V článku sa vysvetľuje, ako exportovať rôzne súbory PDF do programu Excel ručne alebo pomocou bezplatných online konvertorov a ako vybrať metódu konverzie, ktorá je pre daný typ súboru najvhodnejšia.

Formát PDF, ktorý umožňuje prezentovať dokumenty nezávisle od softvéru, hardvéru alebo operačného systému používateľa, sa už stal de facto štandardom pre elektronickú výmenu súborov.

Ak niekoho požiadate o nejaké informácie a ak je to človek s dobrými úmyslami, je veľká šanca, že dostanete úhľadne naformátovaný dokument PDF s požadovanými údajmi doplnenými tabuľkami, grafmi a diagramami, ktoré si môžete prezrieť.

Súbory PDF sú však určené výlučne na zobrazovanie údajov a nie na manipuláciu s nimi. Ak teda vaša úloha zahŕňa zmenu usporiadania údajov na účely ďalšej analýzy, budete musieť buď odposlúchnuť korešpondenta a získať iný súbor, alebo previesť dokument PDF do nejakého editovateľného formátu. A tento návod vás naučí, ako importovať súbor z PDF do Excelu za niekoľko minút.

Výber správnej metódy konverzie z PDF do Excelu

Výber správnej metódy konverzie určitého PDF do Excelu závisí od toho, ako bol ten či onen PDF dokument vytvorený. Niekto si môže myslieť, že všetky PDF súbory sú v podstate rovnaké. V skutočnosti však nie sú.

Ak bol dokument PDF získaný z elektronický zdroj ako je dokument programu Word alebo tabuľka programu Excel, obsahuje textové znaky, ktoré môžu byť prečítané a interpretované aplikáciami balíka Microsoft Office, ako aj rôznymi konvertormi PDF. Ak chcete importovať takéto PDF do programu Excel, môžete to urobiť ručne alebo použiť niektoré konvertory PDF do programu Excel od tretích strán alebo softvér Adobe.

Súbor PDF možno vytvoriť aj naskenovaním nejakého papierového dokumentu alebo pomocou iného zariadenia, ktoré sníma obrázok dokumentu a potom ho uloží ako súbor PDF. V tomto prípade je PDF len statickým obrázkom a na jeho export do editovateľného hárku Excelu je potrebný špeciálny softvér OCR.

Prevod PDF do Excelu cez Word

Pri príležitostných prevodoch PDF do Excelu sa nemusíte obťažovať hľadaním špeciálneho nástroja a prácu vykonáte s tým, čo máte k dispozícii, t. j. s ľubovoľným prehliadačom PDF, programom Microsoft Excel a Word. Nezabudnite, že táto metóda funguje len pre dokumenty PDF vytvorené elektronicky.

Stručne povedané, konverzia zahŕňa najprv export údajov do dokumentu programu Word a potom ich skopírovanie do zošita programu Excel. Podrobné kroky sú uvedené nižšie.

1. Skopírujte zdrojovú tabuľku zo súboru PDF.

Otvorte súbor PDF v programe Adobe Reader alebo v inom prehliadači PDF, vyberte tabuľku, ktorú chcete previesť do programu Excel, a stlačením klávesovej skratky Ctrl + C ju skopírujte do schránky.

2. Vložte tabuľku do dokumentu programu Word.

Otvorte nový dokument programu Word a skopírované údaje vložte stlačením klávesovej skratky Ctrl + V. Získate niečo podobné:

3. Skopírované údaje skonvertujte do tabuľky (voliteľné).

Ak boli vaše údaje PDF vložené do dokumentu Word ako správne štruktúrovaná tabuľka, ako vidíte na obrázku vyššie, tento krok preskočte.

Ak boli údaje vložené do programu Word ako text a nie ako tabuľka, môžete ich previesť na tabuľku jedným z nasledujúcich spôsobov:

• Rýchly spôsob. Stlačením klávesovej skratky Ctrl + A vyberte všetky údaje, prepnite na Vložte a kliknite na kartu Tabuľka > Vložená tabuľka...

  Tým by sa vložené údaje mali previesť do zle formátovanej, ale správne štruktúrovanej tabuľky programu Word.

