Denne vejledning forklarer det grundlæggende i Excel-strukturerede referencer og deler nogle tricks til at bruge dem i virkelige formler.

En af de mest nyttige funktioner i Excel-tabeller er strukturerede referencer. Når du lige er stødt på en særlig syntaks til at henvise til tabeller, kan det se kedeligt og forvirrende ud, men efter at have eksperimenteret lidt vil du helt sikkert se, hvor nyttig og cool denne funktion er.

Struktureret Excel-reference

A struktureret henvisning , eller tabel reference , er en særlig måde at henvise til tabeller og deres dele på, hvor der anvendes en kombination af tabel- og kolonnenavne i stedet for celleadresser.

Denne særlige syntaks er nødvendig, fordi Excel-tabeller (i modsætning til intervaller) er meget kraftfulde og modstandsdygtige, og normale cellehenvisninger kan ikke justeres dynamisk, når data tilføjes eller fjernes fra en tabel.

Hvis du f.eks. vil summere værdierne i cellerne B2:B5, skal du bruge funktionen SUM med en sædvanlig områdehenvisning:

=SUM(B2:B5)

For at lægge tallene i kolonnen "Salg" i tabel1 sammen, bruger du en struktureret reference:

=SUM(Tabel1[Salg])

Hovedtræk ved strukturerede referencer

Sammenlignet med standard cellehenvisninger har tabelhenvisninger en række avancerede funktioner.

Nemt skabt

Hvis du vil tilføje strukturerede referencer til din formel, skal du blot vælge de tabelceller, du vil henvise til. Det er ikke nødvendigt at kende en særlig syntaks.

Modstandsdygtig og automatisk opdateret

Når du omdøber en kolonne, opdateres referencerne automatisk med det nye navn, og en formel går ikke i stykker. Når du tilføjer nye rækker til tabellen, indgår de desuden straks i de eksisterende referencer, og formlerne beregner alle dataene.

Så uanset hvilke manipulationer du foretager med dine Excel-tabeller, behøver du ikke at bekymre dig om at opdatere de strukturerede referencer.

Kan bruges inden for og uden for et bord

Strukturerede referencer kan bruges i formler både inden for og uden for en Excel-tabeller, hvilket gør det lettere at finde tabeller i store arbejdsmapper.

Automatisk udfyldning af formler (beregnede kolonner)

Hvis du vil udføre den samme beregning i hver række i tabellen, er det nok at indtaste en formel i en enkelt celle. Alle andre celler i den kolonne udfyldes automatisk.

Sådan opretter du en struktureret reference i Excel

Det er meget nemt og intuitivt at lave en struktureret reference i Excel.

Hvis du arbejder med et område, skal du først konvertere det til en Excel-tabelle. Vælg alle dataene, og tryk på Ctrl + T . Du kan finde flere oplysninger under Sådan oprettes en tabel i Excel.

For at oprette en struktureret reference skal du gøre følgende:

1. Begynd at skrive en formel som sædvanlig, begyndende med lighedstegnet (=).
2. Når det gælder den første reference, skal du vælge den tilsvarende celle eller det tilsvarende celleområde i din tabel. Excel opfanger kolonnens navn(e) og opretter automatisk en passende struktureret reference for dig.
3. Indtast den afsluttende parentes, og tryk på Enter. Hvis formlen er oprettet inde i tabellen, udfylder Excel automatisk hele kolonnen med den samme formel.

Lad os som eksempel lægge salgstallene for 3 måneder sammen i hver række i vores eksempeltabel, der hedder Salg Hertil skriver vi =SUM( i E2, vælger B2:D2, skriver den afsluttende parentes og trykker på Enter:

Resultatet er, at hele kolonne E automatisk udfyldes med denne formel:

=SUM(Salg[@[jan]:[mar]])

Selv om formlen er den samme, beregnes dataene i hver enkelt række individuelt. For at forstå den indre mekanik skal du se på syntaksen for tabelreferencen.

Hvis du indtaster en formel uden for bordet , og denne formel kun kræver et område af celler, er en hurtigere måde at lave en struktureret reference på følgende:

1. Efter den indledende parentes begynder du at skrive tabellens navn. Efterhånden som du skriver det første bogstav, viser Excel alle de navne, der matcher. Skriv eventuelt et par bogstaver mere for at indsnævre listen.
2. Brug piletasterne til at vælge bordnavnet på listen.
3. Dobbeltklik på det valgte navn, eller tryk på Tab-tasten for at tilføje det til formlen.
4. Indtast den afsluttende parentes, og tryk på Enter.

