Цей посібник пояснює основи роботи зі структурованими посиланнями в Excel і ділиться деякими порадами щодо їх використання в реальних формулах.

Однією з найкорисніших можливостей таблиць Excel є структуровані посилання. Коли ви тільки натрапили на спеціальний синтаксис для посилань на таблиці, він може здатися нудним і заплутаним, але трохи поекспериментувавши, ви обов'язково переконаєтеся, наскільки це корисна і класна функція.

Структурована довідка в Excel

A структурована довідка або посилання на таблицю спеціальний спосіб посилання на таблиці та їх частини, що використовує комбінацію імен таблиць і стовпців замість адрес комірок.

Цей спеціальний синтаксис необхідний, оскільки таблиці Excel (на відміну від діапазонів) є дуже потужними та стійкими, а звичайні посилання на клітинки не можуть динамічно змінюватися при додаванні або видаленні даних з таблиці.

Наприклад, для підсумовування значень у комірках В2:В5 використовується функція СУММЕСЛИ зі звичайним посиланням на діапазон:

=SUM(B2:B5)

Для підсумовування чисел у колонці "Продажі" Таблиці 1 використовується структуроване посилання:

=SUM(Table1[Продажі])

Ключові особливості структурованих посилань

У порівнянні зі стандартними посиланнями на клітинки, посилання на таблиці мають ряд розширених можливостей.

Легко створюється

Для додавання структурованих посилань у формулу достатньо виділити комірки таблиці, на які потрібно посилатися. Знання спеціального синтаксису не вимагається.

Стійкість та автоматичне оновлення

При перейменуванні стовпця посилання автоматично оновлюються з урахуванням нової назви, і формула не розривається. Більш того, при додаванні нових рядків в таблицю вони відразу включаються в існуючі посилання, і формули обчислюють повний набір даних.

Отже, які б маніпуляції ви не робили з таблицями Excel, вам не доведеться турбуватися про оновлення структурованих посилань.

Можна використовувати всередині і зовні столу

Структуровані посилання можна використовувати у формулах як всередині, так і поза таблицею Excel, що полегшує пошук таблиць у великих книгах.

Автозаповнення формули (розрахункові стовпці)

Для виконання однакових розрахунків у кожному рядку таблиці достатньо ввести формулу лише в одну комірку. Всі інші комірки в цьому стовпчику заповнюються автоматично.

Як створити структуровану довідку в Excel

Створити структуровану довідку в Excel дуже просто та інтуїтивно зрозуміло.

Якщо ви працюєте з діапазоном, спочатку перетворіть його в таблицю Excel. Для цього виділіть всі дані і натисніть Ctrl + T. Для отримання додаткової інформації див. статтю Як створити таблицю в Excel.

Для створення структурованої довідки потрібно зробити ось що:

1. Почніть вводити формулу як зазвичай, починаючи зі знаку рівності (=).
2. Коли мова йде про перше посилання, виберіть відповідну комірку або діапазон комірок у вашій таблиці. Excel підбере ім'я стовпця (стовпців) і автоматично створить для вас відповідне структуроване посилання.
3. Введіть закриваючу дужку і натисніть Enter. Якщо формула створюється всередині таблиці, Excel автоматично заповнює весь стовпець однією і тією ж формулою.

Для прикладу, давайте складемо показники продажів за 3 місяці в кожному рядку нашої вибіркової таблиці, яка називається Продажі Для цього в E2 набираємо =SUM(, виділяємо B2:D2, вводимо закриваючу дужку і натискаємо Enter:

В результаті вся колонка Е автоматично заповнюється цією формулою:

=SUM(Продажі[@[Jan]:[Mar]])

Хоча формула однакова, дані розраховуються в кожному рядку окремо. Щоб зрозуміти внутрішню механіку, будь ласка, подивіться на синтаксис посилання на таблицю.

Якщо ви вводите формулу за межами таблиці і ця формула вимагає лише діапазон клітинок, то швидший спосіб зробити структуроване посилання - ось такий:

1. Після відкриваючої круглої дужки почніть вводити назву таблиці. При введенні першої літери Excel покаже всі відповідні назви. При необхідності введіть ще пару букв, щоб звузити список.
2. За допомогою клавіш зі стрілками оберіть назву таблиці у списку.
3. Двічі клацніть вибране ім'я або натисніть клавішу Tab, щоб додати його до формули.
4. Введіть закриваючу дужку та натисніть Enter.