• Ak rýchly spôsob nepriniesol očakávaný výsledok, vyberte všetky údaje a kliknite na tlačidlo Vložiť> Tabuľka>Konvertovať text na tabuľku... Zobrazí sa dialógové okno a vy vyberiete Iné pod Samostatný text na , kliknite na malé políčko vedľa neho, vymažte to, čo tam je, napíšte medzeru a stlačte OK .

  

4. Skopírujte tabuľku z programu Word do programu Excel.

V dokumente Microsoft Word vyberte všetky údaje ( Ctrl + A ), otvorte nový hárok programu Excel, vyberte ľubovoľnú bunku (bude to najľavejšia bunka tabuľky) a stlačením klávesovej skratky Ctrl + V vložte údaje skopírované z programu Word.

5. Formátujte a upravte tabuľku programu Excel.

Ak konvertujete malú a jednoduchú tabuľku, tento krok nemusí byť potrebný. Podľa mojich skúseností je však veľmi zriedkavý prípad, keď údaje exportované z PDF do Excelu ručne nevyžadujú žiadnu ďalšiu manipuláciu. Najčastejšie by ste museli vykonať určité úpravy, aby ste obnovili pôvodné rozloženie a formát tabuľky. Napríklad možno budete musieť odstrániť niektoré prázdne riadky alebo pridať/odstrániťjednotlivých buniek, aby ste zabezpečili správne zarovnanie stĺpcov.

Výhody : Hlavnou výhodou tohto prístupu je, že nie sú potrebné žiadne špeciálne nástroje, iba prehliadač PDF, Microsoft Word a Excel.

Nevýhoda : Pôvodné formátovanie sa stratí, je potrebná ďalšia manipulácia s konvertovanými údajmi.

Online konvertory PDF do Excelu

Ak máte veľký a zložito naformátovaný súbor PDF, môže byť ručné obnovovanie formátu a štruktúry každej tabuľky dosť únavné. V tomto prípade má zmysel zadať túto úlohu niektorému online konvertoru PDF do Excelu.

Hoci existuje veľké množstvo online konvertorov Excelu do PDF, princíp fungovania je v podstate rovnaký. Na webovú stránku nahráte súbor PDF, zadáte svoju e-mailovú adresu a hneď po dokončení procesu konverzie nájdete v schránke zošit Excelu. Niektoré konvertory dokonca nevyžadujú e-mailovú adresu a umožňujú stiahnutie alebo otvorenie konvertovaného súboru Excel priamoz webovej stránky.

Väčšina online konvertorov PDF do Excelu má denný alebo mesačný limit na počet súborov, ktoré môžete konvertovať zadarmo. Niektoré služby stanovujú aj limit na veľkosť súborov. Tieto obmedzenia môžete zvyčajne odstrániť prihlásením sa na platené predplatné.

Teraz sa pohráme s niekoľkými populárnymi online konvertormi PDF do Excelu a zistíme, ktorý z nich poskytuje najlepšie výsledky.

A tu je pôvodný súbor PDF, ktorý sa má premeniť na použiteľnú tabuľku programu Excel:

Nitro Cloud - bezplatný online konvertor PDF do Excelu

Ide o jednu z najobľúbenejších online služieb na konverziu súborov PDF do aplikácií Microsoft Excel, Word a PowerPoint. Nitro Cloud dokáže vykonávať aj konverzie v opačnom smere, t. j. z aplikácií PowerPoint, Word alebo Excel do PDF, a my sme ju už recenzovali v predchádzajúcom článku - Konverzia aplikácie Excel do PDF.

Ak máte nejaké skúsenosti s online službami, pravdepodobne ste si všimli, že sú navrhnuté tak, aby bola konverzia pre používateľa čo najjednoduchšia a najintuitívnejšia. Nitro PDF converter nie je výnimkou. Stačí si vybrať zdrojový súbor, určiť formáty súborov, zadať e-mailovú adresu a kliknúť na " Konvertovať teraz ".

Výsledok : Prevedený súbor programu Excel vám príde do schránky za pár minút. Takto napríklad vyzerá môj hárok:

Ak ho porovnáte s pôvodným súborom PDF, zistíte, že krásny nadpis je preč, formátovanie je v podstate skreslené, ale vo všeobecnosti máte s čím pracovať.

Okrem online služby má Nitro aj verziu konvertora PDF do Excelu pre stolné počítače a 14-dňová skúšobná verzia je k dispozícii na adrese www.pdftoexcelonline.com.

