В учебнике объясняется, что такое имя Excel, и показывается, как задать имя для ячейки, диапазона, константы или формулы. Вы также узнаете, как редактировать, фильтровать и удалять заданные имена в Excel.

Имена в Excel - парадоксальная вещь: будучи одной из самых полезных функций, они часто считаются бессмысленными или заумными. Причина в том, что очень немногие пользователи понимают суть имен в Excel. В этом учебнике вы не только узнаете, как создать именованный диапазон в Excel, но и увидите, как использовать эту функцию, чтобы сделать ваши формулы намного проще для написания, чтения и повторного использования.

Что означает имя в Excel?

В повседневной жизни названия широко используются для обозначения людей, предметов и географических мест. Например, вместо того чтобы сказать "город, лежащий на широте 40,7128° северной широты и долготе 74,0059° западной долготы", вы просто говорите "Нью-Йорк".

Аналогично, в Microsoft Excel можно дать человекочитаемое имя одной ячейке или диапазону ячеек и ссылаться на эти ячейки по имени, а не по ссылке.

Например, чтобы найти общую сумму продаж (B2:B10) для определенного товара (E1), вы можете использовать следующую формулу:

=SUMIF($A$2:$A$10, $E$1, $B$2:$B$10)

Или вы можете дать диапазонам и отдельным ячейкам осмысленные имена и ввести эти имена в формулу:

=SUMIF(items_list, item, sales)

Если посмотреть на скриншот ниже, какую из двух формул вам легче понять?

Типы имен в Excel

В Microsoft Excel можно создавать и использовать два типа имен:

Определенное имя - имя, которое относится к одной ячейке, диапазону ячеек, постоянному значению или формуле. Например, когда вы определяете имя для диапазона ячеек, оно называется названный диапазон , или определённый диапазон Эти имена являются предметом сегодняшнего урока.

Название таблицы - имя таблицы Excel, которая создается автоматически при вставке таблицы в рабочий лист ( Ctrl + T ). Дополнительные сведения о таблицах Excel см. в разделе Как создать и использовать таблицу в Excel.

Как создать именованный диапазон в Excel

В целом, существует 3 способа определения имени в Excel: Именная коробка , Определить имя кнопку, и Менеджер имен Excel .

Введите имя в поле Имя

Сайт Именная коробка в Excel - самый быстрый способ создания именованного диапазона:

1. Выберите ячейку или диапазон ячеек, которым нужно присвоить имя.
2. Введите имя в поле Именная коробка .
3. Нажмите клавишу Enter.

Вуаля, новый именованный диапазон Excel создан!

Создайте имя с помощью опции Определить имя

Другой способ создания именованного диапазона в Excel заключается в следующем:

1. Выберите ячейку(и).
2. На Формулы во вкладке Определить имена группу, нажмите кнопку Определить имя кнопка.
3. В Новое имя диалогового окна, укажите три вещи:
   • В Имя введите имя диапазона.
   • В Область применения в выпадающем списке, установите область видимости имени ( Рабочая тетрадь по умолчанию).
   • В Относится к поле, проверьте ссылку и при необходимости исправьте ее.
4. Нажмите OK чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

Примечание. По умолчанию Excel создает имя с абсолютные ссылки Если вы предпочитаете иметь диапазон с относительным именем, удалите знак $ из ссылки (прежде чем сделать это, убедитесь, что вы полностью понимаете, как относительные имена ведут себя в рабочих листах).

По сравнению с предыдущим методом, использование Определить имя в Excel занимает несколько дополнительных кликов, но при этом предоставляет еще несколько опций, таких как установка области применения имени и добавление комментария, который объясняет что-то об имени. Кроме того, Excel's Определить имя позволяет создать имя для константы или формулы.

Создайте именованный диапазон с помощью менеджера имен Excel

Обычно менеджер имен в Excel используется для работы с существующими именами. Однако он может помочь вам создать и новое имя. Вот как это сделать:

1. Перейти к Формулы вкладка> Определенные имена группу, нажмите Именной менеджер Или просто нажмите Ctrl + F3 (я предпочитаю этот способ).
2. В левом верхнем углу Именной менеджер диалогового окна, нажмите кнопку Новый... кнопка:

   

3. В результате откроется Новое имя диалоговое окно, в котором вы настраиваете имя, как было показано в предыдущем разделе.

