Lär dig hur du snabbt ändrar färgen på hela raden baserat på en enskild cells värde i dina Excel-arbetsblad. Tips och formelexempel för tal- och textvärden.

Förra veckan diskuterade vi hur du ändrar bakgrundsfärgen för en cell baserat på dess värde. I den här artikeln får du lära dig hur du markerar hela rader i Excel baserat på värdet i en cell, och du hittar också några tips och formelexempel som fungerar med numeriska och textcellsvärden.

Hur du ändrar en radfärg baserat på ett nummer i en enskild cell

Säg att du har en tabell med dina företagsorder som ser ut så här:

Du kanske vill skugga raderna i olika färger beroende på cellvärdet i Antal. Detta kan enkelt göras med hjälp av villkorlig formatering i Excel.

1. Börja med att välja de celler vars bakgrundsfärg du vill ändra.
2. Skapa en ny formateringsregel genom att klicka på Villkorlig formatering > Ny regel... på den Hem fliken.
3. I " Ny formateringsregel " som öppnas, välj alternativet " Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras " och ange följande formel i fältet " Formatera värden där denna formel är sann " för att markera beställningar med antal större än 4:

   =$C2>4

   Och naturligtvis kan du använda operatorerna mindre än (<) och lika med (=) för att hitta och markera rader som har Qty. mindre än 4 eller lika med 4:

   =$C2<4

   =$C2=4

   Var också uppmärksam på dollartecknet $ före cellens adress - det behövs för att kolumnbokstaven ska vara densamma när formeln kopieras över raden. Det är faktiskt den som gör tricket och tillämpar formatering på hela raden baserat på ett värde i en viss cell.

4. Klicka på " Format... " och växla till Fyll för att välja bakgrundsfärg. Om standardfärgerna inte räcker till klickar du på fliken " Fler färger... " för att välja den som passar dig och klicka sedan på OK två gånger.

   Du kan också använda andra formateringsalternativ, t.ex. teckensnittsfärg eller cellgränser på de andra flikarna i Formatera celler dialog.

5. Förhandsgranskningen av din formateringsregel kommer att se ut ungefär så här:
6. Om du vill ha det så här och är nöjd med färgen klickar du på OK för att se din nya formatering i kraft.

   Om värdet i Antal. är större än 4, blir alla rader i Excel-tabellen blå.

Som du kan se är det ganska enkelt att ändra radens färg baserat på ett tal i en enda cell i Excel. Längre fram hittar du fler formelexempel och ett par tips för mer komplexa scenarier.

Hur du tillämpar flera regler med den prioritet du behöver

I det föregående exemplet kanske du vill markera raderna med olika värden i Antal. Du kan t.ex. lägga till en regel för att skugga rader med kvantitet 10 eller större. I det här fallet använder du den här formeln:

=$C2>9

När den andra formateringsregeln har skapats ställer du in regelprioriteten så att båda reglerna fungerar.

1. På den Hem på fliken Stilar grupp, klicka på Villkorlig formatering > Hantera regler... .
2. Välj " Detta arbetsblad " i " Visa formateringsregler för ". Om du vill hantera de regler som endast gäller för det aktuella urvalet väljer du " Aktuellt urval ".
3. Välj den formateringsregel som du vill tillämpa först och flytta den till toppen av listan med hjälp av pilarna. Resultatet bör se ut så här:

   Klicka på OK så ändrar de motsvarande raderna omedelbart sin bakgrundsfärg baserat på de cellvärden som du har angett i båda formlerna.

Hur du ändrar en radfärg baserat på ett textvärde i en cell

I vår exempeltabell kan du, för att underlätta uppföljningen av beställningar, skugga raderna baserat på värdena i Leverans kolumnen, så att:

• Om en order är "Förfallodag inom X dagar" blir bakgrundsfärgen på sådana rader orange;
• Om ett objekt är "levererat" kommer hela raden att färgas grönt;
• Om en order är "förfallen" blir raden röd.

Färgen på raden ändras naturligtvis om orderstatusen uppdateras.

Formeln från det första exemplet kan fungera för "levererat" och "förfallet"( =$E2="Levererat" och =$E2="Förfallna fordringar" ), låter uppgiften lite knepigare för beställningar med "Förfallet i..." Som du ser är det olika beställningar som förfaller om 1, 3, 5 eller fler dagar och formeln ovan fungerar inte eftersom den är avsedd för exakt matchning.

I det här fallet är det bättre att använda funktionen SÖKNING som även fungerar för partiell matchning:

=SEARCH("Förfall i", $E2)>0

I formeln, E2 är adressen till den cell som du vill basera din formatering på, dollartecknet ($) används för att låsa kolumnkoordinaten och >0 innebär att formateringen tillämpas om den angivna texten (" Förfaller till betalning i " i vårt fall) finns på vilken plats som helst i cellen.

Skapa tre sådana regler enligt stegen i det första exemplet och du får resultatet i nedanstående tabell:

Markera raden om cellen börjar med en viss text

Användning av >0 i formeln ovan innebär att raden kommer att färgas oavsett var den angivna texten finns i nyckelcellen. Till exempel kan kolumnen Leverans (F) innehålla texten " Brådskande, ska lämnas in inom 6 timmar ", och även denna rad kommer att färgas.

Ändra radens färg när nyckelcellen börjar med ett visst värde, använd =1 i formeln, t.ex:

=SEARCH("Förfall i", $E2)=1

I det här fallet markeras raden endast om den angivna texten finns i den första positionen i cellen.

För att den här regeln för villkorlig formatering ska fungera korrekt måste du se till att det inte finns några ledande mellanslag i nyckelkolumnen, annars kan det hända att du får problem med att lista ut varför formeln inte fungerar :) Du kan använda det här kostnadsfria verktyget för att hitta och ta bort ledande och avslutande mellanslag i dina kalkylblad - Trim Spaces add-in för Excel.

Hur man ändrar en cells färg baserat på värdet i en annan cell

I själva verket är det här bara en variant av att ändra bakgrundsfärgen för en radfält. Men istället för hela tabellen väljer du en kolumn eller ett område där du vill ändra cellfärgen och använder de formler som beskrivs ovan.

Vi kan till exempel skapa tre sådana regler för att endast skugga cellerna i " Beställningsnummer " kolumnen baserat på ett annat cellvärde (värden i kolumnen Leverans kolumn).

Hur du ändrar radens färg baserat på flera villkor

Om du vill skugga raderna i samma färg baserat på flera värden Om du vill skapa flera formateringsregler kan du använda funktionerna OR eller AND för att ställa in flera villkor.

Vi kan till exempel färga beställningar som förfaller inom 1 och 3 dagar med rödaktig färg och beställningar som förfaller inom 5 och 7 dagar med gul färg. Formlerna är följande:

=OR($F2="Förfaller inom 1 dag", $F2="Förfaller inom 3 dagar")

=OR($F2="Förfaller inom 5 dagar", $F2="Förfaller inom 7 dagar")

Och du kan använda AND-funktionen för att till exempel ändra bakgrundsfärgen för rader med Antal. lika med eller större än 5 och lika med eller mindre än 10:

=AND($D2>=5, $D2<=10)

Naturligtvis är du inte begränsad till att använda endast två villkor i sådana formler, utan du kan använda så många som du behöver, till exempel:

=OR($F2="Förfall inom 1 dag", $F2="Förfall inom 3 dagar", $F2="Förfall inom 5 dagar")

Tips: Nu när du vet hur du kan färglägga celler för att skilja mellan olika typer av värden kanske du vill veta hur många celler som är markerade i en viss färg och beräkna summan av värdena i dessa celler. Den goda nyheten är att du kan automatisera även detta och du hittar lösningen i den här artikeln: Hur du räknar, summerar och filtrerar celler efter färg i Excel.

Det här är bara några av många möjliga sätt att zebraremsanera dina Excel-arbetsblad baserat på en cells värde som reagerar på ändringar av data i den cellen. Om du behöver något annat för din datamängd kan du skriva en kommentar till oss så försöker vi lösa det här.