El artículo explica cómo exportar distintos archivos PDF a Excel manualmente o utilizando conversores gratuitos en línea, y cómo elegir el método de conversión más adecuado para un tipo de archivo determinado.

El formato PDF, que permite presentar documentos independientemente del software, hardware o sistema operativo del usuario, se ha convertido ya en una norma de facto para el intercambio de archivos electrónicos.

Si pides información a alguien, y si ese alguien es una persona bienintencionada, es muy probable que recibas un documento PDF perfectamente formateado con los datos solicitados acompañados de tablas, gráficos y diagramas para tu lectura.

Sin embargo, los archivos PDF están pensados únicamente para ver datos y no para manipularlos. Por lo tanto, si su tarea implica reorganizar los datos para su posterior análisis, tendrá que pedirle al corresponsal otro archivo o convertir el documento PDF a algún formato editable. Y este tutorial le enseñará cómo importar un archivo de PDF a Excel en sólo unos minutos.

Elegir el método adecuado para la conversión de PDF a Excel

La elección del método adecuado para convertir un determinado PDF a Excel depende de cómo se haya creado este o aquel documento PDF. Alguien puede pensar que todos los archivos PDF son esencialmente iguales, pero en realidad no es así.

Si un documento PDF se obtuvo de un fuente electrónica como un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel, contiene caracteres de texto que pueden ser leídos e interpretados por las aplicaciones de Microsoft Office, así como por diversos conversores de PDF. Si desea importar dicho PDF a Excel, puede hacerlo manualmente o utilizar algunos conversores de PDF a Excel de terceros o software de Adobe.

Un archivo PDF también puede crearse escaneando algún documento en papel o utilizando algún otro dispositivo que tome un imagen del documento y luego lo almacena como archivo PDF. En este caso, un PDF no es más que una imagen estática, y para exportarlo a una hoja de Excel editable se necesita un software especial de OCR.

Convertir PDF a Excel a través de Word

Para conversiones ocasionales de PDF a Excel, puede que no quiera molestarse en buscar una herramienta especial y hacer el trabajo con lo que tiene a mano, es decir, cualquier visor de PDF, Microsoft Excel y Word. Recuerde que este método sólo funciona con documentos PDF creados electrónicamente.

En pocas palabras, la conversión consiste en exportar los datos primero a un documento de Word y luego copiarlos a un libro de Excel. A continuación se detallan los pasos.

1. Copie la tabla de origen desde un archivo PDF.

Abra el archivo PDF en Adobe Reader, o cualquier otro visor de PDF, seleccione la tabla que desea convertir a Excel y pulse Ctrl + C para copiarla en el portapapeles.

2. Pega la tabla en un documento Word.

Abra un nuevo documento de Word y pegue los datos copiados pulsando Ctrl + V . Obtendrá algo similar a esto:

3. Convierta los datos copiados en una tabla (opcional).

Si sus datos PDF se pegaron en un documento Word como una tabla correctamente estructurada, como se ve en la captura de pantalla anterior, omita este paso.

Si los datos se insertaron en Word como texto y no como tabla, puede convertirlos en tabla de una de las siguientes maneras:

• Manera rápida. Pulse Ctrl + A para seleccionar todos los datos, cambie a la opción Inserte y haga clic en Cuadro > Mesa inserta...

  Esto debería convertir los datos pegados en una tabla de Word mal formateada pero correctamente estructurada.

• Si el método rápido no ha dado el resultado esperado, seleccione todos los datos y haga clic en Insertar> Tabla>Convertir texto en tabla... Aparecerá el cuadro de diálogo y seleccione Otros en Texto separado en haz clic en el recuadro situado junto a él, borra lo que haya, escribe un espacio y pulsa OK .

  

4. Copie la tabla de Word a Excel.

En el documento de Microsoft Word, selecciona todos los datos ( Ctrl + A ), abre una nueva hoja de Excel, selecciona una celda cualquiera (será la celda situada más a la izquierda de la tabla) y pulsa Ctrl + V para pegar los datos copiados de Word.

5. Formatea y edita la tabla de Excel.

Si está convirtiendo una tabla pequeña y sencilla, puede que este paso no sea necesario. Sin embargo, según mi experiencia, es muy raro que los datos exportados de PDF a Excel manualmente no requieran ninguna manipulación adicional. Lo más habitual es que tenga que realizar algunos ajustes para restaurar el diseño y el formato originales de la tabla. Por ejemplo, puede que tenga que eliminar algunas filas en blanco o añadir/eliminarceldas individuales para asegurarse de que las columnas están correctamente alineadas.

