V učbeniku je razloženo, kaj je ime v Excelu, in prikazano, kako določiti ime za celico, območje, konstanto ali formulo. Naučili se boste tudi, kako v Excelu urejati, filtrirati in brisati določena imena.

Imena v Excelu so paradoksalna stvar: ker so ena najbolj uporabnih funkcij, pogosto veljajo za nesmiselna ali nerodna. Razlog za to je, da zelo malo uporabnikov razume bistvo imen v Excelu. V tem učbeniku se ne boste naučili le ustvariti poimenovanega območja v Excelu, temveč boste tudi videli, kako izkoristiti to funkcijo za lažje pisanje, branje in ponovno uporabo formul.

Kaj pomeni ime v programu Excel?

V vsakdanjem življenju se imena pogosto uporabljajo za poimenovanje ljudi, predmetov in geografskih lokacij. Na primer, namesto da bi rekli "mesto, ki leži na 40,7128° severne širine in 74,0059° zahodne dolžine, preprosto rečemo "New York".

Podobno lahko v programu Microsoft Excel posamezni celici ali nizu celic dodelite človeku razumljivo ime in se na te celice sklicujete z imenom in ne s sklicevanjem.

Če želite na primer ugotoviti skupno prodajo (B2:B10) za določen artikel (E1), lahko uporabite naslednjo formulo:

=SUMIF($A$2:$A$10, $E$1, $B$2:$B$10)

Lahko pa razponom in posameznim celicam dodelite smiselna imena in ta imena navedete v formuli:

=SUMIF(items_list, item, sales)

Če si ogledate spodnjo sliko zaslona, katero od obeh formul lažje razumete?

Vrste imen v programu Excel

V programu Microsoft Excel lahko ustvarite in uporabite dve vrsti imen:

Opredeljeno ime - ime, ki se nanaša na posamezno celico, območje celic, konstantno vrednost ali formulo. Če na primer določite ime za območje celic, se to imenuje poimenovano območje ali opredeljeno območje . Ta imena so predmet današnjega učbenika.

Ime tabele - ime Excelove tabele, ki se samodejno ustvari, ko vstavite tabelo v delovni list ( Ctrl + T ). Za več informacij o Excelovih tabelah glejte Kako izdelati in uporabljati tabelo v Excelu.

Kako ustvariti poimenovano območje programa Excel

Na splošno obstajajo trije načini za določitev imena v Excelu: Polje za ime , Opredelitev imena gumb in Upravitelj imena Excel .

Vnesite ime v polje Ime

Spletna stran Polje za ime v Excelu je najhitrejši način za ustvarjanje poimenovanega območja:

1. Izberite celico ali niz celic, ki jih želite poimenovati.
2. Vnesite ime v polje Polje za ime .
3. Pritisnite tipko Enter.

Voila, ustvarjeno je novo poimenovano območje programa Excel!

Ustvarite ime z možnostjo Define Name.

Drug način za ustvarjanje poimenovanega območja v Excelu je naslednji:

1. Izberite celice.
2. Na Formule v zavihku Opredelitev imen kliknite skupino Opredelitev imena gumb.
3. V Novo ime v pogovornem oknu določite tri stvari:
   • V Ime vnesite ime območja.
   • V Področje uporabe v spustni vrstici nastavite obseg imena ( Delovni zvezek privzeto).
   • V Nanaša se na preverite referenco in jo po potrebi popravite.
4. Kliknite . V REDU da shranite spremembe in zaprete pogovorno okno.

Opomba: Excel privzeto ustvari ime z absolutne reference . Če želite imeti območje z relativnim imenom, iz reference odstranite znak $ (preden to storite, se prepričajte, da popolnoma razumete, kako se relativna imena obnašajo v delovnih listih).

