Το σεμινάριο εξηγεί τι είναι ένα όνομα του Excel και δείχνει πώς να ορίσετε ένα όνομα για ένα κελί, μια περιοχή, μια σταθερά ή έναν τύπο. Θα μάθετε επίσης πώς να επεξεργάζεστε, να φιλτράρετε και να διαγράφετε καθορισμένα ονόματα στο Excel.

Τα ονόματα στο Excel είναι ένα παράδοξο πράγμα: όντας ένα από τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά, συχνά θεωρούνται άσκοπα ή σπαστικά. Ο λόγος είναι ότι πολύ λίγοι χρήστες κατανοούν την ουσία των ονομάτων του Excel. Αυτό το σεμινάριο όχι μόνο θα σας διδάξει πώς να δημιουργήσετε μια περιοχή με όνομα στο Excel, αλλά θα σας δείξει επίσης πώς να αξιοποιήσετε αυτό το χαρακτηριστικό για να κάνετε τους τύπους σας πολύ πιο εύκολους στη σύνταξη, την ανάγνωση και την επαναχρησιμοποίηση.

Τι σημαίνει όνομα στο Excel;

Στην καθημερινή ζωή τα ονόματα χρησιμοποιούνται ευρέως για την αναφορά σε ανθρώπους, αντικείμενα και γεωγραφικές τοποθεσίες. Για παράδειγμα, αντί να πούμε "η πόλη που βρίσκεται σε γεωγραφικό πλάτος 40,7128° Β και γεωγραφικό μήκος 74,0059° Δ, λέμε απλώς "Νέα Υόρκη".

Παρομοίως, στο Microsoft Excel, μπορείτε να δώσετε ένα όνομα με δυνατότητα ανάγνωσης από τον άνθρωπο σε ένα μεμονωμένο κελί ή σε μια σειρά κελιών και να αναφέρεστε σε αυτά τα κελιά με το όνομα και όχι με αναφορά.

Για παράδειγμα, για να βρείτε το σύνολο των πωλήσεων (B2:B10) για ένα συγκεκριμένο στοιχείο (E1), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο:

=SUMIF($A$2:$A$10, $E$1, $B$2:$B$10)

Ή, μπορείτε να δώσετε σημαντικά ονόματα στις περιοχές και τα μεμονωμένα κελιά και να τα δώσετε στον τύπο:

=SUMIF(items_list, item, sales)

Κοιτάζοντας το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, ποιος από τους δύο τύπους είναι πιο κατανοητός για εσάς;

Τύποι ονομάτων Excel

Στο Microsoft Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε δύο τύπους ονομάτων:

Καθορισμένο όνομα - ένα όνομα που αναφέρεται σε ένα μεμονωμένο κελί, μια περιοχή κελιών, μια σταθερή τιμή ή έναν τύπο. Για παράδειγμα, όταν ορίζετε ένα όνομα για μια περιοχή κελιών, αυτό ονομάζεται ονομαστικό εύρος , ή καθορισμένο εύρος Αυτά τα ονόματα είναι το αντικείμενο του σημερινού σεμιναρίου.

Όνομα πίνακα - ένα όνομα ενός πίνακα του Excel που δημιουργείται αυτόματα όταν εισάγετε έναν πίνακα σε ένα φύλλο εργασίας ( Ctrl + T ). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους πίνακες του Excel, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα στο Excel.

Πώς να δημιουργήσετε μια ονομαστική περιοχή του Excel

Συνολικά, υπάρχουν 3 τρόποι για να ορίσετε ένα όνομα στο Excel: Πλαίσιο ονόματος , Ορισμός ονόματος και Διαχειριστής ονομάτων Excel .

Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα

Το Πλαίσιο ονόματος στο Excel είναι ο γρηγορότερος τρόπος για να δημιουργήσετε μια ονομαστική περιοχή:

1. Επιλέξτε ένα κελί ή μια σειρά κελιών που θέλετε να ονομάσετε.
2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πεδίο Πλαίσιο ονόματος .
3. Πατήστε το πλήκτρο Enter.

Ορίστε, δημιουργήθηκε μια νέα περιοχή του Excel με όνομα!