Ventajas La principal ventaja de este método es que no requiere herramientas especiales, sólo un visor de PDF, Microsoft Word y Excel.

Drawback El formato original se pierde, por lo que es necesario seguir manipulando los datos convertidos.

Conversores de PDF a Excel en línea

Si tienes un archivo PDF grande y con un formato sofisticado, puede ser bastante pesado restaurar el formato y la estructura de cada tabla manualmente. En este caso, tiene sentido encargar la tarea a algún conversor online de PDF a Excel.

Aunque existe una gran variedad de conversores de Excel a PDF en línea, el principio de funcionamiento es básicamente el mismo: se carga un archivo PDF en el sitio web, se especifica la dirección de correo electrónico y se recibe un libro de Excel en la bandeja de entrada en cuanto finaliza el proceso de conversión. Algunos conversores ni siquiera requieren una dirección de correo electrónico y permiten descargar o abrir directamente el archivo Excel convertido.del sitio web.

La mayoría de los conversores online de PDF a Excel tienen un límite diario o mensual en el número de archivos que puedes convertir de forma gratuita. Algunos servicios también establecen un límite en el tamaño de los archivos. Normalmente puedes eliminar estas limitaciones suscribiéndote a una suscripción de pago.

Ahora vamos a jugar con algunos convertidores en línea de PDF a Excel populares y ver cuál produce los mejores resultados.

Y aquí está el archivo PDF original para convertirlo en una hoja de cálculo Excel viable:

Nitro Cloud: conversor gratuito de PDF a Excel en línea

Este es uno de los servicios en línea más populares para convertir archivos PDF a Microsoft Excel, Word y PowerPoint. Nitro Cloud también puede realizar conversiones en la dirección opuesta, es decir, de PowerPoint, Word o Excel a PDF, y ya lo hemos revisado en el artículo anterior - Convertir Excel a PDF.

Si tiene alguna experiencia con servicios en línea, probablemente se habrá dado cuenta de que están diseñados de forma que la conversión sea lo más fácil e intuitiva posible para el usuario. El conversor Nitro PDF no es una excepción. Sólo tiene que elegir el archivo de origen, especificar los formatos de archivo, introducir su dirección de correo electrónico y hacer clic en " Convertir ahora ".

Resultado El archivo Excel convertido llegará a tu bandeja de entrada en un par de minutos. Por ejemplo, así es como se ve mi hoja:

Si lo comparas con el archivo PDF original, te darás cuenta de que ha desaparecido un bonito encabezado, el formato está esencialmente distorsionado, pero en general tienes algo con lo que trabajar.

Además del servicio en línea, Nitro tiene una versión de escritorio del conversor PDF a Excel, y se puede probar durante 14 días en www.pdftoexcelonline.com.

Convertidor PDF gratuito

El conversor de PDF en línea disponible en www.freepdfconvert.com también realiza varios tipos de conversión, como PDF a Excel, PDF a Word, PDF a PowerPoint, PDF a imagen y viceversa.

Con este conversor, puedes obtener el archivo Excel de salida por correo electrónico o descargarlo del sitio web.

Resultado : En cuanto al resultado, bueno... ¡fue algo escandaloso!

Sólo 3 líneas del documento PDF original sobrevivieron a la conversión, y naturalmente esos restos fueron enviados a la papelera de reciclaje de inmediato. Es justo decir que este conversor de PDF a Excel se las arregló mucho mejor con tablas más sencillas, pero dadas sus limitaciones -10 conversiones al mes y 30 minutos de demora para convertir otro archivo- no sería mi elección de todos modos.

Conversor en línea de PDF a Excel de Cometdocs

Además de Nitro, Cometdocs ofrece las versiones de escritorio y en línea de su conversor de PDF, ambas disponibles en www.pdftoexcel.org.

Su servicio gratuito te hará esperar 30 minutos incluso para convertir el primer documento, lo que por supuesto es decepcionante, pero tolerable si al final vas a obtener un resultado perfecto.

Resultado: Yo no diría que el archivo Excel de salida es perfecto. El formato es sólo una vaga reminiscencia del documento PDF original, un par de celdas en blanco adicionales aparecen, sin embargo, el objetivo principal se alcanza - los datos PDF se convirtió en una hoja de cálculo Excel editable.

Otro conversor de PDF en línea

Como la mayoría de los servicios en línea, el convertidor con un nombre claro y sin pretensiones PDFConverter.com puede ayudarle a importar el contenido de sus archivos PDF a Excel, Word y PowerPoint. Después de seleccionar el formato de salida deseado, debe realizar los 3 pasos habituales: seleccione un archivo para convertir, escriba su dirección de correo electrónico y haga clic en el botón Inicio botón:

También hay disponible una versión de pago de este conversor de PDF, y puede descargar una versión de prueba de 15 días aquí.

