Tässä opetusohjelmassa selitetään Excelin rakenteellisten viittausten perusteet ja kerrotaan joitakin niksejä niiden käyttämiseen todellisissa kaavoissa.

Yksi Excel-taulukoiden hyödyllisimmistä ominaisuuksista ovat rakenteelliset viittaukset. Kun olet juuri törmännyt taulukoiden viittaamiseen tarkoitettuun erityiseen syntaksiin, se saattaa vaikuttaa tylsältä ja hämmentävältä, mutta kun olet kokeillut sitä hieman, huomaat varmasti, miten hyödyllinen ja hieno ominaisuus tämä on.

Excel-rakenteinen viittaus

A jäsennelty viittaus , tai taulukkoviite on erityinen tapa viitata taulukoihin ja niiden osiin, jossa käytetään solujen osoitteiden sijasta taulukon ja sarakkeiden nimien yhdistelmää.

Tätä erityistä syntaksia tarvitaan, koska Excel-taulukot (vs. -alueet) ovat erittäin tehokkaita ja joustavia, eivätkä tavalliset soluviittaukset voi mukautua dynaamisesti, kun tietoja lisätään tai poistetaan taulukosta.

Jos haluat esimerkiksi laskea yhteen solujen B2:B5 arvot, käytät SUM-funktiota tavanomaisen alueviittauksen kanssa:

=SUM(B2:B5)

Taulukon1 sarakkeessa "Myynti" olevien lukujen yhteenlaskuun käytetään strukturoitua viittausta:

=SUM(Taulukko1[Myynti])

Strukturoitujen viitteiden keskeiset ominaisuudet

Tavallisiin soluviittauksiin verrattuna taulukkoviittauksissa on useita lisäominaisuuksia.

Helposti luotu

Jos haluat lisätä rakenteellisia viittauksia kaavaasi, valitse vain ne taulukon solut, joihin haluat viitata. Erityisen syntaksin osaamista ei tarvita.

Kestävä ja automaattisesti päivittyvä

Kun nimeät sarakkeen uudelleen, viittaukset päivittyvät automaattisesti uudella nimellä, eikä kaava katkea. Lisäksi kun lisäät taulukkoon uusia rivejä, ne sisällytetään välittömästi olemassa oleviin viittauksiin, ja kaavat laskevat kaikki tiedot.

Mitä tahansa muutoksia teetkin Excel-taulukoilla, sinun ei tarvitse huolehtia rakenteellisten viittausten päivittämisestä.

Voidaan käyttää pöydän sisällä ja ulkopuolella

Strukturoituja viittauksia voidaan käyttää kaavoissa sekä Excel-taulukon sisällä että sen ulkopuolella, mikä helpottaa taulukoiden paikantamista suurissa työkirjoissa.

Kaavan automaattinen täyttäminen (lasketut sarakkeet)

Jos haluat suorittaa saman laskutoimituksen jokaisella taulukkorivillä, riittää, että kirjoitat kaavan vain yhteen soluun. Kaikki muut kyseisen sarakkeen solut täytetään automaattisesti.

Miten luodaan jäsennelty viittaus Excelissä

Strukturoidun viittauksen tekeminen Excelissä on erittäin helppoa ja intuitiivista.

Jos työskentelet alueen kanssa, muunna se ensin Excel-taulukoksi. Valitse tätä varten kaikki tiedot ja paina Ctrl + T . Lisätietoja on kohdassa Taulukon luominen Excelissä.

Voit luoda jäsennellyn viittauksen seuraavasti:

1. Aloita kaavan kirjoittaminen tavalliseen tapaan yhtäläisyysmerkillä (=).
2. Kun on kyse ensimmäisestä viittauksesta, valitse taulukon vastaava solu tai solualue. Excel poimii sarakkeen nimen (nimet) ja luo sinulle automaattisesti sopivan rakenteisen viittauksen.
3. Kirjoita sulkeva sulku ja paina Enter. Jos kaava on luotu taulukon sisälle, Excel täyttää koko sarakkeen automaattisesti samalla kaavalla.

