Все, что нужно знать об условном формате для пустых ячеек в Excel

Как бы просто это ни звучало, выделение пустых ячеек с помощью условного форматирования - довольно сложная задача. В основном это происходит потому, что человеческое понимание пустых ячеек не всегда совпадает с пониманием Excel. В результате пустые ячейки могут быть отформатированы, когда не должны, и наоборот. В этом руководстве мы подробно рассмотрим различные сценарии, поделимся некоторыми полезными сведениями о том, что происходит за этим.и покажем, как сделать так, чтобы условный формат для заготовок работал именно так, как вам нужно.

Почему условное форматирование выделяет пустые ячейки?

Резюме Условное форматирование выделяет пустые ячейки, поскольку не делает разницы между пустым и нулевым значением. Более подробная информация приведена ниже.

Во внутренней системе Excel пустая ячейка равна нулевому значению Таким образом, когда вы создаете условный формат для ячеек меньше определенного числа, скажем 20, пустые ячейки тоже будут выделены (поскольку 0 меньше 20, для пустых ячеек условие равно TRUE).

Другой пример - выделение дат меньше сегодняшнего дня. С точки зрения Excel, любая дата - это целое число больше нуля, то есть пустая ячейка всегда меньше сегодняшнего дня, поэтому условие выполняется и для пустых ячеек.

Решение : Создайте отдельное правило для остановки условного форматирования, если ячейка пуста, или используйте формулу для игнорирования пустых ячеек.

Почему пустые ячейки не выделяются при условном форматировании?

Причины отсутствия форматирования пробелов могут быть разными, например:

• Существует правило приоритета первой ячейки, которое останавливает условное форматирование для пустых ячеек.
• Ваша формула не верна.
• Ваши клетки не абсолютно пусты.

Если в вашей формуле условного форматирования используется функция ISBLANK, имейте в виду, что она определяет только действительно пустые ячейки т.е. ячейки, которые не содержат абсолютно ничего: ни пробелов, ни табуляций, ни возвратов каретки, ни пустых строк и т.д.

Например, если ячейка содержит строка нулевой длины (""), возвращаемой какой-либо другой формулой, эта ячейка не считается пустой:

Решение : Если вы хотите визуально выделить пустые ячейки, содержащие строки нулевой длины, примените предустановленное условное форматирование для пустых ячеек или создайте правило с одной из этих формул.

Как выделить пустые ячейки в Excel

Условное форматирование Excel имеет предопределенное правило для пустых ячеек, которое позволяет очень легко выделить пустые ячейки в любом наборе данных:

1. Выберите диапазон, в котором необходимо выделить пустые ячейки.
2. На Главная во вкладке Стили группу, нажмите Условное форматирование> Новое правило .
3. В Новое правило форматирования В открывшемся диалоговом окне выберите Форматируйте только те ячейки, которые содержат тип правила, а затем выберите Заготовки из Форматируйте только ячейки с падение вниз:
4. Нажмите кнопку Формат... кнопка.
5. В диалоговом окне Формат ячеек переключитесь на Заливка выберите нужный цвет заливки и нажмите кнопку OK .
6. Нажмите OK еще раз, чтобы закрыть предыдущее диалоговое окно.

Все пустые ячейки в выбранном диапазоне будут выделены:

Совет. выделение непустых ячеек , выберите Форматируйте только те ячейки, которые содержат > Без заготовок .

Примечание. Встроенное условное форматирование для пустых ячеек также выделяет ячейки с строки нулевой длины (""). Если вы хотите выделить только абсолютно пустые ячейки, то создайте пользовательское правило с формулой ISBLANK, как показано в следующем примере.

Условное форматирование пустых ячеек с помощью формулы

Для большей гибкости при выделении пробелов вы можете установить собственное правило, основанное на формуле. Подробные шаги по созданию такого правила описаны здесь: Как создать условное форматирование с помощью формулы. Ниже мы рассмотрим сами формулы

только выделять действительно пустые ячейки которые не содержат абсолютно ничего, используйте функцию ISBLANK.

Для приведенного ниже набора данных формула имеет вид:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Или просто:

=ISBLANK(B3)

Где B3 - левая верхняя ячейка выбранного диапазона.

Пожалуйста, имейте в виду, что ISBLANK вернет FALSE для ячеек, содержащих пустые строки (""), следовательно, такие ячейки не будут выделены. Если такое поведение вам не нужно, то либо:

Проверьте наличие пустых ячеек, включая строки нулевой длины:

=B3=""

Или проверьте, равна ли длина строки нулю:

=LEN(B3)=0

Помимо условного форматирования, вы можете выделять пустые ячейки в Excel с помощью VBA.

Остановить условное форматирование, если ячейка пуста

В этом примере показано, как исключить пустые ячейки из условного форматирования, установив специальное правило для пустых ячеек.

Предположим, вы использовали встроенное правило для выделения ячеек от 0 до 99,99. Проблема в том, что пустые ячейки тоже выделяются (как вы помните, в условном форматировании Excel пустая ячейка равна нулевому значению):

Чтобы предотвратить форматирование пустых ячеек, сделайте следующее:

1. Создайте новое правило условного форматирования для целевых ячеек, нажав кнопку Условное форматирование > Новое правило > Форматируйте только те ячейки, которые содержат > Заготовки .
2. Нажмите OK без задания какого-либо формата.
3. Откройте Менеджер правил ( Условное форматирование> Управление правилами ), убедитесь, что правило "Пустые" находится в начале списка, и установите флажок Остановить, если истина флажок рядом с ним.
4. Нажмите OK чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

Результат получился именно таким, как вы ожидали:

Советы:

• Вы также можете исключить пустые ячейки, создав правило условного форматирования с формулой, которая проверяет пустые ячейки, и выбрав параметр Остановить, если истина вариант для этого.
• Также вам может быть интересно посмотреть видео, показывающее, как применить условное форматирование, если другая ячейка пуста.

Формула условного форматирования для игнорирования пустых ячеек

Если вы уже используете формулу условного форматирования, то вам не нужно создавать отдельное правило для пробелов. Вместо этого вы можете добавить еще одно условие к существующей формуле, а именно:

• Игнорируйте абсолютно пустые ячейки, которые ничего не содержат:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Игнорировать визуально пустые ячейки, включая пустые строки:

  A1""

Где A1 - крайняя левая ячейка выбранного диапазона.

В приведенном ниже наборе данных, допустим, вы хотите выделить значения меньше 99,99. Это можно сделать, создав правило с помощью этой простой формулы:

=$B2<99.99

Чтобы выделить значения меньше 99,99, игнорируя пустые ячейки, можно использовать функцию AND с двумя логическими тестами:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

В данном конкретном случае обе формулы игнорируют ячейки с пустыми строками, поскольку второе условие (<99.99) является ЛОЖНЫМ для таких ячеек.

Если ячейка пуста, выделите строку

Чтобы выделить всю строку, если ячейка в определенном столбце пуста, можно использовать любую из формул для пустых ячеек. Однако есть несколько хитростей, которые необходимо знать:

• Примените правило к весь набор данных а не только один столбец, в котором вы ищете пробелы.
• В формуле, зафиксировать координату столбца с помощью смешанной ссылки на ячейку с абсолютным столбцом и относительной строкой.

На первый взгляд это может показаться сложным, но все гораздо проще, если рассмотреть пример.

В приведенном ниже наборе данных предположим, что вы хотите выделить строки, которые имеют пустую ячейку в столбце E. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

1. Выберите набор данных (A3:E15 в данном примере).
2. На Главная вкладка, нажмите Условное форматирование > Новое правило > Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать .
3. В Форматируйте значения, для которых эта формула истинна введите одну из этих формул:

   Чтобы выделить абсолютно пустые клетки :

   =ISBLANK($E3)

   Чтобы выделить пустые ячейки, включая пустые строки :

   =$E3=""

   Где $E3 - верхняя ячейка в ключевом столбце, который вы хотите проверить на наличие пробелов. Обратите внимание, что в обеих формулах мы фиксируем столбец со знаком $.

4. Нажмите кнопку Формат и выберите нужный цвет заливки.
5. Нажмите OK дважды, чтобы закрыть оба окна.

В результате условное форматирование выделяет всю строку, если ячейка в определенном столбце пуста.

Выделите строку, если ячейка не пустая

Условное форматирование Excel для выделения строки, если ячейка в определенном столбце не пустая, выполняется таким образом:

1. Выберите набор данных.
2. На Главная вкладка, нажмите Условное форматирование > Новое правило > Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать .
3. В Форматируйте значения, для которых эта формула истинна введите одну из этих формул:

   Чтобы выделить непустые ячейки которые содержат что угодно: значение, формулу, пустую строку и т.д.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Чтобы выделить непустые, исключая ячейки с пустыми строками :

   Смотрите также: Все, что нужно знать об истории версий Google Sheets

   =$E3""

   Где $E3 - самая верхняя ячейка в ключевом столбце, которая проверяется на отсутствие пробелов. Опять же, чтобы условное форматирование работало правильно, мы блокируем столбец со знаком $.

4. Нажмите кнопку Формат выберите понравившийся цвет заливки, а затем нажмите кнопку OK .

В результате выделяется вся строка, если ячейка в указанном столбце не пуста.

Условное форматирование Excel для нулей, но не пробелов

По умолчанию условное форматирование Excel не различает 0 и пустую ячейку, что во многих ситуациях приводит в замешательство. Чтобы разрешить это затруднительное положение, есть два возможных решения:

• Создайте 2 правила: одно для пустых и другое для нулевых значений.
• Создайте 1 правило, которое проверяет оба условия в одной формуле.

Установите отдельные правила для пробелов и нулей

1. Сначала создайте правило для выделения нулевых значений. Для этого нажмите кнопку Условное форматирование> Новое правило > Форматируйте только те ячейки, которые содержат , а затем установить Значение ячейки равно 0 как показано на скриншоте ниже. Нажмите кнопку Формат и выберите нужный цвет.

   Это условное форматирование применяется если ячейка пустая или нулевая :

2. Создайте правило для пустых мест без установленного формата. Затем откройте файл Менеджер правил , переместите правило "Пустые" в начало списка (если его там еще нет) и отметьте галочкой пункт Остановить, если истина флажок рядом с ним. Подробные инструкции см. в разделе Как остановить условное форматирование пустых ячеек.

В результате ваше условное форматирование будет включать нули, но игнорировать пробелы Как только первое условие выполняется (ячейка пуста), второе условие (ячейка равна нулю) никогда не проверяется.

Создайте одно правило для проверки того, является ли ячейка нулевой, а не пустой

Другой способ условно отформатировать 0, но не пробелы - создать правило с формулой, которая проверяет оба условия:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Где B3 - левая верхняя ячейка выбранного диапазона.

Результат точно такой же, как и при использовании предыдущего метода - условное форматирование выделяет нули, но игнорирует пустые ячейки.

Вот как использовать условный формат для пустых ячеек. Я благодарю вас за чтение и жду встречи с вами на следующей неделе.

Рабочая тетрадь для тренировок для скачивания

Условное форматирование Excel для пустых ячеек - примеры (файл.xlsx)