Den här handledningen förklarar grunderna för strukturerade referenser i Excel och delar med sig av några knep för att använda dem i verkliga formler.

En av de mest användbara funktionerna i Excel-tabeller är strukturerade referenser. När du precis har snubblat över en speciell syntax för att referera till tabeller kan det se tråkigt och förvirrande ut, men efter att ha experimenterat lite kommer du säkert att se hur användbar och häftig den här funktionen är.

Strukturerad Excel-referens

A strukturerad referens , eller tabellreferens , är ett särskilt sätt att referera till tabeller och deras delar som använder en kombination av tabell- och kolumnnamn i stället för celladresser.

Den här speciella syntaxen behövs eftersom Excel-tabeller (jämfört med intervall) är mycket kraftfulla och motståndskraftiga, och normala cellreferenser kan inte justeras dynamiskt när data läggs till eller tas bort från en tabell.

Om du till exempel vill summera värdena i cellerna B2:B5 använder du funktionen SUM med en vanlig intervallreferens:

=SUMMA(B2:B5)

För att summera siffrorna i kolumnen "Försäljning" i tabell 1 använder du en strukturerad referens:

=SUMMA(Tabell1[Försäljning])

Viktiga egenskaper hos strukturerade referenser

Jämfört med vanliga cellreferenser har tabellreferenser ett antal avancerade funktioner.

Lätt att skapa

Om du vill lägga till strukturerade referenser i din formel markerar du helt enkelt de tabellceller du vill hänvisa till. Det krävs ingen kunskap om en speciell syntax.

Motståndskraftig och automatiskt uppdaterad

När du byter namn på en kolumn uppdateras referenserna automatiskt med det nya namnet, och en formel bryts inte. När du lägger till nya rader i tabellen inkluderas de dessutom omedelbart i de befintliga referenserna, och formlerna beräknar alla data.

Så oavsett vilka ändringar du gör i dina Excel-tabeller behöver du inte oroa dig för att uppdatera de strukturerade referenserna.

Kan användas både i och utanför ett bord

Strukturerade referenser kan användas i formler både inom och utanför en Excel-tabell, vilket gör det lättare att hitta tabeller i stora arbetsböcker.

Automatisk ifyllning av formler (beräknade kolumner)

Om du vill utföra samma beräkning i varje tabellrad räcker det med att skriva in en formel i bara en cell. Alla andra celler i den kolumnen fylls automatiskt.

Hur man skapar en strukturerad referens i Excel

Det är mycket enkelt och intuitivt att skapa en strukturerad referens i Excel.

Om du arbetar med ett intervall ska du först konvertera det till en Excel-tabell. Markera alla data och tryck på Ctrl + T . Mer information finns i Hur man skapar en tabell i Excel.

Så här gör du för att skapa en strukturerad referens:

1. Börja skriva en formel som vanligt och börja med likhetstecknet (=).
2. När det gäller den första referensen väljer du motsvarande cell eller cellintervall i tabellen. Excel tar upp kolumnnamnet/kolumnnamnen och skapar automatiskt en lämplig strukturerad referens åt dig.
3. Skriv den avslutande parentesen och tryck på Enter. Om formeln skapas i tabellen fyller Excel automatiskt hela kolumnen med samma formel.

Som exempel kan vi summera försäljningssiffrorna för tre månader i varje rad i vår exempeltabell, som heter Försäljning Vi skriver =SUM( i E2, väljer B2:D2, skriver den avslutande parentesen och trycker på Enter:

Resultatet blir att hela kolumn E automatiskt fylls med den här formeln:

=SUM(Försäljning[@[Jan]:[Mar]])

Även om formeln är densamma beräknas uppgifterna i varje rad individuellt. För att förstå den inre mekaniken kan du ta en titt på syntaxen för tabellreferenser.

Om du anger en formel utanför bordet , och den formeln kräver bara ett intervall av celler, är ett snabbare sätt att göra en strukturerad referens detta:

1. Efter den inledande parentesen börjar du skriva tabellens namn. När du skriver den första bokstaven visar Excel alla matchande namn. Om det behövs skriver du några fler bokstäver för att begränsa listan.
2. Använd piltangenterna för att välja tabellnamnet i listan.
3. Dubbelklicka på det markerade namnet eller tryck på tabbtangenten för att lägga till det i formeln.
4. Skriv den avslutande parentesen och tryck på Enter.

Om vi till exempel vill hitta det största talet i vår provtabell börjar vi skriva formeln MAX, efter den inledande parentesen skriver vi "s", väljer Försäljning i listan och tryck på Tab eller dubbelklicka på namnet.

Som resultat får vi denna formel:

=MAX(Försäljning)

Syntax för strukturerade referenser

Som redan nämnts behöver du inte känna till syntaxen för strukturerade referenser för att inkludera dem i dina formler, men det hjälper dig att förstå vad varje formel faktiskt gör.

Vanligtvis representeras en strukturerad referens av en sträng som börjar med ett tabellnamn och slutar med en kolumnspecifikation.

Som exempel kan vi ta upp följande formel som summerar totalerna för Syd och North kolumner i tabellen som heter Regioner :

Referensen består av tre delar:

1. Tabellens namn
2. Specificering av objekt
3. Kolonnspecifikationer

Om du vill se vilka celler som faktiskt beräknas markerar du formelcellen och klickar någonstans i formellfältet. Excel markerar de refererade tabellcellerna:

Tabellens namn

Tabellnamnet hänvisar endast till tabelldata , utan rubrikrader eller totala antal rader. Det kan vara ett standardtabellnamn som t.ex. Tabell1 eller ett eget namn som t.ex. Regioner Om du vill ge bordet ett eget namn utför du de här stegen.

Om formeln finns i den tabell som den hänvisar till, utelämnas vanligtvis tabellnamnet eftersom det är underförstått.

Kolonnspecifikation

Kolumnspecifikation hänvisar till uppgifterna i motsvarande kolumn, utan rubrikrad och totalrad. En kolumnspecifikation representeras av kolumnnamnet inom parentes, t.ex. [South].

Om du vill hänvisa till mer än en sammanhängande kolumn använder du intervalloperatorn som [[South]:[East]].

Specificering av objekt

Om du vill hänvisa till specifika delar av en tabell kan du använda någon av följande specifikationer.

Observera att pundtecknet (#) används med alla objektspecifikationer, utom den aktuella raden. För att hänvisa till cellerna i samma rad där du anger formeln använder Excel tecknet @ följt av kolumnnamnet.

Om du till exempel vill addera siffror i Syd och West kolumnerna i den aktuella raden använder du den här formeln:

=SUMMA(Regioner[@South], Regioner[@West])

Om kolumnnamnen innehåller mellanslag, skiljetecken eller specialtecken visas ytterligare parenteser runt kolumnnamnet:

=SUM(Regioner[@[Södra försäljningen]], Regioner[@[Västra försäljningen]])

Strukturerade referensoperatörer

Med följande operatorer kan du kombinera olika specifikationer och ge ännu mer flexibilitet åt dina strukturerade referenser.

Intervalloperatör (kolon)

Precis som med normala intervallreferenser använder du ett kolon (:) för att hänvisa till två eller flera intilliggande kolumner i en tabell.

Formeln nedan lägger till exempel ihop siffrorna i alla kolumnerna mellan Syd och Öst .

=SUM(Regioner[[Syd]:[Öst]])

Unionsoperatör (kommatecken)

Om du vill hänvisa till kolumner som inte ligger bredvid varandra skiljer du kolumnspecifikationerna åt med kommatecken.

Så här kan du t.ex. summera dataraderna i Syd och West kolumner.

=SUM(Regioner[Syd], Regioner[Väst])

Skärningsoperatör (utrymme)

Det används för att hänvisa till en cell i skärningspunkten mellan en specifik rad och kolumn.

Om du till exempel vill returnera ett värde i skärningspunkten mellan Totalt rad och West kolumnen, använd den här referensen:

=Regioner[#Totals] Regioner[[#Allt],[Väst]]

Observera att [#All] är nödvändigt i det här fallet eftersom kolumnspecifikationen inte inkluderar den totala raden. Utan den skulle formeln ge #NULL!.

