Este tutorial explica los fundamentos de las referencias estructuradas de Excel y comparte algunos trucos para utilizarlas en fórmulas de la vida real.

Una de las características más útiles de las tablas de Excel son las referencias estructuradas. Cuando te acabas de topar con una sintaxis especial para referenciar tablas, puede parecer aburrido y confuso, pero después de experimentar un poco seguramente verás lo útil y genial que es esta característica.

Referencia estructurada Excel

A referencia estructurada o tabla de referencia es una forma especial de referenciar tablas y sus partes que utiliza una combinación de nombres de tablas y columnas en lugar de direcciones de celdas.

Esta sintaxis especial es necesaria porque las tablas de Excel (frente a los rangos) son muy potentes y resistentes, y las referencias normales a celdas no pueden ajustarse dinámicamente a medida que se añaden o eliminan datos de una tabla.

Por ejemplo, para sumar los valores de las celdas B2:B5, se utiliza la función SUMA con una referencia de rango habitual:

=SUMA(B2:B5)

Para sumar los números de la columna "Ventas" de la Tabla1, se utiliza una referencia estructurada:

=SUMA(Tabla1[Ventas])

Características principales de las referencias estructuradas

En comparación con las referencias de celda estándar, las referencias de tabla tienen una serie de características avanzadas.

Fácil de crear

Para añadir referencias estructuradas a su fórmula, basta con seleccionar las celdas de la tabla a las que desea hacer referencia. No es necesario conocer una sintaxis especial.

Resistente y actualizada automáticamente

Cuando se cambia el nombre de una columna, las referencias se actualizan automáticamente con el nuevo nombre y la fórmula no se rompe. Además, a medida que se añaden nuevas filas a la tabla, se incluyen inmediatamente en las referencias existentes y las fórmulas calculan el conjunto completo de datos.

Así, sean cuales sean las manipulaciones que realice con sus tablas de Excel, no tendrá que preocuparse de actualizar las referencias estructuradas.

Puede utilizarse dentro y fuera de una mesa

Las referencias estructuradas pueden utilizarse en fórmulas tanto dentro como fuera de una tabla de Excel, lo que facilita la localización de tablas en libros de gran tamaño.

Autorrelleno de fórmulas (columnas calculadas)

Para realizar el mismo cálculo en cada fila de la tabla, basta con introducir una fórmula en una sola celda. Todas las demás celdas de esa columna se rellenan automáticamente.

Cómo crear una referencia estructurada en Excel

Hacer una referencia estructurada en Excel es muy fácil e intuitivo.

Si está trabajando con un rango, conviértalo primero en una tabla de Excel. Para ello, seleccione todos los datos y pulse Ctrl + T . Para más información, consulte Cómo crear una tabla en Excel.

Para crear una referencia estructurada, esto es lo que hay que hacer:

1. Comience a escribir una fórmula como de costumbre, empezando por el signo de igualdad (=).
2. Cuando llegue el momento de la primera referencia, seleccione la celda o rango de celdas correspondiente en su tabla. Excel recogerá el nombre o nombres de las columnas y creará una referencia estructurada adecuada para usted de forma automática.
3. Escribe el paréntesis de cierre y pulsa Intro. Si la fórmula se crea dentro de la tabla, Excel rellena automáticamente toda la columna con la misma fórmula.

A modo de ejemplo, sumemos las cifras de ventas de 3 meses en cada fila de nuestra tabla de muestra, denominada Ventas Para ello, escribimos =SUMA( en E2, seleccionamos B2:D2, escribimos el paréntesis de cierre y pulsamos Intro:

Como resultado, toda la columna E se rellena automáticamente con esta fórmula:

=SUMA(Ventas[@[Ene]:[Mar]])

Aunque la fórmula es la misma, los datos se calculan en cada fila individualmente. Para entender la mecánica interna, eche un vistazo a la sintaxis de referencia de la tabla.

Si introduce una fórmula fuera de la mesa y esa fórmula sólo requiere un rango de celdas, una forma más rápida de hacer una referencia estructurada es ésta:

1. Después del paréntesis inicial, empiece a escribir el nombre de la tabla. Al escribir la primera letra, Excel mostrará todos los nombres coincidentes. Si es necesario, escriba un par de letras más para reducir la lista.
2. Utilice las teclas de flecha para seleccionar el nombre de la tabla en la lista.
3. Haga doble clic en el nombre seleccionado o pulse la tecla Tab para añadirlo a su fórmula.
4. Escribe el paréntesis de cierre y pulsa Intro.