Lasketaan esimerkiksi yhteen kolmen kuukauden myyntiluvut esimerkkitaulukkomme jokaisella rivillä, jonka nimenä on Myynti Tätä varten kirjoitetaan =SUM( E2:een, valitaan B2:D2, kirjoitetaan sulkeutuva sulku ja painetaan Enter:

Tämän seurauksena koko sarake E täytetään automaattisesti tällä kaavalla:

=SUM(Myynti[@[tammikuu]:[maaliskuu]])

Vaikka kaava on sama, tiedot lasketaan jokaiselle riville erikseen. Jos haluat ymmärtää sisäisen mekaniikan, katso taulukon viitesyntaksia.

Jos syötät kaavan pöydän ulkopuolella , ja tämä kaava vaatii vain solualueen, nopeampi tapa tehdä rakenteinen viittaus on tämä:

1. Aloita taulukon nimen kirjoittaminen avaavan sulkeen jälkeen. Kun kirjoitat ensimmäisen kirjaimen, Excel näyttää kaikki vastaavat nimet. Kirjoita tarvittaessa pari kirjainta lisää supistaaksesi luetteloa.
2. Valitse taulukon nimi luettelosta nuolinäppäimillä.
3. Kaksoisnapsauta valittua nimeä tai paina Tab-näppäintä lisätäksesi sen kaavaan.
4. Kirjoita sulkeva sulku ja paina Enter.

Esimerkiksi löytääksemme suurimman luvun esimerkkitaulukossamme, aloitamme MAX-kaavan kirjoittamisen, kirjoitamme avaavan sulkeen jälkeen "s", valitsemme vaihtoehdon Myynti taulukko luettelossa ja paina Tab tai kaksoisnapsauta nimeä.

Tuloksena on tämä kaava:

=MAX(Myynti)

Strukturoitu viittaussyntaksi

Kuten jo mainittiin, sinun ei tarvitse tuntea rakenteellisten viittausten syntaksia sisällyttääksesi ne kaavoihisi, mutta se auttaa sinua ymmärtämään, mitä kukin kaava oikeastaan tekee.

Yleensä rakenteinen viittaus esitetään merkkijonona, joka alkaa taulukon nimellä ja päättyy sarakkeen määrittelyyn.

Esimerkkinä seuraavasta kaavasta, joka laskee yhteen seuraavat kokonaismäärät Etelä ja North sarakkeet taulukossa nimeltä Alueet :

Viite sisältää kolme osaa:

1. Taulukon nimi
2. Kohteen määrittelijä
3. Sarakkeen määrittelyt

Jos haluat nähdä, mitkä solut on todellisuudessa laskettu, valitse kaavasolu ja napsauta mitä tahansa kaavarivillä. Excel korostaa viitatut taulukon solut:

Taulukon nimi

Taulukon nimi viittaa vain taulukon tiedot , ilman otsikkoriviä tai kokonaisriviä. Se voi olla oletustaulukon nimi, kuten esim. Taulukko1 tai mukautettu nimi kuten Alueet Jos haluat antaa taulukolle mukautetun nimen, toimi seuraavasti.

Jos kaava sijaitsee taulukossa, johon se viittaa, taulukon nimi jätetään yleensä pois, koska se on epäsuora.

Sarakkeen määrittelijä

Sarakkeen määrittely viittaa vastaavassa sarakkeessa oleviin tietoihin ilman otsikkoriviä ja kokonaisriviä. Sarakkeen määrittelyä edustaa sarakkeen nimi suluissa, esim. [South].

Jos haluat viitata useampaan kuin yhteen vierekkäiseen sarakkeeseen, käytä vaihteluvälioperaattoria, kuten [[Etelä]:[Itä]].

Kohteen määrittelijä

Voit viitata taulukon tiettyihin osiin käyttämällä mitä tahansa seuraavista määritteistä.

Huomaa, että punta-merkkiä (#) käytetään kaikkien kohteen määritteiden kanssa, paitsi nykyisen rivin kanssa. Excel käyttää @-merkkiä, jota seuraa sarakkeen nimi, viitatakseen saman rivin soluihin, joihin kaava syötetään.

