Sve što trebate znati o uvjetnom formatu za prazne ćelije u Excelu

Koliko god jednostavno zvučalo, isticanje praznih ćelija s uvjetnim oblikovanjem prilično je nezgodna stvar. Uglavnom, to je zato što ljudsko razumijevanje praznih ćelija ne odgovara uvijek onom u Excelu. Kao rezultat toga, prazne ćelije mogu biti formatirane kada ne bi trebale i obrnuto. Ovaj će vodič pobliže pogledati različite scenarije, podijeliti neke korisne dijelove o tome što se događa iza kulisa i pokazati kako učiniti da uvjetni format za praznine radi točno onako kako želite.

Zašto uvjetno oblikovanje ističe prazne ćelije?

Sažetak : uvjetno oblikovanje ističe prazne ćelije jer ne pravi razliku između praznina i nula. Više detalja slijedi u nastavku.

U internom sustavu Excel, prazna ćelija jednaka je nultoj vrijednosti . Dakle, kada stvorite uvjetni format za ćelije manje od određenog broja, recimo 20, prazne ćelije također se ističu (kako je 0 manje od 20, za prazne ćelije uvjet je TRUE).

Još jedan primjer je isticanje datuma manje nego danas. U smislu Excela, svaki datum je cijeli broj veći od nule, što znači da je prazna ćelija uvijek manja od današnjeg dana, tako da je uvjet ponovno zadovoljen za praznine.

Rješenje : Napravite zasebno pravilo za zaustavljanje uvjetnog oblikovanja ako je ćelija prazna ili upotrijebite formulu zazanemari prazne ćelije.

Zašto prazne ćelije nisu označene uvjetnim oblikovanjem?

Mogu postojati različiti razlozi zašto se prazne ćelije ne formatiraju, kao što su:

• Postoje je pravilo prvog po prioritetu koje zaustavlja uvjetno oblikovanje za prazne ćelije.
• Vaša formula nije točna.
• Vaše ćelije nisu apsolutno prazne.

Ako vaša formula uvjetnog oblikovanja koristi funkciju ISBLANK, imajte na umu da ona identificira samo istinski prazne ćelije , tj. ćelije koje ne sadrže apsolutno ništa: nema razmaka, nema tabulatore, nema povratka na početak reda, nema praznih nizova itd.

Na primjer, ako ćelija sadrži niz nulte duljine ("") vraćen nekom drugom formulom, ta se ćelija ne smatra praznom:

Rješenje : Ako želite istaknuti vizualno prazne ćelije koje sadrže nizove nulte duljine, primijenite unaprijed postavljeno uvjetno oblikovanje za praznine ili izradite pravilo pomoću jedne od ovih formula.

Kako istaknuti prazne ćelije ćelije u Excelu

Excel uvjetno oblikovanje ima unaprijed definirano pravilo za praznine koje olakšava isticanje praznih ćelija u bilo kojem skupu podataka:

1. Odaberite raspon u kojem želite istaknuti prazne ćelije.
2. Na Na kartici , u grupi Stilovi kliknite Uvjetno oblikovanje > Novo pravilo .
3. U dijaloškom okviru Novo pravilo oblikovanja koji se otvori odaberite Oblikuj samo ćelije kojesadrže vrstu pravila, a zatim odaberite Prazne stavke s padajućeg izbornika Oblikuj samo ćelije s :
4. Kliknite Oblikuj… gumb.
5. U dijaloškom okviru Format Cells prebacite se na karticu Fill , odaberite željenu boju ispune i kliknite OK .
6. Kliknite U redu još jednom da zatvorite prethodni dijaloški prozor.

Sve prazne ćelije u odabranom rasponu bit će označene:

Savjet. Za označavanje ćelija koje nisu prazne odaberite Oblikuj samo ćelije koje sadrže > Bez praznina .

Napomena. Ugrađeno uvjetno oblikovanje za praznine također ističe ćelije s nizovima nulte duljine (""). Ako želite istaknuti samo apsolutno prazne ćelije, stvorite prilagođeno pravilo s formulom ISBLANK kao što je prikazano u sljedećem primjeru.

Uvjetno oblikovanje za prazne ćelije s formulom

Za veću fleksibilnost kada označavajući praznine, možete postaviti vlastito pravilo na temelju formule. Detaljni koraci za stvaranje takvog pravila su ovdje: Kako stvoriti uvjetno oblikovanje s formulom. U nastavku ćemo raspravljati o samim formulama

Kako biste samo istaknuli doista prazne ćelije koje ne sadrže apsolutno ništa, koristite funkciju ISBLANK.