Наприклад, щоб знайти найбільше число в нашій вибірковій таблиці, починаємо набирати формулу МАКС, після відкриваючої круглої дужки набираємо "s", вибираємо Продажі таблицю у списку та натисніть клавішу Tab або двічі клацніть по назві.

В результаті маємо таку формулу:

=MAX(Продажі)

Структурований синтаксис посилань

Як вже зазначалося, вам не потрібно знати синтаксис структурованих посилань, щоб включати їх у свої формули, однак це допоможе вам зрозуміти, що насправді робить кожна формула.

Зазвичай, структуроване посилання представляється рядком, який починається з імені таблиці і закінчується специфікатором стовпця.

Для прикладу, розберемо наступну формулу, яка підсумовує підсумки за такими показниками Південь і Північ стовпчики в таблиці з назвою Регіони :

Довідка складається з трьох компонентів:

1. Назва таблиці
2. Специфікація товару
3. Специфікатори стовпців

Щоб побачити, які комірки фактично обчислюються, виберіть комірку з формулою і клацніть в будь-якому місці рядка формул. Excel виділить комірки таблиці, на які є посилання:

Назва таблиці

В назві таблиці вказані тільки посилання на табличні дані Це може бути ім'я таблиці за замовчуванням, наприклад Таблиця 1 або користувацьке ім'я на зразок Регіони Для того, щоб надати власне ім'я таблиці, виконайте такі дії.

Якщо формула знаходиться всередині таблиці, на яку вона посилається, назва таблиці зазвичай опускається, оскільки вона мається на увазі.

Специфікатор стовпця

Специфікатор стовпця посилається на дані у відповідному стовпці, без рядка заголовка та підсумкового рядка. Специфікатор стовпця представлений назвою стовпця, укладеною в дужки, наприклад, [Південь].

Для посилання на декілька суміжних стовпців використовуйте оператор діапазону, наприклад, [[Південь]:[Схід]].

Специфікація товару

Для посилання на окремі частини таблиці можна використовувати будь-який з наведених нижче специфікаторів.

Зверніть увагу, що знак фунта (#) використовується з усіма специфікаторами елементів, крім поточного рядка. Для посилання на комірки того ж рядка, де вводиться формула, в Excel використовується символ @, за яким слідує ім'я стовпця.

Наприклад, для додавання чисел в Південь і Захід стовпців поточного рядка, ви використовували б цю формулу:

=SUM(Регіони[@Південь], Регіони[@Захід])

Якщо назви колонок містять пробіли, розділові знаки або спеціальні символи, то навколо назви колонки з'являється додатковий набір дужок:

=SUM(Регіони[@[Південні продажі]], Регіони[@[Західні продажі]])

Структуровані оператори посилань

Наступні оператори дозволяють комбінувати різні специфікатори і додають ще більшої гнучкості вашим структурованим посиланням.

Оператор діапазону (двокрапка)

Як і у випадку посилань на звичайний діапазон, двокрапка (:) використовується для посилання на два або більше суміжних стовпчиків у таблиці.

Наприклад, наведена нижче формула підсумовує числа у всіх стовпчиках між Південь і Схід .

=SUM(Регіони[[Південь]:[Схід]])

Розділовий оператор (кома)

Для посилання на несуміжні колонки, специфікатори колонок слід відокремлювати комами.

Наприклад, ось як можна підсумувати рядки даних у вікні Південь і Захід колонки.

=SUM(Регіони[Південь], Регіони[Захід])

Оператор перетину (пробіл)

Використовується для посилання на комірку на перетині певного рядка і стовпця.

Наприклад, щоб повернути значення на перетині Всього гребти і Захід використовуйте це посилання:

=Регіони[#Всього] Регіони[[#Всі],[Захід]]

Зверніть увагу, що специфікатор [#All] в даному випадку є обов'язковим, оскільки специфікатор стовпця не включає в себе підсумковий рядок. Без нього формула повернула б #NULL!

Правила синтаксису посилань на таблиці

Для редагування або створення структурованих посилань вручну, будь ласка, дотримуйтесь цих вказівок:

1. в дужках вказати специфікацію

Всі специфікатори колонок і спеціальних позицій повинні бути укладені в [квадратні дужки].

