Това ръководство стъпка по стъпка ще ви преведе през процеса на създаване на топлинна карта в Excel с практически примери.

Microsoft Excel е създаден за представяне на данни в таблици. Но в някои случаи визуалните изображения са много по-лесни за възприемане и усвояване. Както вероятно знаете, Excel разполага с редица вградени функции за създаване на графики. За съжаление топлинната карта не е включена в тях. За щастие има бърз и лесен начин за създаване на топлинна карта в Excel с условно форматиране.

Какво е топлинна карта в Excel?

A топлинна карта (известен още като топлинна карта ) е визуална интерпретация на цифрови данни, при която различните стойности се представят с различни цветове. Обикновено се използват цветови схеми от топло до студено, така че данните се представят под формата на топли и студени точки.

В сравнение със стандартните аналитични отчети топлинните карти много улесняват визуализацията и анализа на сложни данни. Те се използват широко от учени, анализатори и маркетолози за предварителен анализ на данни и откриване на общи модели.

Ето няколко типични примера:

• Топлинна карта на температурата на въздуха - използва се за визуализиране на данните за температурата на въздуха в определен регион.
• Географска топлинна карта - показва някои цифрови данни върху географска област, като използва различни нюанси.
• Топлинна карта на управлението на риска - показва различните рискове и техните въздействия по нагледен и сбит начин.

В Excel топлинната карта се използва за изобразяване на отделни клетки в различни цветови кодове в зависимост от техните стойности.

Например, от топлинната карта по-долу можете да откриете с един поглед най-влажните (подчертани в зелено) и най-сухите (подчертани в червено) региони и десетилетия:

Как да създадете топлинна карта в Excel

Ако сте мислили да оцветявате ръчно всяка клетка в зависимост от нейната стойност, откажете се от тази идея, тъй като това би било ненужно губене на време. Първо, ще са ви необходими много усилия, за да приложите подходящ цветови нюанс според ранга на стойността. И второ, ще трябва да променяте цветовото кодиране всеки път, когато стойностите се променят. Условното форматиране на Excel ефективно преодолява и двете пречки.

За да направим топлинна карта в Excel, ще използваме цветовата скала с условно форматиране. Ето стъпките за изпълнение:

1. Изберете своя набор от данни. В нашия случай това е B3:M5.

   

2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране > Цветни скали , а след това щракнете върху желаната цветова скала. Когато поставите курсора на мишката върху определена цветова скала, Excel ще ви покаже визуализацията на живо директно в набора ви от данни.

   За този пример сме избрали Червено - жълто - зелено цветова скала:

   

   В резултата високите стойности ще бъдат подчертани в червено, средните - в жълто, а ниските - в зелено. Цветовете ще се коригират автоматично при промяна на стойностите на клетките.

   

Съвет. За да може правилото за условно форматиране да се прилага автоматично към нови данни, можете да преобразувате диапазона от данни в напълно функционална таблица на Excel.

Изготвяне на топлинна карта с персонализирана цветова скала

Когато се прилага предварително зададена цветова скала, тя изобразява най-ниската, средната и най-високата стойност в предварително определените цветове (зелено, жълто и червено в нашия случай). Всички останали стойности получават различни нюанси на трите основни цвята.

Ако искате да подчертаете всички клетки, които са по-ниски или по-високи от дадено число, с определен цвят, независимо от техните стойности, тогава вместо да използвате вградена цветова скала, създайте своя собствена. Ето как да направите това:

1. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране > Цветни скали> Още правила.

Създаване на топлинна карта в Excel без числа

Топлинната карта, която създавате в Excel, се базира на действителните стойности на клетките и изтриването им ще унищожи топлинната карта. За да скриете стойностите на клетките, без да ги премахвате от листа, използвайте потребителско форматиране на числата. Ето подробните стъпки:

1. Изберете топлинната карта.
2. Натиснете Ctrl + 1, за да отворите Форматиране на клетките диалог.
3. На Номер в раздела Категория , изберете Потребителски .
4. В Тип въведете 3 точки със запетая (;;;;).
5. Щракнете върху OK, за да приложите персонализирания формат на числата.

   

Това е всичко! Сега топлинната карта на Excel показва само цветните кодове без числа:

Топлинна карта на Excel с квадратни клетки

Друго подобрение, което можете да направите в топлинната си карта, са напълно квадратни клетки. По-долу е описан най-бързият начин да направите това без никакви скриптове или кодове VBA:

1. Вертикално подравняване на заглавията на колоните За да предотвратите отрязването на заглавията на колоните, променете подравняването им на вертикално. Това може да стане с помощта на Ориентация на бутона Начало в раздела Изравняване група:

   

   За повече информация вижте Как да подравняваме текст в Excel.

2. Задаване на ширината на колоната . Изберете всички колони и плъзнете ръба на заглавието на някоя колона, за да го разширите или стесните. Докато правите това, ще се появи подсказка с инструменти, показваща точната брой пиксели - запомнете този номер.

   

3. Задаване на височина на реда . Изберете всички редове и плъзнете ръба на заглавието на всеки ред до същата стойност на пиксела като колоните (26 пиксела в нашия случай).

   

   Готово! Всички клетки на вашата карта на шапката вече са с квадратна форма:

   

Как да направите топлинна карта в Excel PivotTable

По същество създаването на топлинна карта в въртяща се таблица е същото като в нормален диапазон от данни - чрез използване на цветова скала за условно форматиране. Има обаче една уговорка: когато в изходната таблица се добавят нови данни, условното форматиране няма да се прилага автоматично към тези данни.

Например добавихме продажбите на Луи в таблицата с източника, обновихме PivotTable и видяхме, че числата на Луи все още са извън топлинната карта:

Как да направите топлинната карта на PivotTable динамична

За да принудите топлинната карта на таблица с въртеливи движения на Excel да включва автоматично нови записи, ето какви стъпки трябва да извършите:

1. Изберете която и да е клетка в текущата топлинна карта.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране > Управление на правилата...
3. В Мениджър на правилата за условно форматиране , изберете правилото и щракнете върху Редактиране на правило бутон.
4. В Редактиране на правило за форматиране в диалоговия прозорец, под Прилагане на правило към , изберете третата опция. В нашия случай тя гласи: Всички клетки, показващи стойностите "Сума на продажбите" за "Продавач" и "Продукт" .
5. Щракнете два пъти върху OK, за да затворите двата диалогови прозореца.

   

Сега вашата топлинна карта е динамична и ще се актуализира автоматично, когато добавяте нова информация в задната част. Само не забравяйте да опреснявате PivotTable :)

Как да създадете динамична топлинна карта в Excel с квадратче за отметка

Ако не желаете топлинната карта да е постоянно налична, можете да я скривате и показвате в зависимост от нуждите си. За да създадете динамична топлинна карта с квадратче за отметка, следвайте следните стъпки:

1. Поставяне на квадратче за отметка . До набора от данни вмъкнете квадратче за отметка (контрол на формата). За целта щракнете върху Разработчик tab> Вмъкване на > Контроли на формуляра > Поле за отметка . Ето подробните стъпки за добавяне на квадратче за отметка в Excel.
2. Свързване на квадратчето за отметка с клетка . За да свържете квадратче с определена клетка, щракнете с десния бутон на мишката върху квадратчето, щракнете върху Контрол на формата , преминете към Контрол въведете адрес на клетка в Клетъчна връзка и щракнете върху OK.

   В нашия случай квадратчето за отметка е свързано с клетка O2. Когато квадратчето за отметка е избрано, свързаната клетка показва TRUE, а в противен случай - FALSE.

   

3. Настройка на условно форматиране . Изберете набора от данни, щракнете върху Условно форматиране > Цветни скали> Още правила и конфигурирайте потребителска цветова скала по този начин:
   • В Стил на формата от падащия списък, изберете 3-цветна скала .
   • Под Минимален , Средна точка и Максимален , изберете Формула от Тип падащ списък.
   • В Стойност въведете следните формули:

     За минимум:

     =IF($O$2=TRUE, MIN($B$3:$M$5), FALSE)

     За Midpoint:

     =IF($O$2=TRUE, AVERAGE($B$3:$M$5), FALSE)

     За максимум:

     =IF($O$2=TRUE, MAX($B$3:$M$5), FALSE)

     Тези формули използват функциите MIN, AVERAGE и MAX, за да определят най-ниската, средната и най-високата стойност в набора от данни (B3:M5), когато свързаната клетка (O2) е TRUE, т.е. когато е избрано квадратчето за отметка.

   • В Цвят Изберете желаните цветове в падащите полета.
   • Щракнете върху бутона OK.

     

     Вижте също: Как да обединим клетките в Google Таблици - примери за формула CONCATENATE

   Сега топлинната карта се появява само когато квадратчето е избрано, а през останалото време е скрита.

   

Съвет: За да премахнете стойността TRUE/FALSE от изгледа, можете да свържете квадратчето за отметка с някоя клетка в празна колона и след това да скриете тази колона.

Как да направите динамична топлинна карта в Excel без числа

За да скриете числата в динамична топлинна карта, трябва да създадете още едно правило за условно форматиране, което прилага потребителски формат на числата. Ето как:

1. Създайте динамична топлинна карта, както е обяснено в горния пример.
2. Изберете своя набор от данни.
3. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Ново правило > Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
4. В Форматиране на стойности, при които тази формула е вярна въведете тази формула:

   =IF($O$2=TRUE, TRUE, FALSE)

   Където O2 е вашата свързана клетка. Формулата гласи, че правилото се прилага само когато квадратчето за отметка е маркирано (O2 е TRUE).

   

5. Щракнете върху Формат... бутон.
6. В Форматиране на клетките диалогов прозорец, преминете към Номер таб, изберете Потребителски в Категория списък, въведете 3 точки със запетая (;;;;) в Тип и щракнете върху OK.

Отсега нататък, ако изберете квадратчето, ще се покаже топлинната карта и ще се скрият числата:

За да превключвате между два различни типа топлинни карти (с числа и без числа), можете да вмъкнете три радио бутона. И след това да конфигурирате 3 отделни правила за условно форматиране: 1 правило за топлинната карта с числа и 2 правила за топлинната карта без числа. Или можете да създадете общо правило за цветовата скала за двата типа, като използвате функцията OR (както е направено в нашия примерен работен лист по-долу).

В резултат ще получите тази хубава динамична топлинна карта:

За да разберете по-добре как работи това, можете да изтеглите нашия примерен лист. Надяваме се, че това ще ви помогне да създадете свой собствен невероятен шаблон за топлинна карта на Excel.

Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!

Практическа работна тетрадка за изтегляне

Топлинна карта в Excel - примери (.xlsx файл)