Совет. Чтобы быстро проверить только что созданное имя, выберите его в меню Именная коробка Как только вы отпустите мышь, диапазон на рабочем листе будет выбран.

Как создать имя Excel для константы

В дополнение к именованным диапазонам, Microsoft Excel позволяет определить имя без ссылки на ячейку, которая будет работать как именованная константа Чтобы создать такое имя, используйте функцию Excel Define Name или Name Manager, как описано выше.

Например, вы можете создать имя типа USD_EUR (курс конвертации USD - EUR) и присвоить ему фиксированное значение. Для этого введите значение, перед которым стоит знак равенства (=), в поле Относится к месторождению , например, =0,93:

И теперь вы можете использовать это имя где угодно в своих формулах для конвертации USD в EUR:

Как только курс обмена меняется, вы обновляете значение только в одном центральном месте, и все ваши формулы пересчитываются за один шаг!

Как определить имя для формулы

Аналогичным образом можно дать имя формуле Excel, например, формуле, которая возвращает количество непустых ячеек в столбце A, исключая строку заголовка (-1):

=COUNTA(Sheet5!$A:$A)-1

Примечание. Если ваша формула ссылается на ячейки текущего листа, вам не нужно включать имя листа в ссылки, Excel сделает это за вас автоматически. Если вы ссылаетесь на ячейку или диапазон на другом рабочем листе, добавьте имя листа, за которым следует восклицательный знак, перед ссылкой на ячейку/диапазон (как в примере формулы выше).

Теперь, когда вы захотите узнать, сколько элементов находится в столбце A на Листе5, не включая заголовок столбца, просто введите знак равенства, за которым следует имя вашей формулы в любой ячейке, например, так: =Items_count

Как присвоить имена столбцам в Excel (имена из выделения)

Если ваши данные расположены в табличной форме, вы можете быстро создать имена для каждый столбец и/или строка на основе их этикеток:

1. Выберите всю таблицу, включая заголовки столбцов и строк.
2. Перейти к Формулы вкладка> Определить имена группу, и нажмите кнопку Создать из выбора Или нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + F3 .
3. В любом случае Создание имен на основе выбора Откроется диалоговое окно. Вы выбираете столбец или строку с заголовками, или оба, и нажимаете кнопку OK .

В данном примере у нас есть заголовки в верхней строке и левом столбце, поэтому мы выбираем эти два варианта:

В результате Excel создаст 7 именованных диапазонов, автоматически подбирая имена из заголовков:

• Яблоки , Бананы , Лимоны и Апельсины для рядов, и
• Ян , Февраль и Мар для колонн.

Примечание. Если между словами в надписях заголовка есть пробелы, пробелы будут заменены символами подчеркивания (_).

Динамический именованный диапазон Excel

Во всех предыдущих примерах мы имели дело с статический именованные диапазоны, которые всегда ссылаются на одни и те же ячейки, что означает, что вам придется обновлять ссылку на диапазон вручную каждый раз, когда вы хотите добавить новые данные в именованный диапазон.

Если вы работаете с расширяемыми наборами данных, вполне разумно создать динамический именованный диапазон, который будет автоматически вмещать новые добавленные данные.

Подробное руководство по созданию динамического именованного диапазона в Excel можно найти здесь:

• Формула Excel OFFSET для создания динамического диапазона
• Формула INDEX для создания динамического диапазона

Правила именования в Excel

При создании имени в Excel следует помнить несколько правил:

• Длина имени Excel не должна превышать 255 символов.
• Имена Excel не могут содержать пробелы и большинство знаков препинания.
• Имя должно начинаться с буквы, знака подчеркивания (_) или обратной косой черты (\). Если имя начинается с чего-либо другого, Excel выдаст ошибку.
• Имена Excel не чувствительны к регистру. Например, "Apples", "apples" и "APPLES" будут рассматриваться как одно и то же имя.
• Вы не можете давать диапазонам имена, как ссылки на ячейки. То есть вы не можете дать диапазону имя "A1" или "AA1".
• Вы можете использовать одну букву для названия диапазона, например "a", "b", "D" и т.д., за исключением букв "r" "R", "c" и "C" (эти символы используются как ярлыки для выбора строки или столбца для текущей выбранной ячейки, когда вы вводите их в Имя Ящик ).

