Vše, co potřebujete vědět o podmíněném formátu prázdných buněk v aplikaci Excel

Ačkoli to může znít jednoduše, zvýrazňování prázdných buněk pomocí podmíněného formátování je poměrně ošemetná věc. V podstatě je to proto, že lidské chápání prázdných buněk ne vždy odpovídá chápání Excelu. V důsledku toho se prázdné buňky mohou formátovat, i když by se formátovat neměly, a naopak. V tomto návodu se blíže podíváme na různé scénáře, podělíme se o některé užitečné informace o tom, co se děje zaa ukážeme, jak zajistit, aby podmíněný formát pro prázdná místa fungoval přesně podle vašich představ.

Proč podmíněné formátování zvýrazňuje prázdné buňky?

Souhrn : podmíněné formátování zvýrazňuje prázdné buňky, protože nerozlišuje mezi prázdnými a nulovými buňkami. Další podrobnosti jsou uvedeny níže.

V interním systému Excel je prázdná buňka se rovná nulové hodnotě Když tedy vytvoříte podmíněný formát pro buňky menší než určité číslo, například 20, zvýrazní se i prázdné buňky (protože 0 je méně než 20, pro prázdné buňky je podmínka TRUE).

Dalším příkladem je zvýraznění data menšího než dnešní den. Z hlediska Excelu je každé datum celé číslo větší než nula, což znamená, že prázdná buňka je vždy menší než dnešní den, takže podmínka je opět splněna pro prázdné buňky.

Řešení : Vytvořte samostatné pravidlo pro zastavení podmíněného formátování, pokud je buňka prázdná, nebo použijte vzorec pro ignorování prázdných buněk.

Proč nejsou prázdné buňky zvýrazněny podmíněným formátováním?

Neformátování prázdných políček může mít různé důvody, například:

• Existuje pravidlo priority prvního v pořadí, které zastaví podmíněné formátování prázdných buněk.
• Váš vzorec není správný.
• Vaše buňky nejsou zcela prázdné.

Pokud váš vzorec podmíněného formátování používá funkci ISBLANK, mějte na paměti, že identifikuje pouze skutečně prázdné buňky , tj. buňky, které neobsahují vůbec nic: žádné mezery, žádné tabulátory, žádné návraty vozíku, žádné prázdné řetězce atd.

Pokud například buňka obsahuje řetězec nulové délky ("") vrácený jiným vzorcem, není tato buňka považována za prázdnou:

Řešení : Pokud chcete vizuálně zvýraznit prázdné buňky, které obsahují řetězce nulové délky, použijte přednastavené podmíněné formátování pro prázdné buňky nebo vytvořte pravidlo s jedním z těchto vzorců.

Jak zvýraznit prázdné buňky v aplikaci Excel

Podmíněné formátování aplikace Excel má předdefinované pravidlo pro prázdné buňky, které umožňuje snadno zvýraznit prázdné buňky v libovolném souboru dat:

1. Vyberte rozsah, ve kterém chcete zvýraznit prázdné buňky.
2. Na Home na kartě Styly klikněte na tlačítko Podmíněné formátování> Nové pravidlo .
3. V Nové pravidlo formátování v dialogovém okně, které se otevře, vyberte Formátujte pouze buňky, které obsahují typ pravidla a potom vyberte Slepé položky z Formátujte pouze buňky s rozevírací seznam:
4. Klikněte na Formát... tlačítko.
5. V dialogovém okně Formátovat buňky přepněte na možnost Vyplnit vyberte požadovanou barvu výplně a klikněte na tlačítko OK .
6. Klikněte na OK ještě jednou zavřete předchozí dialogové okno.

Všechny prázdné buňky ve vybraném rozsahu se zvýrazní:

Tip. zvýraznit neprázdné buňky , vyberte Formátujte pouze buňky, které obsahují > Žádná prázdná místa .

Poznámka: Vestavěné podmíněné formátování pro prázdná místa zvýrazňuje také buňky s řetězce nulové délky (""). Pokud chcete zvýraznit pouze zcela prázdné buňky, vytvořte vlastní pravidlo se vzorcem ISBLANK, jak je uvedeno v dalším příkladu.

Podmíněné formátování prázdných buněk pomocí vzorce

Chcete-li mít při zvýrazňování prázdných míst větší flexibilitu, můžete si nastavit vlastní pravidlo založené na vzorci. Podrobný postup pro vytvoření takového pravidla najdete zde: Jak vytvořit podmíněné formátování pomocí vzorce. Níže se budeme zabývat samotnými vzorci.

Pouze zvýraznit skutečně prázdné buňky které neobsahují vůbec nic, použijte funkci ISBLANK.

Pro níže uvedený soubor dat je vzorec následující:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Nebo jednoduše:

=ISBLANK(B3)

Kde B3 je levá horní buňka vybraného rozsahu.

Mějte na paměti, že ISBLANK vrátí FALSE pro buňky obsahující prázdné řetězce (""), a proto takové buňky nebudou zvýrazněny. Pokud toto chování nechcete, pak buď:

Kontrola prázdných buněk včetně řetězců nulové délky:

=B3=""

Nebo zkontrolujte, zda je délka řetězce rovna nule:

=LEN(B3)=0

Kromě podmíněného formátování můžete v aplikaci Excel pomocí VBA zvýraznit prázdné buňky.

Zastavení podmíněného formátování, pokud je buňka prázdná

Tento příklad ukazuje, jak vyloučit prázdné buňky z podmíněného formátování nastavením zvláštního pravidla pro prázdné buňky.

Předpokládejme, že jste použili vestavěné pravidlo pro zvýraznění buněk mezi 0 a 99,99. Problém je v tom, že se zvýrazní i prázdné buňky (jak si jistě pamatujete, v podmíněném formátování Excelu se prázdná buňka rovná nulové hodnotě):

Chcete-li zabránit formátování prázdných buněk, postupujte takto:

1. Vytvořte nové pravidlo podmíněného formátování pro cílové buňky kliknutím na tlačítko Podmíněné formátování > Nové pravidlo > Formátujte pouze buňky, které obsahují > Slepé položky .
2. Klikněte na OK bez nastavení formátu.
3. Otevřete Správce pravidel ( Podmíněné formátování> Správa pravidel ), ujistěte se, že pravidlo "Prázdné" je na začátku seznamu, a zaškrtněte políčko Zastavit, pokud je to pravda zaškrtněte políčko vedle něj.
4. Klikněte na OK uložit změny a zavřít dialogové okno.

Výsledek je přesně takový, jaký byste očekávali:

Tipy:

• Prázdné buňky můžete vyloučit také vytvořením pravidla podmíněného formátování se vzorcem, který kontroluje prázdné buňky, a výběrem možnosti Zastavit, pokud je to pravda možnost pro něj.
• Možná vás bude zajímat také video, které ukazuje, jak použít podmíněné formátování, pokud je jiná buňka prázdná.

Vzorec podmíněného formátování pro ignorování prázdných buněk

V případě, že již používáte vzorec pro podmíněné formátování, pak skutečně nemusíte vytvářet samostatné pravidlo pro prázdná místa. Místo toho můžete do stávajícího vzorce přidat ještě jednu podmínku, a to:

• Absolutně prázdné buňky, které nic neobsahují, ignorujte:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Vizuálně ignoruje prázdné buňky včetně prázdných řetězců:

  A1""

Kde A1 je nejlevější buňka vybraného rozsahu.

Řekněme, že v níže uvedeném souboru dat chcete zvýraznit hodnoty menší než 99,99. To lze provést vytvořením pravidla s tímto jednoduchým vzorcem:

=$B2<99.99

Chcete-li zvýraznit hodnoty menší než 99,99 a ignorovat prázdné buňky, můžete použít funkci AND se dvěma logickými testy:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

V tomto konkrétním případě oba vzorce ignorují buňky s prázdnými řetězci, protože druhá podmínka (<99.99) je pro takové buňky FALSE.

Pokud je buňka prázdná, zvýrazněte řádek

Chcete-li zvýraznit celý řádek, pokud je buňka v určitém sloupci prázdná, můžete použít některý ze vzorců pro prázdné buňky. Je však třeba znát několik triků:

• Použijte pravidlo na celý soubor dat , nikoli pouze jeden sloupec, ve kterém hledáte prázdná místa.
• Ve vzorci, uzamknout souřadnici sloupce pomocí smíšeného odkazu na buňku s absolutním sloupcem a relativním řádkem.

Na první pohled to může znít složitě, ale když se podíváme na příklad, je to mnohem jednodušší.

