Prima parte a tutorialului nostru se concentrează pe formatarea datelor în Excel și explică cum să setați formatele implicite de dată și oră, cum să schimbați formatul datei în Excel, cum să creați formatarea personalizată a datei și cum să convertiți datele în altă locație.

Împreună cu numerele, datele și orele sunt cele mai frecvente tipuri de date utilizate în Excel. Cu toate acestea, este destul de dificil să lucrezi cu ele, în primul rând pentru că aceeași dată poate fi afișată în Excel în diferite moduri și, în al doilea rând, pentru că Excel stochează întotdeauna în mod intern datele în același format, indiferent de modul în care ați formatat o dată într-o anumită celulă.

Cunoașterea formatelor de date din Excel un pic mai în profunzime vă poate ajuta să economisiți o tonă de timp. Și acesta este exact scopul tutorialului nostru cuprinzător pentru lucrul cu datele în Excel. În prima parte, ne vom concentra pe următoarele caracteristici:

Formatul de dată Excel

Înainte de a putea profita de funcțiile puternice de date din Excel, trebuie să înțelegeți cum stochează Microsoft Excel datele și orele, deoarece aceasta este principala sursă de confuzie. Deși v-ați aștepta ca Excel să rețină ziua, luna și anul pentru o dată, nu așa funcționează...

Excel stochează datele ca numere secvențiale și doar formatarea unei celule face ca un număr să fie afișat ca dată, oră sau dată și oră.

Date în Excel

Toate datele sunt stocate ca numere întregi reprezentând numărul de zile de la 1 ianuarie 1900, care este memorat ca număr 1, până la 31 decembrie 9999, memorat ca 2958465.

În acest sistem:

• 2 este 2-Jan-1900
• 3 este 3-Jan-1900
• 42005 este 1-Ian-2015 (pentru că sunt 42.005 zile după 1 ianuarie 1900)

Timp în Excel

În Excel, orele sunt stocate sub formă de zecimale, între 0 și 99999, care reprezintă o proporție a zilei, unde 0 este 00:00:00 și 99999 este 23:59:59.

De exemplu:

• 0.25 este 06:00 AM
• 0.5 este 12:00 PM
• 0.541655093 este 12:59:59 PM

Date & Timpuri în Excel

Excel stochează datele și orele ca numere zecimale compuse dintr-un număr întreg reprezentând data și o porțiune zecimală reprezentând ora.

De exemplu:

• 1.25 este 1 ianuarie 1900, 6:00 AM
• 42005.5 este 1 ianuarie 2015 12:00 PM

Cum se convertește data în număr în Excel

Dacă doriți să aflați ce număr de serie reprezintă o anumită dată sau oră afișată într-o celulă, puteți face acest lucru în două moduri.

1. Caseta de dialog Format Cells

Selectați celula cu o dată în Excel, apăsați Ctrl+1 pentru a deschide fereastra Formatarea celulelor și treceți la fereastra General tab.

Dacă doriți doar să știți numărul de serie din spatele datei, fără a converti efectiv data în număr, notați numărul pe care îl vedeți sub Exemplu și faceți clic pe Anulează pentru a închide fereastra. Dacă doriți să înlocuiți data cu numărul dintr-o celulă, faceți clic pe OK.

2. Funcțiile Excel DATEVALUE și TIMEVALUE

Utilizați funcția DATEVALUE() pentru a converti o dată Excel într-un număr de serie, de exemplu =DATEVALUE("1/1/2015") .

Utilizați funcția TIMEVALUE() pentru a obține numărul zecimal care reprezintă ora, de exemplu =TIMEVALUE("6:30 AM") .

Pentru a cunoaște atât data, cât și ora, concatenați aceste două funcții în felul următor:

=DATEVALUE("1/1/2015") & TIMEVALUE("6:00 AM")

Notă: Deoarece numerele de serie ale Excel încep la 1 ianuarie 1900 și numerele negative nu sunt recunoscute, datele anterioare anului 1900 nu sunt acceptate în Excel.

