In deze handleiding worden de grondbeginselen van gestructureerde verwijzingen in Excel uitgelegd en worden enkele trucs gegeven voor het gebruik ervan in reële formules.

Een van de nuttigste functies van Excel-tabellen zijn gestructureerde verwijzingen. Wanneer u net op een speciale syntaxis voor verwijzingen naar tabellen bent gestuit, kan het er saai en verwarrend uitzien, maar na wat experimenteren zult u zeker zien hoe nuttig en cool deze functie is.

Excel gestructureerde referentie

A gestructureerde referentie of tabelreferentie , is een speciale manier om naar tabellen en hun onderdelen te verwijzen die een combinatie van tabel- en kolomnamen gebruikt in plaats van celadressen.

Deze speciale syntaxis is nodig omdat Excel-tabellen (vs. reeksen) zeer krachtig en veerkrachtig zijn, en normale celverwijzingen niet dynamisch kunnen worden aangepast wanneer gegevens worden toegevoegd of verwijderd uit een tabel.

Om bijvoorbeeld de waarden in de cellen B2:B5 op te tellen, gebruikt u de functie SUM met een gebruikelijke bereikverwijzing:

=SUM(B2:B5)

Om de getallen in de kolom "Verkoop" van tabel 1 op te tellen, gebruikt u een gestructureerde verwijzing:

=SUM(Table1[Sales])

Belangrijkste kenmerken van gestructureerde verwijzingen

Vergeleken met standaard celverwijzingen hebben tabelverwijzingen een aantal geavanceerde eigenschappen.

Gemakkelijk gemaakt

Om gestructureerde verwijzingen aan uw formule toe te voegen, selecteert u gewoon de tabelcellen waarnaar u wilt verwijzen. Kennis van een speciale syntaxis is niet vereist.

Veerkrachtig en automatisch bijgewerkt

Wanneer u de naam van een kolom wijzigt, worden de referenties automatisch bijgewerkt met de nieuwe naam, en wordt een formule niet verbroken. Bovendien worden nieuwe rijen die u aan de tabel toevoegt onmiddellijk opgenomen in de bestaande referenties, en berekenen de formules de volledige reeks gegevens.

Welke manipulaties u ook uitvoert met uw Excel-tabellen, u hoeft zich geen zorgen te maken over het bijwerken van de gestructureerde verwijzingen.

Kan binnen en buiten een tafel worden gebruikt

Gestructureerde verwijzingen kunnen in formules zowel binnen als buiten een Excel-tabel worden gebruikt, wat het lokaliseren van tabellen in grote werkmappen vergemakkelijkt.

Automatisch aanvullen van formules (berekende kolommen)

Om in elke tabelrij dezelfde berekening uit te voeren, volstaat het een formule in te voeren in slechts één cel. Alle andere cellen in die kolom worden automatisch gevuld.

Een gestructureerde referentie maken in Excel

Het maken van een gestructureerde verwijzing in Excel is zeer eenvoudig en intuïtief.

Als u met een bereik werkt, converteert u dit eerst naar een Excel-tabel. Selecteer hiervoor alle gegevens en druk op Ctrl + T . Zie voor meer informatie Hoe maak ik een tabel in Excel?

Dit is wat u moet doen om een gestructureerde verwijzing te maken:

1. Begin zoals gewoonlijk een formule te typen, beginnend met het gelijkheidsteken (=).
2. Bij de eerste verwijzing selecteert u de overeenkomstige cel of celbereik in uw tabel. Excel pikt de kolomnaam of -namen op en maakt automatisch een passende gestructureerde verwijzing voor u aan.
3. Typ het afsluitende haakje en druk op Enter. Als de formule in de tabel is gemaakt, vult Excel automatisch de hele kolom met dezelfde formule.

Als voorbeeld tellen we de verkoopcijfers voor 3 maanden op in elke rij van onze voorbeeldtabel, genaamd Verkoop Hiervoor typen we =SUM( in E2, selecteren B2:D2, typen het haakje en drukken op Enter:

Daardoor wordt de hele kolom E automatisch gevuld met deze formule:

=SUM(Sales[@[Jan]:[Mar]])

Hoewel de formule hetzelfde is, worden de gegevens in elke rij afzonderlijk berekend. Om de interne werking te begrijpen, kunt u de syntax van de tabel raadplegen.

Als u een formule invoert buiten de tafel en die formule vereist slechts een bereik van cellen, een snellere manier om een gestructureerde verwijzing te maken is deze:

1. Na het openingshaakje begint u de tabelnaam te typen. Terwijl u de eerste letter typt, toont Excel alle overeenkomende namen. Indien nodig typt u nog een paar letters om de lijst te verkleinen.
2. Gebruik de pijltjestoetsen om de tabelnaam in de lijst te selecteren.
3. Dubbelklik op de geselecteerde naam of druk op de Tab-toets om deze toe te voegen aan uw formule.
4. Typ het afsluitende haakje en druk op Enter.

Bijvoorbeeld, om het grootste getal in onze voorbeeldtabel te vinden, beginnen we met het intypen van de MAX-formule, na het openingshaakje typen we "s", selecteren we de optie Verkoop tabel in de lijst, en druk op Tab of dubbelklik op de naam.

Het resultaat is deze formule:

=MAX(Sales)

Gestructureerde referentiesyntaxis

Zoals reeds gezegd, hoeft u de syntaxis van gestructureerde verwijzingen niet te kennen om ze in uw formules op te nemen, maar het helpt u wel te begrijpen wat elke formule eigenlijk doet.

Gewoonlijk wordt een gestructureerde verwijzing weergegeven door een tekenreeks die begint met een tabelnaam en eindigt met een kolommenspecificatie.

Laten we als voorbeeld de volgende formule uitwerken die de totalen optelt van de Zuid en Noord kolommen in de tabel met de naam Regio's :

De referentie omvat drie onderdelen:

1. Naam van de tafel
2. Item specificatie
3. Kolomspecificaties

Om te zien welke cellen daadwerkelijk worden berekend, selecteert u de formulecel en klikt u ergens in de formulebalk. Excel markeert de tabelcellen waarnaar wordt verwezen:

Naam van de tafel

De tabelnaam verwijst alleen naar de tabelgegevens zonder kopregel of totale rijen. Het kan een standaard tabelnaam zijn zoals Tabel 1 of een aangepaste naam zoals Regio's Voer de volgende stappen uit om uw tabel een aangepaste naam te geven.

Als uw formule zich in de tabel bevindt waarnaar zij verwijst, wordt de tabelnaam gewoonlijk weggelaten omdat deze impliciet is.

Kolomspecificatie

Kolomspecificatie verwijst naar de gegevens in de overeenkomstige kolom, zonder de koprij en de totale rij. Een kolomspecificatie wordt weergegeven door de kolomnaam tussen haakjes, bijvoorbeeld [Zuid].

Om naar meer dan één aaneengesloten kolom te verwijzen, gebruik je de bereikoperator zoals [[Zuiden]:[Oost]].

Item specificatie

Om naar specifieke delen van een tabel te verwijzen, kunt u een van de volgende specificaties gebruiken.

Merk op dat het pondsteken (#) wordt gebruikt bij alle itemspecificaties, behalve de huidige rij. Om te verwijzen naar de cellen in dezelfde rij waar u de formule invoert, gebruikt Excel het teken @ gevolgd door de kolomnaam.

Bijvoorbeeld, om getallen op te tellen in de Zuid en West kolommen van de huidige rij, gebruikt u deze formule:

=SUM(Regions[@South], Regions[@West])

Indien de kolomnamen spaties, leestekens of speciale tekens bevatten, verschijnt een extra set haakjes rond de kolomnaam:

=SUM(Regions[@[South sales]], Regions[@[West sales]])

Gestructureerde referentieoperatoren

Met de volgende operatoren kunt u verschillende specificaties combineren en uw gestructureerde verwijzingen nog flexibeler maken.

Bereik operator (dubbele punt)

Net als bij normale bereikverwijzingen gebruikt u een dubbele punt (:) om te verwijzen naar twee of meer aangrenzende kolommen in een tabel.

De onderstaande formule telt bijvoorbeeld de getallen in alle kolommen op tussen Zuid en Oost .

=SUM(Regio's[[Zuiden]:[Oosten]])

Unie operator (komma)

Om naar niet-aangrenzende kolommen te verwijzen, scheidt u de kolommenspecificaties met komma's.

Zo kunt u bijvoorbeeld de gegevensrijen in de Zuid en West kolommen.

=SUM(Regions[South], Regions[West])

Snijoperator (ruimte)

Het wordt gebruikt om te verwijzen naar een cel op het snijpunt van een specifieke rij en kolom.

Om bijvoorbeeld een waarde terug te geven op het snijpunt van de Totaal rij en West kolom, gebruik deze referentie:

=Regio's[#Totalen] Regio's[[#Alle],[West]]

Merk op dat de specificatie [#All] in dit geval vereist is omdat de kolom specificatie niet de totale rij omvat. Zonder deze specificatie zou de formule #NULL! opleveren.

Regels voor de syntaxis van tabelverwijzingen

Volg deze richtlijnen om gestructureerde verwijzingen handmatig te bewerken of te maken:

1. Zet specificaties tussen haakjes

Alle specificaties voor kolommen en speciale items moeten tussen [vierkante haken] staan.

Een specificatie die andere specificaties bevat, moet tussen buitenste haakjes staan. Bijvoorbeeld Regio's[[Zuiden]:[Oost]].

2. Scheid binnenspecificaties met komma's

Indien een specificatie twee of meer binnenspecificaties bevat, moeten die binnenspecificaties worden gescheiden door komma's.

Om bijvoorbeeld de kop van de Zuid kolom, type je een komma tussen [#Headers] en [South] en sluit je deze hele constructie in een extra set haakjes:

=Regio's[[#Koppen]],[Zuiden]]

3. Gebruik geen aanhalingstekens rond kolomkoppen

In tabelverwijzingen vereisen kolomkoppen geen aanhalingstekens, of het nu gaat om tekst, getallen of data.

4. Gebruik een enkel aanhalingsteken voor sommige speciale tekens in kolomkoppen

In gestructureerde verwijzingen hebben sommige tekens, zoals linker- en rechterhaakjes, het pondsteken (#) en het enkele aanhalingsteken (') een speciale betekenis. Indien een van de bovengenoemde tekens in een kolomkop is opgenomen, moet vóór dat teken in een kolomspecificatie een enkel aanhalingsteken worden gebruikt.

Bijvoorbeeld, voor de kolomkop "Item #" is de specificatie [Item '#].

5. Gebruik spaties om gestructureerde verwijzingen leesbaarder te maken

Om de leesbaarheid van uw tabelverwijzingen te verbeteren, kunt u spaties invoegen tussen de specificaties. Normaal gesproken wordt het als een goed gebruik beschouwd om spaties te gebruiken na komma's. Bijvoorbeeld:

=AVERAGE(Regions[South], Regions[West], Regions[North])

Excel tabelverwijzingen - formulevoorbeelden

Om meer inzicht te krijgen in gestructureerde verwijzingen in Excel, nemen we nog een paar formulevoorbeelden door. We zullen proberen ze eenvoudig, zinvol en nuttig te houden.

Vind het aantal rijen en kolommen in een Excel-tabel

Om het totale aantal kolommen en rijen te krijgen, gebruikt u de functies COLUMNS en ROWS, die alleen de tabelnaam nodig hebben:

Om bijvoorbeeld het aantal kolommen en gegevensrijen in de tabel genaamd Verkoop gebruik dan deze formules:

=COLUMNS(Sales)

=ROWS(Sales)

Om de kop en totaal aantal rijen in de telling, gebruik de specificatie [#ALL]:

=ROWS(Sales[#All])

De onderstaande schermafbeelding toont alle formules in actie:

Spaties en niet-spaties in een kolom tellen

Wanneer u iets telt in een specifieke kolom, zorg er dan voor dat u het resultaat buiten de tabel uitvoert, anders zou u kunnen eindigen met cirkelverwijzingen en verkeerde resultaten.

Om lege cellen in een kolom te tellen, gebruikt u de functie COUNTBLANK. Om niet lege cellen in een kolom te tellen, gebruikt u de functie COUNTA.

Bijvoorbeeld, om uit te vinden hoeveel cellen in de Jan kolom leeg zijn en hoeveel er gegevens bevatten, gebruik je deze formules:

Blanks:

=COUNTBLANK(Sales[Jan])

Niet-blanco's:

=COUNTA(Sales[Jan])

Om niet-blanke cellen te tellen in zichtbare rijen in een gefilterde tabel, de functie SUBTOTAL gebruiken met functie_num ingesteld op 103:

=SUBTOTAL(103,Sales[Jan])

Som in een Excel-tabel

De snelste manier om getallen in een Excel-tabel op te tellen is door de optie Rij totaal in te schakelen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een willekeurige cel in de tabel, wijs naar Tabel en klik Totalen Rij De totale rij verschijnt meteen aan het einde van de tabel.

Soms gaat Excel ervan uit dat u alleen de laatste kolom wilt optellen en laat andere cellen in de rij Totaal leeg. Om dit op te lossen, selecteert u een lege cel in de rij Totaal, klikt u op de pijl die naast de cel verschijnt en selecteert u vervolgens de functie SUM in de lijst:

Dit voegt een SUBTOTAL-formule in die alleen waarden optelt in zichtbare rijen en negeert uitgefilterde rijen:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Merk op dat deze formule alleen werkt in de Totale rij Als u het handmatig probeert in te voegen in een gegevensrij, zou dit een cirkelvormige verwijzing creëren en 0 als resultaat opleveren. Een SUM-formule met een gestructureerde verwijzing zal om dezelfde reden ook niet werken:

Dus, als je de totalen wilt binnen de tafel moet u ofwel de rij Totaal inschakelen of een referentie met een normaal bereik gebruiken, zoals:

=SUM(B2:B5)

Buiten de tafel werkt de SUM-formule met een gestructureerde verwijzing prima:

=SUM(Sales[Jan])

Merk op dat, in tegenstelling tot SUBTOTAL, de functie SUM de waarden in alle rijen optelt, zichtbaar en verborgen.