Resultado De hecho, la hoja Excel que me enviaron por correo electrónico era exactamente igual a la de Cometdocs, probablemente ambos servicios utilizan el mismo algoritmo de conversión.

Si ninguno de los convertidores de PDF a Excel en línea anteriores ha satisfecho plenamente sus necesidades, puede encontrar muchos más en la web.

Software de escritorio para convertir PDF a Excel

Si tiene que realizar conversiones de PDF a Excel con regularidad y si lo que busca son transferencias rápidas y precisas de documentos PDF nativos a hojas de cálculo Excel formateadas, puede plantearse invertir en un software de escritorio profesional.

Exportar PDF a Excel con Adobe Acrobat XI Pro

Para empezar, la suscripción a Adobe Acrobat Pro es bastante cara (unos 25 dólares al mes). Aunque probablemente el precio esté justificado, ya que incluye una gran cantidad de funciones que permiten todas las manipulaciones posibles con archivos PDF, incluida la posibilidad de importar PDF a Excel.

El proceso de conversión es muy rápido y sencillo:

1. Abra un archivo PDF en Acrobat XI.
2. Haga clic en Herramientas> Edición de contenido> Exportar archivo a.> Libro de Microsoft Excel .

   

   Si prefiere trabajar con el menú principal, haga clic en Archivo> Guardar como otro.> Hoja de cálculo> Libro de Microsoft Excel. Si alguien todavía utiliza Excel 2003, seleccione Hoja de cálculo XML 2003 en su lugar.

3. Dale un nombre al archivo Excel y elige la carpeta de destino.

   Si tiene una cuenta de Adobe, puede guardar en ella el archivo .xlsx convertido haciendo clic en una flechita negra junto a " Guardar en la cuenta en línea " en la parte inferior de la ventana.

   Después de seleccionar la carpeta, haga clic en el botón Guardar para finalizar la conversión o Ajustes para más opciones.

   

4. Configura los ajustes.

   En el " Guardar como XLSX "tiene las siguientes opciones:

   • Convierta el archivo PDF en una única hoja de cálculo o exporte cada página a una hoja independiente.
   • Utilice los separadores decimales y de miles predeterminados (tal y como se establecen en la configuración regional de Windows) o establezca separadores diferentes especialmente para este archivo de Excel.
   • Active el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) si es necesario. Aunque esta opción está seleccionada por defecto, merece especial atención si está convirtiendo un documento PDF de imagen (escaneado). En este caso, asegúrese de que hay una marca en la casilla de verificación "Ejecutar OCR" y elija el idioma adecuado haciendo clic en el botón Establecer idioma junto a él.

   Cuando haya terminado, haga clic en el botón Aceptar.

   

El archivo Excel convertido es muy similar al documento PDF de origen. Como se ilustra en la siguiente captura de pantalla, el diseño del documento, así como el formato, se convirtieron casi sin problemas. La única deficiencia notable es que algunos de los números se exportaron como texto, lo que se indica mediante un pequeño triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda. Puede rectificar esta deficiencia en cuestión de segundos - simplementeseleccione todas esas celdas, haga clic con el botón derecho y elija Formato Celdas> Número .

Para ser justos, utilicé Acrobat Pro XI para convertir el mismo archivo PDF que se introdujo en los conversores en línea de PDF a Excel. El resultado es muy decepcionante:

Como puede verse en la captura de pantalla anterior, algunos números que deberían estar asociados a las etiquetas de texto se han desplazado a la parte superior de la hoja y se ha perdido una entrada de texto. Pero lo más grave es que todos los datos se han exportado a una única columna (columna A), lo que complica considerablemente su posterior manipulación y el análisis de los datos. Incluso algunos de los PDF gratuitos en línea convertidos producen un resultado mejor: ¡qué vergüenza para Adobe!

Ventajas En primer lugar, un resultado muy rápido y facilidad de uso; para tablas simples con una estructura clara, conversiones limpias y precisas con muy poca manipulación adicional.

Inconvenientes Costes elevados y resultados deficientes al convertir documentos PDF complejos.

Convertir PDF a Excel con Able2Extract PDF Converter 9

Able2Extract es otro de los grandes nombres del sector, presente en el mercado desde hace más de 10 años. Sus precios son comparables a los de Adobe Acrobat Pro, al igual que sus prestaciones.

