Tutto quello che c'è da sapere sul formato condizionale per le celle vuote in Excel

Per quanto semplice possa sembrare, evidenziare le celle vuote con la formattazione condizionale è una cosa piuttosto complicata. Fondamentalmente, ciò è dovuto al fatto che la concezione umana delle celle vuote non sempre corrisponde a quella di Excel. Di conseguenza, le celle vuote possono essere formattate quando non dovrebbero e viceversa. Questa esercitazione esaminerà da vicino vari scenari, condividendo alcuni elementi utili su ciò che accade dietroe mostra come far funzionare il formato condizionale per gli spazi vuoti esattamente come si desidera.

Perché la formattazione condizionale evidenzia le celle vuote?

Sintesi La formattazione condizionale evidenzia le celle vuote perché non fa differenza tra spazi vuoti e zeri. Maggiori dettagli sono riportati di seguito.

Nel sistema interno di Excel, un La cella vuota equivale a un valore nullo Quindi, quando si crea un formato condizionale per le celle inferiori a un certo numero, ad esempio 20, anche le celle vuote vengono evidenziate (poiché 0 è inferiore a 20, per le celle vuote la condizione è VERO).

Un altro esempio è l'evidenziazione delle date inferiori a quella odierna. In termini di Excel, qualsiasi data è un numero intero maggiore di zero, il che significa che una cella vuota è sempre inferiore al giorno odierno, quindi la condizione è soddisfatta anche per gli spazi vuoti.

Soluzione Creare una regola separata per interrompere la formattazione condizionale se la cella è vuota o utilizzare una formula per ignorare le celle vuote.

Perché le celle vuote non vengono evidenziate con la formattazione condizionale?

I motivi per cui gli spazi vuoti non vengono formattati possono essere diversi, ad esempio:

• Esiste la regola di priorità first-in che blocca la formattazione condizionale per le celle vuote.
• La vostra formula non è corretta.
• Le vostre cellule non sono assolutamente vuote.

Se la formula di formattazione condizionale utilizza la funzione ISBLANK, si tenga presente che essa identifica soltanto celle veramente vuote cioè celle che non contengono assolutamente nulla: niente spazi, niente tabulazioni, niente ritorni a capo, niente stringhe vuote, ecc.

Ad esempio, se una cella contiene un elemento stringa di lunghezza zero ("") restituita da un'altra formula, quella cella non viene considerata vuota:

Soluzione Se si desidera evidenziare visivamente le celle vuote che contengono stringhe di lunghezza zero, applicare la formattazione condizionale preimpostata per gli spazi vuoti o creare una regola con una di queste formule.

Come evidenziare le celle vuote in Excel

La formattazione condizionale di Excel ha una regola predefinita per gli spazi vuoti che rende molto semplice evidenziare le celle vuote in qualsiasi set di dati:

1. Selezionare l'intervallo in cui si desidera evidenziare le celle vuote.
2. Sul Casa nella scheda Stili gruppo, fare clic su Formattazione condizionale> Nuova regola .
3. Nel Nuova regola di formattazione Nella finestra di dialogo che si apre, selezionare l'opzione Formatta solo le celle che contengono tipo di regola, quindi scegliere Pezzi grezzi dal Formatta solo le celle con a discesa:
4. Fare clic sul pulsante Formato... pulsante.
5. Nella finestra di dialogo Formato celle, passare all'opzione Riempi selezionare il colore di riempimento desiderato e fare clic su OK .
6. Cliccare OK per chiudere la finestra di dialogo precedente.

Tutte le celle vuote dell'intervallo selezionato vengono evidenziate:

Suggerimento. evidenzia le celle non vuote , selezionare Formatta solo le celle che contengono > Non ci sono spazi vuoti .

Nota: la formattazione condizionale incorporata per gli spazi vuoti evidenzia anche le celle con stringhe di lunghezza zero (Se si desidera evidenziare solo le celle assolutamente vuote, creare una regola personalizzata con la formula ISBLANK come mostrato nell'esempio successivo.