Jos haluat esimerkiksi lisätä numeroita Etelä ja West sarakkeet nykyisellä rivillä, käytät tätä kaavaa:

=SUM(Alueet[@Etelä], Alueet[@Länsi])

Jos sarakkeiden nimet sisältävät välilyöntejä, välimerkkejä tai erikoismerkkejä, sarakkeen nimen ympärille ilmestyy ylimääräinen sulkujen sarja:

=SUM(Alueet[@[Etelän myynti]], Alueet[@[Lännen myynti]])

Strukturoidut viiteoperaattorit

Seuraavien operaattoreiden avulla voit yhdistellä erilaisia määritteitä ja lisätä rakenteellisten viittausten joustavuutta.

Alueoperaattori (kaksoispiste)

Kuten tavallisissa alueviittauksissa, kaksoispisteen (:) avulla voit viitata kahteen tai useampaan vierekkäiseen sarakkeeseen taulukossa.

Esimerkiksi alla oleva kaava laskee yhteen kaikkien sarakkeiden numerot välillä Etelä ja Itä .

=SUM(Alueet[[Etelä]:[Itä]])

Union-operaattori (pilkku)

Jos haluat viitata muihin kuin vierekkäisiin sarakkeisiin, erota sarakkeen määritteet pilkuilla.

Esimerkiksi näin voit laskea yhteen datarivien summan seuraavassa muodossa Etelä ja West sarakkeet.

=SUM(Alueet[Etelä], Alueet[Länsi])

Risteysoperaattori (avaruus)

Sitä käytetään viittaamaan tietyn rivin ja sarakkeen leikkauspisteessä olevaan soluun.

Jos haluat esimerkiksi palauttaa arvon, joka on pisteen Yhteensä rivi ja West sarakkeessa, käytä tätä viitettä:

=Regions[#Totals] Regions[[#All],[West]]

Huomaa, että [#All]-merkintä tarvitaan tässä tapauksessa, koska sarakemääritys ei sisällä koko riviä. Ilman sitä kaava palauttaisi #NULL!.

Taulukkoviitteiden syntaksisäännöt

Jos haluat muokata tai tehdä jäsenneltyjä viittauksia manuaalisesti, noudata seuraavia ohjeita:

1. Sulje määritteet sulkuihin.

Kaikki sarake- ja erikoiskohdemääritteet on suljettava [hakasulkeisiin].

Määrite, joka sisältää muita määritteitä, on kiedottava ulkosulkeisiin. Esimerkiksi Alueet[[Etelä]:[Itä]].

2. Erottele sisäiset määritteet pilkuilla.

Jos määrite sisältää kaksi tai useampia sisäisiä määritteitä, ne on erotettava toisistaan pilkuilla.

Esimerkiksi, jos haluat palauttaa otsikon Etelä sarakkeessa kirjoitat pilkun [#Headers] ja [South] väliin ja suljet koko rakenteen sulkeisiin:

=Regions[[#Headers],[South]],[South]]

3. Älä käytä lainausmerkkejä sarakeotsikoiden ympärillä.

Taulukkoviittauksissa sarakeotsikot eivät vaadi lainausmerkkejä, olivatpa ne tekstiä, numeroita tai päivämääriä.

4. Käytä yksittäistä lainausmerkkiä joillekin erikoismerkeille sarakeotsikoissa.

Strukturoiduissa viitteissä joillakin merkeillä, kuten vasemmalla ja oikealla hakasulkeilla, punta-merkillä (#) ja yksinkertaisella lainausmerkillä ('), on erityinen merkitys. Jos jokin edellä mainituista merkeistä sisältyy sarakkeen otsikkoon, sarakkeen määrittelyssä on käytettävä yksinkertaista lainausmerkkiä ennen kyseistä merkkiä.

Esimerkiksi sarakeotsikon "Nimike #" määrittely on [Nimike '#].

5. Käytä välilyöntejä jäsentyneiden viittausten luettavuuden parantamiseksi.

Voit parantaa taulukkoviitteiden luettavuutta lisäämällä välilyöntejä määritteiden väliin. Tavallisesti pidetään hyvänä käytäntönä käyttää välilyöntejä pilkkujen jälkeen. Esimerkiksi:

=AVERAGE(Alueet[Etelä], Alueet[Länsi], Alueet[Pohjoinen])

Excel-taulukkoviittaukset - kaavaesimerkkejä

Jotta ymmärtäisit paremmin rakenteellisia viittauksia Excelissä, käydään läpi muutama kaavaesimerkki. Yritämme pitää ne yksinkertaisina, mielekkäinä ja hyödyllisinä.

