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このページでは、お礼状のいくつかの例と、自分でメモやメールメッセージ、お礼状をプロらしく書くためのコツをご紹介します。
お礼状は、感謝状とも呼ばれ、人が人に感謝やお礼を伝える手紙やメールを意味します。 ほとんどの場合、正式なビジネスレターとしてタイプされ、その長さは1ページを超えないものとされています。 友人、知人、親類に向けた正式ではない手紙は手書きにすることができます。
効果的なサンキューレターを書くための6つのコツ
- 速やかに書く .イベント終了後、できるだけ早くお礼状を出す（面接の場合は24時間以内に出すとよい）。
- パーソナルにする 一般的なメッセージでは、他の求職者の手紙の中に紛れてしまいます。 会社や組織全体ではなく、一人の人に宛てた手紙であること、イベントの詳細について触れることで、お礼状が際立つでしょう。
- 短く、要点を絞って書く。 手紙は短く、直接的で、明確で、簡潔なものにしましょう。
- サウンドナチュラル .感謝の気持ちを表現し、誠実で心のこもった機転の利くお礼状にする。
- 送信前に校正する 誤字脱字はプロらしくないですが、名前のスペルミスほどひどいものはありません。 手紙に書かれているすべての名前のスペルをダブルチェックする時間をとってください。
- 手書き、ハードコピー、Eメール 一般的には、タイプされた（紙またはEメール）お礼状が推奨されますが、手書きを好むマネージャーもいます。 技術業界では、お礼のEメールが適切です。 また、フォーマルではない状況や時間の制約がある場合は、Eメールでもかまいません。
どのような場合にお礼状を送るのが適切なのでしょうか。 ここでは、簡単な例をいくつかご紹介します。
- 面接やビジネスアポイントの後
- 奨学金、贈与、寄付を受けたとき
- 推薦を受ける場合
- コンタクトを新規に作成する場合
Tip. もし説得力のある依頼状を書く必要があるなら、上記のリンク先のチュートリアルで、ビジネスレターのフォーマットやヒント、サンプルについて多くの有用な情報を得ることができます。
サンキューレターの例
お礼状を送らなければならないと分かっていても、適切な言葉が思い浮かばないという方は、こちらの例文を参考にすれば、正しい方向に向かうかもしれません。
就職面接後のお礼状（社員より）
拝啓、Mr./Ms,
昨日は[ポジション名]の面接にお時間をいただき、ありがとうございました。 会って[ポジション名]と貴社についてもっと知ることができ、心から嬉しく思います。
このたびの会話と会社の業務を観察した結果、私の[経験分野]の経験はこの仕事に十二分に適しており、私の経歴とスキルは会社を成功の高みへと導くことができると確信しています。 新しいプロセスまたはプロジェクト名]に大きく貢献できると信じています。 あなたが提案したアイデア]に興味を持ったことに興奮していますし、私はまた、[あなたのアイデア]のようなものを持っています。の素晴らしいアイデアをたくさん持っています。 の経験があれば、この仕事の要件を効果的に満たすことができると確信しています。
ご存知のように（面接では言いそびれましたが）、私は【前職】で【前々職】として働いていたため、このような仕事のあらゆる側面を理解し、素晴らしい経歴を持っています。 熱意に加えて、私はこのポジションで優れた資格、スキル、主張、能力（あなたの能力）を発揮します。 私はこれまで以上に確信を持って、この仕事に取り組んでいます。私は、チームの一員として見事に溶け込み、私のスキルと才能を貴社の利益のために貢献します。
また、資格に関するご相談にも応じますので、お気軽にお問い合わせください。
このたびは、御社で働くことに大変興味を持ちましたので、採用のご連絡をお待ちしております。
面接後のフォローアップ礼状（あまり堅苦しくないもの）
拝啓、Mr./Ms,
昨日は、[Position]と[Area of Experience]の経験について、時間を割いていただきありがとうございました。
御社とお会いして、私の経歴とスキルが御社のニーズに合うと確信しました。 御社の[御社の計画]は刺激的で、私は御社の将来の成功に貢献できると思います。 私の[経歴]は御社の資産になると思います。 私は御社の部門のエネルギーと前向きな姿勢に感銘を受けました。 私は御社のグループと楽しく仕事ができると信じています。
