I handledningen förklaras vad ett Excel-namn är och det visas hur du definierar ett namn för en cell, ett intervall, en konstant eller en formel. Du lär dig också hur du redigerar, filtrerar och raderar definierade namn i Excel.

Namn i Excel är en paradoxal sak: de är en av de mest användbara funktionerna, men anses ofta vara meningslösa eller nördigt. Anledningen är att väldigt få användare förstår vad Excel-namn innebär. Den här handledningen kommer inte bara att lära dig hur du skapar ett namngivet intervall i Excel, utan också hur du kan utnyttja den här funktionen för att göra det mycket lättare att skriva, läsa och återanvända dina formler.

Vad betyder namn i Excel?

I vardagen används namn ofta för att hänvisa till personer, föremål och geografiska platser, till exempel i stället för att säga "staden som ligger på latitud 40,7128° N och longitud 74,0059° V", säger man helt enkelt "New York City".

På samma sätt kan du i Microsoft Excel ge en enskild cell eller ett område av celler ett läsbart namn och hänvisa till dessa celler med namn snarare än med referens.

Om du till exempel vill hitta den totala försäljningen (B2:B10) för en viss artikel (E1) kan du använda följande formel:

=SUMIF($A$2:$A$10, $E$1, $B$2:$B$10)

Eller så kan du ge meningsfulla namn till intervall och enskilda celler och ange dessa namn i formeln:

=SUMIF(items_list, item, sales)

Om du tittar på skärmdumpen nedan, vilken av de två formlerna är lättast för dig att förstå?

Excel-namntyper

I Microsoft Excel kan du skapa och använda två typer av namn:

Definierat namn - ett namn som hänvisar till en enskild cell, ett område av celler, ett konstant värde eller en formel. När du till exempel definierar ett namn för ett område av celler kallas det för en namngiven serie , eller definierat intervall Dessa namn är föremål för dagens handledning.

Tabellens namn - ett namn på en Excel-tabell som skapas automatiskt när du infogar en tabell i ett kalkylblad ( Ctrl + T ). Mer information om Excel-tabeller finns i avsnittet Hur man skapar och använder en tabell i Excel.

Hur man skapar ett namngivet Excel-område

Det finns tre sätt att definiera ett namn i Excel: Namnruta , Definiera namn knappen, och Excel Name Manager .

Ange ett namn i rutan Namn

Namnruta i Excel är det snabbaste sättet att skapa ett namngivet intervall:

1. Välj en cell eller ett intervall av celler som du vill namnge.
2. Skriv ett namn i fältet Namnruta .
3. Tryck på Enter-tangenten.

Voila, ett nytt namngivet Excel-område har skapats!

Skapa ett namn genom att använda alternativet Definiera namn.

Ett annat sätt att skapa ett namngivet intervall i Excel är följande:

1. Markera cellen/cellerna.
2. På den Formler på fliken Definiera namn grupp, klickar du på Definiera namn knapp.
3. I Nytt namn Ange tre saker i dialogrutan:
   • I Namn och skriv in namnet på området.
   • I Tillämpningsområde och ställer in namnomfånget ( Arbetsbok som standard).
   • I Hänvisar till Kontrollera referensen och korrigera den vid behov.
4. Klicka på OK för att spara ändringarna och stänga dialogrutan.

Obs. Som standard skapar Excel ett namn med absoluta referenser Om du hellre vill ha ett relativt namngivet intervall tar du bort $-tecknet från referensen (innan du gör detta bör du se till att du förstår hur relativa namn fungerar i kalkylblad).

Jämfört med den tidigare metoden kan man med hjälp av Definiera namn i Excel kräver några extra klick, men det ger också några fler alternativ, till exempel att ställa in namnets omfattning och lägga till en kommentar som förklarar något om namnet. Dessutom kan Excels Definiera namn kan du skapa ett namn för en konstant eller formel.

Gör ett namngivet intervall med hjälp av Excel Name Manager

Vanligtvis används namnhanteraren i Excel för att arbeta med befintliga namn, men den kan också hjälpa dig att skapa ett nytt namn. Så här gör du:

1. Gå till Formler flik> Definierade namn grupp, klicka på Namn chef Eller så trycker du bara på Ctrl + F3 (det är det sätt jag föredrar).
2. I det övre vänstra hörnet av Namn chef dialogfönstret, klickar du på Ny... knapp:

   

3. Detta kommer att öppna Nytt namn där du konfigurerar ett namn enligt vad som visades i föregående avsnitt.

Tips. Om du snabbt vill testa det nyss skapade namnet markerar du det i Namnruta Så snart du släpper musen kommer intervallet på arbetsbladet att väljas.

Hur man skapar ett Excel-namn för en konstant

Förutom namngivna områden kan du i Microsoft Excel definiera ett namn utan cellreferens som fungerar som en namngiven konstant För att skapa ett sådant namn använder du antingen Excel-funktionen Definiera namn eller Namnhanteraren som förklaras ovan.

Du kan till exempel skapa ett namn som USD_EUR (omräkningskurs USD - EUR) och tilldela det ett fast värde. För detta skriver du värdet föregånget av ett likhetstecken (=) i fältet Hänvisar till fältet t.ex. =0,93:

Nu kan du använda det här namnet var som helst i dina formler för att konvertera USD till EUR:

Så snart växelkursen ändras uppdaterar du värdet endast på en central plats, och alla dina formler räknas om i ett enda steg!

Hur man definierar ett namn för en formel

På samma sätt kan du ge ett namn åt en Excel-formel, till exempel den som returnerar antalet icke-tomma celler i kolumn A, exklusive rubrikraden (-1):

=COUNTA(Sheet5!$A:$A)-1

Observera: Om formeln hänvisar till celler på det aktuella arket behöver du inte ange arkets namn i referenserna, Excel gör det automatiskt. Om du hänvisar till en cell eller ett intervall på ett annat arbetsblad, lägg till arkets namn följt av ett utropstecken före cell- eller intervallreferensen (som i formelexemplet ovan).

När du nu vill veta hur många objekt det finns i kolumn A på blad 5, exklusive kolumnrubriken, skriver du bara likhetstecknet följt av namnet på din formel i en valfri cell, till exempel så här: = antal artiklar

Hur man namnger kolumner i Excel (namn från urval)

Om dina data är ordnade i tabellform kan du snabbt skapa namn för varje kolumn och/eller rad utifrån deras etiketter:

1. Markera hela tabellen, inklusive kolumn- och radrubrikerna.
2. Gå till Formler flik> Definiera namn gruppen och klicka på Skapa från urval Eller tryck på tangentbordsgenvägen Ctrl + Shift + F3 .
3. I vilket fall som helst är Skapa namn från urval dialogrutan öppnas. Du väljer kolumn eller rad med rubriker, eller båda, och klickar på OK .

I det här exemplet har vi rubriker i den översta raden och den vänstra kolumnen, så vi väljer dessa två alternativ:

Excel kommer därför att skapa 7 namngivna intervall och hämta namn från rubrikerna automatiskt:

• Äpplen , Bananer , Citroner och Apelsiner för rader, och
• Jan , Februari och Mar för kolumner.

Observera: Om det finns mellanslag mellan orden i rubriken kommer mellanslagen att ersättas med understrykningstecken (_).

Excel dynamiskt namngivet område

I alla tidigare exempel har vi haft att göra med statisk namngivna intervall som alltid hänvisar till samma celler, vilket innebär att du måste uppdatera intervallreferensen manuellt när du vill lägga till nya data i det namngivna intervallet.

Om du arbetar med expanderbara datamängder är det självklart att skapa ett dynamiskt namnintervall som automatiskt tar hänsyn till nytillkomna data.

Detaljerad vägledning om hur du skapar ett dynamiskt namngivet intervall i Excel finns här:

• Excel OFFSET-formeln för att skapa ett dynamiskt intervall
• INDEX-formeln för att skapa ett dynamiskt intervall

Regler för namngivning i Excel

När du skapar ett namn i Excel finns det några regler att komma ihåg:

• Ett Excel-namn bör vara mindre än 255 tecken långt.
• Excel-namn får inte innehålla mellanslag och de flesta skiljetecken.
• Ett namn måste börja med en bokstav, ett understreck (_) eller ett backslash (\). Om ett namn börjar med något annat kommer Excel att skicka ett felmeddelande.
• Excel-namn är okänsliga för stor- och små bokstäver, till exempel "Apples", "apples" och "APPLES" behandlas som samma namn.
• Du kan inte namnge områden som cellreferenser, det vill säga du kan inte ge ett område namnet "A1" eller "AA1".
• Du kan använda en enskild bokstav för att namnge ett intervall som "a", "b", "D" osv. utom bokstäverna "r" "R", "c" och "C" (dessa tecken används som genvägar för att välja en rad eller kolumn för den markerade cellen när du skriver dem i Namn Box ).

Excel-namn omfattning

När det gäller Excel-namn är räckvidd den plats eller nivå inom vilken namnet känns igen. Det kan vara antingen:

• Särskilt arbetsblad - den lokala nivån för arbetsblad
• Arbetsbok - den globala arbetsboksnivån

Namn på arbetsbladets nivå

Ett namn på kalkylbladnivå känns igen i det kalkylblad där det finns. Om du till exempel skapar ett namngivet intervall och anger dess omfattning till Blad 1 , den kommer endast att erkännas i Blad 1 .

För att kunna använda ett namn på arbetsbladnivå i ett annat arbetsblad måste du sätta arbetsbladets namn i förväg följt av ett utropstecken (!), på följande sätt:

Sheet1!items_list

För att hänvisa till en arbetsbladnivå namn i en annan arbetsbok bör du också ange arbetsbokens namn inom hakparenteser:

[Sales.xlsx]Sheet1!items_list

Om antingen bladnamnet eller arbetsboksnamnet innehåller utrymmen ska de omges av enkla citattecken:

'[Försäljning 2017.xlsx]Sheet1'!items_list

Namn på arbetsboksnivå

Ett namn på arbetsboksnivå känns igen i hela arbetsboken, och du kan hänvisa till det med namnet från vilket ark som helst i samma arbetsbok.

Användning av ett namn på arbetsboksnivå i en annan arbetsbok föregås namnet av arbetsbokens namn (inklusive tillägget) följt av ett utropstecken:

Book1.xlsx!items_list

Företräde för räckvidd

Ett definierat namn måste vara unik inom sitt tillämpningsområde. Du kan använda samma namn i olika tillämpningsområden, men det kan skapa en namnkonflikt. För att förhindra att detta händer, används som standard Arbetsbladets nivå har företräde. över arbetsboksnivån.

Om det finns några identiskt namngivna intervall med olika räckvidd och du vill använda namnet på arbetsboksnivå, föregår du namnet med arbetsboksnamnet som om du hänvisar till ett namn i en annan arbetsbok, t.ex: Book1.xlsx!data På det här sättet kan namnkonflikten åsidosättas för alla arbetsblad utom det första bladet, som alltid använder det lokala namnet på arbetsbladets nivå.

Excel Name Manager - snabbt sätt att redigera, ta bort och filtrera namn

Som namnet antyder är Excel Name Manager speciellt utformad för att hantera namn: ändra, filtrera eller ta bort befintliga namn samt skapa nya.

Det finns två sätt att komma till namnhanteraren i Excel:

• På den Formler på fliken Definiera namn grupp, klickar du på Namn chef

  

• Tryck på genvägen Ctrl + F3.

I vilket fall som helst är Namn chef öppnas så att du kan se alla namn i den aktuella arbetsboken på en gång. Nu kan du välja det namn du vill arbeta med och klicka på en av de tre knapparna högst upp i fönstret för att utföra motsvarande åtgärd: redigera, ta bort eller filtrera.

Hur du redigerar namngivet intervall i Excel

Om du vill ändra ett befintligt Excel-namn öppnar du Namn chef , välj namnet och klicka på Redigera... Detta kommer att öppna Redigera namn dialogrutan där du kan ändra namnet och referensen. Namnets omfattning kan inte ändras.

Till redigera en namnreferens behöver du inte öppna Redigera namn dialogrutan. Välj bara det namn som du vill ha i Excel Namn chef och skriv en ny referens direkt i Hänvisar till eller klicka på knappen till höger och välj det önskade området på arket. När du klickar på knappen Stäng Excel frågar om du vill spara ändringarna och du klickar på knappen Ja .

Tips. Ett försök att navigera genom en lång referens eller formel i Hänvisar till fältet med piltangenterna kommer troligen att leda till ett mycket frustrerande beteende. För att förflytta dig inom detta fält utan att störa referensen trycker du på F2-tangenten för att växla från Enter- till redigeringsläge.

Hur man filtrerar namn i Excel

Om du har många namn i en viss arbetsbok kan du klicka på Filter i det övre högra hörnet av fönstret Excel Name Manager för att visa endast de namn som är relevanta vid en viss tidpunkt. Följande filter är tillgängliga:

• Namn som gäller för arbetsblad eller arbetsbok
• Namn med eller utan fel
• Definierade namn eller tabellnamn

Hur du tar bort namngivet intervall i Excel

Till ta bort ett namngivet intervall , välj den i Namn chef och klicka på Ta bort knappen högst upp.

Till radera flera namn , klicka på det första namnet, tryck sedan på Ctrl-tangenten och håll den intryckt medan du klickar på andra namn som du vill ta bort. Klicka sedan på Ta bort så raderas alla markerade namn i ett svep.

Till ta bort alla definierade namn i en arbetsbok, markera det första namnet i listan, håll ned Shift-tangenten och klicka sedan på det sista namnet. Släpp Shift-tangenten och klicka på Ta bort .

Hur man raderar definierade namn med fel

Om du har ett antal ogiltiga namn med referensfel klickar du på Filter knapp> Namn med fel för att filtrera dem:

Markera sedan alla filtrerade namn enligt ovan (genom att använda Shift-tangenten) och klicka på Ta bort knapp.

Observera: Om något av dina Excel-namn används i formler, se till att uppdatera formlerna innan du tar bort namnen, annars kommer formlerna att ge felmeddelande #NAME?

De 5 största fördelarna med att använda namn i Excel

Hittills har vi i den här handledningen mest fokuserat på hur man gör för att täcka olika aspekter av att skapa och använda namngivna intervall i Excel. Men du kanske är nyfiken på vad som är så speciellt med Excel-namn att det är värt besväret? De fem största fördelarna med att använda definierade namn i Excel följer nedan.

1. Excel-namn gör det lättare att skapa och läsa formler.

Du behöver inte skriva in komplicerade referenser eller gå fram och tillbaka för att välja intervall på arket. Börja bara skriva in det namn du vill använda i formeln och Excel visar en lista med matchande namn som du kan välja mellan. Dubbelklicka på det önskade namnet och Excel infogar det direkt i formeln:

2. Excel-namn gör det möjligt att skapa expanderbara formler.

Genom att använda dynamiska namnområden kan du skapa en "dynamisk" formel som automatiskt inkluderar nya data i beräkningar utan att du behöver uppdatera varje referens manuellt.

3. Excel-namn gör det lättare att återanvända formler.

Excel-namn gör det mycket enklare att kopiera en formel till ett annat ark eller att överföra en formel till en annan arbetsbok. Allt du behöver göra är att skapa samma namn i målarbetsboken, kopiera/klistra in formeln som den är, så fungerar den omedelbart.

Tips: För att förhindra att Excel skapar nya namn i farten kopierar du formeln som text i formellfältet i stället för att kopiera formelcellen.

4. Namngivna områden underlättar navigeringen.

Om du snabbt vill komma till ett visst namngivet intervall klickar du bara på namnet i rutan Namn. Om ett namngivet intervall finns på ett annat ark kommer Excel automatiskt att ta dig till det arket.

Observera att dynamiska namnområden inte visas i Namnruta i Excel. För att se dynamiska områden Öppna Excel Name Manager ( Ctrl + F3 ) som visar fullständig information om alla namn i arbetsboken, inklusive deras omfattning och referenser.

5. Namngivna intervall gör det möjligt att skapa dynamiska rullgardinslistor.

Om du vill skapa en expanderbar och uppdaterbar rullgardinslista skapar du först ett dynamiskt namngivet intervall och sedan en datavalideringslista baserad på det intervallet. Detaljerade steg-för-steg-instruktioner finns här: Hur man skapar en dynamisk rullgardinslista i Excel.

Excel namngivet intervall - tips och tricks

Nu när du känner till grunderna för att skapa och använda namn i Excel, vill jag dela med mig av ytterligare några tips som kan vara till hjälp i ditt arbete.

Hur får man en lista över alla namn i arbetsboken?

Om du vill få en mer konkret lista över alla namn i en aktuell arbetsbok gör du så här:

1. Markera den översta cellen i intervallet där du vill att namnen ska visas.
2. Gå till Formler flik> Definiera namn grupp, klicka på Användning i formler och klicka sedan på Klistra in namn... Du kan också trycka på F3-tangenten.
3. I Klistra in namn dialogrutan, klicka på Klistra in listan .

Detta kommer att infoga alla Excel-namn tillsammans med deras referenser i det aktuella arbetsbladet, med början i den markerade cellen.

Absoluta Excel-namn vs. relativa Excel-namn

Som standard beter sig Excel-namn som absoluta referenser - de är låsta till specifika celler. Det är dock möjligt att göra ett namngivet område Relativ till den den aktiva cellens position Relativa namn beter sig som relativa referenser - de ändras när formeln flyttas eller kopieras till en annan cell.

Jag kan faktiskt inte komma på någon anledning till varför man skulle vilja skapa ett relativt namngivet intervall, utom kanske när intervallet består av en enda cell. Som exempel kan vi skapa ett relativt namn som hänvisar till en cell en kolumn till vänster om den aktuella cellen, i samma rad:

1. Välj cell B1.
2. Tryck på Ctrl + F3 för att öppna Excel Name Manager och klicka på Ny...
3. I Namn och skriv det önskade namnet, till exempel, item_left .
4. I Avser lådan. , typ =A1 .
5. Klicka på OK .

Nu ska vi se vad som händer när vi använder item_left namn i en formel, till exempel:

Var items_list avser $A$2:$A$10 och Försäljning hänvisar till $B$2:$B$10 i tabellen nedan.

När du skriver in formeln i cell E2 och sedan kopierar den nedåt i kolumnen beräknas den totala försäljningen för varje produkt för sig eftersom item_left är en Relativt namn och dess referens justeras baserat på den relativa positionen för den kolumn och rad där formeln kopieras:

Hur du använder Excel-namn på befintliga formler

Om du har definierat de intervall som redan används i dina formler kommer Excel inte att ändra referenserna till de rätta namnen automatiskt. I stället för att ersätta referenserna med namn för hand kan du dock låta Excel göra jobbet åt dig. Så här gör du:

1. Välj en eller flera formelceller som du vill uppdatera.
2. Gå till Formler flik> Definiera namn grupp och klicka på Definiera namn > Ansök om namn...

   

3. I Tillämpa namn dialogrutan, klicka på de namn som du vill använda och klicka sedan på OK Om Excel kan matcha något av de befintliga namnen med de referenser som används i dina formler, väljs namnen automatiskt åt dig:

   

Dessutom finns ytterligare två alternativ tillgängliga (valda som standard):

• Ignorera Relativ/Absolut - Låt den här rutan vara markerad om du vill att Excel endast ska tillämpa namn med samma referenstyp: ersätt relativa referenser med relativa namn och absoluta referenser med absoluta namn.
• Använd namn på rader och kolumner - om den är markerad byter Excel namn på alla cellreferenser som kan identifieras som skärningspunkten mellan en namngiven rad och en namngiven kolumn. Om du vill ha fler alternativ klickar du på Alternativ

Genvägar för Excel-namn

Som så ofta i Excel kan du komma åt de mest populära funktionerna på flera olika sätt: via bandet, högerklickmenyn och tangentbordsgenvägar. Namngivna områden i Excel är inget undantag. Här är tre användbara genvägar för att arbeta med namn i Excel:

• Ctrl + F3 för att öppna Excel Name Manager.
• Ctrl + Shift + F3 för att skapa namngivna intervall från urvalet.
• F3 för att få en lista över alla Excel-namn i en arbetsbok.

Fel i Excel-namn (#REF och #NAME)

Som standard gör Microsoft Excel sitt bästa för att hålla dina definierade namn konsekventa och giltiga genom att justera intervallreferenserna automatiskt när du infogar eller tar bort celler inom ett befintligt namngivet intervall. Om du till exempel har skapat ett namngivet intervall för cellerna A1:A10 och sedan infogar en ny rad någonstans mellan rad 1 och 10, ändras intervallreferensen till A1:A11. På samma sätt ändras intervallreferensen till A1:A11 om du tar bort någonceller mellan A1 och A10, kommer ditt namngivna intervall att krympa i enlighet med detta.

Men om du radera alla celler som ingår i ett namngivet Excel-område, blir namnet ogiltigt och ett meddelande om #REF! fel i den Namn chef Samma fel visas i en formel som hänvisar till det namnet:

Om en formel hänvisar till en ett obefintligt namn (felskrivna eller borttagna), den #NAME? fel I båda fallen öppnar du Excel Name Manager och kontrollerar att de definierade namnen är giltiga (det snabbaste sättet är att filtrera namn med fel).

Så här skapar och använder du namn i Excel. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!