L'articolo spiega come esportare diversi file PDF in Excel manualmente o utilizzando convertitori online gratuiti e come scegliere il metodo di conversione più adatto a un determinato tipo di file.

Il formato PDF, che consente di presentare i documenti indipendentemente dal software, dall'hardware o dal sistema operativo dell'utente, è già diventato uno standard de facto per lo scambio di file elettronici.

Se chiedete a qualcuno di fornirvi delle informazioni, e se si tratta di una persona benintenzionata, è molto probabile che otterrete un documento PDF ben formattato con i dati richiesti accompagnati da tabelle, grafici e diagrammi da consultare.

Tuttavia, i file PDF sono destinati esclusivamente alla visualizzazione dei dati e non alla loro manipolazione. Pertanto, se il vostro compito implica la riorganizzazione dei dati per un'ulteriore analisi, dovrete o chiedere al corrispondente un altro file o convertire il documento PDF in un formato modificabile. Questo tutorial vi insegnerà come importare un file da PDF a Excel in pochi minuti.

Scelta del metodo giusto per la conversione da PDF a Excel

La scelta del metodo corretto per convertire un determinato PDF in Excel dipende dal modo in cui questo o quel documento PDF è stato creato. Qualcuno potrebbe pensare che tutti i file PDF siano essenzialmente uguali, ma in realtà non è così.

Se un documento PDF è stato ottenuto da un fonte elettronica come un documento Word o un foglio di calcolo Excel, contiene caratteri di testo che possono essere letti e interpretati dalle applicazioni di Microsoft Office e da vari convertitori PDF. Se si desidera importare tale PDF in Excel, è possibile farlo manualmente o utilizzare alcuni convertitori PDF-Excel di terze parti o software Adobe.

Un file PDF può essere creato anche tramite la scansione di un documento cartaceo o l'utilizzo di un altro dispositivo che acquisisce una immagine In questo caso, un PDF è solo un'immagine statica e per esportarlo in un foglio Excel modificabile è necessario un software OCR speciale.

Convertire PDF in Excel attraverso Word

Per le conversioni occasionali da PDF a Excel, potreste non preoccuparvi di cercare uno strumento speciale e fare il lavoro con quello che avete a portata di mano, cioè qualsiasi visualizzatore di PDF, Microsoft Excel e Word. Ricordate che questo metodo funziona solo per i documenti PDF creati elettronicamente.

In poche parole, la conversione prevede l'esportazione dei dati in un documento Word e la successiva copia in una cartella di lavoro Excel. I passaggi dettagliati sono riportati di seguito.

1. Copiare la tabella di origine da un file PDF.

Aprire il file PDF in Adobe Reader o in qualsiasi altro visualizzatore di PDF, selezionare la tabella che si desidera convertire in Excel e premere Ctrl + C per copiarla negli appunti.

2. Incollare la tabella in un documento Word.

Aprite un nuovo documento Word e incollate i dati copiati premendo Ctrl + V. Otterrete qualcosa di simile a questo:

3. Convertire i dati copiati in una tabella (opzionale).

Se i dati del PDF sono stati incollati in un documento Word come tabella strutturata correttamente, come si vede nell'immagine precedente, si può saltare questo passaggio.

Se i dati sono stati inseriti in Word come testo e non come tabella, è possibile convertirli in tabella in uno dei seguenti modi:

• Modo rapido: premere Ctrl + A per selezionare tutti i dati, passare alla modalità Inserire e fare clic su Tabella > Tavolo incassato...

  Questo dovrebbe convertire i dati incollati in una tabella Word mal formattata ma correttamente strutturata.

• Se il metodo rapido non ha prodotto il risultato atteso, selezionare tutti i dati e fare clic su Inserisci> Tabella>Convertire il testo in tabella... Viene visualizzata la finestra di dialogo e si seleziona Altro sotto Testo separato a , fare clic nella piccola casella accanto, cancellare quello che c'è, digitare uno spazio e premere OK .

  

4. Copiare la tabella da Word a Excel.

Nel documento Microsoft Word, selezionare tutti i dati ( Ctrl + A ), aprire un nuovo foglio Excel, selezionare una cella qualsiasi (sarà la cella più a sinistra della tabella) e premere Ctrl + V per incollare i dati copiati da Word.

5. Formattare e modificare la tabella Excel.

Se si sta convertendo una tabella semplice e di piccole dimensioni, questo passaggio potrebbe non essere necessario. Tuttavia, in base alla mia esperienza, è molto raro che i dati esportati manualmente da PDF a Excel non richiedano ulteriori manipolazioni. Il più delle volte, è necessario apportare alcune modifiche per ripristinare il layout e il formato della tabella originale. Ad esempio, potrebbe essere necessario eliminare alcune righe vuote o aggiungere/rimuoveresingole celle per assicurarsi che le colonne siano allineate correttamente.