Специфікатор, який містить інші специфікатори, слід брати у зовнішні дужки, наприклад, Регіони[[Південь]:[Схід]].

2. внутрішні специфікатори відокремлювати комами

Якщо специфікатор містить два або більше внутрішніх специфікаторів, ці внутрішні специфікатори повинні бути розділені комами.

Наприклад, для повернення заголовку Південь між [#Головні] та [Південь] ставиться кома і вся ця конструкція береться в додаткові дужки:

=Регіони [[#Голови]],[Південь]]

3. не використовувати лапки навколо заголовків колонок

У посиланнях на таблиці заголовки стовпців не потребують лапок, незалежно від того, чи є вони текстом, числами або датами.

4. використовувати одинарні лапки для деяких спеціальних символів у заголовках колонок

У структурованих посиланнях деякі символи, такі як ліві та праві дужки, знак фунта (#) та одинарні лапки ('), мають особливе значення. Якщо будь-який з вищезазначених символів включено до заголовка стовпчика, перед ним у специфікаторі стовпчика потрібно використовувати одинарні лапки.

Наприклад, для заголовка стовпця "Артикул №" специфікатор має вигляд [Артикул '#].

5. використовуйте пробіли, щоб зробити структуровані посилання більш читабельними

Для покращення читабельності посилань на таблиці можна вставляти пробіли між специфікаторами. Зазвичай, вважається гарною практикою використовувати пробіли після коми. Наприклад, пробіли після коми:

=СЕРЕДНЄ(Регіони[Південь], Регіони[Захід], Регіони[Північ])

Посилання на таблиці Excel - приклади формул

Щоб краще зрозуміти, що таке структуровані посилання в Excel, розглянемо ще кілька прикладів формул. Постараємося, щоб вони були простими, змістовними і корисними.

Знайти кількість рядків і стовпців у таблиці Excel

Для отримання загальної кількості стовпців і рядків використовуються функції COLUMNS і ROWS, які вимагають тільки ім'я таблиці:

Наприклад, щоб знайти кількість стовпців і рядки даних в таблиці під назвою Продажі використовуйте ці формули:

=COLUMNS(Продажі)

=ROWS(Продажі)

До них відносяться заголовок і всього рядків при підрахунку використовувати специфікатор [#ALL]:

=ROWS(Sales[#All])

На скріншоті нижче показані всі формули в дії:

Порахувати пропуски і не пропуски в стовпчику

Підраховуючи щось у конкретній колонці, обов'язково виводьте результат за межі таблиці, інакше можуть виникнути кругові посилання і неправильні результати.

Для підрахунку пропусків у стовпчику використовуйте функцію СЧЕТПРОПУСК. Для підрахунку непустих клітинок у стовпчику використовуйте функцію СЧЕТСТАТЬ.

Наприклад, для того, щоб дізнатися, скільки клітинок в Ян стовпці порожні, а скільки з них містять дані, використовуйте такі формули:

Холості:

=COUNTBLANK(Sales[Jan])

Не холостими:

=COUNTA(Sales[Jan])

Для підрахунку непорожніх клітинок у видимі рядки у відфільтрованій таблиці використовувати функцію СУММЕСЛИ з номером функції 103:

=SUBTOTAL(103,Sales[Jan])

Сума в таблиці Excel

Найшвидший спосіб додати числа в таблиці Excel - це включити опцію "Загальний підсумок рядка". Для цього клацніть правою кнопкою миші по будь-якій комірці таблиці, вкажіть на Таблиця і натисніть Підсумки Рядок Підсумковий рядок одразу з'явиться в кінці Вашої таблиці.