Bezplatný PDF konvertor

Online konvertor PDF dostupný na adrese www.freepdfconvert.com tiež vykonáva rôzne typy konverzie vrátane konverzie PDF do Excelu, PDF do Wordu, PDF do PowerPointu, PDF do obrázkov a naopak.

Pomocou tohto konvertora môžete buď získať výstupný súbor Excel e-mailom, alebo si ho stiahnuť z webovej lokality.

Výsledok : Čo sa týka výsledku, no... to bolo niečo nehorázne!

Konverziu prežili len 3 riadky z pôvodného dokumentu PDF a tieto zvyšky boli prirodzene okamžite odoslané do koša. Je spravodlivé povedať, že tento konvertor PDF do Excelu si poradil oveľa lepšie s jednoduchšími tabuľkami, ale vzhľadom na jeho obmedzenia - 10 konverzií za mesiac a 30-minútové oneskorenie pri konverzii ďalšieho súboru - by to aj tak nebola moja voľba.

Cometdocs PDF do Excelu online konvertor

Spoločnosť Cometdocs poskytuje okrem aplikácie Nitro aj počítačovú a online verziu svojho konvertora PDF, pričom obe sú k dispozícii na adrese www.pdftoexcel.org.

Ich bezplatná služba vás nechá čakať 30 minút aj na prevod prvého dokumentu, čo je samozrejme sklamanie, ale dá sa to tolerovať, ak chcete na konci získať perfektný výsledok.

Výsledok: Nepovedal by som, že výstupný súbor Excel je dokonalý. Formátovanie je len matnou reminiscenciou pôvodného dokumentu PDF, objavuje sa niekoľko ďalších prázdnych buniek, napriek tomu je hlavný cieľ dosiahnutý - údaje PDF boli premenené na upraviteľnú tabuľku Excel.

Ešte jeden online PDF konvertor

Tak ako väčšina online služieb, aj konvertor s jasným a nenáročným názvom PDFConverter.com vám pomôže importovať obsah vašich PDF súborov do aplikácií Excel, Word a PowerPoint. Po výbere požadovaného výstupného formátu vykonáte obvyklé 3 kroky - vyberiete súbor na konverziu, zadáte e-mailovú adresu a kliknete na tlačidlo Štart tlačidlo:

K dispozícii je aj platená verzia tohto konvertora PDF pre počítače, ktorú si môžete stiahnuť na 15-dňovú skúšobnú verziu tu.

Výsledok V skutočnosti bol excelovský hárok, ktorý mi poslali e-mailom, presne rovnaký ako hárok Cometdocs, pravdepodobne obe služby používajú jeden a ten istý prevodný algoritmus.

Ak žiadny z vyššie uvedených online konvertorov PDF do Excelu nesplnil vaše požiadavky v plnom rozsahu, na webe nájdete množstvo ďalších.

Desktopový softvér na konverziu PDF do Excelu

Ak musíte pravidelne vykonávať prevody PDF do Excelu a ak vám ide o rýchle a presné prevody pôvodných dokumentov PDF do formátovaných hárkov Excelu, môžete zvážiť investíciu do profesionálneho stolového softvéru.

Exportovanie súborov PDF do programu Excel pomocou aplikácie Adobe Acrobat XI Pro

Na začiatok treba povedať, že predplatné programu Adobe Acrobat Pro je dosť drahé (približne 25 dolárov mesačne). Hoci cena je pravdepodobne oprávnená, pretože obsahuje množstvo funkcií, ktoré umožňujú všetky možné manipulácie so súbormi PDF vrátane možnosti importovať súbory PDF do programu Excel.

Proces konverzie je veľmi rýchly a jednoduchý:

1. Otvorte súbor PDF v aplikácii Acrobat XI.
2. Kliknite na . Nástroje> Úprava obsahu> Exportovať súbor do.> Pracovný zošit Microsoft Excel .

   

   Ak uprednostňujete prácu s hlavnou ponukou, kliknite na Súbor> Uložiť ako iné.> Tabuľkový procesor> Pracovný zošit programu Microsoft Excel. Ak niekto stále používa Excel 2003, vyberte Tabuľkový procesor XML 2003 namiesto toho.