Vantaggi Il principale "Pro" di questo approccio è che non sono necessari strumenti speciali, ma solo un visualizzatore di PDF, Microsoft Word ed Excel.

Svantaggio La formattazione originale viene persa e sono necessarie ulteriori manipolazioni dei dati convertiti.

Convertitori da PDF a Excel online

Se si dispone di un file PDF di grandi dimensioni e con una formattazione sofisticata, può essere piuttosto faticoso ripristinare manualmente il formato e la struttura di ogni tabella. In questo caso, ha senso affidare il compito a qualche convertitore online da PDF a Excel.

Anche se esiste una grande varietà di convertitori online da Excel a PDF, il principio di funzionamento è fondamentalmente lo stesso: si carica un file PDF sul sito web, si specifica il proprio indirizzo e-mail e si trova una cartella di lavoro Excel nella propria casella di posta elettronica non appena il processo di conversione è completato. Alcuni convertitori non richiedono nemmeno un indirizzo e-mail e consentono di scaricare o aprire direttamente il file Excel convertito.dal sito web.

La maggior parte dei convertitori online da PDF a Excel prevede un limite giornaliero o mensile al numero di file che è possibile convertire gratuitamente. Alcuni servizi pongono anche un limite alle dimensioni dei file. Di solito è possibile rimuovere queste limitazioni sottoscrivendo un abbonamento a pagamento.

Ora proviamo a giocare con alcuni popolari convertitori online da PDF a Excel e vediamo quale produce i risultati migliori.

Ecco il file PDF originale da trasformare in un foglio di lavoro Excel:

Nitro Cloud - convertitore online gratuito da PDF a Excel

Si tratta di uno dei servizi online più popolari per la conversione di file PDF in Microsoft Excel, Word e PowerPoint. Nitro Cloud è in grado di eseguire conversioni anche nella direzione opposta, cioè da PowerPoint, Word o Excel a PDF, e lo abbiamo già recensito nel precedente articolo - Conversione di Excel in PDF.

Se avete esperienza con i servizi online, avrete probabilmente notato che sono progettati in modo tale da rendere la conversione il più semplice e intuitiva possibile per l'utente. Il convertitore Nitro PDF non fa eccezione: basta scegliere il file di origine, specificare i formati dei file, inserire l'indirizzo e-mail e cliccare su " Convertire ora ".

Risultato Il file Excel convertito arriverà nella vostra casella di posta in un paio di minuti. Ad esempio, ecco come appare il mio foglio:

Se si confronta con il file PDF originale, si noterà che una bella intestazione è sparita, la formattazione è essenzialmente distorta, ma in generale si ha qualcosa su cui lavorare.

Oltre al servizio online, Nitro dispone di una versione desktop del convertitore da PDF a Excel; una versione di prova di 14 giorni è disponibile all'indirizzo www.pdftoexcelonline.com.

Convertitore PDF gratuito

Il convertitore PDF online disponibile su www.freepdfconvert.com esegue anche vari tipi di conversione, tra cui da PDF a Excel, da PDF a Word, da PDF a PowerPoint, da PDF a Immagine e viceversa.

Con questo convertitore, è possibile ricevere il file Excel di output via e-mail o scaricarlo dal sito web.

Risultato Quando si tratta del risultato, beh... è stato qualcosa di scandaloso!

Solo 3 righe del documento PDF originale sono sopravvissute alla conversione, e naturalmente quei resti sono stati inviati subito al Cestino. È giusto dire che questo convertitore da PDF a Excel se la cava molto meglio con le tabelle più semplici, ma date le sue limitazioni - 10 conversioni al mese e 30 minuti di ritardo per convertire un altro file - non sarebbe comunque la mia scelta.

Convertitore online da PDF a Excel di Cometdocs

Oltre a Nitro, Cometdocs fornisce le versioni desktop e online del suo convertitore PDF, entrambe disponibili all'indirizzo www.pdftoexcel.org.

Il loro servizio gratuito vi farà attendere 30 minuti anche per convertire il primo documento, il che è ovviamente deludente, ma tollerabile se alla fine otterrete un risultato perfetto.

Risultato: Non direi che il file Excel di output sia perfetto: la formattazione ricorda solo vagamente il documento PDF originale, compaiono un paio di celle vuote in più, tuttavia l'obiettivo principale è stato raggiunto: i dati PDF sono stati trasformati in un foglio Excel modificabile.

Un altro convertitore PDF online

Come la maggior parte dei servizi online, il convertitore dal nome chiaro e senza pretese PDFConverter.com può aiutarvi a importare il contenuto dei vostri file PDF in Excel, Word e PowerPoint. Dopo aver selezionato il formato di output desiderato, dovrete eseguire i soliti 3 passaggi: selezionare un file da convertire, digitare il vostro indirizzo e-mail e cliccare sul pulsante Inizio pulsante:

È disponibile anche una versione desktop a pagamento di questo convertitore PDF, di cui potete scaricare una versione di prova di 15 giorni qui.

