Þessi kennsla útskýrir grunnatriði skipulagðra tilvísana í Excel og deilir nokkrum brellum til að nota þær í raunverulegum formúlum.

Einn af gagnlegustu eiginleikum Excel töflum eru skipulagðar tilvísanir. Þegar þú ert nýbúinn að reka þig á sérstaka setningafræði til að vísa í töflur gæti það verið leiðinlegt og ruglingslegt, en eftir smá tilraunir muntu örugglega sjá hversu gagnlegur og flottur þessi eiginleiki er.

Excel skipulögð tilvísun

A skipulögð tilvísun , eða töflutilvísun , er sérstök leið til að vísa í töflur og hluta þeirra sem notar samsetningu töflu- og dálkaheita í stað frumveffanga .

Þessi sérstaka setningafræði er nauðsynleg vegna þess að Excel töflur (á móti sviðum) eru mjög öflugar og seigur og venjulegar frumutilvísanir geta ekki stillt sig á virkan hátt þar sem gögnum er bætt við eða fjarlægð úr töflu.

Fyrir dæmi, til að leggja saman gildin í hólfum B2:B5, notarðu SUM fallið með venjulegri sviðsviðmiðun:

=SUM(B2:B5)

Til að leggja saman tölurnar í "Sala" dálknum í töflu1, þú notar skipulögð tilvísun:

=SUM(Table1[Sales])

Lykilatriði skipulagðra tilvísana

Í samanburði við venjulegar frumutilvísanir hafa töflutilvísanir númer af háþróaðri eiginleikum.

Auðvelt að búa til

Til að bæta skipulögðum tilvísunum við formúluna þína velurðu einfaldlega töflufrumur sem þú vilt vísa til. Þekking á sérstakri setningafræði er það ekkileið:

• Margar dálka tilvísanir eru algjörar og breytast ekki þegar formúlur eru afritaðar.
• Einn dálkur tilvísanir eru afstæðar og breytast þegar þær eru dregnar yfir dálka. Þegar þeir eru afritaðir/límdir með samsvarandi skipun eða flýtileiðum (Ctrl+C og Ctrl+V), breytast þeir ekki.

Í aðstæðum þar sem þú þarft blöndu af hlutfallslegum og algildum töflutilvísunum, er engin leið til að afrita formúluna og halda töflutilvísunum réttum. Að draga formúluna mun breyta tilvísunum í staka dálka og afrita/líma flýtileiðir gera allar tilvísanir kyrrstæðar. En það eru nokkrar einfaldar brellur til að komast í kringum!

Alger skipulögð tilvísun í einn dálk

Til að gera tilvísun í stakan dálk algjörlega, endurtakið dálknafnið til að breyta því formlega í sviðstilvísun .

Hlutfallsleg dálktilvísun (sjálfgefið)

table[column]

Alger dálktilvísun

table[[column]:[column]]

Til að gera algera tilvísun fyrir núverandi röð , settu forskeyti dálkakennisins með @ tákninu:

table[@[column]:[column]]

Til að sjá hvernig afstæð og algild töflutilvísanir virka í reynd skaltu íhuga eftirfarandi dæmi.

Svo sem þú vilt leggja saman sölutölur fyrir tiltekna vöru í 3 mánuði. Fyrir þetta slær við inn markvöruheitið í einhverjum reit (F2 í okkar tilfelli) og notum SUMIF aðgerðina til að fá heildarsölu Jan :

=SUMIF(Sales[Item], $F$2, Sales[Jan])

Thevandamálið er að þegar við drögum formúluna til hægri til að reikna út heildartölur fyrir hina tvo mánuðina breytist [Item] tilvísunin og formúlan brotnar:

Til að laga þetta, gerðu [Item] tilvísunina algjöra, en haltu [Jan] afstæðum:

=SUMIF(Sales[[Item]:[Item]], $F$2, Sales[Jan])

Nú geturðu dregið breyttu formúluna í aðra dálka og hún virkar fullkomlega:

Hlutfallsleg skipulögð tilvísun í marga dálka

Í Excel töflum eru skipulagðar tilvísanir í nokkra dálka algjörar í eðli sínu og haldast óbreyttar þegar þær eru afritaðar í aðrar reiti.

Fyrir mér er þessi hegðun mjög sanngjörn. En ef þú þarft að gera skipulögð svið tilvísun ættingja skaltu setja forskeyti hvers dálks með töfluheitinu og fjarlægja ytri hornklofa eins og sýnt er hér að neðan.