3. Súboru Excel zadajte názov a vyberte cieľový priečinok.

   Ak máte konto Adobe, môžete doň uložiť skonvertovaný súbor .xlsx kliknutím na malú čiernu šípku vedľa " Uloženie do online konta " v spodnej časti okna.

   Po výbere priečinka kliknite na tlačidlo Uložiť tlačidlo na dokončenie konverzie alebo Nastavenia ďalšie možnosti.

   

4. Konfigurácia nastavení.

   V " Uložiť ako nastavenia XLSX ", máte na výber nasledujúce možnosti:

   • Preveďte súbor PDF ako jeden pracovný hárok alebo exportujte každú stránku na samostatný hárok.
   • Použite predvolené oddeľovače desatinných miest a tisícov (nastavené v regionálnych nastaveniach systému Windows) alebo nastavte iné oddeľovače špeciálne pre tento súbor programu Excel.
   • V prípade potreby zapnite OCR (Optické rozpoznávanie znakov). Hoci je táto možnosť predvolene zaškrtnutá, zaslúži si osobitnú pozornosť, ak konvertujete obrazový (naskenovaný) dokument PDF. V takom prípade sa uistite, že je zaškrtnuté políčko "Spustiť OCR" a vyberte príslušný jazyk kliknutím na tlačidlo Nastaviť jazyk tlačidlo vedľa neho.

   Po dokončení kliknite na tlačidlo OK.

   

Prevedený súbor programu Excel je veľmi podobný zdrojovému dokumentu PDF. Ako je znázornené na nasledujúcom obrázku, rozloženie dokumentu, ako aj formátovanie boli prevedené takmer bezchybne. Jediným viditeľným nedostatkom je, že niektoré čísla boli exportované ako text, čo je označené malým zeleným trojuholníkom v ľavom hornom rohu bunky. Tento nedostatok môžete odstrániť v priebehu niekoľkých sekúnd - stačívyberte všetky takéto bunky, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte Formátovanie buniek> Číslo .

Pre spravodlivosť som použil Acrobat Pro XI na prevod rovnakého súboru PDF, ktorý bol podaný online konvertorom PDF do Excelu. Výsledok je veľmi sklamaním:

Ako vidíte na obrázku vyššie, niektoré čísla, ktoré by mali byť spojené s textovými štítkami, sa presunuli na začiatok hárku, jeden textový údaj sa stratil. Najkritickejšie však je, že všetky údaje boli exportované do jedného stĺpca (stĺpec A), čo značne komplikuje ďalšiu manipuláciu a analýzu údajov. Dokonca aj niektoré z bezplatných online PDF konvertovaných priniesli lepší výsledok - hanba Adobe!

Výhody : Predovšetkým veľmi rýchly výsledok a jednoduché použitie; pre jednoduché tabuľky s jasnou štruktúrou - čisté a presné konverzie s veľmi malou potrebou ďalšej manipulácie.

Nevýhody : Vysoké náklady, slabé výsledky pri konverzii zložitých dokumentov PDF.

Konverzia PDF do Excelu pomocou Able2Extract PDF Converter 9

Able2Extract je ďalším veľkým menom v tomto odvetví, ktoré je na trhu už viac ako 10 rokov. Ich ceny sú porovnateľné s Adobe Acrobat Pro a rovnako aj funkcie.

Able2Extract dokáže preniesť obsah PDF do veľkého množstva formátov od Excelu, Wordu, PowerPointu až po Publisher a AutoCAD. K dispozícii je aj možnosť optického rozpoznávania znakov (OCR).

A teraz sa pozrime, ako si tento konvertor poradí s naším plánovačom darčekov, ktorý sa ukázal byť kameňom úrazu pre väčšinu online konvertorov PDF, ako aj pre softvér Adobe.

Ak chcete previesť súbor PDF na upraviteľný súbor Excel, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Otvorte dokument PDF, ktorý chcete exportovať do programu Excel. Konvertor vám vlastne napovie, kde začať.

