Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu một số cách sao chép công thức khác nhau trong Excel - cách sao chép công thức xuống một cột, tới tất cả các ô đã chọn, sao chép chính xác công thức mà không thay đổi tham chiếu ô hoặc định dạng và hơn.

Sao chép công thức trong Excel là một trong những tác vụ dễ dàng nhất thường được thực hiện bằng một cú nhấp chuột. Tôi nói "thường" bởi vì có thể có những trường hợp rất cụ thể yêu cầu các thủ thuật đặc biệt, chẳng hạn như sao chép một dải công thức mà không thay đổi tham chiếu ô hoặc nhập cùng một công thức vào nhiều ô không liền kề.

May mắn thay, Microsoft Excel cung cấp nhiều cách để thực hiện cùng một nhiệm vụ và điều đó đúng với việc sao chép công thức. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về các cách sao chép công thức khác nhau trong Excel để bạn có thể chọn cách phù hợp nhất cho công việc của mình.

Cách sao chép công thức xuống một cột

Microsoft Excel cung cấp một cách thực sự nhanh chóng để sao chép công thức xuống một cột. Bạn chỉ cần làm như sau:

1. Nhập công thức vào ô trên cùng.
2. Chọn ô có công thức và di con trỏ chuột lên ô vuông nhỏ ở phía dưới bên phải- góc bên tay của ô, được gọi là Fill handle . Khi bạn thực hiện việc này, con trỏ sẽ chuyển thành một dấu thập đậm màu đen.
3. Giữ và kéo núm điều khiển điền xuống cột trên các ô mà bạn muốn sao chép công thức.

Theo cách tương tự, bạn có thể kéo công thức bạn đã có rất nhiều công thức với các tham chiếu ô tương đối trong trang tính Excel của mình và bạn cần nhanh chóng tạo một bản sao chính xác của các công thức đó nhưng bạn không cảm thấy mình có thể lấy đúng các tham chiếu, một trong những phương pháp sau có thể là: giải pháp.

Phương pháp 2. Sao chép công thức Excel mà không thay đổi tham chiếu qua Notepad

1. Vào chế độ xem công thức bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + ` hoặc bằng cách sử dụng bất kỳ phương pháp nào khác được mô tả trong Cách thức để hiển thị công thức trong Excel.
2. Chọn tất cả các ô có công thức bạn muốn sao chép hoặc di chuyển.
3. Nhấn Ctrl + C để sao chép công thức hoặc Ctrl + X để cắt chúng. Sử dụng phím tắt sau nếu bạn muốn di chuyển công thức đến vị trí mới.

   

4. Mở Notepad hoặc bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào khác và nhấn Ctrl + V để dán công thức vào đó. Sau đó nhấn Ctrl + A để chọn tất cả các công thức và Ctrl + C để sao chép chúng dưới dạng văn bản.
5. Trong trang tính Excel của bạn, hãy chọn ô phía trên bên trái nơi bạn muốn dán công thức rồi nhấn Ctrl + V .

Lưu ý:

• Bạn chỉ có thể dán các công thức vào cùng một trang tính nơi chứa các công thức ban đầu của bạn, trừ khi các tham chiếu bao gồm tên trang tính, nếu không công thức sẽ bị hỏng.
• Trang tính phải ở chế độ xem công thức . Để xác minh điều này, hãy chuyển đến nhóm Công thức > Kiểm tra công thức và kiểm tra xem nút Hiển thị công thức có được bật hay khôngbật.
• Sau khi dán công thức, nhấn Ctrl + ` để tắt chế độ xem công thức.

Phương pháp 3. Sao chép chính xác công thức bằng tính năng Tìm và Thay thế của Excel

Để sao chép một loạt các công thức Excel mà không thay đổi tham chiếu ô của chúng, bạn có thể sử dụng tính năng Tìm và thay thế của Excel theo cách sau.

1. Chọn các ô có công thức mà bạn muốn sao chép.
2. Trên tab Trang chủ , chuyển đến nhóm Chỉnh sửa và nhấp vào Tìm & Chọn > Thay thế… Hoặc, chỉ cần nhấn Ctrl + H , đây là phím tắt để khởi chạy Tìm & Hộp thoại Thay thế trong Excel.
3. Trong phần Tìm & Cửa sổ hộp thoại Replace , nhập dấu bằng (=) vào hộp Find what . Trong hộp Thay thế bằng , hãy nhập một số ký hiệu hoặc chuỗi ký tự không được sử dụng trong bất kỳ công thức nào của bạn, chẳng hạn như ', # hoặc \.

   Mục đích của bước này là để chuyển công thức thành chuỗi văn bản, điều này sẽ ngăn Excel thay đổi tham chiếu ô trong quá trình sao chép.

   Lưu ý. Không sử dụng dấu hoa thị (*) hoặc dấu chấm hỏi (?) để thay thế, vì đây là các ký tự đại diện trong Excel và việc sử dụng chúng sẽ khiến các bước sau khó khăn hơn.

4. Nhấp vào Thay thế tất cả và đóng hộp thoại Tìm và Thay thế . Tất cả các công thức trong phạm vi đã chọn sẽ chuyển thành chuỗi văn bản:

   

5. Bây giờ, bạn có thể chọn bất kỳ ô nào, nhấn Ctrl + C đểsao chép chúng, chọn ô trên cùng trong trang tính hiện tại nơi bạn muốn dán công thức và nhấn Ctrl + V . Vì Excel không diễn giải các công thức không có dấu bằng dưới dạng công thức nên chúng sẽ được sao chép chính xác mà không thay đổi tham chiếu.
6. Sử dụng Tìm & Thay thế một lần nữa để đảo ngược thay đổi. Chọn cả hai vùng, với công thức gốc và công thức đã sao chép (để chọn các vùng không liền kề, nhấn và giữ Ctrl ). Nhấn Ctrl + H để mở Tìm & Hộp thoại thay thế. Lần này, hãy nhập dấu gạch chéo ngược (\) (hoặc bất kỳ ký tự nào khác mà bạn đã sử dụng cho lần thay thế đầu tiên) trong hộp Find what và = trong hộp Replace with , rồi nhấp nút Thay thế tất cả . Xong!

Các phím tắt để sao chép công thức Excel sang các ô khác

1. Sao chép công thức xuống dưới

Ctrl + D - Sao chép công thức từ ô bên trên và điều chỉnh tham chiếu ô.

Ví dụ: nếu bạn có công thức trong ô A1 và bạn muốn để sao chép nó vào ô A2, hãy chọn A2 và nhấn Ctrl + D .

2. Sao chép công thức sang bên phải

Ctrl + R - Sao chép công thức từ ô sang bên trái và điều chỉnh tham chiếu ô.

Ví dụ: nếu bạn có một công thức trong ô A2 và bạn muốn sao chép nó vào ô B2, hãy chọn B2 và nhấn Ctrl + R.

Mẹo. Cả hai phím tắt trên cũng có thể được sử dụng để sao chép công thức vào nhiều ô. Bí quyết là chọn cả haiô nguồn và ô đích trước khi nhấn phím tắt. Ví dụ: nếu bạn muốn sao chép công thức từ A1 sang 9 hàng tiếp theo, hãy chọn ô A1:A10 rồi nhấn Ctrl + D .

3. Sao chép công thức xuống chính xác

Ctrl + ' - Sao chép công thức từ ô bên trên sang ô hiện được chọn chính xác và để ô ở chế độ chỉnh sửa.

Đây là một cách nhanh chóng để tạo một bản sao chính xác của công thức mà không thay đổi tham chiếu ô . Ví dụ: để sao chép công thức từ ô A1 sang ô A2 sao cho không có tham chiếu nào bị thay đổi, hãy chọn A2 và nhấn Ctrl + ' .

Lưu ý. Đừng nhầm lẫn phím tắt Ctrl + ' (Ctrl + dấu nháy đơn) sao chép chính xác công thức từ ô phía trên với Ctrl + ` (Ctrl + phím dấu huyền) kích hoạt chế độ hiển thị công thức trong Excel.

Chà, đây là tất cả những gì tôi phải nói về việc sao chép công thức trong Excel. Nếu bạn biết một số phương pháp khác để nhanh chóng di chuyển hoặc sao chép công thức trong trang tính Excel, vui lòng chia sẻ. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Nếu công thức bao gồm các tham chiếu ô tương đối (không có dấu $), chúng sẽ tự động thay đổi dựa trên vị trí tương đối của các hàng và cột. Vì vậy, sau khi sao chép công thức, hãy xác minh rằng các tham chiếu ô đã được điều chỉnh đúng cách và tạo ra kết quả mà bạn muốn. Nếu cần, hãy chuyển đổi giữa các tham chiếu tuyệt đối, tương đối và hỗn hợp bằng cách sử dụng phím F4.

Trong ví dụ trên, để đảm bảo công thức được sao chép chính xác, hãy chọn một số ô trong cột C, chẳng hạn như C4 và xem tham chiếu ô trong thanh công thức. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, công thức vẫn ổn - liên quan đến hàng 4, chính xác như vậy:

Cách sao chép công thức xuống mà không cần sao chép định dạng

Sao chép công thức xuống bằng cách kéo núm điều khiển điền không chỉ sao chép công thức mà còn cả định dạng của ô nguồn, chẳng hạn như phông chữ hoặc màu nền, ký hiệu tiền tệ, số vị trí thập phân được hiển thị, v.v. Trong hầu hết các trường hợp, điều này chỉ hoạt động tốt, nhưng đôi khi nó có thể làm rối các định dạng hiện có trong các ô nơi công thức đang được sao chép vào. Một ví dụ phổ biến là ghi đè tô bóng hàng thay thế như trong ảnh chụp màn hình sau.

Để ngăn việc ghi đè định dạng ô hiện có, hãy kéo núm điều khiển điền như minh họa ở trên, thả nó ra, nhấp vào nút Tùy chọn Tự động Điền menu thả xuống và chọn Điền không cần định dạng .

Sao chép công thức vào toàn bộ cột

Như bạn vừa thấy , núm điều khiển điền giúp sao chép công thức trong Excel thực sự dễ dàng. Nhưng nếu bạn cần sao chép một công thức xuống một trang tính mười trăm dòng thì sao? Kéo công thức qua hàng trăm hàng có vẻ không phải là một ý tưởng hay. May mắn thay, Microsoft Excel cũng cung cấp một số giải pháp nhanh chóng cho trường hợp này.

Nhấp đúp vào dấu cộng để điền vào toàn bộ cột

Để áp dụng công thức cho toàn bộ cột, hãy nhấp đúp vào nhấp vào dấu cộng thay vì kéo nó. Đối với những người đã bỏ qua phần đầu tiên của hướng dẫn này, hãy làm theo các bước chi tiết bên dưới.

Để sao chép công thức Excel sang toàn bộ cột, hãy làm như sau:

1. Nhập công thức của bạn ở ô trên cùng.
2. Đưa con trỏ vào góc dưới bên phải của ô có công thức, đợi cho đến khi nó chuyển thành dấu cộng rồi nhấp đúp vào dấu cộng.

Lưu ý. Nhấp đúp vào dấu cộng sẽ sao chép công thức cho đến khi có một số dữ liệu trong (các) cột liền kề. Ngay khi một hàng trống xuất hiện, quá trình tự động điền sẽ dừng lại. Vì vậy, nếu trang tính của bạn có bất kỳ khoảng trống nào, bạn sẽ phải lặp lại quy trình trên để sao chép công thức bên dưới một hàng trống hoặc kéo núm điều khiển điền như được giải thích trong các ví dụ trước:

Tạo bảng Excel để sao chép công thức vào tất cả các ô trong mộtcột tự động

Trong số các tính năng tuyệt vời khác của bảng Excel chẳng hạn như kiểu được xác định trước, sắp xếp, lọc và các hàng có dải, các cột được tính toán tự động là yếu tố làm cho bảng Excel trở thành một công cụ thực sự tuyệt vời để phân tích các nhóm dữ liệu có liên quan.

Bằng cách nhập công thức vào một ô trong cột của bảng (chỉ bất kỳ ô nào, không nhất thiết phải là ô trên cùng), bạn tạo một cột được tính toán và sao chép công thức của bạn ngay lập tức sang tất cả các ô khác trong cột đó . Không giống như núm điều khiển điền, các bảng Excel không gặp vấn đề gì khi sao chép công thức trên toàn bộ cột ngay cả khi bảng có một hoặc nhiều hàng trống:

Để chuyển đổi một dải ô vào một bảng Excel, chỉ cần chọn tất cả các ô và nhấn Ctrl + T . Nếu bạn thích cách trực quan hơn, hãy chọn phạm vi, chuyển đến tab Chèn > Bảng trên dải băng Excel và nhấp vào nút Bảng .

Mẹo. Nếu bạn không thực sự muốn có bảng Excel trong trang tính của mình, bạn có thể tạo bảng tạm thời để làm việc với các công thức dễ dàng hơn, sau đó bạn có thể chuyển đổi bảng trở lại phạm vi thông thường trong giây lát. Chỉ cần nhấp chuột phải vào bảng và chọn Bảng > Chuyển đổi thành Phạm vi trong menu ngữ cảnh.

Sao chép công thức vào các ô/dải ô không liền kề

Không cần phải nói rằng núm điều khiển điền là cách nhanh nhất để sao chép công thức trong Excel. Nhưng nếu bạn muốn sao chép công thức Excel của mình ở dạng không phảicác ô liền nhau hay ngoài cuối dữ liệu nguồn? Chỉ cần sử dụng bản sao tốt cũ & cách dán:

1. Nhấp vào ô có công thức để chọn.
2. Nhấn Ctrl + C để sao chép công thức.
3. Chọn một ô hoặc một dải các ô mà bạn muốn dán công thức (để chọn các phạm vi không liền kề, nhấn và giữ phím Ctrl).
4. Nhấn Ctrl + V để dán công thức.
5. Nhấn Enter để hoàn thành dán công thức.

Lưu ý. Phím tắt sao chép/dán sao chép công thức và định dạng. Để sao chép công thức mà không cần định dạng , hãy chọn tùy chọn Dán thích hợp trên ruy-băng hoặc trong menu chuột phải, như minh họa trong Sao chép công thức Excel mà không cần định dạng.

Nhập công thức vào nhiều ô bằng một lần nhấn phím (Ctrl + Enter)

Trong trường hợp bạn cần nhập cùng một công thức vào nhiều ô trên một trang tính, ô liền kề hoặc không liền kề, thì thao tác này có thể tiết kiệm thời gian.

1. Chọn tất cả các ô mà bạn muốn nhập công thức. Để chọn các ô không liền kề, hãy nhấn và giữ phím Ctrl.
2. Nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa.
3. Nhập công thức của bạn vào một ô và nhấn Ctrl + Enter thay vì Enter . Đó là nó! Công thức sẽ được sao chép vào tất cả các ô đã chọn và Excel sẽ điều chỉnh các tham chiếu ô tương đối cho phù hợp.

Mẹo. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để nhập bất kỳ dữ liệu nào, khôngchỉ là công thức, trong nhiều ô cùng một lúc. Một vài kỹ thuật khác được mô tả trong hướng dẫn sau: Cách nhập cùng một dữ liệu vào tất cả các ô đã chọn cùng một lúc.

Cách sao chép công thức Excel nhưng không định dạng

Như bạn đã biết , khi sao chép công thức xuống một cột trong Excel, bạn có thể sử dụng tùy chọn Điền không có định dạng cho phép bạn sao chép công thức nhưng giữ nguyên định dạng hiện có của các ô đích. Sao chép & Tính năng Dán thậm chí còn linh hoạt hơn đối với các tùy chọn dán.

1. Chọn bán có chứa công thức.
2. Sao chép ô đó bằng cách nhấn Ctrl + C . Ngoài ra, nhấp chuột phải vào ô và chọn Sao chép từ menu ngữ cảnh hoặc nhấp vào nút Sao chép trên tab Trang chủ > Bảng tạm .
3. Chọn tất cả các ô mà bạn muốn sao chép công thức.
4. Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và chọn Công thức trong Tùy chọn dán :

   

Để biết thêm tùy chọn dán, hãy nhấp vào mũi tên bên dưới nút Dán trên ruy-băng. Ví dụ: bạn có thể chọn Công thức & Định dạng số để chỉ dán công thức và định dạng số, chẳng hạn như định dạng phần trăm, định dạng tiền tệ, v.v.:

Mẹo. Nếu bạn không chắc tùy chọn dán nào phù hợp nhất với mình, hãy di chuột qua các biểu tượng khác nhau để xem bản xem trước của tùy chọn dán này hoặc tùy chọn dán kia.

Sao chépcông thức trong Excel mà không thay đổi tham chiếu

Các công thức Excel hiếm khi xuất hiện riêng lẻ trong một bảng tính. Trong hầu hết các trường hợp, bạn nhập công thức vào một ô, rồi sao chép công thức đó sang các ô khác trong cùng một cột hoặc hàng, để thực hiện phép tính tương tự trên một nhóm dữ liệu. Và nếu công thức của bạn chứa các tham chiếu ô tương đối (không có $), thì Excel sẽ tự động điều chỉnh chúng để mỗi công thức hoạt động trên dữ liệu trên hàng hoặc cột của chính nó. Hầu hết thời gian, đây chính xác là những gì bạn muốn. Ví dụ: nếu bạn có công thức =A1*2 trong ô B1 và ​​bạn sao chép công thức này sang ô B3, công thức sẽ thay đổi thành =A3*2 .

Nhưng nếu bạn muốn Excel sao chép chính xác công thức thì sao mà không thay đổi tham chiếu ô trong quá trình thực hiện? Tùy thuộc vào nhiệm vụ cụ thể của bạn, hãy chọn một trong các giải pháp sau.

Sao chép hoặc di chuyển một công thức mà không thay đổi tham chiếu ô

Nếu bạn chỉ cần sao chép hoặc di chuyển một công thức, hãy tạo một bản sao chính xác thật dễ dàng.

1. Chọn ô có công thức bạn muốn sao chép.
2. Chọn công thức trong thanh công thức bằng chuột và nhấn Ctrl + C để sao chép nó. Nếu bạn muốn di chuyển công thức, hãy nhấn Ctrl + X để cắt công thức.

   

3. Nhấn phím Esc để thoát khỏi thanh công thức.
4. Chọn ô đích và nhấn Ctl + V để dán công thức vào đó.

Ngoài ra, bạn có thể vào chế độ chỉnh sửa và sao chép công thức trongô dưới dạng văn bản:

1. Chọn ô có công thức.
2. Nhấn F2 (hoặc nhấp đúp vào ô) để vào chế độ chỉnh sửa.
3. Chọn ô công thức trong ô bằng chuột và nhấn Ctrl + C để sao chép.

   

4. Chọn ô đích và nhấn Ctl+V . Thao tác này sẽ dán chính xác công thức mà không làm thay đổi tham chiếu ô vì công thức đã được sao chép dưới dạng văn bản.

Mẹo. Để sao chép nhanh công thức từ ô bên trên mà không thay đổi tham chiếu, hãy chọn ô mà bạn muốn dán công thức và nhấn Ctrl + ' .

Sao chép một dải công thức mà không thay đổi ô tham chiếu

Để di chuyển hoặc sao chép một dải công thức Excel sao cho không có tham chiếu ô nào bị thay đổi, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau.

Phương pháp 1. Sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối hoặc ô hỗn hợp

Nếu bạn cần tạo bản sao chính xác của công thức với tham chiếu ô tương đối (như A1), cách tốt nhất là thay đổi chúng thành tham chiếu tuyệt đối ( $A$1) để cố định tham chiếu đến một ô nhất định, sao cho ô đó vẫn ở trạng thái tĩnh bất kể công thức di chuyển đến đâu. Trong các trường hợp khác, bạn có thể cần sử dụng tham chiếu ô hỗn hợp ($A1 hoặc A$1) để khóa cột hoặc hàng. Không có nhiều ý nghĩa cho đến nay? Được rồi, hãy xem xét ví dụ sau.

Giả sử, bạn có một bảng tính giá trái cây bằng EUR dựa trên giá USD ở cột B và tỷ giá hối đoái ở cột B.ô C2:

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, công thức bao gồm một tham chiếu ô tuyệt đối ($C$2) để cố định tỷ giá hối đoái cho ô C2 và một tham chiếu ô tương đối đến ô B5 vì bạn muốn tham chiếu này điều chỉnh cho mỗi hàng. Và cách tiếp cận này hoạt động tốt miễn là các công thức vẫn còn trong cột C.

Nhưng hãy xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần, chẳng hạn như chuyển giá EUR từ cột C sang cột F. Nếu bạn sao chép các công thức trong theo cách thông thường bằng cách sao chép/dán các ô, công thức từ ô C5 (= B5 *$C$2) sẽ thay đổi thành = D5 *$C$2 khi dán vào ô F5, làm cho các phép tính của bạn đều sai!

Để khắc phục điều này, chỉ cần thay đổi tham chiếu tương đối (B5) thành tham chiếu hỗn hợp $B5 (cột tuyệt đối và hàng tương đối). Bằng cách đặt ký hiệu đô la ($) trước ký tự cột, bạn neo tham chiếu vào cột B, bất kể công thức di chuyển đến đâu.

Và bây giờ, nếu bạn sao chép hoặc di chuyển công thức từ cột D sang cột F hoặc bất kỳ cột nào khác, tham chiếu cột sẽ không thay đổi vì bạn đã khóa nó bằng ký hiệu đô la ($B5).

Khái niệm tham chiếu ô trong Excel có thể khó nắm bắt ngay từ đầu, nhưng hãy tin tôi, nó xứng đáng với thời gian và công sức của bạn vì nó sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn về lâu dài. Ví dụ: xem cách bạn có thể tính toán toàn bộ bảng bằng một công thức duy nhất bằng cách sử dụng các tham chiếu ô hỗn hợp.

Tuy nhiên, nếu