Ten samouczek wyjaśnia podstawy strukturalnych odniesień w Excelu i dzieli się kilkoma sztuczkami na temat używania ich w rzeczywistych formułach.

Jedną z najbardziej przydatnych funkcji tabel Excela są odwołania strukturalne. Kiedy właśnie natknąłeś się na specjalną składnię odwołań do tabel, może to wyglądać na nudne i zagmatwane, ale po odrobinie eksperymentów z pewnością zobaczysz, jak przydatna i fajna jest ta funkcja.

Strukturalne odniesienie w programie Excel

A uporządkowane odniesienie lub odniesienie do tabeli , to specjalny sposób odwoływania się do tabel i ich części, który wykorzystuje kombinację nazw tabel i kolumn zamiast adresów komórek.

Ta specjalna składnia jest wymagana, ponieważ tabele programu Excel (vs. zakresy) są bardzo potężne i odporne, a normalne odwołania do komórek nie mogą dynamicznie dostosowywać się w miarę dodawania lub usuwania danych z tabeli.

Na przykład, aby zsumować wartości w komórkach B2:B5, używasz funkcji SUM ze zwykłym odwołaniem do zakresu:

=SUM(B2:B5)

Aby zsumować liczby w kolumnie "Sprzedaż" w tabeli1, używasz odwołania strukturalnego:

=SUM(Table1[Sales])

Kluczowe cechy referencji strukturalnych

W porównaniu ze standardowymi odwołaniami do komórek, odwołania do tabel posiadają szereg zaawansowanych funkcji.

Łatwość tworzenia

Aby dodać strukturalne odniesienia do formuły, wystarczy wybrać komórki tabeli, do których chcesz się odwołać. Znajomość specjalnej składni nie jest wymagana.

Odporny i automatycznie aktualizowany

Gdy zmieniasz nazwę kolumny, odniesienia są automatycznie aktualizowane o nową nazwę, a formuła nie ulega uszkodzeniu. Ponadto, gdy dodajesz nowe wiersze do tabeli, są one natychmiast uwzględniane w istniejących odniesieniach, a formuły obliczają pełny zestaw danych.

Tak więc, niezależnie od tego, jakie manipulacje wykonujesz z tabelami Excela, nie musisz się martwić o aktualizację strukturalnych odniesień.

Może być używany wewnątrz i na zewnątrz stołu

Odwołania strukturalne mogą być używane w formułach zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz tabeli programu Excel, co ułatwia lokalizację tabel w dużych skoroszytach.

Automatyczne wypełnianie formuły (kolumny obliczone)

Aby wykonać to samo obliczenie w każdym wierszu tabeli, wystarczy wprowadzić formułę tylko w jednej komórce. Wszystkie inne komórki w tej kolumnie są wypełniane automatycznie.

Jak utworzyć odwołanie strukturalne w programie Excel

Tworzenie strukturalnych odniesień w Excelu jest bardzo proste i intuicyjne.

Jeśli pracujesz z zakresem, najpierw przekonwertuj go na tabelę programu Excel. W tym celu wybierz wszystkie dane i naciśnij Ctrl + T . Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Jak utworzyć tabelę w programie Excel.

Aby utworzyć strukturalne odniesienie, oto co musisz zrobić:

1. Zacznij wpisywać formułę jak zwykle, zaczynając od znaku równości (=).
2. Jeśli chodzi o pierwsze odwołanie, wybierz odpowiednią komórkę lub zakres komórek w swojej tabeli. Excel wyłapie nazwę (nazwy) kolumny i automatycznie utworzy dla Ciebie odpowiednie odwołanie strukturalne.
3. Wpisz nawias zamykający i naciśnij Enter. Jeśli formuła jest tworzona wewnątrz tabeli, Excel automatycznie wypełnia całą kolumnę tą samą formułą.

