В статията е обяснено как да експортирате различни PDF файлове в Excel ръчно или с помощта на безплатни онлайн конвертори и как да изберете най-подходящия метод за конвертиране за даден тип файл.

Форматът PDF, който позволява представянето на документи независимо от софтуера, хардуера или операционната система на потребителя, вече се е превърнал във фактически стандарт за електронен обмен на файлове.

Ако поискате от някого някаква информация и ако този човек е добронамерен, има голяма вероятност да получите грижливо форматиран PDF документ с исканите данни, придружен от таблици, графики и диаграми, които да разгледате.

Въпреки това PDF файловете са предназначени единствено за преглед на данни, а не за манипулиране с тях. Така че, ако задачата ви предполага пренареждане на данните за по-нататъшен анализ, ще трябва или да попитате кореспондента за друг файл, или да конвертирате PDF документа в някакъв формат, който може да се редактира. А този урок ще ви научи как да импортирате файл от PDF в Excel само за няколко минути.

Избор на правилния метод за преобразуване на PDF в Excel

Изборът на правилния метод за конвертиране на определен PDF файл в Excel зависи от това как е създаден този или онзи PDF документ. Някой може да си мисли, че всички PDF файлове по същество са едни и същи. Но всъщност не е така.

Ако даден PDF документ е получен от електронен източник като документ на Word или електронна таблица на Excel, той съдържа текстови символи, които могат да бъдат прочетени и интерпретирани от приложенията на Microsoft Office, както и от различни PDF конвертори. Ако искате да импортирате такъв PDF файл в Excel, можете да го направите ръчно или да използвате някои конвертори на трети страни за PDF в Excel или софтуер на Adobe.

PDF файл може да бъде създаден и чрез сканиране на хартиен документ или чрез използване на друго устройство, което заснема изображение на документа и след това го съхранява като PDF файл. В този случай PDF е просто статична снимка и за да я експортирате в редактируем лист на Excel, е необходим специален софтуер за OCR.

Конвертиране на PDF в Excel чрез Word

За случайни преобразувания от PDF в Excel може да не си правите труда да търсите специален инструмент и да свършите работата с това, което имате под ръка, т.е. с всеки PDF-визуализатор, Microsoft Excel и Word. Моля, не забравяйте, че този метод работи само за PDF документи, създадени по електронен път.

Накратко, преобразуването включва експортиране на данните първо в документ на Word, а след това копирането им в работна книга на Excel. Подробните стъпки следват по-долу.

1. Копирайте изходната таблица от PDF файл.

Отворете PDF файла в Adobe Reader или в друга програма за преглед на PDF файлове, изберете таблицата, която искате да конвертирате в Excel, и натиснете Ctrl + C, за да я копирате в клипборда.

2. Вмъкнете таблицата в документ на Word.

Отворете нов документ на Word и поставете копираните данни, като натиснете Ctrl + V. Ще получите нещо подобно на това:

3. Преобразувайте копираните данни в таблица (по избор).

Ако данните от PDF файла са били вмъкнати в документ на Word като правилно структурирана таблица, както е показано на снимката по-горе, прескочете тази стъпка.

Ако данните са вмъкнати в Word като текст, а не като таблица, можете да ги превърнете в таблица по един от следните начини:

• Бърз начин. Натиснете Ctrl + A, за да изберете всички данни, преминете към Вмъкване на и щракнете върху Таблица > Вградена маса...

  Това трябва да превърне вмъкнатите данни в лошо форматирана, но правилно структурирана таблица на Word.

• Ако бързият начин не доведе до очаквания резултат, изберете всички данни и щракнете върху Вмъкване> Таблица>Конвертиране на текст в таблица... Ще се появи диалоговият прозорец и ще изберете Други под Отделен текст в , щракнете върху малкото квадратче до него, изтрийте това, което е там, въведете интервал и натиснете OK .

  

4. Копирайте таблицата от Word в Excel.

В документа на Microsoft Word маркирайте всички данни ( Ctrl + A ), отворете нов лист на Excel, маркирайте която и да е клетка (това ще бъде най-лявата клетка на таблицата) и натиснете Ctrl + V, за да поставите данните, копирани от Word.

5. Форматирайте и редактирайте таблицата в Excel.

Ако конвертирате малка и проста таблица, тази стъпка може да не е необходима. Въпреки това, от моя опит, това е много рядък случай, когато данните, експортирани от PDF към Excel ръчно, не изискват по-нататъшни манипулации. Най-често ще трябва да направите някои корекции, за да възстановите оригиналното оформление и формат на таблицата. Например, може да се наложи да изтриете някои празни редове или да добавите / премахнетеотделните клетки, за да се уверите, че колоните са правилно подравнени.