Relatieve en absolute gestructureerde verwijzingen in Excel

Standaard gedragen gestructureerde verwijzingen in Excel zich als volgt:

• Meervoudige kolom referenties zijn absoluut en veranderen niet wanneer formules worden gekopieerd.
• Enkele kolom referenties zijn relatief Wanneer ze gekopieerd/geplakt worden via een overeenkomstig commando of sneltoetsen (Ctrl+C en Ctrl+V), veranderen ze niet.

In situaties waarin u een combinatie van relatieve en absolute tabelverwijzingen nodig hebt, is er geen manier om de formule te kopiëren en de tabelverwijzingen correct te houden. Door de formule te slepen veranderen de verwijzingen in enkele kolommen, en door snelkoppelingen te kopiëren/plakken worden alle verwijzingen statisch. Maar er zijn een paar eenvoudige trucs om dit te omzeilen!

Absolute gestructureerde verwijzing naar één kolom

Om een enkele kolomverwijzing absoluut te maken, herhaalt u de kolomnaam om er formeel een bereikverwijzing van te maken.

Relatieve kolomverwijzing (standaard)

tabel[kolom]

Absolute kolomverwijzing

tabel[[kolom]]:[kolom]]

Om een absolute referentie te maken voor de huidige rij , de kolomidentificatie voorafgegaan door het symbool @:

tabel[@[kolom]:[kolom]]

Om te zien hoe relatieve en absolute tabelverwijzingen in de praktijk werken, kunt u het volgende voorbeeld bekijken.

Stel dat u de verkoopcijfers van een bepaald product voor 3 maanden wilt optellen. Daarvoor voeren we de naam van het doelproduct in een cel in (F2 in ons geval) en gebruiken we de SUMIF-functie om het totaal te krijgen van Jan verkoop:

=SUMIF(Sales[Item], $F$2, Sales[Jan])

Het probleem is dat wanneer we de formule naar rechts slepen om de totalen voor de andere twee maanden te berekenen, de [Item] referentie verandert, en de formule breekt:

Om dit op te lossen maakt u de [Item] verwijzing absoluut, maar houdt u [Jan] relatief:

=SUMIF(Sales[[Item]:[Item]], $F$2, Sales[Jan])

Nu kunt u de gewijzigde formule naar andere kolommen slepen en het werkt perfect:

Relatieve gestructureerde verwijzing naar meerdere kolommen

In Excel-tabellen zijn gestructureerde verwijzingen naar verschillende kolommen naar hun aard absoluut en blijven zij ongewijzigd wanneer zij naar andere cellen worden gekopieerd.

Voor mij is dit gedrag heel redelijk. Maar als u een gestructureerde bereikverwijzing relatief moet maken, zet u voor elke kolomspecificatie de tabelnaam en verwijdert u de buitenste vierkante haken, zoals hieronder getoond.

Absolute bereikreferentie (standaard)

table[[column1]:[column2]]

Referentie relatief bereik

tabel[kolom1]:tabel[kolom2]

Om te verwijzen naar de huidige rij in de tabel gebruik dan het @ symbool:

[@column1]:[@column2]

Bijvoorbeeld de onderstaande formule met een absolute gestructureerde referentie telt de getallen in de huidige rij van de Jan en Feb kolommen. Indien gekopieerd naar een andere kolom, zal het nog steeds de som Jan en Feb .

=SUM(Sales[@[Jan]:[Feb]])

Als u wilt dat de verwijzing verandert op basis van een relatieve positie van de kolom waar de formule wordt gekopieerd, maak dan het relatief :

=SUM(Sales[@Jan]:Sales[@Feb])

Let op de formuleverandering in kolom F (de tabelnaam is weggelaten omdat de formule in de tabel staat):

Dat is hoe je tabelverwijzingen maakt in Excel. Om de voorbeelden die in deze tutorial worden besproken nader te bekijken, kun je gerust onze voorbeeldwerkmap naar Excel Gestructureerde Referentie downloaden. Ik dank je voor het lezen en hoop je volgende week op onze blog te zien.