Jako przykład zsumujmy liczby sprzedaży za 3 miesiące w każdym wierszu naszej przykładowej tabeli o nazwie Sprzedaż W tym celu wpisujemy =SUM( w E2, wybieramy B2:D2, wpisujemy nawias zamykający i naciskamy Enter:

W rezultacie cała kolumna E jest automatycznie wypełniana tą formułą:

=SUM(Sprzedaż[@[Jan]:[Mar]])

Chociaż formuła jest taka sama, dane są obliczane w każdym wierszu indywidualnie. Aby zrozumieć wewnętrzną mechanikę, spójrz na składnię odniesienia do tabeli.

Jeśli wprowadzasz formułę poza stołem , a ta formuła wymaga tylko zakresu komórek, szybszym sposobem na stworzenie strukturalnego odniesienia jest to:

1. Po nawiasie otwierającym zacznij wpisywać nazwę tabeli. W miarę wpisywania pierwszej litery Excel będzie pokazywał wszystkie pasujące nazwy. W razie potrzeby wpisz jeszcze kilka liter, aby zawęzić listę.
2. Użyj klawiszy strzałek, aby wybrać nazwę tabeli na liście.
3. Kliknij dwukrotnie wybraną nazwę lub naciśnij klawisz Tab, aby dodać ją do swojej formuły.
4. Wpisz nawias zamykający i naciśnij Enter.

Na przykład, aby znaleźć największą liczbę w naszej przykładowej tabeli, zaczynamy wpisywać formułę MAX, po nawiasie otwierającym wpisujemy "s", wybieramy Sprzedaż tabelę na liście i naciśnij Tab lub kliknij dwukrotnie na jej nazwę.

W rezultacie mamy taki oto wzór:

=MAX(Sprzedaż)

Strukturalna składnia odniesienia

Jak już wspomniano, nie musisz znać składni strukturalnych odniesień, aby włączyć je do swoich formuł, jednak pomoże ci to zrozumieć, co każda formuła faktycznie robi.

Zazwyczaj odwołanie strukturalne jest reprezentowane przez łańcuch, który zaczyna się od nazwy tabeli i kończy się specyfikatorem kolumny.

Jako przykład, rozbijmy następującą formułę, która sumuje sumy z Południowa oraz Północna kolumny w tabeli o nazwie Regiony :

Referencja obejmuje trzy elementy:

1. Nazwa tabeli
2. Specyfikator pozycji
3. Specyfikatory kolumn

Aby zobaczyć, jakie komórki są faktycznie obliczane, zaznacz komórkę formuły i kliknij w dowolnym miejscu na pasku formuły. Excel podświetli komórki tabeli, do których się odwołuje:

Nazwa tabeli

Nazwa tabeli odnosi się tylko do dane z tabeli Może to być domyślna nazwa tabeli, np. Tabela1. lub nazwę własną, np. Regiony Aby nadać nazwę własną tabeli, wykonaj następujące czynności.

Jeśli twoja formuła znajduje się wewnątrz tabeli, do której się odnosi, nazwa tabeli jest zwykle pomijana, ponieważ jest implikowana.

Specyfikator kolumny

Specyfikator kolumny odnosi się do danych w odpowiedniej kolumnie, bez wiersza nagłówkowego i całkowitego. Specyfikator kolumny jest reprezentowany przez nazwę kolumny ujętą w nawias, np.

Aby odnieść się do więcej niż jednej sąsiadującej kolumny, użyj operatora zakresu, jak [[South]:[East]].

Specyfikator pozycji

Aby odwołać się do konkretnych części tabeli, możesz użyć dowolnego z następujących specyfikatorów.

Zauważ, że znak funta (#) jest używany ze wszystkimi specyfikatorami pozycji, z wyjątkiem bieżącego wiersza. Aby odwołać się do komórek w tym samym wierszu, w którym wprowadzasz formułę, Excel używa znaku @, po którym następuje nazwa kolumny.

Na przykład, aby dodać liczby w Południowa oraz West kolumny bieżącego wiersza, użyłbyś tej formuły:

=SUMA(Regiony[@Południe], Regiony[@Zachód])

Jeśli nazwy kolumn zawierają spacje, znaki interpunkcyjne lub znaki specjalne, wokół nazwy kolumny pojawi się dodatkowy zestaw nawiasów:

=SUMA(Regiony[@[Sprzedaż południowa]], Regiony[@[Sprzedaż zachodnia]])

Operatory odniesień strukturalnych

Poniższe operatory pozwalają łączyć różne specyfikatory i dodawać jeszcze więcej elastyczności do swoich strukturalnych odniesień.

Operator zakresu (dwukropek)

Podobnie jak w przypadku zwykłych odwołań do zakresów, używasz dwukropka (:), aby odnieść się do dwóch lub więcej sąsiadujących kolumn w tabeli.

Na przykład, poniższa formuła sumuje liczby we wszystkich kolumnach pomiędzy Południowa oraz East .

=SUMA(Regiony[[Południe]:[Wschód]])

Operator unii (przecinek)

Aby odwołać się do kolumn nie sąsiadujących ze sobą, oddziel przecinkiem specyfikatory kolumn.

Na przykład, oto jak można zsumować wiersze danych w Południowa oraz West kolumny.

=SUMA(Regiony[Południe], Regiony[Zachód])

Operator przecięcia (przestrzeń)

Służy do odniesienia się do komórki na przecięciu określonego wiersza i kolumny.

Na przykład, aby zwrócić wartość w miejscu przecięcia Razem rząd i Zachód kolumny, skorzystaj z tego odnośnika:

=Regiony[#Totals] Regions[[#All],[West]]

Zauważ, że specyfikator [#All] jest wymagany w tym przypadku, ponieważ specyfikator kolumny nie obejmuje całkowitego wiersza. Bez niego formuła zwróciłaby #NULL!

Reguły składni odniesień do tabeli

Aby ręcznie edytować lub tworzyć odniesienia strukturalne, należy postępować zgodnie z poniższymi wskazówkami:

1) Ujmowanie specyfikatorów w nawiasy

Wszystkie specyfikatory kolumn i pozycji specjalnych muszą być ujęte w [nawiasy kwadratowe].

Specyfikator, który zawiera inne specyfikatory, powinien być zawinięty w zewnętrzne nawiasy. Na przykład, Regiony[[Południe]:[Wschód]].

2. oddzielenie wewnętrznych specyfikatorów przecinkami

Jeśli specyfikator zawiera dwa lub więcej specyfikatorów wewnętrznych, to te wewnętrzne specyfikatory muszą być oddzielone przecinkami.

Na przykład, aby zwrócić nagłówek Południowa kolumny, wpisujesz przecinek pomiędzy [#Headers] a [South] i całą tę konstrukcję zamykasz w dodatkowym zestawie nawiasów:

=Regiony[[#Headers],[South]]

3. nie używaj cudzysłowów wokół nagłówków kolumn

W odwołaniach do tabeli nagłówki kolumn nie wymagają cudzysłowów, niezależnie od tego, czy są to teksty, liczby czy daty.

4) Użycie pojedynczego cudzysłowu dla niektórych znaków specjalnych w nagłówkach kolumn

W odwołaniach strukturalnych niektóre znaki, takie jak lewy i prawy nawias, znak funta (#) i pojedynczy cudzysłów (') mają specjalne znaczenie. Jeśli któryś z powyższych znaków znajduje się w nagłówku kolumny, przed tym znakiem w specyfikatorze kolumny należy użyć pojedynczego cudzysłowu.

Na przykład, dla nagłówka kolumny "Pozycja #", specyfikatorem jest [Pozycja '#].

5. stosuj spacje, aby zwiększyć czytelność odniesień strukturalnych

Aby poprawić czytelność odwołań do tabel, możesz wstawić spacje pomiędzy specyfikatorami. Zwykle za dobrą praktykę uważa się stosowanie spacji po przecinkach. Na przykład:

=AVERAGE(Regions[South], Regions[West], Regions[North])

Odwołania do tabel w Excelu - przykłady formuł

Aby uzyskać więcej zrozumienia dla strukturalnych odniesień w Excelu, przejdźmy przez kilka kolejnych przykładów formuł. Postaramy się, aby były one proste, znaczące i użyteczne.

Znajdź liczbę wierszy i kolumn w tabeli programu Excel

Aby uzyskać całkowitą liczbę kolumn i wierszy, użyj funkcji COLUMNS i ROWS, które wymagają jedynie nazwy tabeli:

Na przykład, aby znaleźć liczbę kolumn i rzędy danych w tabeli o nazwie Sprzedaż , skorzystaj z tych wzorów:

=COLUMNS(Sales)

=ROWS(Sales)

Aby uwzględnić nagłówek oraz wiersze ogółem w liczeniu, użyj specyfikatora [#ALL]:

=ROWS(Sales[#All])

Poniższy zrzut ekranu pokazuje wszystkie formuły w działaniu:

Policz puste i niepuste miejsca w kolumnie

Podczas liczenia czegoś w określonej kolumnie, upewnij się, że wyprowadzasz wynik poza tabelę, w przeciwnym razie możesz skończyć z okrągłymi odniesieniami i błędnymi wynikami.

Aby policzyć puste komórki w kolumnie, należy użyć funkcji COUNTBLANK. Aby policzyć niepuste komórki w kolumnie, należy użyć funkcji COUNTA.

Na przykład, aby dowiedzieć się, ile komórek w Jan kolumny są puste i ile z nich zawiera dane, użyj tych formuł:

Blanki:

=COUNTBLANK(Sales[Jan])

Niewypały:

=COUNTA(Sales[Jan])

Aby policzyć komórki niebędące pustymi w widoczne rzędy w filtrowanej tabeli użyj funkcji SUBTOTAL z function_num ustawionym na 103:

=SUBTOTAL(103,Sprzedaż[Jan])

Suma w tabeli programu Excel

Najszybszym sposobem na zsumowanie liczb w tabeli Excela jest włączenie opcji Wiersz całkowity. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę w obrębie tabeli, wskazać na Tabela i kliknij Suma całkowita Wiersz Całkowity wiersz pojawi się od razu na końcu Twojej tabeli.

Czasami Excel może założyć, że chcesz zsumować tylko ostatnią kolumnę i pozostawia inne komórki w wierszu Suma puste. Aby to naprawić, wybierz pustą komórkę w wierszu Suma, kliknij strzałkę, która pojawi się obok komórki, a następnie wybierz funkcję SUM z listy:

Spowoduje to wstawienie formuły SUBTOTAL, która sumuje wartości tylko w widoczne rzędy , ignorując przefiltrowane wiersze:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Należy pamiętać, że ta formuła działa tylko w Wiersz ogółem Jeśli spróbujesz ręcznie wstawić go do wiersza danych, spowoduje to utworzenie okrągłego odniesienia i zwróci 0 jako wynik. Formuła SUM z odniesieniem strukturalnym również nie będzie działać z tego samego powodu:

Więc, jeśli chcesz mieć sumy wewnątrz tabeli , należy włączyć wiersz Total lub użyć odniesienia do zakresu normalnego, takiego jak:

=SUM(B2:B5)

Poza stołem , formuła SUM z odniesieniem strukturalnym działa po prostu dobrze:

=SUM(Sprzedaż[Jan])

Należy pamiętać, że w przeciwieństwie do SUBTOTAL, funkcja SUM sumuje wartości we wszystkich wierszach, widocznych i ukrytych.

Względne i bezwzględne odwołania strukturalne w programie Excel

Domyślnie odwołania strukturalne w Excelu zachowują się w następujący sposób:

• Kolumna wielokrotna odniesienia to absolutny i nie zmieniają się podczas kopiowania formuł.
• Pojedyncza kolumna odniesienia to relatywny W przypadku kopiowania/przyklejania za pomocą odpowiedniego polecenia lub skrótów klawiszowych (Ctrl+C i Ctrl+V) nie ulegają one zmianie.