V primerjavi s prejšnjo metodo je uporaba Opredelitev imena v Excelu zahteva nekaj dodatnih klikov, vendar omogoča tudi nekaj več možnosti, kot sta nastavitev obsega imena in dodajanje komentarja, ki pojasnjuje nekaj o imenu. Opredelitev imena omogoča ustvarjanje imena za konstanto ali formulo.

Ustvarite poimenovano območje z uporabo Excelovega upravitelja imen

Upravitelj imen v Excelu se običajno uporablja za delo z obstoječimi imeni. Vendar vam lahko pomaga tudi pri oblikovanju novega imena:

1. Pojdite na Formule zavihek> Opredeljena imena skupino, kliknite Ime Manager Ali pa pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + F3 (moj najprimernejši način).
2. V zgornjem levem kotu Ime Manager pogovorno okno, kliknite Novo... gumb:

   

3. To bo odprlo Novo ime pogovorno okno, v katerem nastavite ime, kot je prikazano v prejšnjem razdelku.

Nasvet. Če želite hitro preizkusiti novo ustvarjeno ime, ga izberite v Polje za ime Takoj ko spustite miško, bo izbrano območje na delovnem listu.

Kako ustvariti ime programa Excel za konstanto

Poleg poimenovanih obsegov lahko v programu Microsoft Excel določite tudi ime brez sklicevanja na celico, ki bo delovalo kot poimenovana konstanta Če želite ustvariti takšno ime, uporabite funkcijo Excel Define Name ali Name Manager, kot je pojasnjeno zgoraj.

Ime lahko na primer oblikujete tako. USD_EUR (menjalno razmerje USD - EUR) in mu pripišite fiksno vrednost. V ta namen vnesite vrednost, pred katero je enak znak (=), v polje Nanaša se na polje npr. =0,93:

Zdaj lahko to ime uporabite kjer koli v formulah za pretvorbo USD v EUR:

Ko se menjalni tečaj spremeni, posodobite vrednost samo na enem osrednjem mestu, vse vaše formule pa se preračunajo v enem samem koraku!

Kako določiti ime za formulo

Na podoben način lahko poimenujete Excelovo formulo, na primer formulo, ki vrne število nepraznih celic v stolpcu A brez vrstice z glavo (-1):

=COUNTA(List5!$A:$A)-1

Opomba: Če se vaša formula nanaša na katero koli celico na trenutnem listu, vam imena lista ni treba vključiti v sklice, saj bo Excel to storil samodejno. Če se sklicujete na celico ali območje na drugem delovnem listu, dodajte ime lista, ki mu sledi vzklikalnik pred sklicem na celico/območje (kot v zgornjem primeru formule).

Kadar koli želite izvedeti, koliko elementov je v stolpcu A na listu 5, brez glave stolpca, v katero koli celico vnesite znak enakosti, ki mu sledi ime vaše formule, kot je ta: =Predmeti_število

Kako poimenovati stolpce v Excelu (imena iz izbire)

Če so podatki urejeni v obliki tabel, lahko hitro ustvarite imena za vsak stolpec in/ali vrstica na podlagi njihovih oznak:

1. Izberite celotno tabelo, vključno z naslovi stolpcev in vrstic.
2. Pojdite na Formule zavihek> Opredelitev imen in kliknite skupino Ustvarjanje iz izbora Ali pa pritisnite bližnjico na tipkovnici Ctrl + Shift + F3 .
3. V vsakem primeru je Ustvarjanje imen iz izbora odpre se pogovorno okno. Izberete stolpec ali vrstico z naslovi ali oboje in kliknete V REDU .

V tem primeru imamo v zgornji vrstici in levem stolpcu glave, zato izberemo ti dve možnosti:

Tako bo Excel ustvaril 7 poimenovanih obsegov, ki bodo samodejno prevzeli imena iz glave:

• Jabolka , Banane , Limone in . Pomaranče za vrstice in
• Jan , Feb in . Mar za stolpce.

Opomba: Če so med besedami v naslovnih oznakah presledki, se presledki nadomestijo s podčrtankami (_).