Por ejemplo, para encontrar el mayor número de nuestra tabla de muestra, empezamos a escribir la fórmula MAX, después del paréntesis de apertura escribimos "s", seleccionamos la opción Ventas de la lista y pulse Tabulador o haga doble clic en el nombre.

Como resultado, tenemos esta fórmula:

=MAX(Ventas)

Sintaxis de referencia estructurada

Como ya se ha mencionado, no es necesario conocer la sintaxis de las referencias estructuradas para incluirlas en sus fórmulas, sin embargo, le ayudará a entender lo que cada fórmula está haciendo en realidad.

Normalmente, una referencia estructurada se representa mediante una cadena que comienza con un nombre de tabla y termina con un especificador de columna.

A modo de ejemplo, vamos a desglosar la siguiente fórmula que suma los totales del Sur y Norte columnas de la tabla denominada Regiones :

La referencia incluye tres componentes:

1. Nombre de la tabla
2. Especificador de artículo
3. Especificadores de columna

Para ver qué celdas se calculan realmente, seleccione la celda de la fórmula y haga clic en cualquier lugar de la barra de fórmulas. Excel resaltará las celdas de la tabla referenciadas:

Nombre de la tabla

El nombre de la tabla sólo hace referencia al datos de la tabla Puede ser un nombre de tabla por defecto como Tabla 1 o un nombre personalizado como Regiones Para dar un nombre personalizado a tu mesa, sigue estos pasos.

Si la fórmula se encuentra dentro de la tabla a la que hace referencia, el nombre de la tabla suele omitirse porque está implícito.

Especificador de columna

El especificador de columna hace referencia a los datos de la columna correspondiente, sin la fila de encabezamiento ni la fila total. Un especificador de columna se representa mediante el nombre de la columna entre paréntesis, por ejemplo [Sur].

Para referirse a más de una columna contigua, utilice el operador de rango como [[Sur]:[Este]].

Especificador de artículo

Para referirse a partes específicas de una tabla, puede utilizar cualquiera de los siguientes especificadores.

Observe que el símbolo almohadilla (#) se utiliza con todos los especificadores de posición, excepto con la fila actual. Para referirse a las celdas de la misma fila en la que se introduce la fórmula, Excel utiliza el carácter @ seguido del nombre de la columna.

Por ejemplo, para sumar números en el Sur y Oeste columnas de la fila actual, utilizarías esta fórmula:

=SUMA(Regiones[@Sur], Regiones[@Oeste])

Si los nombres de las columnas contienen espacios, signos de puntuación o caracteres especiales, aparecerá un paréntesis adicional alrededor del nombre de la columna:

=SUMA(Regiones[@[ventas Sur]], Regiones[@[ventas Oeste]])

Operadores de referencia estructurados

Los siguientes operadores le permiten combinar diferentes especificadores y añadir aún más flexibilidad a sus referencias estructuradas.

Operador de rango (dos puntos)

Al igual que con las referencias de rango normales, se utilizan dos puntos (:) para referirse a dos o más columnas adyacentes de una tabla.

Por ejemplo, la siguiente fórmula suma los números de todas las columnas entre Sur y Este .

=SUMA(Regiones[[Sur]:[Este]])

Operador de unión (coma)

Para referirse a columnas no adyacentes, separe los especificadores de columna con comas.

Por ejemplo, así es como puede sumar las filas de datos en el archivo Sur y Oeste columnas.

=SUMA(Regiones[Sur], Regiones[Oeste])

Operador de intersección (espacio)

Se utiliza para referirse a una celda situada en la intersección de una fila y una columna determinadas.

Por ejemplo, para devolver un valor en la intersección de los puntos Total fila y Oeste utilice esta referencia:

=Regiones[#Totales] Regiones[[#Todas],[Oeste]]

Tenga en cuenta que el especificador [#Todas] es necesario en este caso porque el especificador de columna no incluye la fila total. Sin él, la fórmula devolvería #¡NULL!