Предимства : Основният "плюс" на този подход е, че не са необходими специални инструменти, а само програма за преглед на PDF, Microsoft Word и Excel.

Недостатък : Първоначалното форматиране е загубено, необходими са допълнителни манипулации с преобразуваните данни.

Конвертори на PDF в Excel онлайн

Ако разполагате с голям и сложно форматиран PDF файл, възстановяването на формата и структурата на всяка таблица ръчно може да се окаже доста уморително. В този случай има смисъл да възложите задачата на някой онлайн конвертор на PDF в Excel.

Въпреки че съществува голямо разнообразие от онлайн конвертори на Excel в PDF, принципът на работа е в общи линии един и същ. Качвате PDF файл на уебсайта, посочвате имейл адреса си и намирате работна книга на Excel в пощенската си кутия веднага след приключване на процеса на конвертиране. Някои конвертори дори не изискват имейл адрес и позволяват директно изтегляне или отваряне на конвертирания файл на Excel.от уебсайта.

Повечето от онлайн конверторите на PDF в Excel имат дневен или месечен лимит за броя на файловете, които можете да конвертирате безплатно. Някои услуги определят и лимит за размера на файловете. Обикновено можете да премахнете тези ограничения, като се абонирате за платен абонамент.

Сега ще си поиграем с няколко популярни онлайн конвертора от PDF в Excel и ще видим кой от тях дава най-добри резултати.

А ето и оригиналния PDF файл, който трябва да бъде превърнат в работеща електронна таблица на Excel:

Nitro Cloud - безплатен онлайн конвертор от PDF в Excel

Това е една от най-популярните онлайн услуги за конвертиране на PDF файлове в Microsoft Excel, Word и PowerPoint. Nitro Cloud може да извършва конвертиране и в обратна посока, т.е. от PowerPoint, Word или Excel в PDF, и ние вече го разгледахме в предишната статия - Конвертиране на Excel в PDF.

Ако имате опит с онлайн услуги, вероятно сте забелязали, че те са проектирани така, че да направят преобразуването възможно най-лесно и интуитивно за потребителя. Nitro PDF converter не прави изключение. Трябва само да изберете изходния файл, да посочите файловите формати, да въведете имейл адреса си и да кликнете върху " Конвертирай сега ".

Резултат : Конвертираният файл на Excel ще пристигне в пощенската ви кутия след няколко минути. Например, така изглежда моят лист:

Ако го сравните с оригиналния PDF файл, ще забележите, че едно красиво заглавие е изчезнало, форматирането е съществено изкривено, но като цяло имате с какво да работите.

Освен онлайн услугата, Nitro има и десктоп версия на конвертора от PDF в Excel, а 14-дневната пробна версия е налична на адрес www.pdftoexcelonline.com.

Безплатен PDF конвертор

Онлайн конверторът на PDF файлове, достъпен на адрес www.freepdfconvert.com, също така извършва различни видове конвертиране, включително от PDF в Excel, от PDF в Word, от PDF в PowerPoint, от PDF в изображение и обратно.

С този конвертор можете да получите изходния файл на Excel по имейл или да го изтеглите от уебсайта.

Резултат : Що се отнася до резултата, ами... това беше нещо възмутително!

Само 3 реда от оригиналния PDF документ оцеляха при преобразуването и естествено тези остатъци бяха изпратени веднага в кошчето. Справедливо е да се каже, че този конвертор на PDF в Excel се справя много по-добре с по-прости таблици, но като се имат предвид ограниченията му - 10 преобразувания на месец и 30-минутно забавяне за преобразуване на друг файл - това все пак не би бил моят избор.

Cometdocs PDF в Excel онлайн конвертор

Освен Nitro, Cometdocs предлага десктоп и онлайн версии на своя PDF конвертор, като и двете са достъпни на адрес www.pdftoexcel.org.

Безплатната им услуга ще ви накара да чакате 30 минути дори за конвертирането на първия документ, което, разбира се, е разочароващо, но е поносимо, ако накрая ще получите перфектен резултат.

Резултат: Не бих казал, че изходният файл на Excel е перфектен. Форматирането само смътно напомня на оригиналния PDF документ, появяват се няколко допълнителни празни клетки, но въпреки това основната цел е постигната - данните от PDF са превърнати в редактируема таблица на Excel.