Able2Extract puede transferir contenidos PDF a una gran variedad de formatos, desde Excel, Word y PowerPoint hasta Publisher y AutoCAD. También dispone de la opción de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Y ahora, veamos cómo se las arreglará este conversor con nuestro Planificador de regalos, que ha resultado ser un obstáculo para la mayoría de los conversores de PDF en línea, así como para el software de Adobe.

Para convertir tu PDF en un archivo Excel editable, sigue estos pasos:

1. Abra el documento PDF que desea exportar a Excel. De hecho, el conversor le dará una pista por dónde empezar.

   

2. Seleccione los datos PDF que desea convertir. Puede tratarse de todo el documento, de determinadas páginas, de todos los datos de la página actual o sólo de los datos seleccionados. Puede realizar una selección arrastrando el puntero del ratón, desde el menú Editar o utilizando las opciones de selección rápida de la barra de herramientas:

   

3. Elija Excel como formato de conversión haciendo clic en el botón Excel de la barra de herramientas o seleccione Convertir a Excel del Editar Una vez hecho esto, podrá elegir entre las siguientes opciones Automático y A medida opciones de conversión.

   

Yo elijo Automático ya que quiero un resultado rápido. Si desea designar cómo se verá su tabla en Excel, puede ir con A medida Cuando pulse el botón Defina botón bajo A medida aparecerá un nuevo panel desde el que podrá empezar a ajustar sus tablas y los cambios se reflejarán inmediatamente en la sección de vista previa.

Lo que ves a continuación es el resultado de la conversión automática, que es muy superior a lo que produjo Adobe Acrobat XI Pro.

Si quieres probar Able2Extract, puedes descargar una versión de evaluación aquí o probablemente consultar sus precios antes :)

Ventajas Conversiones de PDF a Excel rápidas y precisas; conservación de los colores, el formato y las fuentes originales; posibilidad de personalizar el documento antes de la conversión; funciones de OCR para PDF escaneados.

Drawback Caro.

Convertir un PDF de imagen (escaneado) a Excel

Como se indicó al principio de este artículo, hay más de una forma de crear un archivo PDF. Si su PDF se creó utilizando un escáner, o un dispositivo similar que toma una "instantánea" del documento y luego almacena esa imagen como un archivo PDF electrónico, especial Reconocimiento óptico de caracteres (Un programa de OCR identifica electrónicamente cada carácter de un documento escaneado y lo convierte en un formato editable de su elección, por ejemplo, Microsoft Excel.

La calidad del documento de salida depende de muchos factores, como la buena o mala calidad de imagen del documento PDF de origen, la claridad de todos los caracteres, los idiomas extranjeros o símbolos especiales utilizados en el texto, la mezcla de fuentes, colores y formatos, etc.

Dado que el reconocimiento óptico de caracteres que convierte una imagen en un archivo electrónico basado en caracteres es un proceso bastante complicado, la mayoría de los programas de OCR son de pago. Sin embargo, también existen algunos servicios gratuitos en línea que pueden ayudarle a exportar un documento PDF "con imagen" a Excel.

Servicio gratuito de OCR en línea para convertir PDF a Excel

El servicio de reconocimiento óptico de caracteres disponible en www.onlineocr.net admite 46 idiomas, entre ellos inglés, francés, chino, japonés, coreano y muchos otros. Además de PDF, también permite extraer texto de imágenes JPG, BMP, TIFF y GIF y convertirlas en archivos Excel (.xlxs), Word (.docx) o texto sin formato (.txt). El tamaño máximo de archivo permitido es de 5 MB.

He probado este servicio con unos cuantos documentos PDF escaneados en distintos idiomas y, francamente, quedé impresionado con los resultados. Aunque se perdió el formato original de los archivos PDF, se reconoció la mayor parte del texto y los datos numéricos y se importaron a Excel correctamente.

Si desea algo más que un servicio de OCR gratuito, puede considerar probar uno de los conversores de OCR de PDF a Excel de pago, como PDF2XL OCR o VeryPDF.

Y naturalmente, si tienes una licencia de Adobe Acrobat XI Pro, no necesitarás ninguna otra herramienta o servicio, simplemente utiliza el " Ejecute el OCR si es necesario ", como se muestra en Exportación de PDF a Excel con Adobe Acrobat.

Esperemos que este artículo te haya ayudado a elegir el método o herramienta para tus conversiones de PDF a Excel que mejor se adapte a tus necesidades y al tipo de datos a importar. Si buscas lo contrario, puede que encuentres la solución en este post - Exportar archivos Excel a PDF ¡Gracias por leer!