Excel-taulukon rivien ja sarakkeiden määrän selvittäminen

Jos haluat saada sarakkeiden ja rivien kokonaismäärän, käytä COLUMNS- ja ROWS-funktioita, jotka vaativat vain taulukon nimen:

Esimerkiksi sarakkeiden lukumäärän selvittämiseksi ja tietorivit taulukossa nimeltä Myynti , käytä näitä kaavoja:

=COLUMNS(Myynti)

=ROWS(Myynti)

Sisällyttää otsikko ja rivejä yhteensä laskennassa, käytä [#ALL]-määritettä:

=ROWS(Myynti[#All])

Alla olevassa kuvakaappauksessa näkyvät kaikki kaavat toiminnassa:

Lasketaan tyhjät ja muut kuin tyhjät sarakkeessa olevat tyhjät kohdat.

Kun lasket jotakin tietyssä sarakkeessa, muista tulostaa tulos taulukon ulkopuolelle, sillä muuten saatat saada aikaan ympyräviittauksia ja vääriä tuloksia.

Jos haluat laskea tyhjät solut sarakkeessa, käytä COUNTBLANK-funktiota. Jos haluat laskea muut kuin tyhjät solut sarakkeessa, käytä COUNTA-funktiota.

Esimerkiksi, jos haluat selvittää, kuinka monta solua on Jan sarakkeet ovat tyhjiä ja kuinka moni sarake sisältää tietoja, käytä näitä kaavoja:

Aihiot:

=COUNTBLANK(Myynti[Jan])

Ei tyhjiä:

=COUNTA(Myynti[Jan])

Muiden kuin tyhjien solujen laskemiseksi näkyvät rivit suodatetussa taulukossa, käytä SUBTOTAL-funktiota, jonka function_num on 103:

=SUBTOTAL(103,Myynti[Jan])

Summa Excel-taulukossa

Nopein tapa laskea yhteen Excel-taulukon lukuja on ottaa käyttöön Total Row -vaihtoehto. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella mitä tahansa taulukon solua, osoittamalla kohtaan "Total Row". Taulukko ja napsauta Yhteensä Rivi Yhteenlaskettu rivi ilmestyy heti taulukon loppuun.

Joskus Excel saattaa olettaa, että haluat laskea yhteen vain viimeisen sarakkeen ja jättää muut solut Summa-rivillä tyhjiksi. Voit korjata tämän valitsemalla tyhjän solun Summa-rivillä, napsauttamalla solun vieressä näkyvää nuolta ja valitsemalla sitten luettelosta SUMMA-funktion:

Tämä lisää SUBTOTAL-kaavan, joka laskee yhteen arvot vain kohdassa näkyvät rivit , ottamatta huomioon suodatettuja rivejä:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Huomaa, että tämä kaava toimii vain Rivi yhteensä Jos yrität lisätä sen manuaalisesti tietoriville, tämä luo ympyräviittauksen ja palauttaa tulokseksi 0. SUM-kaava, jossa on rakenteinen viittaus, ei myöskään toimi samasta syystä:

Jos siis haluat kokonaissummat pöydän sisällä , sinun on joko otettava Total-rivi käyttöön tai käytettävä normaaliarvon viitearvoa, kuten:

=SUM(B2:B5)

Pöydän ulkopuolella , SUM-kaava, jossa on jäsennelty viittaus, toimii hienosti:

=SUM(Myynti[Jan])

Huomaa, että toisin kuin SUBTOTAL, SUM-funktio laskee yhteen kaikkien rivien arvot, näkyvien ja piilotettujen.

Suhteelliset ja absoluuttiset rakenteelliset viittaukset Excelissä

Excelin rakenteiset viittaukset käyttäytyvät oletusarvoisesti seuraavasti:

• Useita sarakkeita viittaukset ovat absoluuttinen ja ne eivät muutu, kun kaavoja kopioidaan.
• Yksi sarake viittaukset ovat relative ja muuttuvat, kun niitä vedetään sarakkeiden yli. Kun ne kopioidaan/liimataan vastaavalla komennolla tai pikanäppäimillä (Ctrl+C ja Ctrl+V), ne eivät muutu.