Dacă introduceți o astfel de dată într-o foaie, de exemplu 31.12.1899, aceasta va fi o valoare de text și nu o dată, ceea ce înseamnă că nu puteți efectua aritmetica obișnuită a datei pe date timpurii. Pentru a vă asigura, puteți tasta formula =DATEVALUE("12/31/1899") într-o anumită celulă și veți obține un rezultat anticipat - eroarea #VALUE!

Dacă aveți de-a face cu valori de dată și oră și doriți să convertiți transformare din timp în număr zecimal , vă rugăm să consultați formulele descrise în acest tutorial: Cum să convertiți timpul în număr zecimal în Excel.

Formatul de dată implicit în Excel

Atunci când lucrați cu date în Excel, formatele de date scurte și lungi sunt preluate din setările regionale Windows. Aceste formate implicite sunt marcate cu un asterisc (*) în fereastra Format Cell fereastra de dialog:

Formatele implicite de dată și de oră din Format Cell caseta se schimbă de îndată ce modificați setările de dată și oră din Panoul de control, ceea ce ne conduce direct la următoarea secțiune.

Cum să schimbați formatele implicite de dată și oră în Excel

Dacă doriți să setați un format de dată și/sau de oră implicit diferit pe computerul dumneavoastră, de exemplu să schimbați formatul de dată din SUA în cel din Marea Britanie, accesați Panou de control și faceți clic pe Regiune și limbă . Dacă în panoul de control se deschide în vizualizarea Categorie, faceți clic pe Ceas, limbă și regiune > Regiune și limbă> Modificați formatul datei, al orei sau al numerelor .

Pe Formate selectați regiunea de sub Format , apoi setați formatarea datei și a orei făcând clic pe săgeata de lângă formatul pe care doriți să îl modificați și selectându-l pe cel dorit din lista derulantă:

Sfat. Dacă nu sunteți sigur de semnificația diferitelor coduri (cum ar fi mmm, ddd, yyy), faceți clic pe butonul " Ce înseamnă notația " din cadrul secțiunii Formatele de dată și oră sau consultați Formatele de date personalizate Excel din acest tutorial.

Dacă nu sunteți mulțumit de vreun format de oră și dată disponibil pe Formate fila, faceți clic pe butonul Setări suplimentare din partea dreaptă jos a ecranului Regiune și limbă Aceasta va deschide fereastra de dialog Personalizați în care treceți la Data și introduceți un format de dată scurt și/sau lung personalizat în caseta corespunzătoare.

Cum să aplicați rapid formatarea implicită a datei și orei în Excel

Microsoft Excel are două formate implicite pentru date și timp - scurt și lung, după cum se explică în Formatul implicit al datei în Excel.

Pentru a schimba rapid formatul datei în Excel la formatarea implicită, procedați după cum urmează:

• Selectați datele pe care doriți să le formatați.
• Pe Acasă în fila Număr faceți clic pe săgeata mică de lângă grupul Formatul numerelor și selectați formatul dorit - dată scurtă, dată lungă sau oră.

Dacă doriți mai multe opțiuni de formatare a datei, selectați fie Mai multe formate de numere din lista derulantă sau faceți clic pe butonul Lansator de casete de dialog alături de Număr Acest lucru va deschide o fereastră cunoscută Formatarea celulelor și puteți schimba formatul datei.

Sfat. Dacă doriți să setați rapid formatul datei în Excel pentru a dd-mmm-yy , apăsați Ctrl+Shift+# . Rețineți că această scurtătură aplică întotdeauna dd-mmm-yy cum ar fi 01-Jan-15, indiferent de setările Windows Region.

Cum se schimbă formatul datei în Excel

În Microsoft Excel, datele pot fi afișate într-o varietate de moduri. Când vine vorba de schimbarea formatului de dată a unei anumite celule sau a unui interval de celule, cel mai simplu mod este să deschideți fereastra de date Formatarea celulelor și alegeți unul dintre formatele predefinite.