Za donji skup podataka, formula je :

=ISBLANK(B3)=TRUE

Ili jednostavno:

=ISBLANK(B3)

Gdje je B3 gornja lijeva ćelija odabranog raspona.

Molimo imajte na umu da će se ISBLANK vratitiFALSE za ćelije koje sadrže prazne nizove (""), stoga takve ćelije neće biti označene. Ako to ponašanje nije željeno, onda:

Provjerite prazne ćelije uključujući nizove nulte duljine:

=B3=""

Ili provjerite je li duljina niza jednaka zero:

=LEN(B3)=0

Osim uvjetnog oblikovanja, možete istaknuti prazne ćelije u Excelu pomoću VBA.

Zaustavite uvjetno oblikovanje ako je ćelija prazna

Ovaj primjer pokazuje kako isključiti prazne ćelije iz uvjetnog oblikovanja postavljanjem posebnog pravila za praznine.

Pretpostavimo da ste koristili ugrađeno pravilo za označavanje ćelija između 0 i 99,99. Problem je što se prazne ćelije također ističu (kao što se sjećate, u Excel uvjetnom oblikovanju, prazna ćelija jednaka je nultoj vrijednosti):

Da biste spriječili prazne ćelije od formatiranja, učinite sljedeće:

1. Stvorite novo pravilo uvjetnog oblikovanja za ciljne ćelije klikom na Uvjetno oblikovanje > Novo pravilo > Oblikuj samo ćelije koje sadrže > Praznine .
2. Kliknite U redu bez postavljanja formata.
3. Otvorite Upravitelj pravila ( Uvjetno oblikovanje > Upravljanje pravilima ), provjerite je li pravilo "Praznine" na vrhu popisa i označite potvrdni okvir Zaustavi ako je istinito pokraj njega.
4. Kliknite U redu da biste spremili promjene i zatvorili dijaloški okvir.

Rezultat je točno onakav kakav biste očekivali:

Savjeti:

• Također možete izuzeti praznine stvaranjem pravila uvjetnog oblikovanja s formulom koja provjerava prazne ćelije i odabirom opcije Zaustavi ako je istinito za it.
• Također, možda će vas zanimati pogledati videozapis koji pokazuje kako primijeniti uvjetno oblikovanje ako je druga ćelija prazna.

Formula uvjetnog oblikovanja za ignoriranje praznih ćelija

U slučaju da već koristite formulu uvjetnog oblikovanja, tada zapravo ne trebate napraviti zasebno pravilo za praznine. Umjesto toga, svojoj postojećoj formuli možete dodati još jedan uvjet, naime:

• Zanemari apsolutno prazne ćelije koje ne sadrže ništa:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Zanemarite vizualno prazne ćelije uključujući prazne nizove:

  A1""

Gdje je A1 krajnja lijeva ćelija vašeg odabranog raspona.

U donjem skupu podataka, idemo recimo da želite istaknuti vrijednosti manje od 99,99. To se može učiniti stvaranjem pravila pomoću ove jednostavne formule:

=$B2<99.99

Da biste istaknuli vrijednosti manje od 99,99 zanemarujući prazne ćelije, možete upotrijebiti funkciju AND s dva logička testa:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

U ovom konkretnom slučaju, obje formule zanemaruju ćelije s praznim nizovima, jer je drugi uvjet (<99,99) FALSE za takve ćelije.

Ako je ćelija prazna, označite red

Da biste označili cijeli redak ako je ćelija u određenom stupcu prazna, možete upotrijebiti bilo koju od formula za prazne ćelije. Međutim, tamomorate znati nekoliko trikova:

• Primijenite pravilo na cijeli skup podataka , a ne samo na jedan stupac u kojem tražite praznine.
• U formuli, zaključajte koordinatu stupca korištenjem mješovite reference ćelije s apsolutnim stupcem i relativnim retkom.

Ovo bi moglo zvučati komplicirano na površini, ali puno je jednostavnije kada pogledamo primjer.