Excelovo dinamično poimenovano območje

V vseh prejšnjih primerih smo obravnavali statični poimenovana območja, ki se vedno nanašajo na iste celice, kar pomeni, da bi morali sklic na območje ročno posodobiti, kadar bi želeli v poimenovano območje dodati nove podatke.

Če delate z zbirkami podatkov, ki jih je mogoče razširiti, je smiselno ustvariti dinamično poimenovano območje, ki samodejno prilagodi novo dodane podatke.

Podrobna navodila za ustvarjanje dinamičnega poimenovanega območja v Excelu so na voljo tukaj:

• Excelova formula OFFSET za ustvarjanje dinamičnega območja
• Formula INDEX za ustvarjanje dinamičnega razpona

Pravila poimenovanja v Excelu

Pri ustvarjanju imena v Excelu si morate zapomniti nekaj pravil:

• Ime programa Excel ne sme biti daljše od 255 znakov.
• Imena v programu Excel ne smejo vsebovati presledkov in večine ločil.
• Ime se mora začeti s črko, podčrtanko (_) ali povratno poševnico (\). Če se ime začne s čim drugim, Excel vrže napako.
• Imena v Excelu ne upoštevajo velikih in malih črk. Na primer "Apples", "apples" in "APPLES" se obravnavajo kot isto ime.
• Razponov ne morete poimenovati kot sklicevanja na celice. To pomeni, da razponu ne morete dati imena "A1" ali "AA1".
• Za poimenovanje območja lahko uporabite eno črko, kot so "a", "b", "D" itd., razen črk "r" "R", "c" in "C" (ti znaki se uporabljajo kot bližnjice za izbiro vrstice ali stolpca za trenutno izbrano celico, ko jih vnesete v Ime Polje ).

Obseg imena Excel

Pri Excelovih imenih je področje uporabe lokacija ali raven, na kateri je ime prepoznano:

• Posebni delovni list - raven lokalnega delovnega lista
• Delovni zvezek - globalna raven delovnega zvezka

Imena ravni delovnega lista

Ime na ravni delovnega lista je prepoznano v delovnem listu, v katerem se nahaja. List1 , bo prepoznana le v List1 .

Če želite uporabiti ime na ravni delovnega lista v drug delovni list , morate pred imenom delovnega lista dodati vzklikalnik (!), kot sledi:

List1!items_list

Sklicevanje na na ravni delovnega lista ime v drug delovni zvezek , morate vključiti tudi ime delovnega zvezka, ki je zaprto v oglatih oklepajih:

[Sales.xlsx]List1!items_list

Če ime lista ali delovnega zvezka vsebuje prostori , morajo biti v enojnih narekovajih:

'[Prodaja 2017.xlsx]List1'!items_list

Imena ravni delovnega zvezka

Ime na ravni delovnega zvezka je prepoznano v celotnem delovnem zvezku in se nanj lahko preprosto sklicujete z imenom iz katerega koli lista v istem delovnem zvezku.

Uporaba imena na ravni delovnega zvezka v drug delovni zvezek , pred imenom navedite ime delovnega zvezka (vključno s končnico), ki mu sledi vzklikalnik:

Book1.xlsx!items_list

Prednost področja uporabe

Opredeljeno ime mora biti edinstven Lahko uporabite isto ime v različnih obsegih, vendar to lahko povzroči konflikt imen. Da bi to preprečili, je privzeto raven delovnega lista ima prednost na ravni delovnega zvezka.

Če obstaja več enako poimenovanih obsegov z različnimi področji uporabe in želite uporabiti ime na ravni delovnega zvezka, pred ime dodajte predpono z imenom delovnega zvezka, kot da bi se sklicevali na ime v drugem delovnem zvezku, npr: Book1.xlsx!data . Tako je mogoče navzkrižje imen preglasiti za vse delovne liste, razen za prvi list, ki vedno uporablja ime lokalnega nivoja delovnega lista.