Δημιουργήστε ένα όνομα χρησιμοποιώντας την επιλογή Define Name (Καθορισμός ονόματος)

Ένας άλλος τρόπος για να δημιουργήσετε μια ονομαστική περιοχή στο Excel είναι ο εξής:

1. Επιλέξτε το(τα) κελί(α).
2. Στο Τύποι στην καρτέλα Ορισμός ονομάτων ομάδα, κάντε κλικ στο Ορισμός ονόματος κουμπί.
3. Στο Νέο όνομα παράθυρο διαλόγου, καθορίστε τρία πράγματα:
   • Στο Όνομα πληκτρολογήστε το όνομα της περιοχής.
   • Στο Πεδίο εφαρμογής dropdown, ορίστε την εμβέλεια του ονόματος ( Βιβλίο εργασίας από προεπιλογή).
   • Στο Αναφέρεται σε πλαίσιο, ελέγξτε την αναφορά και διορθώστε την εάν χρειάζεται.
4. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Σημείωση. Από προεπιλογή, το Excel δημιουργεί ένα όνομα με απόλυτες αναφορές Αν προτιμάτε να έχετε μια περιοχή με σχετικό όνομα, αφαιρέστε το σύμβολο $ από την αναφορά (πριν το κάνετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει πλήρως πώς συμπεριφέρονται τα σχετικά ονόματα στα φύλλα εργασίας).

Σε σύγκριση με την προηγούμενη μέθοδο, η χρήση Ορισμός ονόματος στο Excel απαιτεί μερικά επιπλέον κλικ, αλλά παρέχει επίσης μερικές επιπλέον επιλογές, όπως τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής του ονόματος και την προσθήκη ενός σχολίου που εξηγεί κάτι σχετικά με το όνομα. Επιπλέον, η λειτουργία του Excel Ορισμός ονόματος σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα όνομα για μια σταθερά ή έναν τύπο.

Δημιουργήστε μια περιοχή με όνομα χρησιμοποιώντας τη Διαχείριση ονομάτων του Excel

Συνήθως, ο Διαχειριστής ονομάτων στο Excel χρησιμοποιείται για να εργαστείτε με υπάρχοντα ονόματα. Ωστόσο, μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε και ένα νέο όνομα:

1. Πηγαίνετε στο Τύποι tab>, Καθορισμένα ονόματα ομάδα, κάντε κλικ στο Όνομα Διαχειριστής Ή, απλά πατήστε Ctrl + F3 (ο τρόπος που προτιμώ).
2. Στην επάνω αριστερή γωνία του Όνομα Διαχειριστής παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Νέα... κουμπί:

   

3. Αυτό θα ανοίξει το Νέο όνομα παράθυρο διαλόγου όπου ρυθμίζετε ένα όνομα, όπως παρουσιάστηκε στην προηγούμενη ενότητα.

Συμβουλή. Για να δοκιμάσετε γρήγορα το νεοδημιουργημένο όνομα, επιλέξτε το στο πεδίο Πλαίσιο ονόματος Μόλις αφήσετε το ποντίκι, θα επιλεγεί η περιοχή στο φύλλο εργασίας.

Πώς να δημιουργήσετε ένα όνομα Excel για μια σταθερά

Εκτός από τις ονομαστικές περιοχές, το Microsoft Excel σας επιτρέπει να ορίσετε ένα όνομα χωρίς αναφορά κελιού που θα λειτουργεί ως σταθερά με όνομα Για να δημιουργήσετε ένα τέτοιο όνομα, χρησιμοποιήστε είτε τη λειτουργία του Excel Define Name είτε τη Διαχείριση ονομάτων, όπως εξηγήθηκε παραπάνω.

Για παράδειγμα, μπορείτε να φτιάξετε ένα όνομα όπως USD_EUR (ισοτιμία μετατροπής USD - EUR) και αναθέστε σε αυτήν μια σταθερή τιμή. Για το σκοπό αυτό, πληκτρολογήστε την τιμή που προηγείται ενός σημείου ισότητας (=) στο πεδίο Αναφέρεται στο πεδίο , π.χ. =0,93:

Και τώρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το όνομα οπουδήποτε στους τύπους σας για να μετατρέψετε USD σε EUR:

Μόλις αλλάξει η συναλλαγματική ισοτιμία, ενημερώνετε την τιμή μόνο σε ένα κεντρικό σημείο και όλοι οι τύποι σας θα επαναϋπολογιστούν σε ένα μόνο βήμα!

Πώς να ορίσετε ένα όνομα για έναν τύπο

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να δώσετε ένα όνομα σε έναν τύπο του Excel, για παράδειγμα, αυτόν που επιστρέφει τον αριθμό των μη κενών κελιών στη στήλη Α, εξαιρουμένης της γραμμής κεφαλίδας (-1):

=COUNTA(Sheet5!$A:$A)-1

Σημείωση: Εάν ο τύπος σας αναφέρεται σε οποιοδήποτε κελί στο τρέχον φύλλο, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε το όνομα του φύλλου στις αναφορές, το Excel θα το κάνει αυτόματα για εσάς. Εάν αναφέρεστε σε ένα κελί ή μια περιοχή σε ένα άλλο φύλλο εργασίας, προσθέστε το όνομα του φύλλου ακολουθούμενο από το θαυμαστικό πριν από την αναφορά του κελιού/περιοχής (όπως στο παραπάνω παράδειγμα τύπου).

Τώρα, όποτε θέλετε να ξέρετε πόσα στοιχεία υπάρχουν στη στήλη Α του Φύλλου5, χωρίς την επικεφαλίδα της στήλης, απλά πληκτρολογήστε το σύμβολο ισότητας ακολουθούμενο από το όνομα του τύπου σας σε οποιοδήποτε κελί, όπως εδώ: =Items_count

Πώς να ονομάζετε στήλες στο Excel (ονόματα από επιλογή)

Εάν τα δεδομένα σας είναι τοποθετημένα σε μορφή πίνακα, μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα ονόματα για κάθε στήλη ή/και σειρά με βάση τις ετικέτες τους:

1. Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα, συμπεριλαμβανομένων των επικεφαλίδων των στηλών και των γραμμών.
2. Πηγαίνετε στο Τύποι tab>, Ορισμός ονομάτων και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία από επιλογή Ή πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + Shift + F3 .
3. Όπως και να έχει, η Δημιουργία ονομάτων από επιλογή Επιλέγετε τη στήλη ή τη γραμμή με τις επικεφαλίδες ή και τα δύο και πατάτε το κουμπί OK .

Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε επικεφαλίδες στην επάνω σειρά και στην αριστερή στήλη, οπότε επιλέγουμε αυτές τις δύο επιλογές:

Ως αποτέλεσμα, το Excel θα δημιουργήσει 7 ονομαστικές περιοχές, λαμβάνοντας αυτόματα ονόματα από τις επικεφαλίδες:

• Μήλα , Μπανάνες , Λεμόνια και Πορτοκάλια για τις γραμμές, και
• Jan , Φεβρουάριος και Μαρ για στήλες.

Σημείωση: Εάν υπάρχουν κενά μεταξύ των λέξεων στις ετικέτες επικεφαλίδων, τα κενά θα αντικατασταθούν με υπογράμμιση (_).

Δυναμική ονομαστική περιοχή του Excel

Σε όλα τα προηγούμενα παραδείγματα, είχαμε να κάνουμε με static ονομαστικές σειρές που αναφέρονται πάντα στα ίδια κελιά, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να ενημερώνετε την αναφορά της σειράς χειροκίνητα κάθε φορά που θέλετε να προσθέσετε νέα δεδομένα στην ονομαστική σειρά.

Εάν εργάζεστε με επεκτάσιμα σύνολα δεδομένων, είναι λογικό να δημιουργήσετε ένα δυναμικό εύρος ονομάτων που θα προσαρμόζει αυτόματα τα πρόσφατα προστιθέμενα δεδομένα.

Λεπτομερείς οδηγίες για το πώς να δημιουργήσετε μια δυναμική ονομαστική περιοχή στο Excel θα βρείτε εδώ:

• Τύπος OFFSET του Excel για τη δημιουργία ενός δυναμικού εύρους
• Τύπος INDEX για τη δημιουργία ενός δυναμικού εύρους

Κανόνες ονοματοδοσίας του Excel

Όταν δημιουργείτε ένα όνομα στο Excel, υπάρχουν μερικοί κανόνες που πρέπει να θυμάστε:

• Ένα όνομα Excel πρέπει να έχει μήκος κάτω από 255 χαρακτήρες.
• Τα ονόματα του Excel δεν μπορούν να περιέχουν κενά και τους περισσότερους χαρακτήρες στίξης.
• Ένα όνομα πρέπει να αρχίζει με γράμμα, υπογράμμιση (_) ή backslash (\). Εάν ένα όνομα αρχίζει με οτιδήποτε άλλο, το Excel θα εκπέμψει σφάλμα.
• Για παράδειγμα, τα ονόματα "Apples", "apples" και "APPLES" θα αντιμετωπίζονται ως το ίδιο όνομα.
• Δεν μπορείτε να ονομάσετε τις περιοχές όπως τις αναφορές κελιών. Δηλαδή, δεν μπορείτε να δώσετε το όνομα "A1" ή "AA1" σε μια περιοχή.
• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μεμονωμένο γράμμα για να ονομάσετε μια περιοχή όπως "a", "b", "D", κ.λπ. εκτός από τα γράμματα "r" "R", "c" και "C" (αυτοί οι χαρακτήρες χρησιμοποιούνται ως συντομεύσεις για την επιλογή μιας γραμμής ή στήλης για το τρέχον επιλεγμένο κελί όταν τους πληκτρολογείτε στο πεδίο Όνομα Κουτί ).

Πεδίο εφαρμογής ονόματος Excel

Όσον αφορά τα ονόματα Excel, το πεδίο εφαρμογής είναι η θέση ή το επίπεδο εντός του οποίου αναγνωρίζεται το όνομα. Μπορεί να είναι είτε:

• Ειδικό φύλλο εργασίας - το τοπικό επίπεδο φύλλου εργασίας
• Βιβλίο εργασίας - το παγκόσμιο επίπεδο βιβλίου εργασίας

Ονόματα επιπέδου φύλλου εργασίας

Ένα όνομα σε επίπεδο φύλλου εργασίας αναγνωρίζεται μέσα στο φύλλο εργασίας όπου βρίσκεται. Για παράδειγμα, αν δημιουργήσετε μια περιοχή με όνομα και ορίσετε την εμβέλειά της σε Φύλλο1 , θα αναγνωρίζεται μόνο σε Φύλλο1 .

Για να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα σε επίπεδο φύλλου εργασίας σε ένα άλλο φύλλο εργασίας , πρέπει να προτάξετε το όνομα του φύλλου εργασίας ακολουθούμενο από το θαυμαστικό (!), ως εξής:

Φύλλο1!items_list

Για να αναφέρετε ένα επίπεδο φύλλου εργασίας όνομα σε ένα άλλο βιβλίο εργασίας , θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε το όνομα του βιβλίου εργασίας μέσα σε αγκύλες:

[Sales.xlsx]Φύλλο1!items_list

Εάν είτε το όνομα φύλλου είτε το όνομα βιβλίου εργασίας περιέχει χώροι , θα πρέπει να περικλείονται σε απλά εισαγωγικά:

'[Πωλήσεις 2017.xlsx]Φύλλο1'!items_list

Ονόματα επιπέδου βιβλίου εργασίας

Ένα όνομα σε επίπεδο βιβλίου εργασίας αναγνωρίζεται σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας και μπορείτε να αναφέρεστε σε αυτό απλά με το όνομά του από οποιοδήποτε φύλλο του ίδιου βιβλίου εργασίας.

Μια χρήση σε ένα όνομα σε επίπεδο βιβλίου εργασίας στο ένα άλλο βιβλίο εργασίας , προηγείται το όνομα με το όνομα του βιβλίου εργασίας (συμπεριλαμβανομένης της επέκτασης) ακολουθούμενο από το θαυμαστικό:

Book1.xlsx!items_list

Προτεραιότητα πεδίου εφαρμογής

Ένα καθορισμένο όνομα πρέπει να είναι μοναδικό Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο όνομα σε διαφορετικά πεδία εφαρμογής, αλλά αυτό μπορεί να δημιουργήσει σύγκρουση ονομάτων. Για να αποφευχθεί αυτό το φαινόμενο, από προεπιλογή, η εντολή το επίπεδο φύλλου εργασίας υπερισχύει σε επίπεδο βιβλίου εργασίας.

Εάν υπάρχουν μερικές περιοχές με το ίδιο όνομα και διαφορετικά πεδία εφαρμογής και θέλετε να χρησιμοποιήσετε το όνομα του επιπέδου του βιβλίου εργασίας, προθέστε το όνομα με το όνομα του βιβλίου εργασίας σαν να αναφέρεστε σε ένα όνομα σε άλλο βιβλίο εργασίας, π.χ.: Book1.xlsx!data Με αυτόν τον τρόπο, η σύγκρουση ονομάτων μπορεί να παρακαμφθεί για όλα τα φύλλα εργασίας εκτός από το πρώτο φύλλο, το οποίο χρησιμοποιεί πάντα το τοπικό όνομα επιπέδου φύλλου εργασίας.

Excel Name Manager - γρήγορος τρόπος επεξεργασίας, διαγραφής και φιλτραρίσματος ονομάτων

Όπως υποδηλώνει το όνομά του, το Excel Name Manager είναι ειδικά σχεδιασμένο για τη διαχείριση ονομάτων: αλλαγή, φιλτράρισμα ή διαγραφή υφιστάμενων ονομάτων καθώς και δημιουργία νέων.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να μεταβείτε στη Διαχείριση ονομάτων στο Excel:

• Στο Τύποι στην καρτέλα Ορισμός ονομάτων ομάδα, κάντε κλικ στο Όνομα Διαχειριστής

  

• Πατήστε τη συντόμευση Ctrl + F3.

Όπως και να έχει, η Όνομα Διαχειριστής θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου, το οποίο σας επιτρέπει να δείτε με μια ματιά όλα τα ονόματα στο τρέχον βιβλίο εργασίας. Τώρα, μπορείτε να επιλέξετε το όνομα με το οποίο θέλετε να εργαστείτε και να κάνετε κλικ σε ένα από τα 3 κουμπιά στο επάνω μέρος του παραθύρου για να εκτελέσετε την αντίστοιχη ενέργεια: επεξεργασία, διαγραφή ή φιλτράρισμα.

Πώς να επεξεργαστείτε το εύρος ονομάτων στο Excel

Για να αλλάξετε ένα υπάρχον όνομα του Excel, ανοίξτε το Όνομα Διαχειριστής , επιλέξτε το όνομα και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία... Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο Επεξεργασία ονόματος παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να αλλάξετε το όνομα και την αναφορά. Το πεδίο εφαρμογής του ονόματος δεν μπορεί να αλλάξει.

Προς επεξεργαστείτε μια αναφορά ονόματος , δεν χρειάζεται να ανοίξετε το Επεξεργασία ονόματος Απλά επιλέξτε το όνομα που σας ενδιαφέρει στο Excel Όνομα Διαχειριστής , και πληκτρολογήστε μια νέα αναφορά απευθείας στο Αναφέρεται σε πλαίσιο, ή κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά και επιλέξτε την επιθυμητή περιοχή στο φύλλο. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Κλείστε το το Excel θα σας ρωτήσει αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι .

Συμβουλή. Μια προσπάθεια πλοήγησης σε μια μακρά αναφορά ή τύπο στο Αναφέρεται σε πεδίου με τα πλήκτρα βέλους θα οδηγήσει πιθανότατα σε μια πολύ απογοητευτική συμπεριφορά. Για να μετακινηθείτε μέσα σε αυτό το πεδίο χωρίς να διακόψετε την αναφορά, πατήστε το πλήκτρο F2 για να μεταβείτε από τη λειτουργία Enter στη λειτουργία Edit.

Πώς να φιλτράρετε ονόματα στο Excel

Εάν έχετε πολλά ονόματα σε ένα συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Διαχείριση ονομάτων του Excel για να προβάλλετε μόνο τα ονόματα που είναι σχετικά τη δεδομένη στιγμή. Διατίθενται τα ακόλουθα φίλτρα:

• Ονόματα που περιορίζονται σε φύλλο εργασίας ή βιβλίο εργασίας
• Ονόματα με ή χωρίς σφάλματα
• Καθορισμένα ονόματα ή ονόματα πινάκων

Πώς να διαγράψετε ονομαστική περιοχή στο Excel

Προς διαγραφή μιας ονομαστικής περιοχής , επιλέξτε το στο Όνομα Διαχειριστής και κάντε κλικ στο Διαγραφή στο επάνω μέρος.

Προς διαγραφή πολλών ονομάτων , κάντε κλικ στο πρώτο όνομα και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Ctrl και κρατήστε το πατημένο ενώ κάνετε κλικ στα άλλα ονόματα που θέλετε να αφαιρέσετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλήκτρο Διαγραφή και όλα τα επιλεγμένα ονόματα θα διαγραφούν με μία κίνηση.

Προς διαγραφή όλων των καθορισμένων ονομάτων σε ένα βιβλίο εργασίας, επιλέξτε το πρώτο όνομα στη λίστα, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τελευταίο όνομα. Αφήστε το πλήκτρο Shift και κάντε κλικ στο Διαγραφή .

Πώς να διαγράψετε καθορισμένα ονόματα με σφάλματα

Εάν έχετε έναν αριθμό άκυρων ονομάτων με σφάλματα αναφοράς, κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο κουμπί>, Ονόματα με λάθη για να τα φιλτράρετε:

Στη συνέχεια, επιλέξτε όλα τα φιλτραρισμένα ονόματα όπως εξηγήθηκε παραπάνω (χρησιμοποιώντας το πλήκτρο Shift) και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή κουμπί.

Σημείωση: Εάν κάποια από τα ονόματα του Excel χρησιμοποιούνται σε τύπους, φροντίστε να ενημερώσετε τους τύπους πριν διαγράψετε τα ονόματα, διαφορετικά οι τύποι σας θα επιστρέφουν σφάλματα #NAME?

Τα 5 κορυφαία οφέλη από τη χρήση ονομάτων στο Excel

Μέχρι στιγμής σε αυτό το σεμινάριο, έχουμε επικεντρωθεί κυρίως σε πράγματα που αφορούν τον τρόπο λειτουργίας και καλύπτουν διάφορες πτυχές της δημιουργίας και χρήσης ονομαστικών περιοχών στο Excel. Αλλά ίσως να είστε περίεργοι να μάθετε τι είναι τόσο ιδιαίτερο στα ονόματα του Excel που τα κάνει να αξίζουν την προσπάθεια; Ακολουθούν τα πέντε κορυφαία πλεονεκτήματα της χρήσης καθορισμένων ονομάτων στο Excel.

1. Τα ονόματα του Excel κάνουν τους τύπους πιο εύκολους στην κατασκευή και την ανάγνωση

Δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε πολύπλοκες αναφορές ή να πηγαίνετε μπρος-πίσω επιλέγοντας περιοχές στο φύλλο. Απλώς αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον τύπο και το Excel θα εμφανίσει έναν κατάλογο με τα αντίστοιχα ονόματα για να επιλέξετε. Κάντε διπλό κλικ στο επιθυμητό όνομα και το Excel θα το εισάγει αμέσως στον τύπο:

2. Τα ονόματα του Excel επιτρέπουν τη δημιουργία επεκτάσιμων τύπων

Με τη χρήση δυναμικών ονομαστικών περιοχών, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν "δυναμικό" τύπο που περιλαμβάνει αυτόματα νέα δεδομένα στους υπολογισμούς χωρίς να χρειάζεται να ενημερώνετε κάθε αναφορά χειροκίνητα.

3. Τα ονόματα του Excel διευκολύνουν την επαναχρησιμοποίηση των τύπων

Τα ονόματα του Excel διευκολύνουν πολύ την αντιγραφή ενός τύπου σε ένα άλλο φύλλο ή τη μεταφορά ενός τύπου σε ένα διαφορετικό βιβλίο εργασίας. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε τα ίδια ονόματα στο βιβλίο εργασίας προορισμού, να αντιγράψετε/επικολλήσετε τον τύπο ως έχει και θα τον έχετε αμέσως σε λειτουργία.

Συμβουλή: Για να αποτρέψετε τη δημιουργία νέων ονομάτων από το Excel εν κινήσει, αντιγράψτε τον τύπο ως κείμενο στη γραμμή τύπων αντί να αντιγράψετε το κελί του τύπου.

4. Οι ονομαστικές σειρές απλοποιούν την πλοήγηση

Για να μεταβείτε γρήγορα σε μια συγκεκριμένη περιοχή με όνομα, απλώς κάντε κλικ στο όνομά της στο πλαίσιο Όνομα. Εάν μια περιοχή με όνομα βρίσκεται σε άλλο φύλλο, το Excel θα σας μεταφέρει αυτόματα σε αυτό το φύλλο.

Σημείωση. Οι δυναμικές ονομαστικές σειρές δεν εμφανίζονται στο Πλαίσιο ονόματος στο Excel. Για να δείτε δυναμικά εύρη , ανοίξτε τη Διαχείριση ονομάτων του Excel ( Ctrl + F3 ) που εμφανίζει πλήρη στοιχεία για όλα τα ονόματα στο βιβλίο εργασίας, συμπεριλαμβανομένου του πεδίου εφαρμογής και των αναφορών τους.

5. Οι ονομαστικές σειρές επιτρέπουν τη δημιουργία δυναμικών αναπτυσσόμενων λιστών

Για να δημιουργήσετε μια επεκτάσιμη και επικαιροποιήσιμη αναπτυσσόμενη λίστα, δημιουργήστε πρώτα μια δυναμική περιοχή με όνομα και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια λίστα επικύρωσης δεδομένων με βάση αυτή την περιοχή. Οι λεπτομερείς οδηγίες βήμα προς βήμα βρίσκονται εδώ: Πώς να δημιουργήσετε μια δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel.

Εύρος ονομάτων του Excel - συμβουλές και κόλπα

Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά για τη δημιουργία και τη χρήση ονομάτων στο Excel, επιτρέψτε μου να μοιραστώ μερικές ακόμη συμβουλές που μπορεί να αποδειχθούν χρήσιμες στη δουλειά σας.

Πώς να λάβετε μια λίστα με όλα τα ονόματα στο βιβλίο εργασίας

Για να λάβετε μια πιο απτή λίστα όλων των ονομάτων σε ένα τρέχον βιβλίο εργασίας, κάντε τα εξής:

1. Επιλέξτε το πιο πάνω κελί της περιοχής όπου θέλετε να εμφανίζονται τα ονόματα.
2. Πηγαίνετε στο Τύποι tab>, Ορισμός ονομάτων ομάδα, κάντε κλικ στο Χρήση σε τύπους , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επικόλληση ονομάτων... Ή απλά πατήστε το πλήκτρο F3.
3. Στο Επικόλληση ονομάτων παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Λίστα επικόλλησης .

Αυτό θα εισάγει όλα τα ονόματα του Excel μαζί με τις αναφορές τους στο τρέχον φύλλο εργασίας, ξεκινώντας από το επιλεγμένο κελί.

Απόλυτα ονόματα Excel έναντι σχετικών ονομάτων Excel

Από προεπιλογή, τα ονόματα του Excel συμπεριφέρονται όπως οι απόλυτες αναφορές - κλειδωμένα σε συγκεκριμένα κελιά. σχετικό στο θέση του ενεργού κελιού Τα σχετικά ονόματα συμπεριφέρονται όπως οι σχετικές αναφορές - αλλάζουν όταν ο τύπος μετακινείται ή αντιγράφεται σε άλλο κελί.

Στην πραγματικότητα, δεν μπορώ να σκεφτώ κανέναν λόγο για τον οποίο κάποιος θα ήθελε να δημιουργήσει μια σχετική περιοχή με όνομα, εκτός ίσως από την περίπτωση που μια περιοχή αποτελείται από ένα μόνο κελί. Ως παράδειγμα, ας δημιουργήσουμε ένα σχετικό όνομα που αναφέρεται σε ένα κελί μια στήλη αριστερά από το τρέχον κελί, στην ίδια γραμμή:

1. Επιλέξτε το κελί B1.
2. Πατήστε Ctrl + F3 για να ανοίξετε τη Διαχείριση ονομάτων του Excel και κάντε κλικ στο κουμπί Νέα...
3. Στο Όνομα πληκτρολογήστε το επιθυμητό όνομα, π.χ, item_left .
4. Στο Αναφέρεται στο κουτί , τύπος =A1 .
5. Κάντε κλικ στο OK .

Τώρα, ας δούμε τι θα συμβεί όταν χρησιμοποιήσουμε την εντολή item_left όνομα σε έναν τύπο, για παράδειγμα:

Πού items_list αναφέρεται σε $A$2:$A$10 και πωλήσεις αναφέρεται σε $B$2:$B$10 στον παρακάτω πίνακα.

Όταν εισάγετε τον τύπο στο κελί E2 και στη συνέχεια τον αντιγράφετε προς τα κάτω στη στήλη, θα υπολογιστούν οι συνολικές πωλήσεις για κάθε προϊόν ξεχωριστά επειδή item_left είναι μια σχετικό όνομα και η αναφορά του προσαρμόζεται με βάση τη σχετική θέση της στήλης και της γραμμής όπου αντιγράφεται ο τύπος:

Πώς να εφαρμόζετε ονόματα του Excel σε υπάρχοντες τύπους

Εάν έχετε ορίσει τις περιοχές που χρησιμοποιούνται ήδη στους τύπους σας, το Excel δεν θα αλλάξει αυτόματα τις αναφορές στα κατάλληλα ονόματα. Αν και, αντί να αντικαταστήσετε τις αναφορές με ονόματα με το χέρι, μπορείτε να βάλετε το Excel να κάνει τη δουλειά για εσάς. Ακούστε πώς:

1. Επιλέξτε ένα ή περισσότερα κελιά τύπου που θέλετε να ενημερώσετε.
2. Πηγαίνετε στο Τύποι tab>, Ορισμός ονομάτων και κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός ονόματος >, Εφαρμόστε ονόματα...

   

3. Στο Εφαρμόστε ονόματα παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στα ονόματα που θέλετε να εφαρμοστούν και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK Εάν το Excel είναι σε θέση να αντιστοιχίσει κάποιο από τα υπάρχοντα ονόματα με τις αναφορές που χρησιμοποιούνται στους τύπους σας, τα ονόματα θα επιλεγούν αυτόματα για εσάς:

   

Επιπλέον, είναι διαθέσιμες δύο ακόμη επιλογές (επιλεγμένες από προεπιλογή):

• Αγνοήστε σχετικό/απόλυτο - κρατήστε αυτό το πλαίσιο ενεργοποιημένο εάν θέλετε το Excel να εφαρμόζει μόνο τα ονόματα με τον ίδιο τύπο αναφοράς: αντικαταστήστε τις σχετικές αναφορές με σχετικά ονόματα και τις απόλυτες αναφορές με απόλυτα ονόματα.
• Χρήση ονομάτων γραμμών και στηλών - αν επιλεγεί, το Excel θα μετονομάσει όλες τις αναφορές κελιών που μπορούν να αναγνωριστούν ως το σημείο τομής μιας ονομαστικής γραμμής και μιας ονομαστικής στήλης. Για περισσότερες επιλογές, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές

Συντομεύσεις ονόματος του Excel

Όπως συμβαίνει συχνά στο Excel, οι πιο δημοφιλείς λειτουργίες μπορούν να προσεγγιστούν με διάφορους τρόπους: μέσω της κορδέλας, του μενού δεξιού κλικ και των συντομεύσεων πληκτρολογίου. Οι ονομαστικές περιοχές του Excel δεν αποτελούν εξαίρεση. Ακολουθούν τρεις χρήσιμες συντομεύσεις για την εργασία με ονόματα στο Excel:

• Ctrl + F3 για να ανοίξετε τη Διαχείριση ονομάτων του Excel.
• Ctrl + Shift + F3 για να δημιουργήσετε ονομαστικές περιοχές από την επιλογή.
• F3 για να λάβετε μια λίστα με όλα τα ονόματα του Excel σε ένα βιβλίο εργασίας.

Σφάλματα ονόματος του Excel (#REF και #NAME)

Από προεπιλογή, το Microsoft Excel κάνει ό,τι μπορεί για να διατηρήσει τα καθορισμένα ονόματά σας συνεπή και έγκυρα, προσαρμόζοντας αυτόματα τις αναφορές εύρους όταν εισάγετε ή διαγράφετε κελιά μέσα σε ένα υπάρχον εύρος με όνομα. Για παράδειγμα, αν έχετε δημιουργήσει ένα εύρος με όνομα για τα κελιά A1:A10 και στη συνέχεια εισάγετε μια νέα γραμμή οπουδήποτε μεταξύ των γραμμών 1 και 10, η αναφορά εύρους θα αλλάξει σε A1:A11. Ομοίως, αν διαγράψετε οποιοδήποτεκελιά μεταξύ των A1 και A10, η ονομαστική σας περιοχή θα συρρικνωθεί ανάλογα.

Ωστόσο, εάν διαγραφή όλων των κελιών που συνθέτουν μια ονομαστική περιοχή του Excel, το όνομα γίνεται άκυρο και εμφανίζεται ένα #REF! σφάλμα στο Όνομα Διαχειριστής Το ίδιο σφάλμα θα εμφανιστεί σε έναν τύπο που αναφέρεται σε αυτό το όνομα:

Εάν ένας τύπος αναφέρεται σε ένα ανύπαρκτο όνομα (πληκτρολογήθηκε λάθος ή διαγράφηκε), το #NAME? error Σε κάθε περίπτωση, ανοίξτε τη Διαχείριση ονομάτων του Excel και ελέγξτε την εγκυρότητα των ονομάτων που έχετε ορίσει (ο ταχύτερος τρόπος είναι να φιλτράρετε τα ονόματα με σφάλματα).

Έτσι δημιουργείτε και χρησιμοποιείτε ονόματα στο Excel. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!