Wszystko, co musisz wiedzieć o formacie warunkowym dla pustych komórek w programie Excel

Tak proste, jak może się wydawać, podświetlanie pustych komórek za pomocą formatowania warunkowego jest dość skomplikowane. Zasadniczo dzieje się tak dlatego, że ludzkie rozumienie pustych komórek nie zawsze odpowiada temu w Excelu. W rezultacie puste komórki mogą zostać sformatowane, gdy nie powinny i odwrotnie. Ten samouczek przyjrzy się różnym scenariuszom, podzieli się kilkoma przydatnymi bitami na temat tego, co dzieje się zasceny i pokazują, jak sprawić, by format warunkowy dla pustych miejsc działał dokładnie tak, jak chcesz.

Dlaczego formatowanie warunkowe podświetla puste komórki?

Podsumowanie : formatowanie warunkowe podświetla puste komórki, ponieważ nie robi różnicy między pustymi i zerami. Więcej szczegółów znajduje się poniżej.

W wewnętrznym systemie Excel, a. pusta komórka równa się wartości zero . Tak więc, gdy tworzysz format warunkowy dla komórek mniejszych niż pewna liczba, powiedzmy 20, puste komórki również zostają podświetlone (ponieważ 0 jest mniejsze niż 20, dla pustych komórek warunek jest TRUE).

Innym przykładem jest podświetlanie dat mniejszych niż dzisiejsze. W ujęciu Excela każda data jest liczbą całkowitą większą od zera, co oznacza, że pusta komórka jest zawsze mniejsza od dzisiejszego dnia, więc warunek jest spełniony dla pustych miejsc ponownie.

Rozwiązanie : Zrób osobną regułę, aby zatrzymać formatowanie warunkowe, jeśli komórka jest pusta lub użyj formuły, aby zignorować puste komórki.

Dlaczego puste komórki nie są podświetlane przy formatowaniu warunkowym?

Mogą być różne przyczyny braku formatowania pustych miejsc, takie jak:

• Istnieje zasada pierwszeństwa first-in, która zatrzymuje formatowanie warunkowe dla pustych komórek.
• Twoja formuła nie jest poprawna.
• Twoje komórki nie są absolutnie puste.

Jeśli formuła formatowania warunkowego wykorzystuje funkcję ISBLANK, należy pamiętać, że identyfikuje ona tylko naprawdę puste komórki , czyli komórki, które nie zawierają absolutnie nic: żadnych spacji, żadnych tabulatorów, żadnych powrotów karetki, żadnych pustych ciągów itp.

Na przykład, jeśli komórka zawiera ciąg o długości zero ("") zwrócone przez jakąś inną formułę, ta komórka nie jest traktowana jako pusta:

Rozwiązanie : Jeśli chcesz wyróżnić wizualnie puste komórki, które zawierają ciągi o zerowej długości, zastosuj wstępnie ustawione formatowanie warunkowe dla pustych miejsc lub utwórz regułę z jedną z tych formuł.

Jak podświetlić puste komórki w programie Excel

Formatowanie warunkowe w Excelu ma predefiniowaną regułę dla pustych miejsc, dzięki której naprawdę łatwo jest wyróżnić puste komórki w dowolnym zestawie danych:

1. Wybierz zakres, w którym chcesz podświetlić puste komórki.
2. Na Strona główna zakładka, w Style grupa, kliknij Formatowanie warunkowe> Nowa zasada .
3. W Nowa zasada formatowania W otwartym oknie dialogowym wybierz Formatuj tylko komórki, które zawierają typ reguły, a następnie wybierz Blanki od Formatuj tylko komórki z spadać:
4. Kliknij przycisk Format... przycisk.
5. W oknie dialogowym Formatowanie komórek przejdź do opcji Wypełnij wybierz żądany kolor wypełnienia, a następnie kliknij przycisk OK .
6. Kliknij OK jeszcze raz, aby zamknąć poprzednie okno dialogowe.

Wszystkie puste komórki w wybranym zakresie zostaną podświetlone:

Wskazówka. do podświetlanie niepustych komórek , wybrany Formatuj tylko komórki, które zawierają > Brak pustych miejsc .

Uwaga. Wbudowane formatowanie warunkowe dla pustych miejsc podkreśla również komórki z ciągi o zerowej długości (""). Jeśli chcesz podświetlić tylko absolutnie puste komórki, to utwórz niestandardową regułę z formułą ISBLANK, jak pokazano w kolejnym przykładzie.

Formatowanie warunkowe dla pustych komórek z formułą

Aby mieć większą elastyczność przy podświetlaniu pustych miejsc, możesz stworzyć własną regułę opartą na formule. Szczegółowe kroki tworzenia takiej reguły znajdziesz tutaj: Jak stworzyć formatowanie warunkowe za pomocą formuły. Poniżej omówimy same formuły

Tylko do podświetlanie prawdziwie pustych komórek które nie zawierają absolutnie nic, użyj funkcji ISBLANK.

Dla poniższego zbioru danych wzór to:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Albo po prostu:

=ISBLANK(B3)

Gdzie B3 to lewa górna komórka wybranego zakresu.

Należy pamiętać, że ISBLANK zwróci FALSE dla komórek zawierających puste ciągi (""), w konsekwencji takie komórki nie zostaną podświetlone. Jeśli takie zachowanie nie jest pożądane, to albo:

Sprawdź, czy nie ma pustych komórek, w tym ciągów o zerowej długości:

=B3=""

Albo sprawdź, czy długość ciągu jest równa zeru:

=LEN(B3)=0

Oprócz formatowania warunkowego, możesz podświetlić puste komórki w Excelu za pomocą VBA.

Zatrzymaj formatowanie warunkowe, jeśli komórka jest pusta

Ten przykład pokazuje, jak wykluczyć puste komórki z formatowania warunkowego poprzez ustawienie specjalnej reguły dla pustych komórek.

Załóżmy, że użyłeś wbudowanej reguły do podświetlania komórek o wartości od 0 do 99,99. Problem polega na tym, że puste komórki również zostają podświetlone (jak pamiętasz, w formatowaniu warunkowym Excela pusta komórka równa się wartości zerowej):

Aby zapobiec formatowaniu pustych komórek, wykonaj następujące czynności:

1. Utwórz nową regułę formatowania warunkowego dla komórek docelowych, klikając Formatowanie warunkowe > Nowa zasada > Formatuj tylko komórki, które zawierają > Blanki .
2. Kliknij OK bez ustawiania jakiegokolwiek formatu.
3. Otwórz Menedżer reguł ( Formatowanie warunkowe> Zarządzaj regułami ), upewnij się, że reguła "Puste" jest na górze listy i zaznacz opcję Zatrzymaj się, jeśli prawda pole wyboru obok.
4. Kliknij OK aby zapisać zmiany i zamknąć okno dialogowe.

Efekt jest dokładnie taki, jak można by się spodziewać:

Wskazówki:

• Można również wykluczyć puste komórki, tworząc regułę formatowania warunkowego z formułą sprawdzającą puste komórki i wybierając opcję Zatrzymaj, jeśli prawda opcja dla niego.
• Ponadto możesz być zainteresowany obejrzeniem filmu pokazującego, jak zastosować formatowanie warunkowe, jeśli inna komórka jest pusta.

Formuła formatowania warunkowego do ignorowania pustych komórek

W przypadku, gdy używasz już formuły formatowania warunkowego, to tak naprawdę nie musisz tworzyć osobnej reguły dla pustych miejsc. Zamiast tego możesz dodać jeszcze jeden warunek do istniejącej formuły, a mianowicie:

• Ignoruj absolutnie puste komórki, które nic nie zawierają:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Ignoruj wizualnie puste komórki, w tym puste ciągi:

  A1""

Gdzie A1 jest najbardziej lewą komórką wybranego zakresu.

W poniższym zbiorze danych powiedzmy, że chcesz wyróżnić wartości mniejsze niż 99,99. Można to zrobić tworząc regułę z tym prostym wzorem:

=$B2<99.99

Aby wyróżnić wartości mniejsze niż 99,99 ignorując puste komórki, możesz użyć funkcji AND z dwoma testami logicznymi:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

W tym konkretnym przypadku obie formuły ignorują komórki z pustymi łańcuchami, ponieważ dla takich komórek drugi warunek (<99,99) ma wartość FALSE.

Jeśli komórka jest pusta podświetl wiersz

Aby podświetlić cały wiersz, jeśli komórka w określonej kolumnie jest pusta, możesz użyć dowolnej z formuł dla pustych komórek. Jest jednak kilka sztuczek, które musisz znać:

• Zastosuj regułę do cały zbiór danych , a nie tylko jedną kolumnę, w której wyszukujesz puste miejsca.
• W formule, zablokować współrzędną kolumny poprzez użycie mieszanego odwołania do komórki z bezwzględną kolumną i względnym wierszem.

To może brzmieć skomplikowanie na powierzchni, ale jest o wiele prostsze, gdy spojrzymy na przykład.

W poniższym przykładowym zbiorze danych załóżmy, że chcesz zaznaczyć wiersze, które mają pustą komórkę w kolumnie E. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz swój zbiór danych (w tym przykładzie A3:E15).
2. Na Strona główna zakładka, kliknij Formatowanie warunkowe > Nowa zasada > Użyj formuły, aby określić, które komórki mają być sformatowane .
3. W Formatuj wartości, w których ta formuła jest prawdziwa w polu, wprowadź jedną z tych formuł:

   Aby podkreślić komórki całkowicie puste :

   =ISBLANK($E3)

   Aby podkreślić puste komórki, w tym puste ciągi znaków :

   =$E3=""

   Gdzie $E3 to górna komórka w kolumnie kluczowej, którą chcemy sprawdzić pod kątem pustych miejsc. Zauważ, że w obu formułach blokujemy kolumnę znakiem $.

4. Kliknij przycisk Format i wybierz kolor wypełnienia, który chcesz.
5. Kliknij OK dwukrotnie, aby zamknąć oba okna.

W rezultacie formatowanie warunkowe podświetla cały wiersz, jeśli komórka w określonej kolumnie jest pusta.

Podświetlanie wiersza, jeśli komórka nie jest pusta

Formatowanie warunkowe w Excelu, aby podświetlić wiersz, jeśli komórka w danej kolumnie nie jest pusta, odbywa się w ten sposób:

1. Wybierz swój zbiór danych.
2. Na Strona główna zakładka, kliknij Formatowanie warunkowe > Nowa zasada > Użyj formuły, aby określić, które komórki mają być sformatowane .
3. W Formatuj wartości, w których ta formuła jest prawdziwa w polu, wprowadź jedną z tych formuł:

   Aby podkreślić komórki niepuste które zawierają cokolwiek: wartość, formułę, pusty ciąg itp.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Aby podkreślić niepuste pola z wyłączeniem komórek z pustymi ciągami znaków :

   =$E3""

   Gdzie $E3 to najwyższa komórka w kolumnie kluczowej, która jest sprawdzana pod kątem braku pustych miejsc. Ponownie, aby formatowanie warunkowe działało poprawnie, blokujemy kolumnę znakiem $.

4. Kliknij przycisk Format wybierz ulubiony kolor wypełnienia, a następnie kliknij przycisk OK .

W rezultacie cały wiersz zostaje podświetlony, jeśli komórka w określonej kolumnie nie jest pusta.

Formatowanie warunkowe w programie Excel dla zer, ale nie pustych miejsc

Domyślnie formatowanie warunkowe programu Excel nie rozróżnia 0 i pustej komórki, co w wielu sytuacjach jest naprawdę mylące. Aby rozwiązać tę trudność, istnieją dwa możliwe rozwiązania:

• Utwórz 2 reguły: jedną dla pustych miejsc i drugą dla wartości zerowych.
• Utwórz 1 regułę, która sprawdza oba warunki w jednej formule.

Wprowadzić oddzielne zasady dla pustych miejsc i zer

1. Najpierw należy utworzyć regułę, która będzie wyróżniać wartości zerowe. W tym celu należy kliknąć Formatowanie warunkowe> Nowa zasada > Formatuj tylko komórki, które zawierają , a następnie ustawić Wartość komórki równa 0 jak pokazano na poniższym zrzucie ekranowym. Kliknij przycisk Format i wybierz żądany kolor.

   To formatowanie warunkowe ma zastosowanie jeśli komórka jest pusta lub ma zero :

2. Utwórz regułę dla pustych miejsc bez ustawionego formatu. Następnie otwórz Menedżer reguł , przesuń regułę "Puste" na górę listy (jeśli jeszcze tam nie jest) i zaznacz opcję Zatrzymaj, jeśli prawda pole wyboru obok niego. Szczegółowe instrukcje znajdziesz w rozdziale Jak zatrzymać formatowanie warunkowe na pustych komórkach.

W rezultacie, twoje formatowanie warunkowe będzie uwzględniać zera, ale ignorować puste miejsca Jak tylko pierwszy warunek jest spełniony (komórka jest pusta), drugi warunek (komórka jest zerowa) nigdy nie jest testowany.

Utwórz pojedynczą regułę sprawdzającą, czy komórka ma wartość zero, a nie jest pusta

Innym sposobem na warunkowe formatowanie 0, ale nie pustych miejsc jest stworzenie reguły z formułą, która sprawdza oba warunki:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Gdzie B3 to lewa górna komórka wybranego zakresu.

Wynik jest dokładnie taki sam jak w przypadku poprzedniej metody - formatowanie warunkowe podkreśla zera, ale ignoruje puste komórki.

Tak wygląda sposób użycia formatu warunkowego dla pustych komórek. Dziękuję za przeczytanie i czekam na następny tydzień.

Zeszyt ćwiczeń do pobrania

Formatowanie warunkowe w Excelu dla pustych komórek - przykłady (plik .xlsx)