W sytuacjach, gdy potrzebujesz kombinacji względnych i bezwzględnych odniesień do tabeli, nie ma sposobu na skopiowanie formuły i zachowanie poprawnych odniesień do tabeli. Przeciąganie formuły zmieni odniesienia do pojedynczych kolumn, a skróty kopiuj/wklej sprawią, że wszystkie odniesienia będą statyczne. Ale jest kilka prostych sztuczek, aby obejść ten problem!

Bezwzględne strukturalne odniesienie do pojedynczej kolumny

Aby uczynić odwołanie do pojedynczej kolumny bezwzględnym, powtórz nazwę kolumny, aby formalnie przekształcić ją w odwołanie do zakresu.

Względna referencja kolumny (domyślnie)

tabela[kolumna]

Bezwzględne odniesienie do kolumny

tabela[[kolumna]:[kolumna]]

Aby stworzyć absolutne odniesienie dla bieżący rząd , poprzedzić identyfikator kolumny symbolem @:

table[@[kolumna]:[kolumna]]

Aby zobaczyć, jak względne i bezwzględne odniesienia do tabeli działają w praktyce, rozważ następujący przykład.

Załóżmy, że chcemy zsumować liczby sprzedaży określonego produktu za 3 miesiące. W tym celu wpisujemy nazwę produktu docelowego w jakiejś komórce (w naszym przypadku F2) i za pomocą funkcji SUMIF otrzymujemy sumę Jan sprzedaż:

=SUMIF(Sprzedaż[Pozycja], $F$2, Sprzedaż[Jan])

Problem polega na tym, że kiedy przeciągamy formułę w prawo, aby obliczyć sumy dla pozostałych dwóch miesięcy, referencja [Item] zmienia się, a formuła się łamie:

Aby to naprawić, uczyń odniesienie [Item] absolutnym, ale zachowaj [Jan] względnym:

=SUMIF(Sales[[Item]:[Item]], $F$2, Sales[Jan])

Teraz możesz przeciągnąć zmodyfikowaną formułę do innych kolumn i działa idealnie:

Względny strukturalny odnośnik do wielu kolumn

W tabelach Excela strukturalne odwołania do kilku kolumn są z natury bezwzględne i pozostają niezmienione po skopiowaniu do innych komórek.

Dla mnie to zachowanie jest bardzo rozsądne. Ale jeśli musisz uczynić strukturalne odniesienie zakresu względnym, przedrostek każdego specyfikatora kolumny z nazwą tabeli i usuń zewnętrzne nawiasy kwadratowe, jak pokazano poniżej.

Absolutna referencja zakresu (domyślnie)

table[[column1]:[column2]]

Referencja zakresu względnego

tabela[kolumna1]:tabela[kolumna2]

Aby odnieść się do bieżący wiersz w tabeli , użyj symbolu @:

[@kolumna1]:[@kolumna2]

Na przykład, poniższy wzór z absolutne odniesienie strukturalne sumuje liczby w bieżącym wierszu programu Jan oraz Luty Po skopiowaniu do innej kolumny, nadal będzie sumować Jan oraz Luty .

=SUM(Sprzedaż[@[Jan]:[Feb]])

W przypadku, gdy chcesz, aby odniesienie zmieniało się w oparciu o względną pozycję kolumny, do której kopiowana jest formuła, zrób to relatywny :

=SUM(Sprzedaż[@Jan]:Sprzedaż[@Feb])

Proszę zauważyć przekształcenie formuły w kolumnie F (nazwa tabeli została pominięta, ponieważ formuła znajduje się wewnątrz tabeli):

Tak właśnie tworzy się odwołania do tabel w Excelu. Aby bliżej przyjrzeć się przykładom omawianym w tym poradniku, zapraszam do pobrania naszego przykładowego skoroszytu do Excel Structured Reference. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień.