i det valgte område.

Husk, at ISBLANK returnerer FALSK for celler, der indeholder tomme strenge (""), og at sådanne celler derfor ikke vil blive fremhævet. Hvis du ikke ønsker denne adfærd, kan du enten:

Kontroller, om der er tomme celler, herunder strenge med nul-længde:

=B3=""

Eller kontrollere, om strengens længde er lig med nul:

=LEN(B3)=0

Ud over betinget formatering kan du fremhæve tomme celler i Excel ved hjælp af VBA.

Stop betinget formatering, hvis cellen er tom

Dette eksempel viser, hvordan du kan udelukke tomme celler fra betinget formatering ved at oprette en særlig regel for tomme celler.

Antag, at du har brugt en indbygget regel til at fremhæve celler mellem 0 og 99,99. Problemet er, at tomme celler også bliver fremhævet (som du husker, er en tom celle i Excel betinget formatering lig med en nulværdi):

For at forhindre, at tomme celler formateres, skal du gøre følgende:

1. Opret en ny regel for betinget formatering for målcellerne ved at klikke på Betinget formatering > Ny regel > Formater kun celler, der indeholder > Ubearbejdede emner .
2. Klik på OK uden at angive noget format.
3. Åbn den Regeladministrator ( Betinget formatering> Administrer regler ), sørg for, at reglen "Blanks" står øverst på listen, og sæt kryds ved Stop hvis sandt afkrydsningsfeltet ud for den.
4. Klik på OK for at gemme ændringerne og lukke dialogboksen.

Resultatet er præcis, som man kunne forvente:

Tips:

• Du kan også udelukke tomme celler ved at oprette en regel for betinget formatering med en formel, der kontrollerer, om der er tomme celler, og ved at vælge den Stop hvis sandt mulighed for det.
• Du kan også være interesseret i at se en video, der viser, hvordan du anvender betinget formatering, hvis en anden celle er tom.

Formel til betinget formatering til at ignorere tomme celler

Hvis du allerede bruger en formel til betinget formatering, behøver du ikke at lave en separat regel for tomme felter, men du kan tilføje endnu en betingelse til din eksisterende formel, nemlig:

• Ignorer helt tomme celler, som ikke indeholder noget:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Ignorer visuelt tomme celler, herunder tomme strenge:

  A1""

Hvor A1 er den venstreeste celle i det valgte område.

Lad os sige, at du i datasættet nedenfor ønsker at fremhæve værdier under 99,99. Dette kan gøres ved at oprette en regel med denne enkle formel:

=$B2<99.99

Hvis du vil fremhæve værdier under 99,99 og ignorere tomme celler, kan du bruge AND-funktionen med to logiske test:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

I dette særlige tilfælde ignorerer begge formler celler med tomme strenge, da den anden betingelse (<99.99) er FALSK for sådanne celler.

Hvis cellen er tom, markeres rækken

Hvis du vil fremhæve en hel række, hvis en celle i en bestemt kolonne er tom, kan du bruge en af formlerne for tomme celler. Der er dog et par tricks, som du skal kende:

• Anvend reglen på en hele datasættet , ikke kun én kolonne, hvor du søger efter tomme felter.
• I formlen, låse kolonnekoordinaten ved at bruge en blandet cellereference med en absolut kolonne og relativ række.

Det lyder måske umiddelbart kompliceret, men det er meget mere enkelt, når vi ser på et eksempel.

Antag, at du i eksempeldatasættet nedenfor ønsker at fremhæve rækker, der har en tom celle i kolonne E. Du kan gøre det ved at følge disse trin:

1. Vælg dit datasæt (A3:E15 i dette eksempel).
2. På den Hjem klikker du på Betinget formatering > Ny regel > Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres .
3. I den Formater værdier, hvor denne formel er sand feltet, skal du indtaste en af disse formler:

   At fremhæve helt tomme celler :

   =ISBLANK($E3)

   At fremhæve tomme celler, herunder tomme strenge :

   =$E3=""

   Hvor $E3 er den øverste celle i den nøglekolonne, som du vil kontrollere for tomme felter. Bemærk venligst, at vi i begge formler låser kolonnen med $-tegnet i begge formler.

4. Klik på den Format knappen og vælg den ønskede fyldfarve.
5. Klik på OK to gange for at lukke begge vinduer.

Som et resultat heraf fremhæver betinget formatering en hel række, hvis en celle i en bestemt kolonne er tom.

Fremhæv række, hvis celle ikke er tom

Excel betinget formatering til at fremhæve rækken, hvis en celle i en bestemt kolonne ikke er tom, gøres på denne måde:

1. Vælg dit datasæt.
2. På den Hjem klikker du på Betinget formatering > Ny regel > Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres .
3. I den Formater værdier, hvor denne formel er sand feltet, skal du indtaste en af disse formler:

   At fremhæve ikke-tomme celler der indeholder hvad som helst: værdi, formel, tom streng osv.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   At fremhæve ikke-tomme celler, undtagen celler med tomme strenge :

   =$E3""

   Hvor $E3 er den øverste celle i den nøglekolonne, der kontrolleres for ikke-tomme felter. Igen, for at den betingede formatering kan fungere korrekt, skal vi låse kolonnen med $-tegnet.

4. Klik på den Format knappen, vælg din foretrukne fyldfarve, og klik derefter på OK .

Som et resultat heraf bliver en hel række fremhævet, hvis en celle i en bestemt kolonne ikke er tom.

Excel betinget formatering for nuller, men ikke tomme felter

Som standard skelner Excel betinget formatering ikke mellem 0 og en tom celle, hvilket er meget forvirrende i mange situationer. For at løse dette problem er der to mulige løsninger:

• Opret 2 regler: en for de tomme felter og en anden for nulværdier.
• Opret 1 regel, der kontrollerer begge betingelser i en enkelt formel.

Lav separate regler for tomme felter og nuller

1. Først skal du oprette en regel til at fremhæve nulværdier. Klik på Betinget formatering> Ny regel > Formater kun celler, der indeholder , og derefter indstilles Celleværdi lig med 0 som vist på skærmbilledet nedenfor. Klik på Format knappen og vælg den ønskede farve.

   Denne betingede formatering gælder hvis en celle er tom eller nul :

2. Lav en regel for tomme felter uden formatindstilling. Åbn derefter Regeladministrator , flyt reglen "Blanks" til toppen af listen (hvis den ikke allerede er der), og sæt kryds ved Stop hvis sandt Du kan finde en detaljeret vejledning i Sådan stopper du betinget formatering på tomme celler.

Som et resultat heraf vil din betingede formatering medregne nuller, men ignorere tomme felter Så snart den første betingelse er opfyldt (cellen er tom), bliver den anden betingelse (cellen er nul) aldrig testet.

Lav en enkelt regel til at kontrollere, om cellen er nul, ikke tom

En anden måde at formatere 0'er betinget, men ikke tomme felter på, er at oprette en regel med en formel, der kontrollerer begge betingelser:

=OG(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Hvor B3 er den øverste venstre celle i det valgte område.

Resultatet er nøjagtig det samme som med den foregående metode - betinget formatering fremhæver nuller, men ignorerer tomme celler.

Sådan bruger du betinget formatering til tomme celler. Tak for din læsning, og jeg glæder mig til at se dig i næste uge.

Arbejdsbog til download

Excel betinget formatering for tomme celler - eksempler (.xlsx-fil)