1. Selectați datele al căror format doriți să îl modificați sau celulele goale în care doriți să inserați date.
2. Apăsați Ctrl+1 pentru a deschide fereastra Formatarea celulelor Alternativ, puteți face clic dreapta pe celulele selectate și să alegeți Formatați celulele... din meniul contextual.
3. În Formatarea celulelor treceți la fereastra Număr și selectați Data în Categoria lista.
4. Sub Tip , alegeți formatul de dată dorit. Odată ce ați făcut acest lucru, se va deschide fereastra Exemplu caseta va afișa previzualizarea formatului cu prima dată din datele selectate.
5. Dacă sunteți mulțumit de previzualizare, faceți clic pe butonul OK pentru a salva modificarea formatului și a închide fereastra.

Dacă formatul datei nu se schimbă în foaia Excel, cel mai probabil datele sunt formatate ca text și trebuie să le convertiți mai întâi în formatul de dată.

Cum să convertiți formatul de dată în altă locație

Odată ce aveți un fișier plin de date străine, cel mai probabil doriți să le schimbați în formatul de dată utilizat în partea dvs. de lume. Să spunem că doriți să convertiți un format de dată american (lună/zi/an) într-un format în stil european (zi/lună/an).

Cel mai simplu mod de a schimba formatul datei în Excel pe baza modului în care o altă limbă afișează datele este următorul:

• Selectați coloana de date pe care doriți să o convertiți în altă limbă.
• Apăsați Ctrl+1 pentru a deschide fereastra Formatarea celulelor
• Selectați limba dorită la Locale (locație) și faceți clic pe OK pentru a salva modificarea.

Dacă doriți ca datele să fie afișate într-o altă limbă, atunci va trebui să creați un format de dată personalizat cu un cod local.

Crearea unui format de dată personalizat în Excel

Dacă niciunul dintre formatele de date predefinite din Excel nu este potrivit pentru dumneavoastră, sunteți liber să vă creați propriul format.

1. Într-o foaie Excel, selectați celulele pe care doriți să le formatați.
2. Apăsați Ctrl+1 pentru a deschide fereastra Formatarea celulelor dialog.
3. Pe Număr fila, selectați Personalizat de la Categoria și introduceți formatul de dată dorit în caseta Tip cutie.
4. Faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

Sfat. Cel mai simplu mod de a seta un format de dată personalizat în Excel este să porniți de la un format existent apropiat de cel dorit. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Data în Categoria și selectați mai întâi unul dintre formatele existente sub Tip După aceea faceți clic pe Personalizat și efectuați modificări la formatul afișat în fereastra Tip cutie.

Atunci când se stabilește un dată personalizată în Excel, puteți utiliza următoarele coduri.

Atunci când se stabilește un timp personalizat în Excel, puteți utiliza următoarele coduri.

(dacă se omite, se folosește formatul de 24 de ore) AM sau PM

Pentru a configura data și ora includeți în codul de format atât data, cât și unitățile de timp, de exemplu: m/d/zi/aaaa h:mm AM/PM. Când utilizați " m " imediat după " hh " sau " h " sau imediat înainte de "ss" sau "s", Excel va afișa minute , nu o lună.

Atunci când creați un format de dată personalizat în Excel, puteți utiliza o virgulă (,) liniuță (-), bară oblică (/), două puncte (:) și alte caractere.

De exemplu, aceeași dată și oră, să zicem ianuarie 13, 2015 13:03 , pot fi afișate în diverse moduri:

Cum să creați un format de dată Excel personalizat pentru o altă locație

Dacă doriți să afișați datele într-o altă limbă, trebuie să creați un format personalizat și să prefixați o dată cu un cod local corespunzător. Codul local trebuie să fie inclus între [paranteze pătrate] și precedat de semnul dolarului ($) și o liniuță (-). Iată câteva exemple:

• [$-409] - Engleză, Statele fără titlu
• [$-1009] - Engleză, Canada
• [$-407] - Germană, Germania
• [$-807] - Germană, Elveția
• [$-804] - Bengaleză, India
• [$-804] - Chineză, China
• [$-404] - Chineză, Taiwan

Puteți găsi lista completă a codurilor locale pe acest blog.