For at finde det største tal i vores eksempeltabel begynder vi f.eks. at skrive MAX-formlen, efter den indledende parentes skriver vi "s", vælger Salg tabellen på listen, og tryk på Tab eller dobbeltklik på navnet.

Resultatet er denne formel:

=MAX(salg)

Struktureret referencesyntaks

Som allerede nævnt behøver du ikke at kende syntaksen for strukturerede referencer for at inkludere dem i dine formler, men det vil hjælpe dig med at forstå, hvad hver enkelt formel faktisk gør.

Normalt repræsenteres en struktureret reference ved en streng, der begynder med et tabelnavn og slutter med en kolonnespecifikator.

Som eksempel kan vi opdele følgende formel, der summerer totalerne for Syd og Nord kolonner i tabellen med navnet Regioner :

Referencen omfatter tre komponenter:

1. Navnet på tabellen
2. Specifikator for varen
3. Kolonneangivelser

Hvis du vil se, hvilke celler der rent faktisk beregnes, skal du markere formularcellen og klikke et vilkårligt sted i formellinjen. Excel fremhæver de celler i tabellen, der henvises til:

Navnet på tabellen

Navnet på tabellen henviser kun til den tabeldata , uden overskriftsrække eller samlede rækker. Det kan være et standardtabellenavn som f.eks. Tabel 1 eller et brugerdefineret navn som Regioner Hvis du vil give dit bord et brugerdefineret navn, skal du udføre disse trin.

Hvis formlen er placeret i den tabel, den henviser til, udelades navnet på tabellen normalt, fordi det er implicit.

Kolonneangivelse

Kolonneangivelse henviser til dataene i den tilsvarende kolonne uden overskriftsrækken og den samlede række. En kolonneangivelse repræsenteres ved kolonnens navn i parentes, f.eks. [South].

Hvis du vil henvise til mere end én sammenhængende kolonne, skal du bruge rækkeoperatoren som [[Syd]:[Øst]] for at henvise til mere end én sammenhængende kolonne.

Specifikator for varen

For at henvise til bestemte dele af en tabel kan du bruge en af følgende angivelser.

Bemærk, at pundtegnet (#) bruges med alle elementspecifikatorer, undtagen den aktuelle række. For at henvise til cellerne i samme række, hvor du indtaster formlen, bruger Excel @-tegnet efterfulgt af kolonnens navn.

Hvis du f.eks. vil lægge tal sammen i Syd og West kolonnerne i den aktuelle række, skal du bruge denne formel:

=SUM(Regioner[@Syd], Regioner[@Vest])

Hvis kolonnenavnene indeholder mellemrum, tegnsætningstegn eller specialtegn, vises et ekstra sæt parenteser omkring kolonnenavnet:

=SUM(Regioner[@[Sydsalg]], Regioner[@[Vestsalg]])

Strukturerede referenceoperatører

Med de følgende operatorer kan du kombinere forskellige specifikationer og tilføje endnu mere fleksibilitet til dine strukturerede referencer.

Områdeoperatør (kolon)

Som med normale intervalreferencer bruger du et kolon (:) til at henvise til to eller flere tilstødende kolonner i en tabel.

Nedenstående formel lægger f.eks. tallene i alle kolonnerne mellem Syd og Øst .

=SUM(Regioner[[Syd]:[Øst]])

Unionsoperatør (komma)

Hvis du vil henvise til kolonner, der ikke ligger ved siden af hinanden, skal du adskille kolonneangivelserne med kommaer.

Her kan du f.eks. se, hvordan du kan summere datarækkerne i Syd og West søjler.

=SUM(Regioner[Syd], Regioner[Vest])

Skæringspunktoperatør (rum)

Det bruges til at henvise til en celle i skæringspunktet mellem en bestemt række og kolonne.

For eksempel for at returnere en værdi i skæringspunktet mellem I alt række og West kolonne, skal du bruge denne reference:

=Regioner[#Totaler] Regioner[[#Alle],[Vest]]

Bemærk, at specifikationen [#All] er nødvendig i dette tilfælde, fordi kolonnespecifikationen ikke omfatter den samlede række. Uden den ville formlen returnere #NULL!.

Regler for syntaks for tabelhenvisninger

Hvis du vil redigere eller lave strukturerede referencer manuelt, skal du følge disse retningslinjer:

1. Indslut specifikationerne i parentes

Alle kolonne- og specialelementspecifikationer skal være omsluttet af [firkantede parenteser].

En angiver, der indeholder andre angiver, skal omsluttes af ydre parenteser, f.eks. regioner[[Syd]:[Øst]].

2. Adskil indre angivelser med kommaer

Hvis en specificering indeholder to eller flere indre specificeringer, skal disse indre specificeringer adskilles med kommaer.

For eksempel for at returnere overskriften på Syd kolonne, skriver du et komma mellem [#Headers] og [South] og omslutter hele denne konstruktion med et ekstra sæt parenteser:

=Regioner[[#Headers],[Syd]]

3. Brug ikke anførselstegn omkring kolonneoverskrifter

I tabelreferencer kræver kolonneoverskrifter ikke anførselstegn, uanset om der er tale om tekst, tal eller datoer.

4. Brug et enkelt anførselstegn for nogle specialtegn i kolonneoverskrifter

I strukturerede referencer har visse tegn som venstre og højre parentes, pundtegn (#) og enkelt citationstegn (') en særlig betydning. Hvis et af ovenstående tegn indgår i en kolonneoverskrift, skal der anvendes et enkelt citationstegn før det pågældende tegn i en kolonnespecifikator.

For kolonneoverskriften "Item #" er specifikationskoden f.eks. [Item '#].

5. Brug mellemrum for at gøre strukturerede referencer mere læsbare

For at forbedre læsbarheden af dine tabelreferencer kan du indsætte mellemrum mellem specifikationerne. Normalt anses det for god praksis at bruge mellemrum efter kommaer. F.eks:

=MIDTAL(Regioner[Syd], Regioner[Vest], Regioner[Nord])

Excel tabel referencer - eksempler på formler

For at få en bedre forståelse for strukturerede referencer i Excel, skal vi gennemgå nogle flere eksempler på formler. Vi vil forsøge at holde dem enkle, meningsfulde og nyttige.

Find antallet af rækker og kolonner i en Excel-tabelle

Du kan få det samlede antal kolonner og rækker ved at bruge funktionerne COLUMNS og ROWS, som kun kræver tabellens navn:

For eksempel for at finde antallet af kolonner og datarækker i tabellen med navnet Salg , bruge disse formler:

=KOLUMNS(Salg)

=ROWS(salg)

For at inkludere den overskrift og antal rækker i alt i optællingen, skal du bruge specifikationskoden [#ALL]:

=ROWS(Salg[#All])

Nedenstående skærmbillede viser alle formlerne i aktion:

Tæl tomme og ikke-tomme felter i en kolonne

Når du tæller noget i en bestemt kolonne, skal du sørge for at outputte resultatet uden for tabellen, ellers kan du ende med cirkulære referencer og forkerte resultater.

Hvis du vil tælle tomme celler i en kolonne, skal du bruge funktionen COUNTBLANK. Hvis du vil tælle celler uden tomme celler i en kolonne, skal du bruge funktionen COUNTA.

For eksempel for at finde ud af, hvor mange celler i Jan kolonne er tomme, og hvor mange der indeholder data, kan du bruge disse formler:

Ubearbejdede emner:

=COUNTBLANK(Salg[Jan])

Ikke-blanketter:

=COUNTA(Salg[Jan])

For at tælle ikke-tomme celler i synlige rækker i en filtreret tabel, skal du bruge funktionen SUBTOTAL med funktion_num sat til 103:

=SUBTOTAL(103,Salg[Jan])

Sum i en Excel-tabelle

Den hurtigste måde at lægge tal sammen på i en Excel-tabelle er at aktivere indstillingen Total Row. For at gøre dette skal du højreklikke på en celle i tabellen, pege på Tabel , og klik på Totaler række Den samlede række vises straks i slutningen af tabellen.