   

2. Vyberte údaje PDF, ktoré chcete konvertovať. Môže to byť celý dokument, určité strany, všetky údaje na aktuálnej strane alebo len vybrané údaje. Výber môžete vykonať potiahnutím ukazovateľa myši, z Upraviť alebo pomocou možností rýchleho výberu na paneli nástrojov:

   

3. Zvoľte Excel ako formát konverzie buď kliknutím na Excel na paneli nástrojov alebo vyberte Konvertovať do programu Excel z Upraviť Po vykonaní tohto úkonu sa vám ponúkne možnosť Automatické a Vlastné možnosti konverzie.

   

Vybral som si Automatické Ak chcete určiť, ako bude vaša tabuľka vyzerať v Exceli, môžete použiť Vlastné Keď kliknete na Definujte tlačidlo pod Vlastné , zobrazí sa nový panel, v ktorom môžete začať upravovať tabuľky a zmeny sa okamžite prejavia v časti náhľadu.

To, čo vidíte nižšie, je výsledkom automatickej konverzie, ktorá je oveľa lepšia ako to, čo vytvoril program Adobe Acrobat XI Pro!

Ak si chcete Able2Extract vyskúšať, môžete si stiahnuť skúšobnú verziu tu alebo si pravdepodobne najskôr pozrite ich ceny :)

Výhody : Rýchle a presné konverzie PDF do Excelu; zachovanie pôvodných farieb, formátovania a písma; možnosť prispôsobenia dokumentu pred konverziou; možnosti OCR pre naskenované PDF.

Nevýhoda : Drahé.

Konverzia obrázkového (naskenovaného) súboru PDF do programu Excel

Ako bolo uvedené na začiatku tohto článku, existuje viac ako jeden spôsob vytvorenia súboru PDF. Ak bol váš súbor PDF vytvorený pomocou skenera alebo podobného zariadenia, ktoré urobí "snímku" dokumentu a potom tento obrázok uloží ako elektronický súbor PDF, je potrebné použiť špeciálne Optické rozpoznávanie znakov (OCR). Program OCR elektronicky identifikuje každý znak v naskenovanom dokumente a konvertuje ho do editovateľného formátu podľa vášho výberu, napr. Microsoft Excel.

Kvalita výstupného dokumentu závisí od mnohých faktorov, ako je dobrá alebo zlá kvalita obrazu zdrojového dokumentu PDF, jasnosť všetkých znakov, cudzích jazykov alebo špeciálnych symbolov použitých v texte, zmes písiem, farieb a formátov atď.

Keďže optické rozpoznávanie znakov, ktoré mení obrázok na elektronický súbor založený na znakoch, je pomerne zložitý proces, väčšina programov OCR je platená. Existuje však aj niekoľko bezplatných online služieb, ktoré vám pomôžu exportovať "obrázkový" dokument PDF do programu Excel.

Bezplatná online služba OCR na prevod PDF do Excelu

Služba optického rozpoznávania znakov dostupná na adrese www.onlineocr.net podporuje 46 jazykov vrátane angličtiny, francúzštiny, čínštiny, japončiny, kórejčiny a mnohých ďalších. Okrem PDF umožňuje aj extrahovať text z obrázkov JPG, BMP, TIFF a GIF a konvertovať ich do súborov Excel (.xlxs), Word (.docx) alebo obyčajného textu (.txt). Maximálna povolená veľkosť súboru je 5 MB.

Túto službu som otestoval na niekoľkých naskenovaných dokumentoch PDF v rôznych jazykoch a úprimne povedané, bol som ohromený výsledkami. Hoci sa pôvodný formát súborov PDF stratil, väčšina textových a číselných údajov bola rozpoznaná a správne importovaná do programu Excel.

Ak chcete niečo viac ako bezplatnú službu OCR, môžete zvážiť možnosť vyskúšať niektorý z platených konvertorov PDF do Excelu OCR, napríklad PDF2XL OCR alebo VeryPDF.

Ak máte licenciu Adobe Acrobat XI Pro, nepotrebujete žiadne ďalšie nástroje ani služby, stačí použiť " V prípade potreby spustite OCR ", ako je uvedené v časti Exportovanie PDF do Excelu pomocou programu Adobe Acrobat.

Dúfame, že vám tento článok pomohol vybrať metódu alebo nástroj na konverziu súborov PDF do programu Excel, ktorý najlepšie zodpovedá vašim potrebám a typu importovaných údajov. Ak hľadáte opak, riešenie možno nájdete v tomto príspevku - Export súborov Excel do PDF. Ďakujeme za prečítanie!