Excelov upravitelj imen - hiter način urejanja, brisanja in filtriranja imen

Kot pove že ime, je Excelov upravitelj imen posebej zasnovan za upravljanje imen: spreminjanje, filtriranje ali brisanje obstoječih imen ter ustvarjanje novih.

Do Upravitelja imen v Excelu lahko pridete na dva načina:

• Na Formule v zavihku Opredelitev imen kliknite skupino Ime Manager

  

• Pritisnite bližnjico Ctrl + F3.

V vsakem primeru je Ime Manager odprlo se bo pogovorno okno, v katerem si lahko na prvi pogled ogledate vsa imena v trenutnem delovnem zvezku. Zdaj lahko izberete ime, s katerim želite delati, in kliknete enega od treh gumbov na vrhu okna, da izvedete ustrezno dejanje: urejanje, brisanje ali filtriranje.

Kako urediti poimenovano območje v Excelu

Če želite spremeniti obstoječe ime programa Excel, odprite Ime Manager , izberite ime in kliknite Uredi... To bo odprlo okno Urejanje imena pogovorno okno, v katerem lahko spremenite ime in referenco. Področja uporabe imena ni mogoče spremeniti.

Na naslov urejanje sklicevanja na ime , vam ni treba odpreti Urejanje imena pogovorno okno. Izberite ime, ki vas zanima, v Excelovem Ime Manager in vnesite novo referenco neposredno v Nanaša se na ali kliknite gumb na desni strani in izberite želeno območje na listu. Zapri Excel vas bo vprašal, ali želite shraniti spremembe, in kliknite Da .

Nasvet. Poskus navigacije po dolgem sklicevanju ali formuli v Nanaša se na polja s smernimi tipkami bo najverjetneje povzročilo zelo frustrirajoče obnašanje. Če se želite premikati v tem polju, ne da bi prekinili referenco, pritisnite tipko F2, da preklopite iz načina Enter v način urejanja.

Kako filtrirati imena v Excelu

Če imate v določenem delovnem zvezku veliko imen, kliknite Filter v zgornjem desnem kotu okna Excelovega upravitelja imen, da si ogledate samo imena, ki so pomembna v danem trenutku. Na voljo so naslednji filtri:

• Imena, omejena na delovni list ali delovni zvezek
• Imena z napakami ali brez njih
• Opredeljena imena ali imena tabel

Kako izbrisati poimenovano območje v Excelu

Na naslov izbrišite poimenovano območje , ga izberite v Ime Manager in kliknite na Izbriši gumb na vrhu.

Na naslov izbrišite več imen , kliknite prvo ime, nato pa pritisnite tipko Ctrl in jo držite, medtem ko klikate druga imena, ki jih želite odstraniti. Izbriši in vsa izbrana imena bodo izbrisana naenkrat.

Na naslov izbriši vsa opredeljena imena v delovnem zvezku, izberite prvo ime na seznamu, pritisnite in držite tipko Shift ter nato kliknite zadnje ime. Spustite tipko Shift in kliknite Izbriši .

Kako izbrisati opredeljena imena z napakami

Če imate več neveljavnih imen z referenčnimi napakami, kliknite Filter gumb> Imena z napakami za njihovo filtriranje:

Nato izberite vsa filtrirana imena, kot je razloženo zgoraj (s tipko Shift), in kliknite Izbriši gumb.

Opomba: Če se v formulah uporablja katero koli ime programa Excel, pred brisanjem imen posodobite formule, sicer bodo formule vrnile napake #NAME?.

5 glavnih prednosti uporabe imen v Excelu

Do zdaj smo se v tem priročniku osredotočali predvsem na to, kako ustvariti in uporabljati poimenovana območja v Excelu. Morda pa vas zanima, kaj je tako posebnega v Excelovih imenih, da se je zaradi njih vredno potruditi? V nadaljevanju sledi pet glavnih prednosti uporabe definiranih imen v Excelu.