Nogle gange antager Excel måske, at du kun vil summere den sidste kolonne og lader de andre celler i rækken Total være tomme. Du kan løse dette ved at vælge en tom celle i rækken Total, klikke på den pil, der vises ud for cellen, og derefter vælge funktionen SUM på listen:

Dette indsætter en SUBTOTAL-formel, der kun summerer værdierne i synlige rækker , idet der ikke tages hensyn til filtrerede rækker:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Bemærk, at denne formel kun fungerer i Samlet række Hvis du forsøger at indsætte den manuelt i en datarække, vil dette skabe en cirkulær reference og returnere 0 som resultat. En SUM-formel med en struktureret reference vil heller ikke fungere af samme grund:

Så hvis du vil have de samlede tal inde i bordet , skal du enten aktivere rækken Total eller bruge en reference for normalområdet, f.eks:

=SUM(B2:B5)

Uden for bordet , fungerer SUM-formlen med en struktureret reference fint:

=SUM(Salg[Jan])

Bemærk, at SUM-funktionen i modsætning til SUBTOTAL summerer værdierne i alle rækker, både synlige og skjulte.

Relative og absolutte strukturerede referencer i Excel

Som standard opfører Excel-strukturerede referencer sig på følgende måde:

• Flere kolonner referencer er absolut og ændres ikke, når formler kopieres.
• Enkelt kolonne referencer er relativ og ændres, når de trækkes på tværs af kolonnerne. Når de kopieres/klæbes ind via en tilsvarende kommando eller genveje (Ctrl+C og Ctrl+V), ændres de ikke.

I situationer, hvor du har brug for en kombination af relative og absolutte tabelreferencer, er der ingen måde at kopiere formlen på og holde tabelreferencerne korrekte. Hvis du trækker formlen, ændres referencerne til enkelte kolonner, og ved at kopiere/indsætte genveje bliver alle referencerne statiske. Men der er et par enkle tricks til at komme udenom!

Absolut struktureret reference til en enkelt kolonne

Hvis du vil gøre en enkelt kolonnehenvisning absolut, skal du gentage kolonnenavnet for at gøre det formelt set til en områdehenvisning.

Relativ kolonnereference (standard)

tabel[kolonne]

Absolut kolonnehenvisning

tabel[[kolonne]:[kolonne]]

For at lave en absolut reference for den nuværende række , sæt kolonneidentifikatoren med @-symbolet foran:

tabel[@[kolonne]:[kolonne]]

For at se, hvordan relative og absolutte tabelreferencer fungerer i praksis, kan du se på følgende eksempel.

Lad os antage, at du ønsker at lægge salgstallene for et bestemt produkt sammen for 3 måneder. Til dette formål indtaster vi navnet på det ønskede produkt i en celle (F2 i vores tilfælde) og bruger SUMIF-funktionen til at få det samlede beløb på Jan salg:

=SUMIF(Salg[Vare], $F$2, Salg[Jan])

Problemet er, at når vi trækker formlen til højre for at beregne totalerne for de to andre måneder, ændres [Item]-referencen, og formlen går i stykker:

For at løse dette kan du gøre [Item]-referencen absolut, men beholde [Jan] relativ:

=SUMIF(Salg[[Vare]:[Vare]], $F$2, Salg[Jan])

Nu kan du trække den ændrede formel til andre kolonner, og det fungerer perfekt:

Relativ struktureret reference til flere kolonner

I Excel-tabeller er strukturerede referencer til flere kolonner absolutte i deres natur og forbliver uændrede, når de kopieres til andre celler.

Jeg synes, at denne opførsel er meget fornuftig. Men hvis du har brug for at gøre en struktureret intervalreference relativ, skal du sætte tabelnavnet ind foran hver kolonnespecifikator og fjerne de ydre firkantede parenteser som vist nedenfor.

Absolut intervalreference (standard)

table[[column1]:[column2]]

Reference for det relative interval

tabel[kolonne1]:tabel[kolonne2]

For at henvise til den den aktuelle række i tabellen , skal du bruge @-symbolet:

[@kolonne1]:[@kolonne2]

F.eks. nedenstående formel med en absolut struktureret reference lægger tallene i den aktuelle række i Jan og feb kolonner. Når den kopieres til en anden kolonne, vil den stadig summere Jan og feb .

=SUM(Salg[@[Jan]:[Feb]])

Hvis du ønsker, at referencen skal ændres på baggrund af en relativ position i den kolonne, hvor formlen kopieres, skal du gøre den relativ :

=SUM(Salg[@Jan]:Salg[@Feb])

Bemærk formeltransformationen i kolonne F (tabellens navn er udeladt, fordi formlen er i tabellen):

Sådan laver du tabelreferencer i Excel. Hvis du vil se nærmere på eksemplerne i denne vejledning, er du velkommen til at downloade vores prøvearbejdsmappe til Excel Structured Reference. Tak fordi du læste med og håber at se dig på vores blog i næste uge.