U uzorku skupa podataka u nastavku, pretpostavimo da želite označiti retke koji imaju praznu ćeliju u stupcu E. Da biste to učinili, slijedite ove korake:

1. Odaberite svoj skup podataka (A3:E15 u ovom primjeru).
2. Na kartici Početna kliknite Uvjetno oblikovanje > Novo pravilo > Upotrijebite formulu da odredite koje će ćelije formatirati .
3. U okvir Formatiraj vrijednosti gdje je ova formula istinita unesite jednu od ovih formula:

   Za označavanje apsolutno praznih ćelija :

   =ISBLANK($E3)

   Za označavanje praznih ćelija uključujući prazne nizove :

   =$E3=""

   Gdje je $E3 gornja ćelija u ključu co lumnu koju želite provjeriti ima li praznina. Imajte na umu da u obje formule stupac zaključavamo znakom $.

4. Kliknite gumb Format i odaberite željenu boju ispune.
5. Kliknite OK dva puta da zatvorite oba prozora.

Kao rezultat toga, uvjetno oblikovanje ističe cijeli red ako je ćelija u određenom stupcu prazna.

Označite red ako ćelija nijeprazno

Uvjetno oblikovanje programa Excel za označavanje retka ako ćelija u određenom stupcu nije prazna vrši se na ovaj način:

1. Odaberite svoj skup podataka.
2. Na na kartici Početna kliknite Uvjetno oblikovanje > Novo pravilo > Koristite formulu da odredite koje ćelije formatirati .
3. U okvir Formatiraj vrijednosti gdje je ova formula istinita unesite jednu od ovih formula:

   Za označavanje nepraznih ćelija koje sadrže bilo što: vrijednost, formulu, prazno niz, itd.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Za isticanje nepraznina isključujući ćelije s praznim nizovima :

   =$E3""

   Gdje je $E3 je najviša ćelija u ključnom stupcu za koju se provjerava da nema praznina. Opet, da bi uvjetno oblikovanje ispravno radilo, stupac zaključavamo znakom $.

4. Kliknite gumb Format , odaberite svoju omiljenu boju ispune, a zatim kliknite OK .

Kao rezultat, cijeli redak se označava ako ćelija u određenom stupcu nije prazna.

Uvjetno oblikovanje programa Excel za nule, ali ne i praznine

Prema zadanim postavkama, uvjetno oblikovanje programa Excel ne razlikuje 0 od prazne ćelije, što je u mnogim situacijama stvarno zbunjujuće. Da biste riješili ovaj problem, postoje dva moguća rješenja:

• Stvorite 2 pravila: jedno za praznine i drugo za nulte vrijednosti.
• Stvorite 1 pravilo koje provjerava oba uvjeta u jedna formula.

Napraviodvojena pravila za praznine i nule

1. Prvo, stvorite pravilo za isticanje nultih vrijednosti. Za to kliknite Uvjetno oblikovanje > Novo pravilo > Formatirajte samo ćelije koje sadrže , a zatim postavite Vrijednost ćelije na 0 kao što je prikazano na slici ispod. Pritisnite gumb Format i odaberite željenu boju.

   Ovo uvjetno oblikovanje primjenjuje se ako je ćelija prazna ili nula :

2. Napravite pravilo za praznine bez postavljenog formata. Zatim otvorite Upravitelj pravila , pomaknite pravilo "Praznine" na vrh popisa (ako već nije tamo) i označite potvrdni okvir Zaustavi ako je istinito na to. Detaljne upute potražite u odjeljku Kako zaustaviti uvjetno oblikovanje na praznim ćelijama.

Kao rezultat toga, vaše će uvjetno oblikovanje uključivati ​​nule, ali zanemariti praznine . Čim se prvi uvjet ispuni (ćelija je prazna), drugi uvjet (čelija je nula) se nikada ne testira.

Napravite jedno pravilo za provjeru je li ćelija nula, a ne prazna

Drugi način za uvjetno formatiranje 0, ali ne i praznina je stvaranje pravila s formulom koja provjerava oba uvjeta:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Gdje je B3 gornja lijeva ćelija odabranog raspona.

Rezultat je potpuno isti kao kod prethodne metode - uvjetno oblikovanje ističe nule, ali zanemaruje prazne ćelije.

Tako se koristi uvjetni format za prazne ćelije.Zahvaljujem vam na čitanju i radujem se što ćemo se vidjeti sljedeći tjedan.

Radna bilježnica za vježbu za preuzimanje

Uvjetno oblikovanje u Excelu za prazne ćelije - primjeri (.xlsx datoteka)