Область видимости имени Excel

В терминах имен Excel область применения - это место или уровень, на котором распознается имя. Она может быть любой:

• Конкретный рабочий лист - локальный уровень рабочего листа
• Рабочая тетрадь - глобальный уровень трудовой книжки

Имена уровней рабочих листов

Имя на уровне рабочего листа распознается в пределах рабочего листа, на котором оно расположено. Например, если вы создадите именованный диапазон и установите его область видимости на Лист1 , он будет признан только в Лист1 .

Чтобы иметь возможность использовать имя на уровне рабочего листа в другой лист вы должны указать имя рабочего листа с восклицательным знаком (!), как показано ниже:

Sheet1!items_list

Чтобы сослаться на на уровне рабочего листа имя в другая тетрадь необходимо также указать имя рабочей книги, заключенное в квадратные скобки:

[Sales.xlsx]Sheet1!items_list

Если имя листа или имя рабочей книги содержит пространства они должны быть заключены в одинарные кавычки:

'[Продажи 2017.xlsx]Sheet1'!items_list

Названия уровней рабочей книги

Имя на уровне рабочей книги распознается в пределах всей рабочей книги, и вы можете ссылаться на него просто по имени с любого листа в той же рабочей книге.

Использование имени на уровне рабочей книги в другая тетрадь Перед именем следует имя рабочей книги (включая расширение), за которым следует восклицательный знак:

Book1.xlsx!items_list

Приоритет области применения

Определенное имя должно быть уникальный Вы можете использовать одно и то же имя в разных областях видимости, но это может привести к конфликту имен. Чтобы этого не произошло, по умолчанию уровень рабочего листа имеет приоритет на уровне рабочей тетради.

Если есть несколько одинаково названных диапазонов с разными диапазонами, и вы хотите использовать имя уровня рабочей книги, префикс имени с именем рабочей книги, как если бы вы ссылались на имя в другой рабочей книге, например: Book1.xlsx!data Таким образом, конфликт имен может быть отменен для всех рабочих листов, кроме первого листа, который всегда использует локальное имя уровня рабочего листа.

Менеджер имен Excel - быстрый способ редактирования, удаления и фильтрации имен

Как следует из названия, Excel Name Manager специально разработан для управления именами: изменения, фильтрации или удаления существующих имен, а также создания новых.

Существует два способа получить доступ к менеджеру имен в Excel:

• На Формулы во вкладке Определить имена группу, нажмите кнопку Именной менеджер

  

• Нажмите сочетание клавиш Ctrl + F3.

В любом случае Именной менеджер Откроется диалоговое окно, позволяющее сразу увидеть все имена в текущей рабочей книге. Теперь вы можете выбрать имя, с которым хотите работать, и нажать одну из трех кнопок в верхней части окна для выполнения соответствующего действия: редактирования, удаления или фильтрации.

Как редактировать именованный диапазон в Excel

Чтобы изменить существующее имя Excel, откройте Именной менеджер , выберите имя и нажмите кнопку Редактировать... Откроется окно Редактировать имя диалоговое окно, в котором можно изменить имя и ссылку. Область применения имени изменить нельзя.

На редактировать ссылку на имя вам не нужно открывать Редактировать имя Просто выберите интересующее вас имя в Excel Именной менеджер , и введите новую ссылку непосредственно в Относится к или нажмите кнопку справа и выберите нужный диапазон на листе. После того как вы нажмете кнопку Закрыть Excel спросит, хотите ли вы сохранить изменения, и вы нажмете кнопку Да .

Совет. Попытка перейти по длинной ссылке или формуле в Относится к поле с помощью клавиш со стрелками, скорее всего, приведет к очень неприятному поведению. Чтобы перемещаться в этом поле, не нарушая ссылки, нажмите клавишу F2 для перехода из режима Enter в режим редактирования.

Как фильтровать имена в Excel

Если у вас много имен в определенной рабочей книге, нажмите кнопку Фильтр Кнопка в правом верхнем углу окна Excel Name Manager позволяет просматривать только те имена, которые актуальны в данный момент времени. Доступны следующие фильтры:

• Имена, привязанные к рабочему листу или рабочей книге
• Имена с ошибками или без ошибок
• Определенные имена или имена таблиц

Как удалить именованный диапазон в Excel

На удалить именованный диапазон , выберите его в Именной менеджер и нажмите кнопку Удалить кнопку вверху.

На удалить несколько имен , щелкните первое имя, затем нажмите клавишу Ctrl и удерживайте ее, щелкая другие имена, которые вы хотите удалить. Затем нажмите кнопку Удалить и все выбранные имена будут удалены за один раз.

На удалить все определенные имена в рабочей книге, выберите первое имя в списке, нажмите и удерживайте клавишу Shift, а затем щелкните последнее имя. Отпустите клавишу Shift и щелкните Удалить .

Как удалить определенные имена с ошибками

Если у вас есть несколько недопустимых имен с ошибками ссылок, нажмите кнопку Фильтр кнопка> Имена с ошибками чтобы отфильтровать их:

После этого выделите все отфильтрованные имена, как описано выше (с помощью клавиши Shift), и нажмите кнопку Удалить кнопка.

Примечание. Если в формулах Excel используются имена, обязательно обновите формулы перед удалением имен, иначе формулы будут выдавать ошибку #NAME?

Топ-5 преимуществ использования имен в Excel

До сих пор в этом руководстве мы уделяли основное внимание тому, как создавать и использовать именованные диапазоны в Excel. Но вам может быть интересно узнать, что такого особенного в именах Excel, что делает их стоящими усилий? Ниже приведены пять основных преимуществ использования определенных имен в Excel.

1. имена Excel облегчают составление и чтение формул

Вам не нужно вводить сложные ссылки или ходить туда-сюда, выбирая диапазоны на листе. Просто начните вводить имя, которое вы хотите использовать в формуле, и Excel покажет список подходящих имен на выбор. Дважды щелкните нужное имя, и Excel сразу же вставит его в формулу:

2. имена Excel позволяют создавать расширяемые формулы

Используя динамические именованные диапазоны, вы можете создать "динамическую" формулу, которая автоматически включает новые данные в вычисления без необходимости обновлять каждую ссылку вручную.

3. Имена Excel облегчают повторное использование формул

Имена Excel значительно облегчают копирование формулы на другой лист или перенос формулы в другую рабочую книгу. Все, что вам нужно сделать, это создать такие же имена в конечной рабочей книге, скопировать/вставить формулу как есть, и она сразу заработает.

Совет. Чтобы Excel не создавал новые имена на лету, копируйте формулу как текст в строке формул, а не копируйте ячейку с формулой.

4. Именованные диапазоны упрощают навигацию

Чтобы быстро перейти к определенному именованному диапазону, просто щелкните его имя в поле Имя. Если именованный диапазон находится на другом листе, Excel автоматически переведет вас на этот лист.

Примечание. Динамические именованные диапазоны не отображаются в Ящик с именем в Excel. Чтобы увидеть динамические диапазоны , откройте Менеджер имен Excel ( Ctrl + F3 ), который показывает полную информацию обо всех именах в рабочей книге, включая их область применения и ссылки.

5. Именованные диапазоны позволяют создавать динамические выпадающие списки

Чтобы создать расширяемый и обновляемый выпадающий список, сначала создайте динамический именованный диапазон, а затем создайте список проверки данных на основе этого диапазона. Подробные пошаговые инструкции можно найти здесь: Как создать динамический выпадающий список в Excel.

Именованный диапазон Excel - советы и рекомендации

Теперь, когда вы знаете основы создания и использования имен в Excel, позвольте мне поделиться еще несколькими советами, которые могут оказаться полезными в вашей работе.

Как получить список всех имен в рабочей книге

Чтобы получить более осязаемый список всех имен в текущей рабочей книге, сделайте следующее:

1. Выберите самую верхнюю ячейку диапазона, в которой должны отображаться имена.
2. Перейти к Формулы вкладка> Определить имена группу, нажмите Использование в формулах , а затем нажмите Вставить имена... Или просто нажмите клавишу F3.
3. В Имена пасты диалоговое окно, нажмите Список паст .

Это позволит вставить все имена Excel вместе с их ссылками в текущем рабочем листе, начиная с выбранной ячейки.

Абсолютные имена Excel в сравнении с относительными именами Excel

По умолчанию имена в Excel ведут себя как абсолютные ссылки - привязанные к конкретным ячейкам. Однако можно сделать именованный диапазон относительный к положение активной ячейки в момент определения имени. Относительные имена ведут себя как относительные ссылки - изменяются при перемещении или копировании формулы в другую ячейку.