Alger sviðstilvísun (sjálfgefin)

table[[column1]:[column2]]

Hlutfallslegt svið tilvísun

table[column1]:table[column2]

Til að vísa til núverandi línu í töflunni , notaðu @ táknið:

[@column1]:[@column2]

Til dæmis, formúlan hér að neðan með algerri skipulagðri tilvísun leggur saman tölurnar í núverandi röð Jan og Feb dálkanna. Þegar það er afritað í annan dálk mun það samt leggja saman jan og feb .

=SUM(Sales[@[Jan]:[Feb]])

Ef þú vilt að tilvísunin breytist á grundvelli hlutfallsleg staða dálksins þar sem formúlan er afrituð, gerðu hana afstætt :

=SUM(Sales[@Jan]:Sales[@Feb])

Vinsamlegast taktu eftir formúlubreytingunni í dálki F (thetöfluheiti er sleppt vegna þess að formúlan er inni í töflunni):

Þannig gerir þú töflutilvísanir í Excel. Til að skoða nánar dæmin sem fjallað er um í þessari kennslu, ekki hika við að hlaða niður sýnishornsvinnubókinni okkar í Excel Structured Reference. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku.

Seigur og sjálfkrafa uppfærður

Þegar þú endurnefnir dálk eru tilvísanir sjálfkrafa uppfærðar með nýja nafninu og formúla brotnar ekki. Þar að auki, þegar þú bætir nýjum línum við töfluna, eru þær samstundis teknar með í núverandi tilvísunum og formúlurnar reikna út allt gagnasafnið.

Svo, hvað sem þú gerir með Excel töflurnar þínar, þá gerirðu' ekki þarf að hafa áhyggjur af því að uppfæra skipulegar tilvísanir.

Hægt að nota innan og utan töflu

Skoðaðar tilvísanir er hægt að nota í formúlum bæði innan og utan Excel töflu, sem gerir það að verkum að töflur eru staðsettar í stórar vinnubækur auðveldari.

Sjálfvirk útfylling formúlu (reiknaðar dálkar)

Til að framkvæma sama útreikning í hverri töflulínu er nóg að slá inn formúlu í aðeins einum reit. Öll önnur hólf í þeim dálki fyllast sjálfkrafa.

Hvernig á að búa til skipulagða tilvísun í Excel

Það er mjög auðvelt og leiðandi að búa til skipulagða tilvísun í Excel.

Ef þú eru að vinna með svið, umbreyttu því fyrst í Excel töflu. Til þess skaltu velja öll gögnin og ýta á Ctrl + T . Fyrir frekari upplýsingar, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að búa til töflu í Excel.

Til að búa til skipulagða tilvísun, þetta er það sem þú þarft að gera:

1. Byrjaðu að slá inn formúlu eins og venjulega, byrjar á jafnréttismerkinu (=).
2. Þegar kemur að fyrstu tilvísun skaltu velja samsvarandi hólf eða svið affrumur í töflunni þinni. Excel mun taka upp dálknafnið(n) og búa til viðeigandi skipulagða tilvísun fyrir þig sjálfkrafa.
3. Sláðu inn lokasvigann og ýttu á Enter. Ef formúlan er búin til inni í töflunni fyllir Excel allan dálkinn sjálfkrafa með sömu formúlunni.

Sem dæmi skulum við leggja saman sölutölur fyrir 3 mánuði í hverri röð sýnistöflunnar okkar, heitir Sala . Fyrir þetta sláum við inn =SUM( í E2, veljum B2:D2, sláðu inn lokasvigann og ýttu á Enter:

Þar af leiðandi er allur dálkur E sjálfvirkur -fyllt með þessari formúlu:

=SUM(Sales[@[Jan]:[Mar]])

Þó að formúlan sé sú sama eru gögnin reiknuð í hverri röð fyrir sig. Til að skilja innri vélfræðina skaltu skoða setningafræði töflutilvísunar .

Ef þú ert að slá inn formúlu fyrir utan töfluna og sú formúla krefst aðeins fjölda hólfa, þá er fljótlegri leið til að búa til skipulega tilvísun þessi:

1. Eftir opnunarsvigann skaltu byrja að slá inn töfluheitið. Þegar þú slærð inn fyrsta stafinn mun Excel sýna öll samsvarandi nöfn. Ef nauðsyn krefur skaltu slá inn nokkra stafi í viðbót til að þrengja listann.
2. Notaðu örvatakkana til að velja töfluheitið á listanum.
3. Tvísmelltu á valið nafn eða ýttu á Tab takkann til að bæta því við formúluna þína.
4. Sláðu inn lokasvigann og ýttu á Enter.

Til dæmis til að finna stærstu töluna í úrtakinu okkartöflu, byrjum við að slá inn MAX formúluna, á eftir upphafssvigategundinni "s", velurðu Sala töfluna í listanum og ýttu á Tab eða tvísmelltu á nafnið.