また、何かございましたら、メールまたはお電話にてご連絡ください。
ご配慮をお願いします。
奨学金感謝状
奨学金提供者】の皆様へ
この度、「奨学金」の受給者の一人となりました【名前】と申します。 この場をお借りして、私の目標達成のためにご厚意いただいたことに感謝いたします。 ご寄付のおかげで、私は【大学】で教育を続けることができます。
私は現在、[学位またはプログラム]で[科目]に重点を置いています。 私は[機関]を卒業したら[産業]のキャリアを追求する予定です。
奨学金名】を授与していただいたことで、私の経済的負担が軽減され、学業により集中し、学位取得への意欲を高めることができました。 また、あなたの寛大な寄付は、高等教育で目標を達成する人々を助け、私が仕事を始めたら地域社会に恩返しをする気にさせてくれました。 私の奨学金を可能にしたあなたの寛大な支援に改めて感謝します。
敬具
お名前
ご推薦ありがとうございます（雇用主より）
拝啓、Mr./Ms,
推薦してくださった方]を[ポジション]に推薦してくださったことに感謝したいと思います。 その方]は素晴らしいアイデアをもたらし、私たちの部署で貴重な社員となることを確信しています。
また、同じような問題でお役に立てることがあれば、遠慮なくご連絡ください。
推薦のお礼（推薦者より）
拝啓、Mr./Ms,
あなたが書いてくれた推薦状がどれほどありがたいか、あなたに知らせたかったのです。
私は、あなたが非常に多くの時間、エネルギー、努力を注いでいることを知っていますし、私の人生の次のステージを始めるにあたり、あなたのサポートにどれだけ感謝しているかを知っていただきたいと思います。
また、私のことを褒めてくださったこと、本当に感謝しています。 私の分野で仕事を探しているとき、あなたの手紙は私の新しいキャリアにとって良いスタートとなるドアと機会を与えてくれました。 いつか他の人にも同じことができたらと思います。
何か反応があれば、また報告します。
お忙しい中、ありがとうございました。また機会がありましたら、ぜひお声掛けください。
いつもありがとうございます。
パーソナルサンクスレター
拝啓、Mr./Ms,
私はこのノートを、あなたの意見や援助が[彼らが手伝ったプロセスやイベント]の成功に大きく貢献したことを知らせるために書いています。 私は[あなたが特に感謝していること]に感謝します。
あなたの専門知識、情報、率直なアドバイス、そしてあなたが教えてくれた人脈は、このプロセスにおいて私にとって非常に貴重なものでした。
あなたのような、私たちが最も必要としているときに、いつも快く協力してくれる良い友人がいることは素晴らしいことです。 あなたが問題ないと言ったとしても、あなたはその好意が本当に感謝されていると知るべきです。 いつものように、あなたと仕事ができて光栄でした。
恩返しができることを楽しみにしています。
個人的なお礼の手紙（あまり堅苦しくないもの）
名前さんへ
あなたの専門知識、情報、率直なアドバイス、そしてあなたが教えてくれた人脈は、このプロセスにおいて私にとって非常に貴重なものでした。
あなたのような、私たちが最も必要としているときに、いつも快く協力してくれる良い友人がいることは素晴らしいことです。 あなたが問題ないと言ったとしても、あなたはその好意が本当に感謝されていると知るべきです。 いつものように、あなたと仕事ができて光栄でした。
恩返しができることを楽しみにしています。
サンキューレターのメールテンプレート
お礼状やノートをメールで送る場合、「共有メールテンプレート」を使えば、時間を大幅に節約できます。 受取人ごとにメッセージを入力したりコピーペーストする代わりに、一度テンプレートを設定すれば、いつでもそれを再利用できます
内蔵のマクロを使えば、宛先、Cc、Bcc、件名の各フィールドに自動的に入力したり、あらかじめ定義された場所に宛先固有の情報や文脈固有の情報を入力したり、ファイルを添付するなど、レターをすばやくパーソナライズすることが可能です。
Windows版、Mac版、Outlook Onlineのどのデバイスからでも、テンプレートにアクセスできます。
以下のスクリーンショットは、サンキューメールのテンプレートがどのように見えるかを示すものです。
共有メールテンプレートを使って、どのようにコミュニケーションを効率化できるか、ぜひ試してみてください。 Microsoft AppStoreから無料で入手できます。