Reglas sintácticas de referencia de tablas

Para editar o hacer referencias estructuradas manualmente, siga estas directrices:

1. Encierre los especificadores entre paréntesis

Todos los especificadores de columnas y elementos especiales deben ir entre [corchetes].

Un especificador que contenga otros especificadores debe ir entre paréntesis exteriores. Por ejemplo, Regiones[[Sur]:[Este]].

2. Separe los especificadores internos con comas

Si un especificador contiene dos o más especificadores internos, éstos deben separarse con comas.

Por ejemplo, para devolver la cabecera del Sur se escribe una coma entre [#Encabezados] y [Sur] y se encierra toda esta construcción en un juego adicional de corchetes:

=Regiones[[#Cabeceras],[Sur]]

3. No utilice comillas en los encabezados de columna

En las referencias de tablas, los encabezados de columna no requieren comillas, ya sean texto, números o fechas.

4. Utilice una comilla simple para algunos caracteres especiales en los encabezados de columna

En las referencias estructuradas, algunos caracteres como los corchetes izquierdo y derecho, el símbolo almohadilla (#) y las comillas simples (') tienen un significado especial. Si alguno de los caracteres anteriores se incluye en una cabecera de columna, es necesario utilizar una comilla simple antes de ese carácter en un especificador de columna.

Por ejemplo, para la cabecera de columna "Artículo #", el especificador es [Artículo '#].

5. Utilice espacios para hacer más legibles las referencias estructuradas

Para mejorar la legibilidad de sus referencias a tablas, puede insertar espacios entre los especificadores. Normalmente, se considera una buena práctica utilizar espacios después de las comas. Por ejemplo:

=PROMEDIO(Regiones[Sur], Regiones[Oeste], Regiones[Norte])

Referencias de tablas Excel - ejemplos de fórmulas

Para comprender mejor las referencias estructuradas en Excel, repasemos algunos ejemplos más de fórmulas. Intentaremos que sean sencillos, significativos y útiles.

Encontrar el número de filas y columnas de una tabla Excel

Para obtener el recuento total de columnas y filas, utilice las funciones COLUMNS y ROWS, que sólo requieren el nombre de la tabla:

Por ejemplo, para hallar el número de columnas y filas de datos en la tabla denominada Ventas utiliza estas fórmulas:

=COLUMNAS(Ventas)

=ROWS(Ventas)

Para incluir el cabecera y total de filas en el recuento, utilice el especificador [#ALL]:

=ROWS(Ventas[#Todas])

La siguiente captura de pantalla muestra todas las fórmulas en acción:

Contar los espacios en blanco y los que no lo están en una columna

Cuando cuente algo en una columna específica, asegúrese de sacar el resultado fuera de la tabla, de lo contrario podría acabar con referencias circulares y resultados erróneos.

Para contar los espacios en blanco de una columna, utilice la función COUNTBLANK. Para contar las celdas no en blanco de una columna, utilice la función COUNTA.

Por ejemplo, para saber cuántas células del Jan columnas están vacías y cuántas contienen datos, utilice estas fórmulas:

Fogueo:

=COUNTBLANK(Ventas[Ene])

No en blanco:

=COUNTA(Ventas[Ene])

Para contar las células no en blanco en filas visibles en una tabla filtrada, utilice la función SUBTOTAL con function_num establecida en 103:

=SUBTOTAL(103,Ventas[Ene])

Suma en una tabla Excel

La forma más rápida de sumar números en una tabla de Excel es activar la opción Fila total. Para ello, haga clic con el botón derecho en cualquier celda de la tabla, apunte a Cuadro y haga clic en Totales Fila La fila del total aparecerá inmediatamente al final de la tabla.

A veces Excel puede suponer que sólo quieres sumar la última columna y deja en blanco las demás celdas de la fila Total. Para solucionarlo, selecciona una celda vacía de la fila Total, haz clic en la flecha que aparece junto a la celda y, a continuación, selecciona la función SUMA de la lista:

Esto insertará una fórmula SUBTOTAL que suma valores sólo en filas visibles ignorando las filas filtradas:

=SUBTOTAL(109,[Ene])

Tenga en cuenta que esta fórmula sólo funciona en el Fila total Si intenta insertarla manualmente en una fila de datos, se creará una referencia circular y el resultado será 0. Una fórmula SUMA con una referencia estructurada tampoco funcionará por la misma razón:

Así que, si quieres los totales dentro de la mesa debe activar la fila Total o utilizar una referencia de intervalo normal como, por ejemplo:

=SUMA(B2:B5)

Fuera de la mesa la fórmula SUMA con una referencia estructurada funciona perfectamente:

=SUMA(Ventas[Ene])

Tenga en cuenta que, a diferencia de SUBTOTAL, la función SUMA suma los valores de todas las filas, visibles y ocultas.