Tilanteissa, joissa tarvitaan suhteellisten ja absoluuttisten taulukkoviittausten yhdistelmää, ei ole mitään keinoa kopioida kaavaa ja pitää taulukkoviittaukset oikeina. Kaavan vetäminen muuttaa viittaukset yksittäisiin sarakkeisiin, ja kopiointi/liittäminen pikanäppäimillä muuttaa kaikki viittaukset staattisiksi. Mutta on olemassa pari yksinkertaista temppua, joiden avulla se voidaan kiertää!

Absoluuttinen rakenteellinen viittaus yksittäiseen sarakkeeseen

Jos haluat tehdä yksittäisen sarakeviittauksen absoluuttiseksi, toista sarakkeen nimi, jotta se muuttuu muodollisesti alueviittaukseksi.

Suhteellinen sarakeviittaus (oletus)

table[column]

Absoluuttinen sarakeviittaus

taulukko[[sarake]:[sarake]]

Ehdottoman viittauksen tekeminen nykyinen rivi , etuliite sarakkeen tunnisteeseen @-symbolilla:

table[@[sarake]:[sarake]]

Jos haluat nähdä, miten suhteelliset ja absoluuttiset taulukkoviittaukset toimivat käytännössä, katso seuraava esimerkki.

Oletetaan, että haluat laskea yhteen tietyn tuotteen myyntiluvut kolmen kuukauden ajalta. Tätä varten kirjoitamme kohdetuotteen nimen johonkin soluun (meidän tapauksessamme F2) ja käytämme SUMIF-funktiota saadaksemme yhteenlasketun summan. Jan myynti:

=SUMIF(Myynti[erä], $F$2, Myynti[tammikuu])

Ongelmana on, että kun kaavaa vedetään oikealle laskemaan kahden muun kuukauden summat, [Item]-viite muuttuu ja kaava katkeaa:

Voit korjata tämän tekemällä [Item]-viittauksesta absoluuttisen, mutta pitämällä [Jan]-viittauksen suhteellisena:

=SUMIF(Myynti[[Nimike]:[Nimike]], $F$2, Myynti[Jan])

Nyt voit vetää muutetun kaavan muihin sarakkeisiin, ja se toimii täydellisesti:

Suhteellinen rakenteellinen viittaus useisiin sarakkeisiin

Excel-taulukoissa useiden sarakkeiden rakenteelliset viittaukset ovat luonteeltaan absoluuttisia ja pysyvät muuttumattomina, kun ne kopioidaan muihin soluihin.

Minusta tämä käyttäytyminen on erittäin järkevää. Jos kuitenkin haluat tehdä rakenteisesta alueesta suhteellisen, aseta jokaisen sarakkeen määrittelyn eteen taulukon nimi ja poista ulommat hakasulkeet, kuten alla on esitetty.

Absoluuttisen alueen viitearvo (oletusarvo)

table[[column1]:[column2]]

Suhteellinen viitealue

table[column1]:table[column2]

Viittaus nykyinen rivi taulukon sisällä , käytä @-symbolia:

[@column1]:[@column2]

Esimerkiksi alla oleva kaava, jossa on absoluuttinen rakenteellinen viittaus laskee yhteen nykyisen rivin numerot. Jan ja Helmikuu Kun se kopioidaan toiseen sarakkeeseen, se on edelleen summaava. Jan ja Helmikuu .

=SUM(Myynti[@[tammikuu]:[helmikuu]])

Jos haluat, että viittaus muuttuu sen sarakkeen suhteellisen sijainnin perusteella, johon kaava on kopioitu, tee siitä relative :

=SUM(Myynti[@Jan]:Myynti[@Feb])

Huomaa kaavan muutos sarakkeessa F (taulukon nimi on jätetty pois, koska kaava on taulukon sisällä):

Näin teet taulukkoviittauksia Excelissä. Jos haluat tutustua tarkemmin tässä opetusohjelmassa käsiteltyihin esimerkkeihin, voit ladata esimerkkityökirjamme Excel Structured Reference. Kiitos lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla.