V článku je vysvětleno, jak exportovat různé soubory PDF do aplikace Excel ručně nebo pomocí bezplatných online převodníků a jak zvolit metodu převodu, která je pro daný typ souboru nejvhodnější.

Formát PDF, který umožňuje prezentovat dokumenty nezávisle na softwaru, hardwaru nebo operačním systému uživatele, se již stal de facto standardem pro elektronickou výměnu souborů.

Pokud někoho požádáte o nějaké informace, a pokud je to člověk s dobrými úmysly, máte velkou šanci, že dostanete úhledně naformátovaný dokument PDF s požadovanými údaji doplněný tabulkami, grafy a diagramy k nahlédnutí.

Soubory PDF jsou však určeny výhradně k prohlížení dat, nikoli k manipulaci s nimi. Pokud tedy váš úkol předpokládá změnu uspořádání dat pro další analýzu, budete muset buď odposlechnout korespondenta pro jiný soubor, nebo převést dokument PDF do nějakého upravitelného formátu. A tento návod vás naučí, jak importovat soubor z PDF do Excelu během několika minut.

Výběr správné metody převodu z PDF do Excelu

Výběr správné metody převodu určitého PDF do Excelu závisí na tom, jak byl ten či onen PDF dokument vytvořen. Někdo si může myslet, že všechny PDF soubory jsou v podstatě stejné. Ve skutečnosti tomu tak ale není.

Pokud byl dokument PDF získán z elektronický zdroj jako je dokument aplikace Word nebo tabulka aplikace Excel, obsahuje textové znaky, které lze přečíst a interpretovat aplikacemi Microsoft Office i různými konvertory PDF. Pokud chcete takové PDF importovat do aplikace Excel, můžete to provést ručně nebo použít některé konvertory PDF do aplikace Excel od třetích stran nebo software Adobe.

Soubor PDF lze také vytvořit naskenováním nějakého papírového dokumentu nebo pomocí jiného zařízení, které pořizuje snímky. obrázek dokumentu a následně jej uloží jako soubor PDF. V tomto případě je PDF pouze statický obrázek, a aby bylo možné jej exportovat do editovatelného listu Excelu, je zapotřebí speciální software OCR.

Převod PDF do Excelu prostřednictvím aplikace Word

Pro příležitostné převody z PDF do Excelu se nemusíte obtěžovat hledáním speciálního nástroje a vystačíte si s tím, co máte po ruce, tj. s libovolným prohlížečem PDF, aplikacemi Microsoft Excel a Word. Nezapomeňte, že tato metoda funguje pouze pro dokumenty PDF vytvořené v elektronické podobě.

Stručně řečeno, převod spočívá v tom, že se data nejprve exportují do dokumentu aplikace Word a poté se zkopírují do sešitu aplikace Excel. Podrobný postup je uveden níže.

1. Zkopírujte zdrojovou tabulku ze souboru PDF.

Otevřete soubor PDF v programu Adobe Reader nebo v jiném prohlížeči PDF, vyberte tabulku, kterou chcete převést do aplikace Excel, a stisknutím klávesové zkratky Ctrl + C ji zkopírujte do schránky.

2. Vložte tabulku do dokumentu aplikace Word.

Otevřete nový dokument aplikace Word a zkopírovaná data vložte stisknutím klávesové zkratky Ctrl + V. Získáte něco podobného:

3. Zkopírovaná data převeďte do tabulky (volitelné).

Pokud byla vaše data ve formátu PDF vložena do dokumentu aplikace Word jako správně strukturovaná tabulka, jak vidíte na obrázku výše, tento krok přeskočte.

Pokud byla data vložena do Wordu jako text, nikoli jako tabulka, můžete je převést na tabulku jedním z následujících způsobů:

• Rychlý způsob: Stisknutím kláves Ctrl + A vyberte všechna data, přepněte na režim Vložte a klikněte na kartu Tabulka > Vložený stůl...

  To by mělo vložená data převést do špatně formátované, ale správně strukturované tabulky Wordu.

• Pokud rychlý způsob nepřinesl očekávaný výsledek, vyberte všechna data a klikněte na tlačítko Vložit> Tabulka>Převést text na tabulku... Zobrazí se dialogové okno a vy vyberete Další pod Oddělený text na , klikněte do malého rámečku vedle něj, vymažte to, co je tam, napište mezeru a stiskněte tlačítko OK .

  

  Viz_také: Pokročilý filtr aplikace Excel - jak vytvořit a používat

4. Zkopírujte tabulku z aplikace Word do aplikace Excel.

V dokumentu Microsoft Word označte všechna data ( Ctrl + A ), otevřete nový list Excelu, vyberte libovolnou buňku (bude to nejlevější buňka tabulky) a stisknutím kláves Ctrl + V vložte data zkopírovaná z Wordu.

5. Formátujte a upravte tabulku aplikace Excel.

Pokud převádíte malou a jednoduchou tabulku, nemusí být tento krok nutný. Z mých zkušeností však vyplývá, že se jedná o velmi vzácný případ, kdy data vyexportovaná z PDF do Excelu ručně nevyžadují žádnou další manipulaci. Nejčastěji bude třeba provést některé úpravy, abyste obnovili původní rozvržení a formát tabulky. Například může být nutné odstranit některé prázdné řádky nebo přidat / odebratjednotlivých buněk, abyste zajistili správné zarovnání sloupců.

Výhody : Hlavním "Pro" tohoto přístupu je, že nevyžaduje žádné speciální nástroje, pouze prohlížeč PDF, Microsoft Word a Excel.

Nevýhoda : Původní formátování je ztraceno, je nutná další manipulace s převedenými daty.

Převodníky PDF do Excelu online

Pokud máte velký a složitě formátovaný soubor PDF, může být ruční obnova formátu a struktury jednotlivých tabulek poměrně únavná. V takovém případě má smysl zadat tento úkol některému online převodníku PDF do Excelu.

Přestože existuje velké množství online konvertorů Excelu do PDF, princip fungování je v podstatě stejný. Na webovou stránku nahrajete soubor PDF, zadáte svou e-mailovou adresu a jakmile je proces konverze dokončen, najdete ve své e-mailové schránce sešit Excelu. Některé konvertory dokonce nevyžadují e-mailovou adresu a umožňují stažení nebo otevření konvertovaného souboru Excelu přímo.z webových stránek.

Většina online konvertorů PDF do Excelu má denní nebo měsíční omezení počtu souborů, které můžete bezplatně převést. Některé služby také stanovují omezení velikosti souborů. Tato omezení lze obvykle odstranit přihlášením k placenému předplatnému.

Nyní si vyzkoušíme několik populárních online převodníků PDF do Excelu a zjistíme, který z nich poskytuje nejlepší výsledky.

A zde je původní soubor PDF, který se má změnit na použitelnou tabulku Excelu:

Nitro Cloud - bezplatný online převodník PDF do Excelu

Jedná se o jednu z nejoblíbenějších online služeb pro převod souborů PDF do aplikací Microsoft Excel, Word a PowerPoint. Nitro Cloud umí provádět převody i v opačném směru, tedy z PowerPointu, Wordu nebo Excelu do PDF, a my jsme jej již recenzovali v předchozím článku - Převod Excelu do PDF.

Pokud máte nějaké zkušenosti s online službami, pravděpodobně jste si všimli, že jsou navrženy tak, aby konverze byla pro uživatele co nejjednodušší a nejintuitivnější. Nitro PDF converter není výjimkou. Stačí vybrat zdrojový soubor, zadat formáty souborů, zadat e-mailovou adresu a kliknout na " Převést nyní ".

Výsledek : Převedený soubor Excelu vám přijde do schránky během několika minut. Takto například vypadá můj list:

Pokud jej porovnáte s původním souborem PDF, zjistíte, že zmizel krásný nadpis, formátování je v podstatě zkreslené, ale celkově máte s čím pracovat.

Kromě online služby má Nitro i desktopovou verzi konvertoru PDF do Excelu a na adrese www.pdftoexcelonline.com je k dispozici 14denní zkušební verze.

Bezplatný převodník PDF

Online převodník PDF dostupný na adrese www.freepdfconvert.com také provádí různé typy převodů, včetně převodu PDF do Excelu, PDF do Wordu, PDF do PowerPointu, PDF do obrázků a naopak.

Pomocí tohoto konvertoru můžete výstupní soubor aplikace Excel obdržet e-mailem nebo si jej stáhnout z webových stránek.

Výsledek : Co se týče výsledku, no... to bylo něco nehorázného!

Převod přežily pouze 3 řádky z původního dokumentu PDF a tyto zbytky byly přirozeně ihned odeslány do koše. Je třeba říci, že tento konvertor PDF do Excelu si s jednoduššími tabulkami poradil mnohem lépe, ale vzhledem k jeho omezením - 10 převodů za měsíc a 30minutová prodleva při převodu dalšího souboru - bych si ho stejně nevybral.

Online převodník Cometdocs PDF do Excelu

Společnost Cometdocs nabízí kromě aplikace Nitro také desktopovou a online verzi svého konvertoru PDF, obě jsou k dispozici na adrese www.pdftoexcel.org.

Jejich bezplatná služba vás nechá čekat 30 minut i na převod prvního dokumentu, což je samozřejmě zklamání, ale dá se to tolerovat, pokud se nakonec dočkáte perfektního výsledku.

Výsledek: Neřekl bych, že výstupní soubor Excelu je dokonalý. Formátování jen matně připomíná původní dokument PDF, objevuje se několik prázdných buněk navíc, nicméně hlavního cíle bylo dosaženo - data PDF byla přeměněna na editovatelnou tabulku Excelu.

Ještě jeden online převodník PDF

Stejně jako většina online služeb vám i konvertor s jasným a nenáročným názvem PDFConverter.com pomůže importovat obsah vašich PDF souborů do Excelu, Wordu a PowerPointu. Po výběru požadovaného výstupního formátu provedete obvyklé 3 kroky - vyberete soubor ke konverzi, zadáte e-mailovou adresu a kliknete na tlačítko. Start tlačítko:

K dispozici je také placená verze tohoto konvertoru PDF pro stolní počítače, jejíž 15denní zkušební verzi si můžete stáhnout zde.

Výsledek : Docela dobře. Ve skutečnosti byl excelový list, který mi poslali e-mailem, úplně stejný jako u Cometdocs, pravděpodobně obě služby používají jeden a tentýž převodní algoritmus.

Pokud žádný z výše uvedených online převodníků PDF do Excelu nesplnil vaše požadavky v plném rozsahu, můžete na webu najít spoustu dalších.

Desktopový software pro převod PDF do Excelu

Pokud musíte pravidelně provádět převody z PDF do Excelu a pokud vám jde o rychlé a přesné převody nativních dokumentů PDF do formátovaných listů Excelu, můžete zvážit investici do profesionálního softwaru pro stolní počítače.

Export PDF do Excelu pomocí aplikace Adobe Acrobat XI Pro

Začněme tím, že předplatné Adobe Acrobat Pro je poměrně drahé (asi 25 dolarů měsíčně). I když cena je pravděpodobně oprávněná, protože obsahuje množství funkcí, které umožňují všechny možné manipulace se soubory PDF, včetně možnosti importu PDF do Excelu.

Proces konverze je velmi rychlý a jednoduchý:

1. Otevřete soubor PDF v aplikaci Acrobat XI.
2. Klikněte na Nástroje> Úpravy obsahu> Exportovat soubor do.> Sešit aplikace Microsoft Excel .

   

   Pokud dáváte přednost práci s hlavní nabídkou, klikněte na tlačítko Soubor> Uložit jako jiné.> Tabulkový procesor> Sešit aplikace Microsoft Excel. Pokud někdo stále používá Excel 2003, vyberte Tabulkový procesor XML 2003 místo toho.