Іноді Excel може вважати, що ви хочете підсумувати тільки останній стовпець, і залишає інші клітинки в рядку "Всього" порожніми. Щоб виправити це, виберіть порожню комірку в рядку "Всього", клацніть стрілку, що з'явиться поруч з коміркою, а потім виберіть функцію SUM у списку:

Це дозволить вставити формулу SUBTOTAL, яка підсумовує значення тільки в видимі рядки ігноруючи відфільтровані рядки:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Звертаємо Вашу увагу, що ця формула працює тільки в Всього рядків Якщо ви спробуєте вручну вставити його в рядок даних, це призведе до створення кругового посилання і поверне 0 в якості результату. Формула SUM зі структурованим посиланням також не буде працювати з тієї ж причини:

Отже, якщо вам потрібні підсумки всередині столу необхідно або увімкнути рядок Всього, або використати посилання на нормальний діапазон, наприклад:

=SUM(B2:B5)

Поза таблицею формула SUM зі структурованим посиланням працює просто чудово:

=SUM(Sales[Jan])

Зверніть увагу, що на відміну від СУММЕСЛИ, функція СУММА підсумовує значення у всіх рядках, видимих і прихованих.

Відносні та абсолютні структуровані посилання в Excel

За замовчуванням структуровані посилання Excel поводяться наступним чином:

• Багатокругова колонка посилання є абсолютний і не змінюються при копіюванні формул.
• Одинарна колона посилання є родич При копіюванні/вставці за допомогою відповідної команди або комбінації клавіш (Ctrl+C та Ctrl+V) вони не змінюються.

У ситуаціях, коли вам потрібна комбінація відносних і абсолютних посилань на таблиці, немає можливості скопіювати формулу і зберегти посилання на таблиці коректними. Перетягування формули змінить посилання на окремі стовпці, а комбінації клавіш копіювання/вставки зроблять всі посилання статичними. Але є пара простих трюків, які допоможуть обійти цю проблему!

Абсолютне структуроване посилання на одну колонку

Щоб зробити посилання на один стовпець абсолютним, повторіть назву стовпця, щоб формально перетворити його на посилання на діапазон.

Відносне посилання на стовпець (за замовчуванням)

таблиця[стовпець]

Абсолютне посилання на стовпчик

таблиця[[стовпець]:[стовпець]]

Зробити абсолютне посилання на поточний рядок до ідентифікатора стовпця додається символ @:

таблиця[@[стовпець]:[стовпець]]

Щоб побачити, як працюють на практиці відносні та абсолютні табличні посилання, розглянемо наступний приклад.

Припустимо, потрібно скласти цифри продажів певного товару за 3 місяці. Для цього вводимо в деяку комірку (в нашому випадку F2) назву цільового товару і за допомогою функції СУММЕСЛИ отримуємо загальну суму Ян продажі:

=SUMIF(Sales[Item], $F$2, Sales[Jan])

Проблема в тому, що коли ми перетягуємо формулу вправо, щоб порахувати підсумки за інші два місяці, змінюється посилання [Item], і формула ламається:

Щоб виправити це, зробіть посилання [Item] абсолютним, але залиште [Jan] відносним:

=SUMIF(Sales[[Item]:[Item]], $F$2, Sales[Jan])

Тепер ви можете перетягнути змінену формулу в інші стовпці, і вона чудово працює:

Відносне структуроване посилання на декілька стовпців

У таблицях Excel структуровані посилання на кілька стовпців є абсолютними за своєю природою і залишаються незмінними при копіюванні в інші комірки.

Як на мене, така поведінка є дуже розумною. Але якщо вам потрібно зробити посилання на структурований діапазон відносним, префіксуйте кожен специфікатор стовпця ім'ям таблиці і приберіть зовнішні квадратні дужки, як показано нижче.

Орієнтир абсолютного діапазону (за замовчуванням)

table[[column1]:[column2]]

Відносний еталон дальності

table[column1]:table[column2]

Посилатися на поточний рядок всередині таблиці використовуйте символ @:

[@column1]:[@column2]

Наприклад, наведена нижче формула з абсолютне структуроване посилання додає числа в поточному рядку масиву Ян і Лютий При копіюванні в інший стовпець, він все одно буде підсумовуватися Ян і Лютий .

=SUM(Продажі[@[Jan]:[Feb]])

Якщо ви хочете, щоб посилання змінювалося в залежності від відносного положення стовпця, куди копіюється формула, зробіть так родич :

=SUM(Продажі[@січень]:Продажі[@лютий])

Зверніть увагу на трансформацію формули в колонці F (назва таблиці опущена, оскільки формула знаходиться всередині таблиці):

Ось так створюються табличні посилання в Excel. Щоб детальніше ознайомитися з прикладами, розглянутими в цьому уроці, завантажте наш зразок робочої книги в Excel Структуровані посилання. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня.