Imparate a cambiare rapidamente il colore dell'intera riga in base al valore di una singola cella nei vostri fogli di lavoro Excel. Suggerimenti ed esempi di formule per valori numerici e di testo.

La settimana scorsa abbiamo parlato di come cambiare il colore di sfondo di una cella in base al suo valore. In questo articolo imparerete come evidenziare intere righe in Excel in base al valore di una cella, oltre a trovare alcuni suggerimenti ed esempi di formule che funzionano con valori numerici e celle di testo.

Come cambiare il colore di una riga in base a un numero in una singola cella

Supponiamo di avere una tabella di ordini aziendali come questa:

È possibile che si vogliano ombreggiare le righe con colori diversi in base al valore della cella nel file Qtà. Per visualizzare gli ordini più importanti in un colpo d'occhio, è possibile utilizzare la formattazione condizionale di Excel.

1. Iniziare selezionando le celle di cui si desidera modificare il colore di sfondo.
2. Creare una nuova regola di formattazione facendo clic su Formattazione condizionale > Nuova regola... sul Casa scheda.
3. Nella sezione " Nuova regola di formattazione "Nella finestra di dialogo che si apre, scegliere l'opzione " Utilizzate una formula per determinare quali celle formattare " e inserire la seguente formula nel campo " Formatta i valori in cui questa formula è vera "per evidenziare gli ordini con Qtà superiore a 4:

   =$C2>4

   Naturalmente, è possibile utilizzare gli operatori meno di (<) e uguale a (=) per trovare ed evidenziare le righe che hanno una Qtà inferiore a 4 o uguale a 4:

   =$C2<4

   =$C2=4

   Prestate inoltre attenzione al segno del dollaro $ prima dell'indirizzo della cella: è necessario per mantenere la stessa lettera di colonna quando la formula viene copiata su tutta la riga. In realtà, è quello che fa il trucco e applica la formattazione all'intera riga in base a un valore in una determinata cella.

4. Fare clic sul pulsante " Formato... " e passare a Riempimento per scegliere il colore di sfondo. Se i colori predefiniti non sono sufficienti, fare clic sul pulsante " Altri colori... " per scegliere quello di proprio gradimento, quindi fare clic su OK due volte.

   È inoltre possibile utilizzare qualsiasi altra opzione di formattazione, come il colore dei caratteri o il bordo delle celle, nelle altre schede di Formattare le celle dialogo.

5. L'anteprima della regola di formattazione avrà un aspetto simile a questo:
6. Se il risultato è quello desiderato e se si è soddisfatti del colore, fare clic su OK per vedere la nuova formattazione in vigore.

   Ora, se il valore nel campo Qtà. è maggiore di 4, le intere righe della tabella Excel diventeranno blu.

Come si può vedere, cambiare il colore della riga in base a un numero in una singola cella è piuttosto facile in Excel. Più avanti, troverete altri esempi di formule e un paio di suggerimenti per scenari più complessi.

Come applicare più regole con la priorità necessaria

Nell'esempio precedente, è possibile evidenziare le righe con valori diversi nel file Qtà. Per esempio, è possibile aggiungere una regola per ombreggiare le righe con quantità pari o superiore a 10. In questo caso, utilizzare questa formula:

=$C2>9

Dopo aver creato la seconda regola di formattazione, impostare la priorità delle regole in modo che entrambe funzionino.

1. Sul Casa nella scheda Stili gruppo, fare clic su Formattazione condizionale > Gestire le regole... .
2. Scegliere " Questo foglio di lavoro " nella sezione " Mostra le regole di formattazione per "Se si vogliono gestire le regole che si applicano solo alla selezione corrente, scegliere " Selezione attuale ".
3. Selezionate la regola di formattazione che volete applicare per prima e spostatela in cima all'elenco usando le frecce. Il risultato dovrebbe essere simile a questo:

   Fare clic sul pulsante OK e le righe corrispondenti cambieranno immediatamente il loro colore di sfondo in base ai valori delle celle specificati in entrambe le formule.

Come modificare il colore di una riga in base al valore del testo in una cella

Nella nostra tabella di esempio, per facilitare il controllo degli ordini, è possibile ombreggiare le righe in base ai valori del campo Consegna in modo che:

• Se un ordine è "In scadenza tra X giorni", il colore di sfondo di queste righe diventa arancione;
• Se un articolo è "Consegnato", l'intera riga sarà colorata di verde;
• Se un ordine è "scaduto", la riga diventa rossa.

Naturalmente, il colore della riga cambia se lo stato dell'ordine viene aggiornato.

Mentre la formula del primo esempio potrebbe funzionare per "Consegnato" e "Scaduto"( =$E2="Consegnato" e =$E2="Scaduto" ), l'operazione risulta un po' più complicata per gli ordini "con scadenza...". Come vedete, diversi ordini hanno una scadenza di 1, 3, 5 o più giorni e la formula di cui sopra non funzionerà perché è pensata per una corrispondenza esatta.

In questo caso, è meglio utilizzare la funzione CERCA che funziona anche per le corrispondenze parziali:

=SEARCH("In scadenza", $E2)>0

Nella formula, E2 è l'indirizzo della cella su cui si vuole basare la formattazione, il segno del dollaro ($) è usato per bloccare la coordinata della colonna, e 0 significa che la formattazione sarà applicata se il testo specificato (" Da consegnare in " nel nostro caso) si trova in qualsiasi posizione della cella.

Creando tre regole di questo tipo seguendo i passi del primo esempio, si otterrà come risultato la tabella seguente:

Evidenzia la riga se la cella inizia con un testo specifico

Utilizzo 0 nella formula precedente significa che la riga sarà colorata indipendentemente dalla posizione del testo specificato nella cella chiave. Ad esempio, la colonna Consegna (F) può contenere il testo " Urgente, da consegnare entro 6 ore ", e anche questa riga verrà colorata.

Per cambiare il colore della riga quando la cella chiave inizia con un particolare valore, utilizzare =1 nella formula, ad es:

=SEARCH("Scadenza", $E2)=1

in questo caso, la riga verrà evidenziata solo se il testo specificato si trova nella prima posizione della cella.

Affinché questa regola di formattazione condizionale funzioni correttamente, assicuratevi che non ci siano spazi iniziali nella colonna chiave, altrimenti potreste scervellarvi per capire perché la formula non funziona :) Potete usare questo strumento gratuito per trovare e rimuovere gli spazi iniziali e finali nei vostri fogli di lavoro - Trim Spaces add-in for Excel.

Come modificare il colore di una cella in base al valore di un'altra cella

In realtà, si tratta semplicemente di una variante della modifica del colore di sfondo di una casella di riga, ma invece dell'intera tabella, si seleziona una colonna o un intervallo in cui si desidera modificare il colore delle celle e si utilizzano le formule descritte sopra.

Ad esempio, si possono creare tre regole di questo tipo per ombreggiare solo le celle della zona " Numero d'ordine " in base al valore di un'altra cella (valori nella colonna Consegna colonna).

Come modificare il colore della riga in base a diverse condizioni

Se si desidera ombreggiare le righe nel file stesso colore in base a diversi valori , invece di creare diverse regole di formattazione si possono usare le funzioni OR o AND per impostare diverse condizioni.

Ad esempio, possiamo colorare di rosso gli ordini con scadenza a 1 e 3 giorni e di giallo quelli con scadenza a 5 e 7 giorni. Le formule sono le seguenti:

=OR($F2="Scadenza tra 1 giorno", $F2="Scadenza tra 3 giorni")

=OR($F2="Scadenza tra 5 giorni", $F2="Scadenza tra 7 giorni")

E si può usare la funzione AND, ad esempio, per cambiare il colore di sfondo delle righe con Qtà. pari o superiore a 5 e pari o inferiore a 10:

=AND($D2>=5, $D2<=10)

Naturalmente, non si è limitati a utilizzare solo 2 condizioni in queste formule, ma si è liberi di usarne quante se ne vogliono. Ad esempio:

=OR($F2="Scadenza tra 1 giorno", $F2="Scadenza tra 3 giorni", $F2="Scadenza tra 5 giorni")

Suggerimento: ora che sapete come colorare le celle per differenziare i vari tipi di valori, potreste voler sapere quante celle sono evidenziate in un certo colore e calcolare la somma dei valori in quelle celle. La buona notizia è che potete automatizzare anche questo e troverete la soluzione in questo articolo: Come contare, sommare e filtrare le celle per colore in Excel.

Questi sono solo alcuni dei tanti modi possibili per zebrare i fogli di lavoro di Excel in base al valore di una cella, che risponderà alla variazione dei dati in quella cella. Se avete bisogno di qualcosa di diverso per il vostro set di dati, inviateci un commento e cercheremo di trovare una soluzione.