Předpokládejme, že v ukázkovém souboru dat níže chcete zvýraznit řádky, které mají prázdnou buňku ve sloupci E. Chcete-li to provést, postupujte podle následujících kroků:

1. Vyberte datovou sadu (v tomto příkladu A3:E15).
2. Na Home klikněte na kartu Podmíněné formátování > Nové pravidlo > Pomocí vzorce určete, které buňky se mají formátovat .
3. V Formátování hodnot, kde je tento vzorec pravdivý zadejte jeden z těchto vzorců:

   Zvýraznění zcela prázdné buňky :

   =ISBLANK($E3)

   Zvýraznění prázdné buňky včetně prázdných řetězců :

   =$E3=""

   Kde $E3 je horní buňka v klíčovém sloupci, který chcete zkontrolovat na prázdná místa. Všimněte si, že v obou vzorcích zamykáme sloupec se znakem $.

4. Klikněte na Formát a vyberte požadovanou barvu výplně.
5. Klikněte na OK dvakrát zavřete obě okna.

Výsledkem je, že podmíněné formátování zvýrazní celý řádek, pokud je buňka v určitém sloupci prázdná.

Zvýraznění řádku, pokud buňka není prázdná

Tímto způsobem se provádí podmíněné formátování aplikace Excel pro zvýraznění řádku, pokud buňka v určitém sloupci není prázdná:

1. Vyberte datovou sadu.
2. Na Home klikněte na kartu Podmíněné formátování > Nové pravidlo > Pomocí vzorce určete, které buňky se mají formátovat .
3. V Formátování hodnot, kde je tento vzorec pravdivý zadejte jeden z těchto vzorců:

   Zvýraznění neprázdné buňky které obsahují cokoli: hodnotu, vzorec, prázdný řetězec atd.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Zvýraznění neprázdné buňky s výjimkou buněk s prázdnými řetězci :

   =$E3""

   Kde $E3 je nejvyšší buňka v klíčovém sloupci, u které se kontroluje, zda neobsahuje prázdná místa. Aby podmíněné formátování fungovalo správně, opět uzamkneme sloupec se znakem $.

4. Klikněte na Formát vyberte oblíbenou barvu výplně a klikněte na tlačítko OK .

Výsledkem je, že pokud buňka v zadaném sloupci není prázdná, zvýrazní se celý řádek.

Podmíněné formátování aplikace Excel pro nuly, ale ne pro prázdná místa

Podmíněné formátování aplikace Excel ve výchozím nastavení nerozlišuje mezi 0 a prázdnou buňkou, což je v mnoha situacích opravdu matoucí. Pro vyřešení této nepříjemné situace existují dvě možná řešení:

• Vytvořte 2 pravidla: jedno pro prázdná místa a druhé pro nulové hodnoty.
• Vytvořte 1 pravidlo, které kontroluje obě podmínky v jednom vzorci.

Vytvořte samostatná pravidla pro prázdná místa a nuly.

1. Nejprve vytvořte pravidlo pro zvýraznění nulových hodnot. Za tímto účelem klikněte na tlačítko Podmíněné formátování> Nové pravidlo > Formátujte pouze buňky, které obsahují a poté nastavte Hodnota buňky rovna 0 jak je znázorněno na obrázku níže. Klikněte na tlačítko Formát a vyberte požadovanou barvu.

   Toto podmíněné formátování platí pokud je buňka prázdná nebo nulová :

2. Vytvořte pravidlo pro prázdná místa bez nastaveného formátu. Pak otevřete okno Správce pravidel , přesuňte pravidlo "Prázdná místa" na začátek seznamu (pokud tam již není) a zaškrtněte políčko Zastavit, pokud je to pravda zaškrtávacího políčka vedle něj. Podrobné pokyny naleznete v části Jak zastavit podmíněné formátování prázdných buněk.

Výsledkem bude, že podmíněné formátování bude zahrnují nuly, ale ignorují prázdná místa. Jakmile je splněna první podmínka (buňka je prázdná), druhá podmínka (buňka je nulová) se nikdy netestuje.

Vytvořte jediné pravidlo pro kontrolu, zda je buňka nulová, nikoli prázdná.

Dalším způsobem, jak podmíněně formátovat nuly, ale ne prázdná místa, je vytvořit pravidlo se vzorcem, který kontroluje obě podmínky:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Kde B3 je levá horní buňka vybraného rozsahu.

Výsledek je úplně stejný jako u předchozí metody - podmíněné formátování zvýrazní nuly, ale ignoruje prázdné buňky.

Takto se používá podmíněný formát pro prázdné buňky. Děkuji vám za přečtení a těším se na vás příští týden.

Cvičebnice ke stažení

Podmíněné formátování Excelu pro prázdné buňky - příklady (.xlsx soubor)