1. Excelova imena olajšajo oblikovanje in branje formul

Ni vam treba vnašati zapletenih sklicev ali sem ter tja izbirati območij na listu. Samo začnite vnašati ime, ki ga želite uporabiti v formuli, in Excel bo prikazal seznam ustreznih imen, med katerimi lahko izbirate. Dvakrat kliknite želeno ime in Excel ga bo takoj vstavil v formulo:

2. Excelova imena omogočajo ustvarjanje razširljivih formul

Z uporabo dinamičnih poimenovanih razponov lahko ustvarite "dinamično" formulo, ki samodejno vključuje nove podatke v izračune, ne da bi bilo treba ročno posodobiti vsako referenco.

3. Excelova imena olajšajo ponovno uporabo formul

Excelova imena zelo olajšajo kopiranje formule na drug list ali prenos formule v drug delovni zvezek. Vse, kar morate storiti, je, da ustvarite enaka imena v ciljnem delovnem zvezku, kopirate/prilepite formulo, kot je, in formula bo takoj začela delovati.

Nasvet: Če želite preprečiti, da bi Excel sproti ustvarjal nova imena, kopirajte formulo kot besedilo v vrstico formul, namesto da kopirate celico formule.

4. Poimenovani razponi poenostavljajo navigacijo

Če želite hitro priti do določenega poimenovanega območja, kliknite njegovo ime v polju Ime. Če se poimenovano območje nahaja na drugem listu, vas bo Excel samodejno preusmeril na ta list.

Opomba: Dinamični poimenovani razponi se ne prikažejo v Polje za ime v Excelu. Če si želite ogledati dinamični razponi , odprite Excelov upravitelj imen ( Ctrl + F3 ), ki prikazuje vse podrobnosti o vseh imenih v delovnem zvezku, vključno z njihovim obsegom in referencami.

5. poimenovana območja omogočajo ustvarjanje dinamičnih spustnih seznamov

Če želite ustvariti spustni seznam, ki ga je mogoče razširiti in posodabljati, najprej ustvarite dinamično poimenovano območje, nato pa na podlagi tega območja ustvarite seznam za preverjanje podatkov. Podrobna navodila po korakih najdete tukaj: Kako ustvariti dinamični spustni seznam v Excelu.

Excelovo poimenovano območje - nasveti in triki

Zdaj, ko poznate osnove ustvarjanja in uporabe imen v Excelu, naj z vami delim še nekaj nasvetov, ki vam bodo morda koristili pri delu.

Kako pridobiti seznam vseh imen v delovnem zvezku

Če želite dobiti bolj oprijemljiv seznam vseh imen v trenutnem delovnem zvezku, naredite naslednje:

1. Izberite najvišjo celico območja, v katerem želite prikazati imena.
2. Pojdite na Formule zavihek> Opredelitev imen skupino, kliknite Uporaba v formulah in nato kliknite Prilepite imena... Lahko pa preprosto pritisnete tipko F3.
3. V Imena paste pogovorno okno, kliknite Seznam paste .

To bo vstavilo vsa imena programa Excel skupaj z njihovimi referencami v trenutni delovni list, začenši z izbrano celico.

Absolutna imena programa Excel in relativna imena programa Excel

Privzeto se imena v Excelu obnašajo kot absolutne reference - zaklenjene na določene celice. Vendar je mogoče poimenovano območje relativni na položaj aktivne celice Relativna imena se obnašajo podobno kot relativne reference - spremenijo se, ko formulo premaknemo ali kopiramo v drugo celico.

Pravzaprav si ne morem predstavljati nobenega razloga, zakaj bi želeli ustvariti območje z relativnim imenom, razen morda takrat, ko je območje sestavljeno iz ene celice. Kot primer ustvarimo relativno ime, ki se nanaša na celico en stolpec levo od trenutne celice v isti vrstici:

1. Izberite celico B1.
2. Pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + F3, da odprete program Excel Name Manager, in kliknite Novo...
3. V Ime vnesite želeno ime, na primer, item_left .
4. V Nanaša se na polje , tip =A1 .
5. Kliknite . V REDU .