Още един онлайн PDF конвертор

Както повечето онлайн услуги, конверторът с ясно и непретенциозно име PDFConverter.com може да ви помогне да импортирате съдържанието на вашите PDF файлове в Excel, Word и PowerPoint. След като изберете желания изходен формат, трябва да извършите обичайните 3 стъпки - изберете файл за конвертиране, въведете имейл адреса си и кликнете върху Начало бутон:

Налична е и платена настолна версия на този PDF конвертор, която можете да изтеглите за 15-дневен пробен период от тук.

Резултат Всъщност листът в Excel, който ми изпратиха по електронната поща, беше абсолютно същият като този на Cometdocs, вероятно и двете услуги използват един и същ алгоритъм за преобразуване.

Ако нито един от горепосочените онлайн конвертори на PDF в Excel не е отговорил напълно на вашите изисквания, можете да намерите още много други в мрежата.

Настолен софтуер за конвертиране на PDF в Excel

Ако трябва редовно да извършвате преобразувания от PDF в Excel и ако желаете бързо и точно да прехвърляте родни PDF документи във форматирани работни листове на Excel, може да помислите за инвестиция в професионален софтуер за настолни компютри.

Експортиране на PDF в Excel с помощта на Adobe Acrobat XI Pro

Като начало, абонаментът за Adobe Acrobat Pro е доста скъп (около 25 USD на месец). Въпреки това цената вероятно е оправдана, тъй като той включва множество функции, които позволяват всички възможни манипулации с PDF файлове, включително възможността за импортиране на PDF в Excel.

Процесът на преобразуване е много бърз и лесен:

1. Отворете PDF файл в Acrobat XI.
2. Кликнете върху Инструменти> Редактиране на съдържание> Експортиране на файл в.> Работна книга на Microsoft Excel .

   

   Ако предпочитате да работите с главното меню, щракнете върху Файл> Запазване като друго.> Електронна таблица> Работна книга на Microsoft Excel. Ако някой все още използва Excel 2003, изберете Електронна таблица XML 2003 вместо това.

3. Дайте име на файла Excel и изберете папката за дестинация.

   Ако имате акаунт в Adobe, можете да запишете конвертирания .xlsx файл в него, като кликнете върху малката черна стрелка до " Запазване в онлайн акаунт " в долната част на прозореца.

   След като изберете папката, щракнете върху Запазете за да завършите преобразуването или Настройки за повече възможности.

   

4. Конфигуриране на настройките.

   В " Записване като XLSX Настройки ", имате следните възможности за избор:

   • Конвертирайте PDF файла като един работен лист или експортирайте всяка страница в отделен лист.
   • Използвайте десетичните разделители и разделителите за хиляди по подразбиране (както са зададени в регионалните настройки на Windows) или задайте различни разделители специално за този файл на Excel.
   • Ако е необходимо, включете OCR (Optical Character Recognition). Въпреки че тази опция е избрана по подразбиране, тя заслужава специално внимание, ако конвертирате PDF документ с изображение (сканиран). В този случай се уверете, че има отметка в квадратчето "Run OCR" и изберете подходящия език, като щракнете върху Задаване на език бутон до него.

   Когато приключите, щракнете върху бутона OK.

   

Конвертираният файл на Excel е много близък до изходния документ в PDF формат. Както е показано на долната екранна снимка, оформлението на документа, както и форматирането са конвертирани почти безупречно. Единственият забележим недостатък е, че някои от числата са експортирани като текст, което е обозначено с малък зелен триъгълник в горния ляв ъгъл на клетката. Можете да отстраните този недостатък за секунди - простоизберете всички такива клетки, щракнете с десния бутон на мишката и изберете Форматиране на клетките> Брой .

Заради справедливостта използвах Acrobat Pro XI, за да конвертирам същия PDF файл, който беше подаден на онлайн конвертори на PDF в Excel. Резултатът е много разочароващ:

Както виждате на горната снимка, някои числа, които би трябвало да са свързани с текстовите етикети, са преместени в горната част на листа, а един текст е изгубен. Но най-критичното е, че всички данни са експортирани в една колона (колона А), което значително усложнява по-нататъшните манипулации и анализ на данните. Дори някои от безплатните онлайн конвертирани PDF файлове дават по-добър резултат - срам за Adobe!

Предимства : Преди всичко - много бърз резултат и лекота на използване; за обикновени таблици с ясна структура - чисти и точни преобразувания с много малко допълнителни манипулации.

Недостатъци : Високи разходи, лоши резултати при конвертиране на сложни PDF документи.

Конвертиране на PDF в Excel с Able2Extract PDF конвертор 9

Able2Extract е друго голямо име в индустрията, което присъства на пазара повече от 10 години. Цените им са сравними с тези на Adobe Acrobat Pro, както и функциите.

