První část našeho kurzu se zaměřuje na formátování dat v aplikaci Excel a vysvětluje, jak nastavit výchozí formáty data a času, jak změnit formát data v aplikaci Excel, jak vytvořit vlastní formátování data a jak převést data do jiné lokality.

Vedle čísel jsou data a časy nejčastějšími typy dat, které lidé v aplikaci Excel používají. Práce s nimi však může být poměrně matoucí, jednak proto, že stejné datum lze v aplikaci Excel zobrazit různými způsoby, a jednak proto, že aplikace Excel vždy interně ukládá data ve stejném formátu bez ohledu na to, jak jste datum v dané buňce naformátovali.

Znalost formátů data v Excelu trochu do hloubky vám může pomoci ušetřit spoustu času. A právě to je cílem našeho komplexního návodu na práci s daty v Excelu. V první části se zaměříme na následující funkce:

Formát data v aplikaci Excel

Než budete moci využívat výkonné funkce aplikace Excel pro práci s daty, musíte pochopit, jak aplikace Microsoft Excel ukládá data a časy, protože to je hlavním zdrojem nejasností. Ačkoli byste očekávali, že si aplikace Excel bude pamatovat den, měsíc a rok pro datum, není to tak...

Excel ukládá data jako pořadová čísla a pouze formátování buňky způsobí, že se číslo zobrazí jako datum, čas nebo datum a čas.

Data v aplikaci Excel

Všechna data jsou uložena jako celá čísla představuje počet dní od 1. ledna 1900, který je uložen jako číslo 1, do 31. prosince 9999, který je uložen jako 2958465.

V tomto systému:

• 2 je 2-leden-1900
• 3 je 3-leden-1900
• 42005 je 1.1.2015 (protože je to 42 005 dní po 1. lednu 1900).

Čas v aplikaci Excel

Časy jsou v aplikaci Excel uloženy jako desetinná čísla v rozmezí .0 až .99999, která představují část dne, kde .0 je 00:00:00 a .99999 je 23:59:59.

Například:

• 0.25 je 06:00
• 0,5 je 12:00
• 0.541655093 je 12:59:59 hod.

Data a časy v aplikaci Excel

Aplikace Excel ukládá data a časy jako desetinná čísla složená z celého čísla představujícího datum a desetinné části představující čas.

Například:

• 1.25 je 1. ledna 1900 6:00 hodin ráno
• 42005.5 je 1. ledna 2015 12:00 hod.

Jak převést datum na číslo v aplikaci Excel

Pokud chcete zjistit, jaké pořadové číslo představuje určité datum nebo čas zobrazený v buňce, můžete to provést dvěma způsoby.

1. Dialogové okno Formátovat buňky

Vyberte buňku s datem v aplikaci Excel, stiskněte klávesu Ctrl+1 a otevřete okno s datem. Formátování buněk a přepněte na Obecné tab.

Pokud chcete znát pouze pořadové číslo za datem, aniž byste museli datum převádět na číslo, zapište si číslo, které vidíte pod položkou. Ukázka a klikněte na Zrušit zavřete okno. Pokud chcete v buňce nahradit datum číslem, klikněte na tlačítko OK.

2. Funkce Excel DATEVALUE a TIMEVALUE

Pomocí funkce DATEVALUE() můžete převést datum v aplikaci Excel na pořadové číslo, např. =DATEVALUE("1/1/2015") .

Pomocí funkce TIMEVALUE() získáte desetinné číslo představující čas, např. =ČASOVÁ HODNOTA("6:30") .

Chcete-li znát datum i čas, spojte tyto dvě funkce následujícím způsobem:

=DATEVALUE("1/1/2015") & TIMEVALUE("6:00 AM")

Poznámka: Vzhledem k tomu, že pořadové číslo aplikace Excel začíná 1. ledna 1900 a záporná čísla nejsou rozpoznána, nejsou data před rokem 1900 v aplikaci Excel podporována.

Pokud takové datum zadáte do listu, například 31. 12. 1899, bude to spíše textová hodnota než datum, což znamená, že na počátečních datech nelze provádět obvyklou aritmetiku. Chcete-li se ujistit, můžete zadat vzorec =DATEVALUE("12/31/1899") v některé buňce a dostanete očekávaný výsledek - chybu #VALUE!.

Pokud pracujete s hodnotami data a času a chcete převést čas na desetinné číslo , podívejte se na vzorce popsané v tomto návodu: Jak převést čas na desetinné číslo v aplikaci Excel.

Výchozí formát data v aplikaci Excel

Při práci s daty v aplikaci Excel se krátké a dlouhé formáty dat načítají z regionálních nastavení systému Windows. Tyto výchozí formáty jsou označeny hvězdičkou (*) v poli "Datum". Formát buňky dialogové okno:

Výchozí formáty data a času v Formát buňky boxu změní, jakmile v Ovládacích panelech změníte nastavení data a času, čímž se dostáváme k další části.

Jak změnit výchozí formáty data a času v aplikaci Excel

Pokud chcete v počítači nastavit jiný výchozí formát data a/nebo času, například změnit formát data v USA na formát ve Velké Británii, přejděte do Ovládacích panelů a klikněte na možnost. Region a jazyk . Pokud se v Ovládacím panelu otevřete v zobrazení Kategorie, klikněte na tlačítko Hodiny, jazyk a region > Oblast a jazyk> Změna formátu data, času nebo čísla .

Na Formáty vyberte oblast v části Formát , a poté nastavte formátování data a času kliknutím na šipku vedle formátu, který chcete změnit, a výběrem požadovaného formátu z rozevíracího seznamu:

Tip: Pokud si nejste jisti, co různé kódy (např. mmm, ddd, yyy) znamenají, klikněte na " Co znamená tento zápis " pod odkazem Formáty data a času nebo se podívejte do části Vlastní formáty dat aplikace Excel v tomto návodu.

Pokud vám nevyhovuje žádný formát času a data, který je k dispozici v aplikaci Formáty klikněte na kartu Další nastavení v pravém dolním rohu okna Region a jazyk dialogové okno. Tím se otevře Přizpůsobení dialogové okno, ve kterém se přepnete na Datum a do příslušného pole zadejte vlastní krátký a/nebo dlouhý formát data.

Jak rychle použít výchozí formátování data a času v aplikaci Excel

Microsoft Excel má dva výchozí formáty pro data a časy - krátký a dlouhý, jak je vysvětleno v části Výchozí formát data v aplikaci Excel.

Chcete-li rychle změnit formát data v aplikaci Excel na výchozí formátování, postupujte takto:

• Vyberte data, která chcete formátovat.
• Na Home na kartě Číslo klikněte na malou šipku vedle Formát čísla a vyberte požadovaný formát - krátké datum, dlouhé datum nebo čas.

Pokud chcete mít více možností formátování data, vyberte možnost Další formáty čísel z rozevíracího seznamu nebo klikněte na Spouštěč dialogového okna vedle Číslo . Tím se otevře známý Formátování buněk a v něm můžete změnit formát data.

Tip. Pokud chcete rychle nastavit formát data v aplikaci Excel na. dd-mmm-yy , stiskněte klávesovou zkratku Ctrl+Shift+# . Mějte na paměti, že tato zkratka vždy použije klávesovou zkratku dd-mmm-yy jako 01-Jan-15, bez ohledu na nastavení regionu Windows.

Jak změnit formát data v aplikaci Excel

V aplikaci Microsoft Excel lze data zobrazovat různými způsoby. Pokud jde o změnu formátu data v dané buňce nebo rozsahu buněk, nejjednodušší je otevřít příkaz Formátování buněk a vyberte jeden z předdefinovaných formátů.

1. Vyberte data, jejichž formát chcete změnit, nebo prázdné buňky, do kterých chcete data vložit.
2. Stisknutím klávesy Ctrl+1 otevřete Formátování buněk Případně můžete kliknout pravým tlačítkem myši na vybrané buňky a vybrat možnost Formátování buněk... z kontextové nabídky.
3. V Formátování buněk přepněte na okno Číslo a vyberte možnost Datum v Kategorie seznam.
4. Pod Typ , zvolte požadovaný formát data. Jakmile tak učiníte, zobrazí se Ukázka se zobrazí náhled formátu s prvním datem ve vybraných datech.
5. Pokud vám náhled vyhovuje, klikněte na tlačítko OK uložit změnu formátu a zavřít okno.

Pokud se formát data v listu aplikace Excel nemění, je pravděpodobné, že jsou data formátována jako text a je nutné je nejprve převést na formát data.

Jak převést formát data do jiného locale

Jakmile máte soubor plný cizích dat, pravděpodobně byste je chtěli změnit na formát data používaný ve vaší části světa. Řekněme, že chcete převést americký formát data (měsíc/den/rok) na formát v evropském stylu (den/měsíc/rok).

Nejjednodušší způsob, jak změnit formát data v aplikaci Excel podle toho, jak se v jiném jazyce zobrazují data, je následující:

• Vyberte sloupec dat, který chcete převést do jiného jazyka.
• Stisknutím klávesy Ctrl+1 otevřete Formátování buněk
• V části Locale (umístění) vyberte požadovaný jazyk a kliknutím na tlačítko OK změnu uložte.

Pokud chcete, aby se data zobrazovala v jiném jazyce, musíte vytvořit vlastní formát data s kódem locale.

Vytvoření vlastního formátu data v aplikaci Excel

Pokud vám nevyhovuje žádný z předdefinovaných formátů dat aplikace Excel, můžete si vytvořit vlastní.

1. V listu aplikace Excel vyberte buňky, které chcete formátovat.
2. Stisknutím klávesy Ctrl+1 otevřete Formátování buněk dialog.
3. Na Číslo vyberte kartu Vlastní z Kategorie a zadejte požadovaný formát data do pole Typ box.
4. Kliknutím na tlačítko OK změny uložte.

Tip: Nejjednodušší způsob, jak v aplikaci Excel nastavit vlastní formát data, je začít od existujícího formátu, který je blízký požadovanému. To provedete kliknutím na tlačítko Datum v Kategorie a vyberte jeden z existujících formátů v části Typ . Poté klikněte na Vlastní a proveďte změny formátu zobrazeného v Typ box.

Při nastavování vlastní datum v Excelu, můžete použít následující kódy.

Při nastavování vlastní čas v Excelu, můžete použít následující kódy.

(pokud je vynecháno, použije se 24hodinový formát času) AM nebo PM

Nastavení datum a čas ve formátu, uveďte v kódu formátu jednotky data i času, např. m/d/rrrr h:mm AM/PM. Při použití " m " hned za " hh " nebo " h " nebo bezprostředně před "ss" nebo "s", Excel zobrazí. minuty , ne měsíc.

Při vytváření vlastního formátu data v aplikaci Excel můžete použít čárku (,) pomlčku (-), lomítko (/), dvojtečku (:) a další znaky.

Například stejné datum a čas, řekněme. 13. ledna 2015 13:03 , lze zobrazit různými způsoby:

Jak vytvořit vlastní formát data aplikace Excel pro jiné prostředí

Pokud chcete zobrazit data v jiném jazyce, musíte vytvořit vlastní formát a před datum předřadit odpovídající kód lokality. Kód lokality by měl být uzavřen v [hranatých závorkách] a předcházet mu znak dolaru ($) a pomlčka (-). Zde je několik příkladů:

• [$-409] - Čeština, Státy bez názvu
• [$-1009] - angličtina, Kanada
• [$-407] - němčina, Německo
• [$-807] - Němčina, Švýcarsko
• [$-804] - Bengálština, Indie
• [$-804] - čínština, Čína
• [$-404] - Čínština, Tchaj-wan

Úplný seznam kódů lokalit najdete na tomto blogu.

Takto například nastavíte vlastní formát data aplikace Excel pro čínské prostředí v okně rok-měsíc-den (den v týdnu) čas formát:

Následující obrázek ukazuje několik příkladů stejného data naformátovaného různými kódy místních jazyků způsobem tradičním pro příslušné jazyky:

Nefunkční formát data v aplikaci Excel - opravy a řešení

Aplikace Microsoft Excel obvykle rozumí datům velmi dobře a při práci s nimi pravděpodobně nenarazíte na žádnou překážku. Pokud se vám stane, že máte problém s formátem data v aplikaci Excel, podívejte se na následující tipy pro řešení problémů.

Buňka není dostatečně široká, aby se do ní vešlo celé datum.

Pokud se v listu aplikace Excel místo dat zobrazuje řada znaků libry (#####), je pravděpodobné, že vaše buňky nejsou dostatečně široké, aby se do nich vešla celá data.

Řešení . Dvojitým kliknutím na pravý okraj sloupce změníte jeho velikost tak, aby se automaticky přizpůsobil datům. Případně můžete přetažením pravého okraje nastavit požadovanou šířku sloupce.

Záporná čísla jsou formátována jako data

Hash marks (#####) se zobrazí také v případě, že buňka formátovaná jako datum nebo čas obsahuje zápornou hodnotu. Obvykle se jedná o výsledek vrácený nějakým vzorcem, ale může se to stát i tehdy, když do buňky zadáte zápornou hodnotu a poté tuto buňku naformátujete jako datum.

Pokud chcete zobrazit záporná čísla jako záporná data, máte k dispozici dvě možnosti:

Řešení 1. Přechod na systém dat 1904.

Přejít na Soubor > Možnosti > Pokročilé , přejděte dolů na Při výpočtu tohoto sešitu vyberte sekci Použití datového systému 1904 a klikněte na tlačítko OK .

V tomto systému je 0 1.1.1904, 1 je 2.1.1904 a -1 je zobrazeno jako záporné datum -2.1.1904.

Takové zobrazení je samozřejmě velmi neobvyklé a je třeba si na něj zvyknout, ale pokud chcete provádět výpočty s časnými daty, je to správná cesta.

Řešení 2. Použijte funkci TEXT aplikace Excel.

Dalším možným způsobem, jak v aplikaci Excel zobrazit záporná čísla jako záporné datumy, je použití funkce TEXT. Pokud například odečítáte C1 od B1 a hodnota v C1 je větší než v B1, můžete použít následující vzorec pro vypsání výsledku ve formátu data:

=TEXT(ABS(B1-C1),"-d-mmm-yyyy")

Možná budete chtít změnit zarovnání buněk na zarovnané vpravo a samozřejmě můžete ve vzorci TEXT použít jakékoli jiné vlastní formáty data.

Poznámka: Na rozdíl od předchozího řešení vrací funkce TEXT textovou hodnotu, proto nebudete moci výsledek použít v jiných výpočtech.

Data jsou do aplikace Excel importována jako textové hodnoty

Při importu dat do aplikace Excel ze souboru .csv nebo jiné externí databáze se data často importují jako textové hodnoty. Pro vás mohou vypadat jako normální data, ale aplikace Excel je vnímá jako text a podle toho s nimi zachází.

Řešení . "Textová data" můžete převést na formát data pomocí funkce DATEVALUE aplikace Excel nebo funkce Text do sloupců. Podrobné informace naleznete v následujícím článku: Jak převést text na datum v aplikaci Excel.

Tip: Pokud vám žádný z výše uvedených tipů nepomohl, zkuste odstranit veškeré formátování a poté nastavte požadovaný formát data.

Takto se v Excelu formátují data. V příští části našeho průvodce probereme různé způsoby, jak můžete do pracovních listů Excelu vkládat data a časy. Děkujeme za přečtení a příští týden na shledanou!