На самом деле, я не могу придумать ни одной причины, по которой можно было бы создать диапазон с относительным именем, за исключением случаев, когда диапазон состоит из одной ячейки. В качестве примера, давайте создадим относительное имя, которое ссылается на ячейку в одном столбце слева от текущей ячейки, в той же строке:

1. Выберите ячейку B1.
2. Нажмите Ctrl + F3, чтобы открыть Диспетчер имен Excel, и щелкните на кнопке Новый...
3. В Имя введите желаемое имя, например, элемент_слева .
4. В Относится к коробке , тип =A1 .
5. Нажмите OK .

Теперь давайте посмотрим, что произойдет, когда мы используем элемент_слева имя в формуле, например:

Где список_элементов относится к $A$2:$A$10 и продажи относится к $B$2:$B$10 в таблице ниже.

Когда вы введете формулу в ячейку E2, а затем скопируете ее вниз по столбцу, она рассчитает общий объем продаж для каждого продукта в отдельности, потому что элемент_слева это относительное имя и его ссылка настраивается в зависимости от относительного положения столбца и строки, в которые копируется формула:

Как применять имена Excel к существующим формулам

Если вы определили диапазоны, которые уже используются в ваших формулах, Excel не будет автоматически менять ссылки на соответствующие имена. Однако вместо того, чтобы заменять ссылки на имена вручную, вы можете попросить Excel сделать эту работу за вас. Вот как это сделать:

1. Выберите одну или несколько ячеек с формулами, которые необходимо обновить.
2. Перейти к Формулы вкладка> Определить имена группу, и нажмите кнопку Определить имя > Применять имена...

   

3. В Применять имена В диалоговом окне выберите имена, которые вы хотите применить, а затем нажмите кнопку OK Если Excel сможет сопоставить любое из существующих имен со ссылками, используемыми в ваших формулах, имена будут выбраны автоматически:

   

Кроме того, доступны еще две опции (выбираются по умолчанию):

• Игнорировать относительный/абсолютный - держите этот флажок установленным, если вы хотите, чтобы Excel применял только имена с одинаковым типом ссылок: заменять относительные ссылки относительными именами, а абсолютные ссылки - абсолютными именами.
• Используйте имена строк и столбцов - если выбрано, Excel переименует все ссылки на ячейки, которые можно определить как пересечение именованной строки и именованного столбца. Для выбора дополнительных вариантов нажмите кнопку Опции

Ярлыки имен в Excel

Как это часто бывает в Excel, доступ к наиболее популярным функциям можно получить несколькими способами: через ленту, меню правой кнопки мыши и сочетания клавиш. Именованные диапазоны Excel не являются исключением. Вот три полезных сочетания клавиш для работы с именами в Excel:

• Ctrl + F3, чтобы открыть диспетчер имен Excel.
• Ctrl + Shift + F3 для создания именованных диапазонов из выделения.
• F3 для получения списка всех имен Excel в рабочей книге.

Ошибки имен в Excel (#REF и #NAME)

По умолчанию Microsoft Excel делает все возможное, чтобы ваши определенные имена оставались последовательными и действительными, автоматически корректируя ссылки на диапазон, когда вы вставляете или удаляете ячейки в существующем именованном диапазоне. Например, если вы создали именованный диапазон для ячеек A1:A10, а затем вставили новую строку в любом месте между строками 1 и 10, ссылка на диапазон изменится на A1:A11. Аналогично, если вы удалите любую ячейку из диапазона A1:A10, ссылка на диапазон изменится на A1:A11.ячейки между A1 и A10, ваш именованный диапазон соответственно сократится.

Однако, если вы удалить все ячейки которые составляют именованный диапазон Excel, имя становится недействительным и выводится сообщение #REF! ошибка в Именной менеджер Та же ошибка появится в формуле, ссылающейся на это имя:

Если формула относится к несуществующее имя (ошибочно набранные или удаленные), в #NAME? ошибка появится. В любом случае, откройте менеджер имен Excel и проверьте правильность заданных имен (самый быстрый способ - отфильтровать имена с ошибками).

Вот так можно создавать и использовать имена в Excel. Я благодарю вас за прочтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!