Poglejmo, kaj se zgodi, če uporabimo item_left ime v formuli, na primer:

Kje: items_list se nanaša na $A$2:$A$10 in prodaja se nanaša na $B$2:$B$10 v spodnji tabeli.

Ko v celico E2 vnesete formulo in jo nato kopirate navzdol po stolpcu, se izračuna skupna prodaja za vsak izdelek posebej, ker item_left je relativno ime njegova referenca se prilagodi glede na relativni položaj stolpca in vrstice, v kateri je kopirana formula:

Kako uporabiti Excelova imena za obstoječe formule

Če ste določili območja, ki se že uporabljajo v formulah, Excel ne bo samodejno spremenil sklicevanj v ustrezna imena. Vendar lahko namesto ročnega nadomeščanja sklicevanj z imeni to delo namesto vas opravi Excel:

1. Izberite eno ali več celic formule, ki jih želite posodobiti.
2. Pojdite na Formule zavihek> Opredelitev imen in kliknite Opredelitev imena > Prijavite se z imeni...

   

3. V Uporabi imena pogovorno okno, kliknite imena, ki jih želite uporabiti, in nato kliknite V REDU Če Excel lahko katero koli od obstoječih imen ujema z referencami, uporabljenimi v vaših formulah, bodo imena izbrana samodejno:

   

Poleg tega sta na voljo še dve možnosti (privzeto sta izbrani):

• Ignoriranje relativnega/absolutnega - pustite to polje označeno, če želite, da Excel uporabi samo imena z isto vrsto reference: relativne reference nadomestite z relativnimi imeni, absolutne reference pa z absolutnimi imeni.
• Uporaba imen vrstic in stolpcev - če je izbrana, Excel preimenuje vse sklice na celice, ki jih je mogoče prepoznati kot presečišče imenovane vrstice in imenovanega stolpca. Za več možnosti kliknite gumb Možnosti

Bližnjice Excelovih imen

Kot je v Excelu pogosto, lahko do najbolj priljubljenih funkcij dostopate na več načinov: prek traku, menija z desnim klikom in bližnjic na tipkovnici. Excelova poimenovana območja niso izjema. V nadaljevanju so predstavljene tri uporabne bližnjice za delo z imeni v Excelu:

• Ctrl + F3, da odprete Excelov upravitelj imen.
• Ctrl + Shift + F3 za ustvarjanje poimenovanih območij iz izbora.
• F3 za pridobitev seznama vseh imen programa Excel v delovnem zvezku.

Napake v imenu programa Excel (#REF in #NAME)

Microsoft Excel se privzeto trudi, da bi vaša določena imena ostala dosledna in veljavna, tako da samodejno prilagodi sklicevanja na območja, ko vstavite ali izbrišete celice znotraj obstoječega poimenovanega območja. Če ste na primer ustvarili poimenovano območje za celice A1:A10 in nato vstavite novo vrstico kjer koli med vrsticama 1 in 10, se sklicevanje na območje spremeni v A1:A11. Podobno, če izbrišete katero kolicelic med A1 in A10, se bo vaše poimenovano območje ustrezno zmanjšalo.

Če pa izbrišite vse celice ki sestavljajo poimenovano območje v Excelu, postane ime neveljavno in prikaže se #REF! napaka v Ime Manager Enaka napaka se bo pojavila v formuli, ki se sklicuje na to ime:

Če se formula nanaša na neobstoječe ime (napačno vnesen ali izbrisan), #NAME? V obeh primerih odprite Excelov upravitelj imen in preverite veljavnost opredeljenih imen (najhitreje filtrirate imena z napakami).

Tako ustvarite in uporabite imena v Excelu. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!