3. Pojmenujte soubor aplikace Excel a vyberte cílovou složku.

   Pokud máte účet u společnosti Adobe, můžete do něj uložit převedený soubor .xlsx kliknutím na malou černou šipku vedle " Uložit do online účtu " v dolní části okna.

   Po výběru složky klikněte na tlačítko Uložit tlačítko pro dokončení převodu nebo Nastavení další možnosti.

   

4. Konfigurace nastavení.

   V " Uložit jako nastavení XLSX " máte na výběr z následujících možností:

   • Převeďte soubor PDF jako jeden pracovní list nebo exportujte každou stránku na samostatný list.
   • Použijte výchozí oddělovače desetinných míst a tisíců (nastavené v regionálním nastavení systému Windows) nebo nastavte jiné oddělovače speciálně pro tento soubor aplikace Excel.
   • V případě potřeby zapněte OCR (Optické rozpoznávání znaků). Ačkoli je tato možnost ve výchozím nastavení zaškrtnuta, zaslouží si zvláštní pozornost, pokud převádíte obrazový (naskenovaný) dokument PDF. V takovém případě se ujistěte, že je zaškrtnuto políčko "Spustit OCR", a vyberte příslušný jazyk kliknutím na tlačítko Nastavení jazyka vedle něj.

   Po dokončení klikněte na tlačítko OK.

   

Převedený soubor aplikace Excel je velmi podobný zdrojovému dokumentu PDF. Jak ukazuje následující snímek obrazovky, rozložení dokumentu i formátování bylo převedeno téměř bezchybně. Jediným znatelným nedostatkem je, že některá čísla byla exportována jako text, což je indikováno malým zeleným trojúhelníčkem v levém horním rohu buňky. Tento nedostatek můžete odstranit během několika sekund - stačí jednoduševyberte všechny takové buňky, klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte možnost Formátování buněk> Číslo .

Pro spravedlnost jsem použil Acrobat Pro XI pro převod stejného souboru PDF, který byl podán online převodníkům PDF do Excelu. Výsledek je velmi zklamáním:

Jak vidíte na obrázku výše, některá čísla, která by měla být spojena s textovými popisky, se přesunula na začátek listu, jeden textový údaj se ztratil. Nejkritičtější však je, že všechna data byla exportována do jediného sloupce (sloupec A), což značně komplikuje další manipulaci a analýzu dat. Dokonce i některý z bezplatných online konvertorů PDF přinesl lepší výsledek - hanba Adobe!

Výhody : Především velmi rychlý výsledek a snadné použití; pro jednoduché tabulky s jasnou strukturou - přehledné a přesné převody s velmi malou potřebou další manipulace.

Nevýhody : Vysoké náklady, špatné výsledky při převodu složitých dokumentů PDF.

Převod PDF do Excelu pomocí Able2Extract PDF Converter 9

Able2Extract je další velké jméno v oboru, které je na trhu již více než 10 let. Jejich ceny jsou srovnatelné s Adobe Acrobat Pro a stejně tak i funkce.

Able2Extract dokáže převést obsah PDF do mnoha různých formátů od Excelu, Wordu, PowerPointu až po Publisher a AutoCAD. K dispozici je také možnost optického rozpoznávání znaků (OCR).

A nyní se podívejme, jak si tento konvertor poradí s naším plánovačem dárků, který se ukázal být kamenem úrazu pro většinu online konvertorů PDF i pro software Adobe.

Chcete-li převést soubor PDF do upravitelného souboru aplikace Excel, postupujte podle následujících kroků:

1. Otevřete dokument PDF, který chcete exportovat do Excelu. Převodník vám vlastně napoví, kde začít.

   

2. Vyberte data PDF, která chcete převést. Může se jednat o celý dokument, určité stránky, všechna data na aktuální stránce nebo pouze vybraná data. Výběr můžete provést přetažením ukazatele myši, z okna Upravit nebo pomocí možností Rychlý výběr na panelu nástrojů:

   

3. Jako formát převodu zvolte Excel kliknutím na tlačítko Excel na panelu nástrojů nebo vyberte Převod do aplikace Excel z Upravit Po provedení této volby se vám zobrazí nabídka. Automatické a Vlastní možnosti konverze.

   

Vybral jsem si Automatické protože chci mít rychlý výsledek. Pokud chcete určit, jak bude vaše tabulka vypadat v Excelu, můžete použít příkaz Vlastní Když kliknete na Definice tlačítko pod Vlastní , objeví se nový panel, ve kterém můžete začít upravovat tabulky a změny se okamžitě projeví v části náhledu.

To, co vidíte níže, je výsledek automatického převodu, který je mnohem lepší než výsledek aplikace Adobe Acrobat XI Pro!

Pokud si chcete Able2Extract vyzkoušet, můžete si zde stáhnout zkušební verzi, případně se nejprve podívat na jejich ceny :)

Výhody : Rychlé a přesné převody z PDF do Excelu; zachování původních barev, formátování a písem; možnost přizpůsobení dokumentu před převodem; funkce OCR pro naskenované soubory PDF.

Nevýhoda : Drahé.

Převod obrázkového (naskenovaného) souboru PDF do aplikace Excel

Jak bylo uvedeno na začátku tohoto článku, existuje více způsobů, jak vytvořit soubor PDF. Pokud byl váš soubor PDF vytvořen pomocí skeneru nebo podobného zařízení, které pořídí "snímek" dokumentu a následně tento obrázek uloží jako elektronický soubor PDF, je třeba použít speciální nástroje. Optické rozpoznávání znaků (Program OCR elektronicky identifikuje každý znak v naskenovaném dokumentu a převede jej do editovatelného formátu podle vašeho výběru, např. do formátu Microsoft Excel.

Kvalita výstupního dokumentu závisí na mnoha faktorech, jako je dobrá nebo špatná kvalita obrazu zdrojového dokumentu PDF, zřetelnost všech znaků, cizí jazyky nebo speciální symboly použité v textu, směs písem, barev a formátů atd.

Vzhledem k tomu, že optické rozpoznávání znaků, které mění obrázek na elektronický soubor založený na znacích, je poměrně složitý proces, je většina programů OCR placená. Existuje však i několik bezplatných online služeb, které vám pomohou exportovat "obrázkový" dokument PDF do aplikace Excel.

Bezplatná online služba OCR pro převod PDF do Excelu

Služba optického rozpoznávání znaků dostupná na adrese www.onlineocr.net podporuje 46 jazyků včetně angličtiny, francouzštiny, čínštiny, japonštiny, korejštiny a mnoha dalších. Kromě PDF umožňuje také extrahovat text z obrázků JPG, BMP, TIFF a GIF a převádět je do souborů Excel (.xlxs), Word (.docx) nebo prostého textu (.txt). Maximální povolená velikost souboru je 5 MB.

Vyzkoušel jsem tuto službu na několika naskenovaných dokumentech PDF v různých jazycích a upřímně řečeno, výsledky na mě udělaly dojem. Ačkoli se původní formát souborů PDF ztratil, většina textových a číselných údajů byla rozpoznána a správně importována do aplikace Excel.

Pokud chcete něco víc než bezplatnou službu OCR, můžete zkusit některý z placených konvertorů OCR z PDF do Excelu, například PDF2XL OCR nebo VeryPDF.

Pokud máte licenci Adobe Acrobat XI Pro, nepotřebujete samozřejmě žádné další nástroje nebo služby, stačí použít " V případě potřeby spusťte OCR ", jak je ukázáno v části Export PDF do Excelu pomocí Adobe Acrobat.

Doufejme, že vám tento článek pomohl vybrat metodu nebo nástroj pro převod PDF do Excelu, který nejlépe odpovídá vašim potřebám a typu importovaných dat. Pokud hledáte opak, možná najdete řešení v tomto příspěvku - Export souborů Excel do PDF. Děkujeme za přečtení!