De exemplu, acesta este modul în care se configurează un format de dată Excel personalizat pentru locația chineză în fișierul an-lună-zi (ziua săptămânii) oră format:

Imaginea următoare prezintă câteva exemple ale aceleiași date formatate cu diferite coduri locale în modul tradițional pentru limbile corespunzătoare:

Formatul de dată Excel nu funcționează - remedieri și soluții

De obicei, Microsoft Excel înțelege foarte bine datele și este puțin probabil să vă loviți de vreun blocaj atunci când lucrați cu ele. Dacă se întâmplă să aveți o problemă cu formatul de dată Excel, vă rugăm să consultați următoarele sfaturi de depanare.

O celulă nu este suficient de largă pentru a încadra o dată întreagă

Dacă în foaia de calcul Excel vedeți un număr de semne de lire sterline (#####) în loc de date, cel mai probabil celulele dvs. nu sunt suficient de largi pentru a încadra datele întregi.

Soluție Faceți dublu clic pe marginea dreaptă a coloanei pentru a o redimensiona pentru a se potrivi automat cu datele. Alternativ, puteți trage marginea dreaptă pentru a seta lățimea coloanei dorită.

Numerele negative sunt formatate ca date

Semnele de hașurare (#####) sunt, de asemenea, afișate atunci când o celulă formatată ca dată sau oră conține o valoare negativă. De obicei, este vorba de un rezultat returnat de o formulă, dar se poate întâmpla și atunci când introduceți o valoare negativă într-o celulă și apoi formatați acea celulă ca dată.

Dacă doriți să afișați numere negative ca date negative, aveți la dispoziție două opțiuni:

Soluția 1. Treceți la sistemul de date din 1904.

Mergeți la Fișier > Opțiuni > Avansat , derulați în jos până la La calcularea acestui registru de lucru selectați secțiunea Utilizați sistemul de date 1904 caseta de selectare, apoi faceți clic pe OK .

În acest sistem, 0 este 1-Ian-1904; 1 este 2-Ian-1904; iar -1 este afișat ca o dată negativă -2-Ian-1904.

Desigur, o astfel de reprezentare este foarte neobișnuită și necesită timp pentru a vă obișnui cu ea, dar aceasta este calea corectă de urmat dacă doriți să efectuați calcule cu date timpurii.

Soluția 2. Utilizați funcția Excel TEXT.

O altă modalitate posibilă de a afișa numere negative ca date negative în Excel este utilizarea funcției TEXT. De exemplu, dacă scădeți C1 din B1 și o valoare din C1 este mai mare decât cea din B1, puteți utiliza următoarea formulă pentru a afișa rezultatul în format de dată:

=TEXT(ABS(B1-C1),"-d-mmm-yyyy")

Este posibil să doriți să modificați alinierea celulei la dreapta justificată și, bineînțeles, puteți utiliza orice alt format de dată personalizat în formula TEXT.

Notă: Spre deosebire de soluția anterioară, funcția TEXT returnează o valoare text, motiv pentru care nu veți putea utiliza rezultatul în alte calcule.

Datele sunt importate în Excel ca valori text

Atunci când importați date în Excel dintr-un fișier .csv sau dintr-o altă bază de date externă, datele sunt adesea importate ca valori de text. Este posibil ca acestea să vă pară date normale, dar Excel le percepe ca fiind text și le tratează în consecință.

Soluție Puteți converti "datele text" în formatul de dată utilizând funcția DATEVALUE din Excel sau funcția Text to Columns. Pentru detalii complete, consultați următorul articol: Cum să convertiți textul în dată în Excel.

Sfat: Dacă niciunul dintre sfaturile de mai sus nu a funcționat pentru dvs., încercați să eliminați toate formatele și apoi să setați formatul de dată dorit.

Acesta este modul în care formatați datele în Excel. În următoarea parte a ghidului nostru, vom discuta despre diverse moduri în care puteți insera date și ore în foile de lucru Excel. Vă mulțumim pentru lectură și ne vedem săptămâna viitoare!