Risultato In effetti, il foglio Excel che mi hanno inviato via e-mail era esattamente identico a quello di Cometdocs, probabilmente entrambi i servizi utilizzano lo stesso algoritmo di conversione.

Se nessuno dei convertitori online da PDF a Excel di cui sopra ha soddisfatto pienamente le vostre esigenze, potete trovarne molti altri sul web.

Software desktop per convertire PDF in Excel

Se dovete eseguire regolarmente conversioni da PDF a Excel e se quello che cercate è un trasferimento rapido e accurato di documenti PDF nativi in fogli di lavoro Excel formattati, potete considerare di investire in un software desktop professionale.

Esportazione di PDF in Excel con Adobe Acrobat XI Pro

Per cominciare, l'abbonamento ad Adobe Acrobat Pro è piuttosto costoso (circa 25 dollari al mese). Tuttavia, il prezzo è probabilmente giustificato dal fatto che include una grande quantità di funzioni che consentono tutte le manipolazioni possibili con i file PDF, compresa la possibilità di importare i PDF in Excel.

Il processo di conversione è molto rapido e semplice:

1. Aprire un file PDF in Acrobat XI.
2. Cliccare Strumenti> Modifica dei contenuti> Esporta file in.> Cartella di lavoro Microsoft Excel .

   

   Se si preferisce lavorare con il menu principale, fare clic su File> Salva come altro.> Foglio elettronico> Cartella di lavoro di Microsoft Excel. Se qualcuno utilizza ancora Excel 2003, selezionare Foglio elettronico XML 2003 invece.

3. Assegnare un nome al file Excel e scegliere la cartella di destinazione.

   Se si dispone di un account Adobe, è possibile salvare il file .xlsx convertito facendo clic sulla piccola freccia nera accanto a " Salva nel conto online " nella parte inferiore della finestra.

   Dopo aver selezionato la cartella, fare clic sul pulsante Risparmiare per terminare la conversione o Impostazioni per ulteriori opzioni.

   

4. Configurare le impostazioni.

   Nella sezione " Impostazioni di salvataggio come XLSX Nella finestra di dialogo "Il mio nome", sono disponibili le seguenti opzioni:

   • Convertire il file PDF in un unico foglio di lavoro o esportare ogni pagina in un foglio separato.
   • Utilizzate i separatori decimali e delle migliaia predefiniti (come impostato nelle impostazioni regionali di Windows) o impostate separatori diversi appositamente per questo file Excel.
   • Abilitare l'OCR (Optical Character Recognition) se necessario. Sebbene questa opzione sia selezionata per impostazione predefinita, merita un'attenzione particolare se si sta convertendo un documento PDF con immagini (scansionato). In questo caso, assicurarsi che sia presente un segno di spunta nella casella di controllo "Run OCR" e scegliere la lingua appropriata facendo clic sul pulsante Imposta lingua accanto ad esso.

   Al termine, fare clic sul pulsante OK.

   

Il file Excel convertito è molto simile al documento PDF di partenza. Come illustrato nella schermata seguente, il layout del documento e la formattazione sono stati convertiti in modo quasi impeccabile. L'unica carenza evidente è che alcuni numeri sono stati esportati come testo, il che è indicato da un piccolo triangolo verde nell'angolo superiore sinistro della cella. È possibile correggere questa carenza in pochi secondi, semplicementeselezionare tutte queste celle, fare clic con il tasto destro e scegliere Formattare le celle> Numero .

Per correttezza, ho usato Acrobat Pro XI per convertire lo stesso file PDF che è stato dato in pasto ai convertitori PDF-Excel online. Il risultato è molto deludente:

Come si vede nello screenshot qui sopra, alcuni numeri che dovrebbero essere associati alle etichette di testo vengono spostati nella parte superiore del foglio, una voce di testo viene persa. Ma la cosa più critica è che tutti i dati sono stati esportati in un'unica colonna (colonna A), il che complica notevolmente l'ulteriore manipolazione e l'analisi dei dati. Persino alcuni dei PDF online gratuiti convertiti hanno prodotto un risultato migliore - peccato per Adobe!

Vantaggi Per le tabelle semplici con una struttura chiara, le conversioni sono precise e ordinate e non richiedono ulteriori manipolazioni.

Svantaggi Costo elevato e risultati scadenti nella conversione di documenti PDF complessi.

Conversione di PDF in Excel con Able2Extract PDF Converter 9

Able2Extract è un altro grande nome del settore, presente sul mercato da oltre 10 anni. I prezzi sono paragonabili a quelli di Adobe Acrobat Pro, così come le funzioni.