Referencias estructuradas relativas y absolutas en Excel

Por defecto, las referencias estructuradas de Excel se comportan de la siguiente manera:

• Columna múltiple referencias son absoluto y no cambian cuando se copian las fórmulas.
• Columna única referencias son relativa y cambian cuando se arrastran por las columnas. Cuando se copian/pegan mediante el comando o los atajos correspondientes (Ctrl+C y Ctrl+V), no cambian.

En situaciones en las que se necesita una combinación de referencias relativas y absolutas a una tabla, no hay forma de copiar la fórmula y mantener las referencias a la tabla correctas. Si se arrastra la fórmula, las referencias cambiarán a columnas individuales, y si se copian/pegan accesos directos, todas las referencias quedarán estáticas. Pero hay un par de trucos sencillos para evitarlo.

Referencia estructurada absoluta a una sola columna

Para que una referencia de columna sea absoluta, repita el nombre de la columna para convertirla formalmente en una referencia de rango.

Referencia de columna relativa (por defecto)

tabla[columna]

Referencia absoluta de columna

tabla[[columna]:[columna]]

Para hacer una referencia absoluta para el fila actual anteponga el símbolo @ al identificador de la columna:

tabla[@[columna]:[columna]]

Para ver cómo funcionan en la práctica las referencias relativas y absolutas a tablas, considere el siguiente ejemplo.

Supongamos que queremos sumar las cifras de ventas de un producto específico durante 3 meses. Para ello, introducimos el nombre del producto de destino en alguna celda (F2 en nuestro caso) y utilizamos la función SUMIF para obtener el total de Jan ventas:

=SUMIF(Ventas[Artículo], $F$2, Ventas[Enero])

El problema es que cuando arrastramos la fórmula hacia la derecha para calcular los totales de los otros dos meses, la referencia [Item] cambia y la fórmula se rompe:

Para solucionarlo, haga que la referencia [Item] sea absoluta, pero mantenga [Jan] relativa:

=SUMIF(Ventas[[Artículo]:[Artículo]], $F$2, Ventas[Ene])

Ahora, puede arrastrar la fórmula modificada a otras columnas y funciona perfectamente:

Referencia relativa estructurada a varias columnas

En las tablas de Excel, las referencias estructuradas a varias columnas son absolutas por naturaleza y permanecen inalteradas al copiarlas en otras celdas.

Para mí, este comportamiento es muy razonable. Pero si necesita hacer relativa una referencia de rango estructurado, anteponga a cada especificador de columna el nombre de la tabla y elimine los corchetes exteriores como se muestra a continuación.

Referencia de rango absoluta (por defecto)

table[[column1]:[column2]]

Gama relativa de referencia

tabla[columna1]:tabla[columna2]

Para hacer referencia al fila actual dentro de la tabla utilice el símbolo @:

[@columna1]:[@columna2]

Por ejemplo, la siguiente fórmula con un referencia estructurada absoluta suma los números de la fila actual del Jan y Febrero Si se copia en otra columna, seguirá sumando Jan y Febrero .

=SUMA(Ventas[@[Ene]:[Feb]])

En caso de que desee que la referencia cambie en función de una posición relativa de la columna en la que se copia la fórmula, hágala relativa :

=SUMA(Ventas[@Enero]:Ventas[@Febrero])

Observe la transformación de la fórmula en la columna F (se omite el nombre de la tabla porque la fórmula está dentro de la tabla):

Así es como se hacen referencias a tablas en Excel. Para ver más de cerca los ejemplos tratados en este tutorial, no dudes en descargar nuestro libro de ejemplo a Excel Structured Reference. Te agradezco la lectura y espero verte en nuestro blog la semana que viene.