Syntaxregler för tabellreferenser

Om du vill redigera eller göra strukturerade referenser manuellt följer du dessa riktlinjer:

1. Inkludera specificerare i parenteser.

Alla kolumn- och specialspecifikationer måste omslutas av [hakparenteser].

En specificering som innehåller andra specificeringar ska omslutas av yttre parenteser, till exempel Regions[[South]:[East]].

2. Separera de inre specifikationerna med kommatecken.

Om en specificering innehåller två eller flera inre specificeringar måste dessa inre specificeringar separeras med kommatecken.

Om du till exempel vill returnera rubriken för Syd kolumnen skriver du ett kommatecken mellan [#Headers] och [South] och omsluter hela konstruktionen med ytterligare en uppsättning parenteser:

=Regioner[[#Headers],[South]]

3. Använd inte citationstecken runt kolumnrubriker.

I tabellreferenser krävs inga citationstecken för kolumnrubriker, oavsett om de är text, siffror eller datum.

4. Använd ett enkelt citationstecken för vissa specialtecken i kolumnrubriker.

I strukturerade referenser har vissa tecken, t.ex. vänster och höger parentes, pundtecken (#) och enkelt citationstecken (') en speciell betydelse. Om något av dessa tecken ingår i en kolumnrubrik måste ett enkelt citationstecken användas före tecknet i en kolumnspecifikation.

För kolumnhuvudet "Item #" är specifikationen till exempel [Item '#].

5. Använd mellanslag för att göra strukturerade referenser mer lättlästa.

För att förbättra läsbarheten i dina tabellreferenser kan du sätta in mellanslag mellan specifikationerna. Normalt anses det vara bra att använda mellanslag efter kommatecken. Till exempel:

=MÅLVÄRDEN(Regioner[Syd], Regioner[Väst], Regioner[Nord])

Referenser till Excel-tabeller - exempel på formler

För att få en bättre förståelse för strukturerade referenser i Excel ska vi gå igenom ytterligare några exempel på formler. Vi ska försöka hålla dem enkla, meningsfulla och användbara.

Hitta antalet rader och kolumner i en Excel-tabell

För att få fram det totala antalet kolumner och rader använder du funktionerna COLUMNS och ROWS, som endast kräver tabellens namn:

Om du till exempel vill hitta antalet kolumner och rader med uppgifter i den tabell som heter Försäljning , använd dessa formler:

=OLUMNS(Försäljning)

=ROWS(Försäljning)

För att inkludera rubrik och antal rader totalt i räkningen, använd specifikationen [#ALL]:

=ROWS(Försäljning[#All])

I skärmbilden nedan visas alla formlerna i praktiken:

Räkna blanketter och icke-blanketter i en kolumn

När du räknar något i en specifik kolumn ska du se till att resultatet visas utanför tabellen, annars kan du få cirkulära referenser och felaktiga resultat.

Om du vill räkna tomma celler i en kolumn använder du funktionen COUNTBLANK. Om du vill räkna celler utan tomma celler i en kolumn använder du funktionen COUNTA.

Om du till exempel vill ta reda på hur många celler i en Jan kolumnerna är tomma och hur många som innehåller data, använd dessa formler:

Blanks:

=COUNTBLANK(Försäljning[Jan])

Ej blanketter:

=COUNTA(Försäljning[Jan])

För att räkna icke-blinda celler i synliga rader i en filtrerad tabell använder du funktionen SUBTOTAL med funktion_num till 103:

=SUBTOTAL(103,Försäljning[Jan])

Summa i en Excel-tabell

Det snabbaste sättet att summera siffror i en Excel-tabell är att aktivera alternativet Total Row. För att göra detta högerklickar du på en cell i tabellen, pekar på Tabell och klicka på Totalsumma rad Den totala raden kommer genast att visas i slutet av tabellen.