Sem Niðurstaðan, við höfum þessa formúlu:

=MAX(Sales)

Skipuð tilvísunarsetningafræði

Eins og áður hefur verið nefnt þarftu ekki að þekkja setningafræðina af skipulögðum tilvísunum til að hafa þær með í formúlunum þínum, en það mun hjálpa þér að skilja hvað hver formúla er í raun að gera.

Venjulega er skipulögð tilvísun táknuð með streng sem byrjar á töfluheiti og endar á dálki forskrift.

Sem dæmi skulum við brjóta niður eftirfarandi formúlu sem leggur saman heildartölur Suður og Norður dálkanna í töflunni sem heitir Svæði :

Tilvísunin inniheldur þrjá hluti:

1. Taflaheiti
2. Vöruforskrift
3. Dálkur forskriftir

Til að sjá hvaða frumur eru raunverulega reiknaðar út skaltu velja formúlureitinn og smella hvar sem er á formúlustikunni. Excel mun auðkenna töflufrumur sem vísað er til:

Taflaheiti

Taflaheitið vísar aðeins til töflugagna , án hauslínu eða alls raðir. Það getur verið sjálfgefið töfluheiti eins og Tafla1 eða sérsniðið nafn eins og Svæði . Til að gefa töflunni sérsniðið heiti skaltu framkvæma þessi skref.

Ef formúlan þín er staðsett í töflunni sem hún vísar til er töfluheitinu venjulega sleppt vegna þess aðþað er gefið í skyn.

Dálkaforskrift

Dálkaforskrift vísar til gagna í samsvarandi dálki, án hauslínu og heildarlínu. Dálkaforskrift er táknuð með dálkheiti innan sviga, t.d. [Suður].

Til að vísa til fleiri en einnar samliggjandi dálka, notaðu sviðsaðgerðina eins og [[Suður]:[Austur]].

Vöruforskrift

Til að vísa til í tiltekna hluta töflu geturðu notað hvaða af eftirfarandi forskriftum sem er.

Vinsamlegast athugið að pundsmerkið (#) er notað með öllum hlutaforskriftum, nema núverandi línu. Til að vísa til frumna í sömu röð þar sem þú slærð inn formúluna notar Excel @-stafinn á eftir dálknafninu.

Til dæmis til að bæta við tölum í Suður og Vest dálka núverandi línu, myndirðu nota þessa formúlu:

=SUM(Regions[@South], Regions[@West])

Ef dálknöfnin innihalda bil, greinarmerki eða sértákn, þá er viðbótarsett af sviga um dálknafnið birtist:

=SUM(Regions[@[South sales]], Regions[@[West sales]])

Uppbyggðir tilvísanir

Eftirfarandi rekstraraðilar gera þér kleift að sameina mismunandi forskriftir og bæta enn meiri sveigjanleika við skipulagðar tilvísanir þínar.

Sviðstæki ( tvípunktur)

Eins og með tilvísanir í venjuleg svið notar þú tvípunkt (:) til að vísa til tveggja eða fleiri aðliggjandi dálka í töflu.

Til dæmis, formúlan hér að neðan leggur saman tölurnar í allir dálkarnir á milli Suður og Austur .

=SUM(Regions[[South]:[East]])

Sambandsrekstraraðili (komma)

Til að vísa til óaðliggjandi dálka, aðskiljið dálkaforskriftina með kommum.

Til dæmis, hér er hvernig þú getur lagt saman gagnalínurnar í Suður og Vestur dálkunum.

=SUM(Regions[South], Regions[West])

Gatamótunartæki (bil)

Hann er notaður til að vísa til hólfs á skurðpunkti ákveðinnar línu og dálks.

Til dæmis til að skila gildi á mótum Totals línunnar og West dálksins, notaðu þessa tilvísun:

=Regions[#Totals] Regions[[#All],[West]]

Vinsamlegast athugaðu að [#All] forskriftin er krafist í þessu tilviki vegna þess að dálkaforskrift inniheldur ekki heildarlínuna. Án þess myndi formúlan skila #NULL!.

Taflatilvísunarsetningafræðireglur

Til að breyta eða gera skipulagðar tilvísanir handvirkt skaltu fylgja þessum leiðbeiningum:

1. Setja forskriftir innan sviga

Alla dálka- og sérstaka vöruforskrift verða að vera innan [ferningaklofa].

Forskrift sem inniheldur aðra forskrift ætti að veravafinn í ytri svigur. Til dæmis, Svæði[[Suður]:[Austur]].

2. Aðskilja innri forskrift með kommum

Ef forskrift inniheldur tvo eða fleiri innri forskrift þarf að aðgreina þá innri með komum.

Til dæmis til að skila haus South dálk, slærðu inn kommu á milli [#Headers] og [South] og setur alla þessa smíði í auka sett af sviga:

=Regions[[#Headers],[South]]

3. Ekki nota gæsalappir utan um dálkahausa

Í töflutilvísunum þurfa dálkahausar ekki gæsalappir hvort sem þær eru texti, tölur eða dagsetningar.

4. Notaðu eina gæsalappir fyrir suma sérstafi í dálkahausum

Í skipulögðum tilvísunum hafa sumir stafir eins og vinstri og hægri sviga, pundsmerki (#) og stak gæsalapp (') sérstaka merkingu. Ef eitthvað af ofangreindum stöfum er innifalið í dálkahaus þarf að nota eina gæsalappa á undan þeim staf í dálkaforskrift.

Til dæmis, fyrir dálkhausinn "Item #", er forskriftin [Litur '#].

5. Notaðu bil til að gera skipulagðar tilvísanir læsilegri

Til að bæta læsileika töflutilvísana þinna geturðu sett inn bil á milli forskrifta. Venjulega þykir það góð venja að nota bil á eftir kommum. Til dæmis:

=AVERAGE(Regions[South], Regions[West], Regions[North])

Excel töflutilvísanir - formúludæmi

Til að öðlast meiri skilning áskipulagðar tilvísanir í Excel, skulum fara yfir nokkur fleiri formúludæmi. Við reynum að hafa þær einfaldar, innihaldsríkar og gagnlegar.

Finndu fjölda lína og dálka í Excel töflu

Til að fá heildarfjölda dálka og raða, notaðu dálka og lína aðgerðir, sem aðeins krefjast töfluheitisins:

Til dæmis til að finna fjölda dálka og gagnalína í töflunni sem heitir Sala , notaðu þessar formúlur:

=COLUMNS(Sales)

=ROWS(Sales)

Til að innihalda hausinn og alls raðir í talningu, notaðu [#ALL] forskriftina:

=ROWS(Sales[#All])

Skjámyndin hér að neðan sýnir allar formúlurnar í aðgerð:

Teldu eyður og ekki eyður í dálki

Þegar þú telur eitthvað í tilteknum dálki, vertu viss um að gefa út niðurstöðuna utan töflunnar, annars gætirðu endað með hringlaga tilvísanir og rangar niðurstöður.

Til að telja eyður í dálki, notaðu COUNTBLANK aðgerðina. Til að telja reiti sem ekki eru auðar í dálki, notaðu COUNTA aðgerðina.

Til dæmis, til að komast að því hversu margar hólf í Jan dálknum eru tómar og hversu margar innihalda gögn, notaðu þessar formúlur:

Autt:

=COUNTBLANK(Sales[Jan])

Non-eyður:

=COUNTA(Sales[Jan])

Til að telja óauða reiti í sýnilegum línum í síaða töflu, notaðu SUBTOTAL aðgerðina með function_num stillt á 103:

=SUBTOTAL(103,Sales[Jan])

Summa í Excel töflu

Fljótlegasta leiðin til að leggja samantölur í Excel töflu er til að virkja valkostinn Total Row. Til að gera þetta skaltu hægrismella á hvaða reit sem er í töflunni, benda á Tafla og smella á Totals Row . Heildarlínan birtist strax aftast í töflunni þinni.

Stundum gæti Excel gert ráð fyrir að þú viljir leggja saman aðeins síðasta dálkinn og skilja aðrar reiti eftir í Samtals línunni eftir auðar. Til að laga þetta, veldu tóman reit í Samtals línunni, smelltu á örina sem birtist við hlið reitsins og veldu síðan SUM aðgerðina á listanum:

Þetta mun settu inn SUBTOTAL formúlu sem leggur saman gildi aðeins í sýnilegum línum , hunsar síaðar línur:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Vinsamlegast athugaðu að þessi formúla virkar aðeins í Total röð . Ef þú reynir að setja það inn handvirkt í gagnalínu myndi þetta búa til hringlaga tilvísun og skila 0 í kjölfarið. SUM-formúla með skipulagðri tilvísun virkar ekki heldur af sömu ástæðu:

Svo, ef þú vilt heildartölurnar inni í töflunni þarf annað hvort að virkja heildarlínuna eða nota venjulegt sviðsviðmið eins og:

=SUM(B2:B5)

Utan töfluna , SUM formúlan með skipulagðri tilvísun virkar bara vel:

=SUM(Sales[Jan])

Vinsamlegast athugaðu að ólíkt SUBTOTAL, þá leggur SUM fallið saman gildi í öllum línum, sýnilegum og falnum.

Hlutfallslegar og algerar skipulagðar tilvísanir í Excel

Sjálfgefið er að skipulagðar tilvísanir í Excel hegða sér í eftirfarandi