Able2Extract è in grado di trasferire il contenuto dei PDF in una grande varietà di formati, da Excel, Word, PowerPoint a Publisher e AutoCAD. È disponibile anche l'opzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

E ora vediamo come questo convertitore affronterà il nostro Gift Planner, che si è rivelato un ostacolo per la maggior parte dei convertitori PDF online e per il software Adobe.

Per convertire il vostro PDF in un file Excel modificabile, seguite questi passaggi:

1. Aprite il documento PDF che volete esportare in Excel. Il convertitore vi darà un suggerimento da dove iniziare.

   

2. Selezionare i dati PDF da convertire. Può trattarsi dell'intero documento, di alcune pagine, di tutti i dati della pagina corrente o dei soli dati selezionati. È possibile effettuare una selezione trascinando il puntatore del mouse, dall'icona Modifica o utilizzando le opzioni di selezione rapida della barra degli strumenti:

   

3. Scegliete Excel come formato di conversione facendo clic sul pulsante Excel sulla barra degli strumenti o selezionare Convertire in Excel dal Modifica Una volta effettuata questa operazione, sarà possibile scegliere tra le seguenti opzioni Automatico e Personalizzato opzioni di conversione.

   

Scelgo Automatico poiché voglio un risultato rapido. Se si vuole designare l'aspetto della tabella in Excel, si può usare il comando Personalizzato Quando si fa clic sul pulsante Definire pulsante sotto Personalizzato apparirà un nuovo riquadro dal quale è possibile iniziare a regolare le tabelle e le modifiche si rifletteranno immediatamente nella sezione di anteprima.

Quello che vedete qui sotto è il risultato della conversione automatica, che è di gran lunga superiore a quanto prodotto da Adobe Acrobat XI Pro!

Se volete provare Able2Extract, potete scaricare una versione di valutazione qui o probabilmente controllare prima i loro prezzi :)

Vantaggi Conversioni da PDF a Excel rapide e precise; conservazione dei colori, della formattazione e dei caratteri originali; possibilità di personalizzare il documento prima della conversione; funzionalità OCR per i PDF scansionati.

Svantaggio : Costoso.

Conversione di un'immagine (scansionata) PDF in Excel

Come indicato all'inizio di questo articolo, esiste più di un modo per creare un file PDF. Se il PDF è stato creato utilizzando uno scanner, o un dispositivo simile che scatta una "foto istantanea" del documento e poi memorizza l'immagine come file PDF elettronico, è necessario utilizzare uno scanner speciale. Riconoscimento ottico dei caratteri (Un programma OCR identifica elettronicamente ogni carattere di un documento scansionato e lo converte in un formato modificabile a scelta, ad esempio Microsoft Excel.

La qualità del documento di output dipende da molti fattori, come la buona o cattiva qualità dell'immagine del documento PDF di origine, la chiarezza di tutti i caratteri, le lingue straniere o i simboli speciali utilizzati nel testo, una miscela di caratteri, colori e formati, ecc.

Poiché il riconoscimento ottico dei caratteri che trasforma un'immagine in un file elettronico basato sui caratteri è un processo piuttosto complicato, la maggior parte dei programmi OCR è a pagamento. Tuttavia, esistono anche alcuni servizi online gratuiti che possono aiutare a esportare un documento PDF "immagine" in Excel.

Servizio OCR online gratuito per convertire PDF in Excel

Il servizio di riconoscimento ottico dei caratteri disponibile su www.onlineocr.net supporta 46 lingue, tra cui inglese, francese, cinese, giapponese, coreano e molte altre. Oltre ai PDF, consente anche di estrarre il testo da immagini JPG, BMP, TIFF e GIF e di convertirle in file Excel (.xlxs), Word (.docx) o testo semplice (.txt). La dimensione massima consentita dei file è di 5 MB.

Ho testato questo servizio su alcuni documenti PDF scansionati in diverse lingue e, francamente, sono rimasto impressionato dai risultati. Sebbene il formato originale dei file PDF sia andato perso, la maggior parte dei dati testuali e numerici è stata riconosciuta e importata correttamente in Excel.

Se volete qualcosa di più di un servizio OCR gratuito, potete considerare di provare uno dei convertitori OCR da PDF a Excel a pagamento, come PDF2XL OCR o VeryPDF.

E naturalmente, se avete una licenza di Adobe Acrobat XI Pro, non avrete bisogno di altri strumenti o servizi, ma semplicemente di utilizzare la funzione " Eseguire l'OCR se necessario ", come dimostrato in Esportazione di PDF in Excel con Adobe Acrobat.

Speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a scegliere il metodo o lo strumento per le conversioni da PDF a Excel più adatto alle vostre esigenze e al tipo di dati da importare. Se state cercando il contrario, potreste trovare la soluzione in questo post - Esportare file Excel in PDF. Grazie per aver letto!