Formattazione condizionale per celle vuote con formula

Per avere una maggiore flessibilità nell'evidenziare gli spazi vuoti, è possibile impostare una regola personalizzata basata su una formula. I passaggi dettagliati per creare una regola di questo tipo sono riportati qui: Come creare una formattazione condizionale con una formula. Di seguito, discuteremo le formule stesse

Solo per evidenzia le celle veramente vuote che non contengono assolutamente nulla, utilizzare la funzione ISBLANK.

Per il set di dati sottostante, la formula è:

=ISBLANK(B3)=VERO

O semplicemente:

=ISBLANK(B3)

Dove B3 è la cella in alto a sinistra dell'intervallo selezionato.

Tenete presente che ISBLANK restituirà FALSO per le celle che contengono stringhe vuote (""), di conseguenza tali celle non verranno evidenziate. Se questo comportamento non è quello desiderato, potete scegliere tra le due opzioni:

Controlla la presenza di celle vuote, comprese le stringhe di lunghezza zero:

=B3=""

Oppure controlla se la lunghezza della stringa è uguale a zero:

=LEN(B3)=0

Oltre alla formattazione condizionale, è possibile evidenziare le celle vuote in Excel utilizzando VBA.

Interrompere la formattazione condizionale se la cella è vuota

Questo esempio mostra come escludere le celle vuote dalla formattazione condizionale impostando una regola speciale per gli spazi vuoti.

Supponiamo di aver utilizzato una regola incorporata per evidenziare le celle comprese tra 0 e 99,99. Il problema è che vengono evidenziate anche le celle vuote (come ricorderete, nella formattazione condizionale di Excel, una cella vuota equivale a un valore zero):

Per evitare che le celle vuote vengano formattate, procedere come segue:

1. Creare una nuova regola di formattazione condizionale per le celle di destinazione facendo clic su Formattazione condizionale > Nuova regola > Formatta solo le celle che contengono > Pezzi grezzi .
2. Cliccare OK senza impostare alcun formato.
3. Aprire la sezione Gestore delle regole ( Formattazione condizionale> Gestione delle regole ), assicurarsi che la regola "Spazi vuoti" sia in cima all'elenco e spuntare il pulsante Arresto se vero casella di controllo accanto ad essa.
4. Cliccare OK per salvare le modifiche e chiudere la finestra di dialogo.

Il risultato è esattamente quello che ci si aspetta:

Suggerimenti:

• È possibile escludere gli spazi vuoti anche creando una regola di formattazione condizionale con una formula che controlla le celle vuote e selezionando l'opzione Arresto se vero opzione per esso.
• Inoltre, potrebbe essere interessante guardare un video che mostra come applicare la formattazione condizionale se un'altra cella è vuota.

Formula di formattazione condizionale per ignorare le celle vuote

Se si utilizza già una formula di formattazione condizionale, non è necessario creare una regola separata per gli spazi vuoti, ma si può aggiungere un'altra condizione alla formula esistente:

• Ignora le celle assolutamente vuote che non contengono nulla:

  NON(ISBLANK(A1))

• Ignora le celle visivamente vuote, comprese le stringhe vuote:

  A1""

Dove A1 è la cella più a sinistra dell'intervallo selezionato.

Nel set di dati qui sotto, supponiamo di voler evidenziare i valori inferiori a 99,99. Ciò può essere fatto creando una regola con questa semplice formula:

=$B2<99,99

Per evidenziare i valori inferiori a 99,99 ignorando le celle vuote, è possibile utilizzare la funzione AND con due test logici:

=AND($B2"", $B2<99,99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99,99)

In questo caso particolare, entrambe le formule ignorano le celle con stringhe vuote, poiché la seconda condizione (<99,99) è FALSA per tali celle.

Se la cella è vuota, evidenziare la riga

Per evidenziare un'intera riga se una cella di una colonna specifica è vuota, è possibile utilizzare una qualsiasi delle formule per le celle vuote. Tuttavia, è necessario conoscere un paio di trucchi:

• Applicare la regola ad un intero set di dati non solo una colonna in cui cercare gli spazi vuoti.
• Nella formula, bloccare la coordinata della colonna utilizzando un riferimento di cella misto con una colonna assoluta e una riga relativa.

All'apparenza potrebbe sembrare complicato, ma è molto più semplice se consideriamo un esempio.

Nel set di dati di esempio qui sotto, supponiamo di voler evidenziare le righe che hanno una cella vuota nella colonna E. Per farlo, seguite questi passaggi:

1. Selezionare il set di dati (A3:E15 in questo esempio).
2. Sul Casa fare clic su Formattazione condizionale > Nuova regola > Utilizzate una formula per determinare quali celle formattare .
3. Nel Formatta i valori in cui questa formula è vera inserire una delle seguenti formule:

   Per evidenziare celle assolutamente vuote :

   =ISBLANK($E3)

   Per evidenziare celle vuote, comprese le stringhe vuote :

   =$E3=""

   Dove $E3 è la cella superiore della colonna chiave che si desidera controllare per verificare la presenza di spazi vuoti. Si noti che, in entrambe le formule, si blocca la colonna con il segno $.

4. Fare clic sul pulsante Formato e scegliere il colore di riempimento desiderato.
5. Cliccare OK due volte per chiudere entrambe le finestre.

Di conseguenza, la formattazione condizionale evidenzia un'intera riga se una cella di una colonna specifica è vuota.

Evidenzia la riga se la cella non è vuota

La formattazione condizionale di Excel per evidenziare la riga se una cella di una particolare colonna non è vuota viene eseguita in questo modo:

1. Selezionare il set di dati.
2. Sul Casa fare clic su Formattazione condizionale > Nuova regola > Utilizzate una formula per determinare quali celle formattare .
3. Nel Formatta i valori in cui questa formula è vera inserire una delle seguenti formule:

   Per evidenziare celle non vuote che contengono qualsiasi cosa: valore, formula, stringa vuota, ecc.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Per evidenziare non vuoti, escluse le celle con stringhe vuote :

   =$E3""

   Dove $E3 è la cella più alta della colonna chiave che viene controllata per verificare la presenza di spazi vuoti. Anche in questo caso, affinché la formattazione condizionale funzioni correttamente, blocchiamo la colonna con il segno $.

4. Fare clic sul pulsante Formato scegliere il colore di riempimento preferito, quindi fare clic su OK .

Di conseguenza, un'intera riga viene evidenziata se una cella di una colonna specifica non è vuota.

Formattazione condizionale di Excel per gli zeri ma non per gli spazi vuoti

Per impostazione predefinita, la formattazione condizionale di Excel non distingue tra 0 e cella vuota, il che crea molta confusione in molte situazioni. Per risolvere questo problema, esistono due possibili soluzioni:

• Creare 2 regole: una per gli spazi vuoti e l'altra per i valori nulli.
• Creare 1 regola che controlli entrambe le condizioni in un'unica formula.

Regole separate per gli spazi vuoti e gli zeri

1. Per prima cosa, creare una regola per evidenziare i valori zero. A tale scopo, fare clic su Formattazione condizionale> Nuova regola > Formatta solo le celle che contengono e quindi impostare Valore della cella uguale a 0 come mostrato nella schermata sottostante. Fare clic sul pulsante Formato e selezionare il colore desiderato.

   Questa formattazione condizionale si applica se una cella è vuota o nulla :

2. Creare una regola per gli spazi vuoti senza formato impostato, quindi aprire il file Gestore delle regole , spostare la regola "Spazi vuoti" in cima all'elenco (se non c'è già) e spuntare il pulsante Arresto se vero Per istruzioni dettagliate, vedere Come interrompere la formattazione condizionale nelle celle vuote.

Di conseguenza, la formattazione condizionale includere gli zeri ma ignorare gli spazi vuoti Non appena la prima condizione è soddisfatta (la cella è vuota), la seconda condizione (la cella è zero) non viene mai verificata.

Creare una singola regola per verificare se la cella è zero, non vuota

Un altro modo per formattare in modo condizionale gli 0 ma non gli spazi vuoti è creare una regola con una formula che verifichi entrambe le condizioni:

=E(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Dove B3 è la cella in alto a sinistra dell'intervallo selezionato.

Il risultato è esattamente lo stesso del metodo precedente: la formattazione condizionale evidenzia gli zeri ma ignora le celle vuote.

Ecco come utilizzare il formato condizionale per le celle vuote. Vi ringrazio per la lettura e vi do appuntamento alla prossima settimana.

Eserciziario da scaricare

Formattazione condizionale di Excel per celle vuote - esempi (file .xlsx)