Able2Extract може да прехвърля PDF съдържание в голямо разнообразие от формати, вариращи от Excel, Word, PowerPoint до Publisher и AutoCAD. Налична е и опция за оптично разпознаване на символи (OCR).

А сега нека видим как този конвертор ще се справи с нашия Gift Planner, който се оказа препъни камък за повечето онлайн PDF конвертори, както и за софтуера на Adobe.

За да конвертирате PDF файла си в редактируем Excel файл, следвайте следните стъпки:

1. Отворете PDF документа, който искате да експортирате в Excel. Конверторът всъщност ще ви подскаже откъде да започнете.

   

2. Изберете PDF данни за конвертиране. Това може да бъде целият документ, определени страници, всички данни на текущата страница или само избрани данни. Можете да направите избора, като плъзнете показалеца на мишката, от Редактиране на или като използвате опциите за бърз избор в лентата с инструменти:

   

3. Изберете Excel като формат за преобразуване, като щракнете върху Excel в лентата с инструменти или изберете Конвертиране в Excel от Редактиране на След като направите това, ще ви бъде предоставен избор от Автоматичен и Потребителски възможности за преобразуване.

   

Избирам Автоматичен Ако искате да определите как ще изглежда таблицата ви в Excel, можете да използвате Потребителски . Когато щракнете върху Определете бутон под Потребителски , ще се появи нов прозорец, от който можете да започнете да коригирате таблиците си и промените ще бъдат незабавно отразени в раздела за преглед.

Това, което виждате по-долу, е резултатът от автоматичното преобразуване, който е много по-добър от този, който е създаден с Adobe Acrobat XI Pro!

Ако искате да пробвате Able2Extract, можете да изтеглите версия за оценка тук или вероятно първо да проверите цените им :)

Предимства : Бързи и точни преобразувания от PDF в Excel; запазени оригинални цветове, форматиране и шрифтове; възможност за персонализиране на документа преди преобразуване; възможности за OCR за сканирани PDF файлове.

Недостатък : Скъпо.

Конвертиране на PDF файл с изображение (сканиран) в Excel

Както беше отбелязано в началото на тази статия, има повече от един начин за създаване на PDF файл. Ако вашият PDF файл е създаден с помощта на скенер или подобно устройство, което прави "снимка" на документа и след това съхранява това изображение като електронен PDF файл, специални Оптично разпознаване на символи (OCR). Програмата за OCR идентифицира по електронен път всеки символ в сканирания документ и го преобразува в редактируем формат по ваш избор, например Microsoft Excel.

Качеството на изходния документ зависи от много фактори, като добро или лошо качество на изображението на изходния PDF документ, яснота на всички символи, чужди езици или специални символи, използвани в текста, смесица от шрифтове, цветове и формати и др.

Тъй като оптичното разпознаване на знаци, което превръща изображението в електронен файл, базиран на знаци, е доста сложен процес, повечето програми за OCR са платени. Съществуват обаче и няколко безплатни онлайн услуги, които могат да ви помогнат да експортирате PDF документ с "изображение" в Excel.

Безплатна онлайн OCR услуга за конвертиране на PDF в Excel

Услугата за оптично разпознаване на символи, достъпна на адрес www.onlineocr.net, поддържа 46 езика, включително английски, френски, китайски, японски, корейски и много други. Освен от PDF, тя ви позволява да извличате текст от изображения JPG, BMP, TIFF и GIF и да ги конвертирате във файлове Excel (.xlxs), Word (.docx) или обикновен текст (.txt). Максималният разрешен размер на файла е 5 MB.

Тествах тази услуга върху няколко сканирани PDF документа на различни езици и, честно казано, останах впечатлен от резултатите. Въпреки че оригиналният формат на PDF файловете беше загубен, повечето текстови и цифрови данни бяха разпознати и импортирани в Excel правилно.

Ако искате нещо повече от безплатна услуга за OCR, може да помислите да опитате някой от платените конвертори за OCR от PDF в Excel, като PDF2XL OCR или VeryPDF.

И естествено, ако имате лиценз за Adobe Acrobat XI Pro, няма да се нуждаете от други инструменти или услуги, а просто ще използвате " Изпълнете OCR, ако е необходимо ", както е показано в Експортиране на PDF в Excel с помощта на Adobe Acrobat.

Надяваме се, че тази статия ви е помогнала да изберете метода или инструмента за конвертиране на PDF в Excel, който е най-подходящ за вашите нужди и вида на данните, които трябва да бъдат импортирани. Ако търсите обратното, може да намерите решението в тази публикация - Експортиране на Excel файлове в PDF. Благодарим ви, че прочетохте!