Ibland antar Excel att du bara vill summera den sista kolumnen och lämnar de andra cellerna i raden Total tomma. För att åtgärda detta markerar du en tom cell i raden Total, klickar på pilen som visas bredvid cellen och väljer sedan funktionen SUMMA i listan:

Detta kommer att infoga en SUBTOTAL-formel som summerar värden endast i synliga rader , utan att ta hänsyn till filtrerade rader:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Observera att denna formel endast fungerar i Totalt antal rader Om du försöker infoga den manuellt i en datarad skulle detta skapa en cirkulär referens och ge 0 som resultat. En SUM-formel med en strukturerad referens fungerar inte heller av samma anledning:

Så om du vill ha totalerna inuti bordet måste du antingen aktivera raden Total eller använda en referens för normalintervallet, till exempel:

=SUMMA(B2:B5)

Utanför bordet Om du vill använda SUM-formeln med en strukturerad referens fungerar den utmärkt:

=SUMMA(Försäljning[Jan])

Observera att till skillnad från SUBTOTAL lägger funktionen SUMMA ihop värdena i alla rader, både synliga och dolda.

Relativa och absoluta strukturerade referenser i Excel

Som standard beter sig strukturerade Excel-referenser på följande sätt:

• Flera kolumner referenser är absolut och ändras inte när formler kopieras.
• Enkel kolumn referenser är Relativ När de kopieras/klistras in via ett motsvarande kommando eller genvägar (Ctrl+C och Ctrl+V) ändras de inte.

När du behöver en kombination av relativa och absoluta tabellreferenser finns det inget sätt att kopiera formeln och hålla tabellreferenserna korrekta. Om du drar formeln ändras referenserna till enskilda kolumner och om du kopierar/klistrar in genvägar blir alla referenser statiska. Men det finns ett par enkla knep för att komma runt!

Absolut strukturerad referens till en enda kolumn

Om du vill göra en enkel kolumnreferens absolut, upprepar du kolumnnamnet för att formellt omvandla det till en intervallreferens.

Relativ kolumnreferens (standard)

tabell[kolumn]

Absolut kolumnreferens

tabell[[kolumn]:[kolumn]]

För att skapa en absolut referens för aktuell rad , föregå kolumnidentifieraren med symbolen @:

tabell[@[kolumn]:[kolumn]]

För att se hur relativa och absoluta bordsreferenser fungerar i praktiken kan du ta följande exempel.

Anta att du vill summera försäljningssiffrorna för en viss produkt under 3 månader. För detta skriver vi in namnet på målprodukten i en cell (F2 i vårt fall) och använder funktionen SUMIF för att få fram summan av Jan försäljning:

=SUMIF(Försäljning[Item], $F$2, Försäljning[Jan])

Problemet är att när vi drar formeln till höger för att beräkna totalerna för de andra två månaderna ändras [Item]-referensen och formeln går sönder:

För att åtgärda detta gör du referensen [Item] absolut, men behåller [Jan] relativ:

=SUMIF(Försäljning[[Artikel]:[Artikel]], $F$2, Försäljning[Jan])

Nu kan du dra den modifierade formeln till andra kolumner och det fungerar perfekt:

Relativ strukturerad referens till flera kolumner

I Excel-tabeller är strukturerade referenser till flera kolumner absoluta till sin natur och förblir oförändrade när de kopieras till andra celler.

Jag tycker att det här beteendet är mycket rimligt. Men om du behöver göra en strukturerad intervallreferens relativ, sätt varje kolumnspecifikation med tabellens namn och ta bort de yttre hakparenteserna, som visas nedan.

Absolut intervallreferens (standard)

table[[column1]:[column2]]

Referens för det relativa intervallet

tabell[kolumn1]:tabell[kolumn2]

För att hänvisa till aktuell rad i tabellen , använd @-symbolen:

[@kolumn1]:[@kolumn2]

Till exempel, nedanstående formel med en Absolut strukturerad referens. adderar siffrorna i den aktuella raden i Jan och Februari kolumner. När den kopieras till en annan kolumn kommer den fortfarande att summera Jan och Februari .

=SUM(Försäljning[@[Jan]:[Feb]])

Om du vill att referensen ska ändras baserat på en relativ position i kolumnen där formeln kopieras, gör du så här Relativ :

=SUM(Försäljning[@jan]:Försäljning[@feb])

Lägg märke till formelns omvandling i kolumn F (tabellnamnet har utelämnats eftersom formeln finns i tabellen):

Så gör du tabellreferenser i Excel. Om du vill titta närmare på de exempel som diskuteras i den här handledningen kan du ladda ner vår exempelarbetsbok Excel Structured Reference. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka.