La primera parte de nuestro tutorial se centra en el formato de fechas en Excel y explica cómo establecer los formatos de fecha y hora predeterminados, cómo cambiar el formato de fecha en Excel, cómo crear formatos de fecha personalizados y convertir las fechas a otra configuración regional.

Junto con los números, las fechas y las horas son los tipos de datos más comunes que se utilizan en Excel. Sin embargo, puede resultar bastante confuso trabajar con ellos, en primer lugar, porque la misma fecha puede mostrarse en Excel de diversas formas y, en segundo lugar, porque Excel siempre almacena internamente las fechas en el mismo formato, independientemente de cómo se haya formateado una fecha en una celda determinada.

Conocer los formatos de fecha de Excel un poco en profundidad puede ayudarte a ahorrar una tonelada de tu tiempo. Y este es exactamente el objetivo de nuestro completo tutorial para trabajar con fechas en Excel. En la primera parte, nos centraremos en las siguientes características:

Formato de fecha en Excel

Antes de que puedas aprovechar las potentes funciones de fecha de Excel, tienes que entender cómo almacena Microsoft Excel las fechas y las horas, porque ésta es la principal fuente de confusión. Aunque esperarías que Excel recordara el día, el mes y el año de una fecha, no es así como funciona...

Excel almacena las fechas como números secuenciales y sólo el formato de una celda hace que un número se muestre como fecha, hora o fecha y hora.

Fechas en Excel

Todas las fechas se almacenan como números enteros que representa el número de días transcurridos desde el 1 de enero de 1900, que se almacena como número 1, hasta el 31 de diciembre de 9999 almacenado como 2958465.

En este sistema:

• 2 es 2-Ene-1900
• 3 es 3-Ene-1900
• 42005 es 1-Ene-2015 (porque son 42.005 días después del 1 de enero de 1900)

Tiempo en Excel

Las horas se almacenan en Excel como decimales, entre .0 y .99999, que representan una proporción del día donde .0 es 00:00:00 y .99999 es 23:59:59.

Por ejemplo:

• 0.25 es 06:00 AM
• 0.5 es 12:00 PM
• 0.541655093 es 12:59:59 PM

Fechas y horas en Excel

Excel almacena las fechas y horas como números decimales compuestos por un número entero que representa la fecha y una parte decimal que representa la hora.

Por ejemplo:

• 1.25 es el 1 de enero de 1900 6:00 AM
• 42005.5 es el 1 de enero de 2015 12:00 PM

Cómo convertir fecha a número en Excel

Si desea saber qué número de serie representa una determinada fecha u hora que aparece en una celda, puede hacerlo de dos formas.

1. Formato de celdas

Seleccione la celda con una fecha en Excel, pulse Ctrl+1 para abrir la ventana de diálogo Formatear celdas y cambiar a la ventana General ficha.

Si sólo quieres saber el número de serie que hay detrás de la fecha, sin convertir realmente la fecha en número, escribe el número que veas debajo de Muestra y haga clic en Cancelar para cerrar la ventana. Si desea sustituir la fecha por el número en una celda, haga clic en Aceptar.

2. Funciones DATEVALUE y TIMEVALUE de Excel

Utilice la función DATEVALUE() para convertir una fecha de Excel en un número de serie, por ejemplo =DATEVALUE("1/1/2015") .

Utilice la función TIMEVALUE() para obtener el número decimal que representa la hora, por ejemplo =TIMEVALUE("6:30 AM") .

Para conocer tanto la fecha como la hora, concatena estas dos funciones de la siguiente manera:

=DATEVALUE("1/1/2015") & TIMEVALUE("6:00 AM")

Nota. Dado que los números de serie de Excel comienzan el 1 de enero de 1900 y no se reconocen los números negativos, las fechas anteriores al año 1900 no son compatibles con Excel.

Si introduce una fecha de este tipo en una hoja, por ejemplo 31/12/1899, será un valor de texto en lugar de una fecha, lo que significa que no podrá realizar la aritmética de fechas habitual en fechas tempranas. Para asegurarse, puede escribir la fórmula =DATEVALUE("12/31/1899") en alguna celda, y obtendrá un resultado anticipado - el error #¡VALOR!

Si trabaja con valores de fecha y hora y desea convertir tiempo a número decimal Por favor, consulte las fórmulas descritas en este tutorial: Cómo convertir la hora en un número decimal en Excel.

Formato de fecha por defecto en Excel

Cuando se trabaja con fechas en Excel, los formatos de fecha abreviada y abreviada se obtienen de la configuración regional de Windows. Estos formatos predeterminados están marcados con un asterisco (*) en el campo Formato de celda ventana de diálogo:

Los formatos de fecha y hora por defecto en Formato de celda cambian en cuanto cambias la configuración de fecha y hora en el Panel de Control, lo que nos lleva directamente a la siguiente sección.

Cómo cambiar los formatos de fecha y hora por defecto en Excel

Si desea establecer en su ordenador un formato de fecha y/o de hora diferente del predeterminado, por ejemplo cambiar el formato de fecha de EE.UU. por el del Reino Unido, vaya al Panel de control y haga clic en Región y lengua . Si el panel de control se abre en la vista por categorías, haga clic en Reloj, idioma y región > Región e idioma> Cambiar el formato de la fecha, la hora o los números .

En el Formatos seleccione la región en Formato y, a continuación, establezca el formato de fecha y hora haciendo clic en una flecha situada junto al formato que desea cambiar y seleccionando el deseado en la lista desplegable:

Consejo: si no está seguro de lo que significan los distintos códigos (como mmm, ddd, aaa), haga clic en el botón " ¿Qué significa la notación "bajo el enlace Formatos de fecha y hora o consulte la sección Formatos de fecha personalizados de Excel en este tutorial.

Si no está satisfecho con alguno de los formatos de fecha y hora disponibles en el Formatos pulse el botón Ajustes adicionales en la parte inferior derecha de la pantalla Región y lengua Se abrirá el cuadro de diálogo Personalice en el que se cambia a la Fecha e introduzca un formato de fecha corto o largo personalizado en la casilla correspondiente.

Cómo aplicar rápidamente el formato predeterminado de fecha y hora en Excel

Microsoft Excel tiene dos formatos predeterminados para fechas y horas: corto y largo, como se explica en Formato de fecha predeterminado de Excel.

Para cambiar rápidamente el formato de fecha en Excel al formato por defecto, haga lo siguiente:

• Seleccione las fechas que desea formatear.
• En el Inicio en la pestaña Número haga clic en la flecha situada junto a la Formato numérico y seleccione el formato deseado: fecha corta, fecha larga u hora.

Si desea más opciones de formato de fecha, seleccione Más formatos numéricos de la lista desplegable o pulse el botón Lanzador de cuadros de diálogo junto a Número Se abrirá un familiar Formatear celdas y allí podrá cambiar el formato de la fecha.

Sugerencia: si desea ajustar rápidamente el formato de fecha en Excel a dd-mmm-aa Tenga en cuenta que este método abreviado siempre aplica la función dd-mmm-aa como 01-Ene-15, independientemente de la configuración regional de Windows.

Cómo cambiar el formato de fecha en Excel

En Microsoft Excel, las fechas pueden mostrarse de varias formas. Cuando se trata de cambiar el formato de fecha de una celda o rango de celdas determinado, la forma más sencilla es abrir la función Formatear celdas y elija uno de los formatos predefinidos.

1. Seleccione las fechas cuyo formato desee cambiar, o las celdas vacías en las que desee insertar fechas.
2. Pulse Ctrl+1 para abrir el Formatear celdas También puede hacer clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas y elegir Formatear celdas... del menú contextual.
3. En el Formatear celdas pase a la ventana Número y seleccione Fecha en el Categoría lista.
4. En Tipo Seleccione el formato de fecha que desee. Muestra mostrará la vista previa del formato con la primera fecha de los datos seleccionados.
5. Si está satisfecho con la vista previa, pulse el botón OK para guardar el cambio de formato y cerrar la ventana.

Si el formato de fecha no cambia en su hoja Excel, lo más probable es que sus fechas estén formateadas como texto y tenga que convertirlas primero al formato de fecha.

Cómo convertir el formato de fecha a otra configuración regional

Una vez que tengas un archivo lleno de fechas extranjeras, lo más probable es que quieras cambiarlas al formato de fecha utilizado en tu parte del mundo. Digamos que quieres convertir un formato de fecha americano (mes/día/año) a un formato de estilo europeo (día/mes/año).

La forma más sencilla de cambiar el formato de fecha en Excel en función de cómo se muestran las fechas en otro idioma es la siguiente:

• Seleccione la columna de fechas que desea convertir a otra configuración regional.
• Pulse Ctrl+1 para abrir el Formatear celdas
• Seleccione el idioma que desee en Locale (ubicación) y haga clic en OK para guardar el cambio.

Si desea que las fechas se muestren en otro idioma, tendrá que crear un formato de fecha personalizado con un código de configuración regional.

Crear un formato de fecha personalizado en Excel

Si no le conviene ninguno de los formatos de fecha predefinidos en Excel, puede crear el suyo propio.

1. En una hoja de Excel, seleccione las celdas a las que desea dar formato.
2. Pulse Ctrl+1 para abrir el Formatear celdas diálogo.
3. En el Número seleccione A medida del Categoría y escriba el formato de fecha que desee en el campo Tipo caja.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Sugerencia: la forma más sencilla de establecer un formato de fecha personalizado en Excel es partir de un formato existente que se aproxime al que desea. Para ello, haga clic en Fecha en el Categoría y seleccione uno de los formatos existentes en Tipo Después haga clic en A medida y realizar cambios en el formato mostrado en el Tipo caja.

Al configurar un fecha personalizada en Excel, puede utilizar los siguientes códigos.

Al configurar un tiempo personalizado en Excel, puede utilizar los siguientes códigos.

(si se omite, se utiliza el formato de 24 horas) AM o PM

Para configurar fecha y hora incluya las unidades de fecha y hora en el código de formato, por ejemplo, m/d/aaaa h:mm AM/PM. Si utiliza " m " inmediatamente después de " hh " o " h " o inmediatamente antes de "ss" o "s", Excel mostrará minutos no un mes.

Al crear un formato de fecha personalizado en Excel, puede utilizar una coma (,) guión (-), barra (/), dos puntos (:) y otros caracteres.

Por ejemplo, la misma fecha y hora, digamos 13 de enero de 2015 13:03 puede mostrarse de varias maneras:

Cómo crear un formato de fecha Excel personalizado para otra configuración regional

Si quieres mostrar fechas en otro idioma, tienes que crear un formato personalizado y anteponer a la fecha el código de configuración regional correspondiente. El código de configuración regional debe ir entre [corchetes] y precedido del signo del dólar ($) y un guión (-). Aquí tienes algunos ejemplos:

• [$-409] - Inglés, Estados sin título
• [$-1009] - Inglés, Canadá
• [$-407] - Alemán, Alemania
• [$-807] - Alemán, Suiza
• [$-804] - Bengalí, India
• [$-804] - Chino, China
• [$-404] - Chino, Taiwán

Puede consultar la lista completa de códigos de localización en este blog.

Por ejemplo, así es como se configura un formato de fecha personalizado de Excel para la configuración regional china en el archivo año-mes-día (día de la semana) hora formato:

La siguiente imagen muestra algunos ejemplos de la misma fecha formateada con diferentes códigos de localización de la manera tradicional para los idiomas correspondientes:

El formato de fecha de Excel no funciona - correcciones y soluciones

Por lo general, Microsoft Excel entiende muy bien las fechas y es poco probable que se encuentre con algún obstáculo al trabajar con ellas. Si por casualidad tiene un problema de formato de fecha en Excel, consulte los siguientes consejos para solucionar el problema.

Una celda no es lo suficientemente ancha para que quepa una fecha entera

Si en tu hoja de cálculo de Excel ves varios signos de almohadilla (#####) en lugar de fechas, lo más probable es que tus celdas no sean lo suficientemente anchas como para que quepan las fechas completas.

Solución Haga doble clic en el borde derecho de la columna para que se ajuste automáticamente a las fechas. También puede arrastrar el borde derecho para establecer el ancho de columna que desee.

Los números negativos se formatean como fechas

Las marcas de verificación (#####) también aparecen cuando una celda formateada como fecha u hora contiene un valor negativo. Normalmente se trata de un resultado devuelto por alguna fórmula, pero también puede ocurrir cuando se escribe un valor negativo en una celda y luego se formatea esa celda como fecha.

Si desea mostrar números negativos como fechas negativas, dispone de dos opciones:

Solución 1. Cambia al sistema de fechas de 1904.

Ir a Archivo > Opciones > Avanzado Desplácese hacia abajo hasta Al calcular este libro de trabajo seleccione la opción Utilizar el sistema de fechas de 1904 y haga clic en OK .

En este sistema, 0 es 1-Ene-1904; 1 es 2-Ene-1904; y -1 se muestra como fecha negativa -2-Ene-1904.

Por supuesto, esta representación es muy poco habitual y lleva tiempo acostumbrarse a ella, pero es la forma correcta de proceder si desea realizar cálculos con fechas tempranas.

Solución 2. Utilice la función TEXTO de Excel.

Otra forma posible de mostrar números negativos como fechas negativas en Excel es utilizando la función TEXTO. Por ejemplo, si estás restando C1 de B1 y un valor en C1 es mayor que en B1, puedes utilizar la siguiente fórmula para mostrar el resultado en formato fecha:

=TEXT(ABS(B1-C1),"-d-mmm-yyyy")

Es posible que desee cambiar la alineación de la celda a justificada a la derecha y, naturalmente, puede utilizar cualquier otro formato de fecha personalizado en la fórmula TEXTO.

Nota. A diferencia de la solución anterior, la función TEXTO devuelve un valor de texto, por eso no podrás utilizar el resultado en otros cálculos.

Las fechas se importan a Excel como valores de texto

Cuando se importan datos a Excel desde un archivo .csv o alguna otra base de datos externa, las fechas se importan a menudo como valores de texto. Puede que a usted le parezcan fechas normales, pero Excel las percibe como texto y las trata en consecuencia.

Solución Puede convertir "fechas de texto" al formato de fecha utilizando la función DATEVALUE de Excel o la función Texto a columnas. Consulte el siguiente artículo para obtener más información: Cómo convertir texto a fecha en Excel.

Consejo: Si ninguno de los consejos anteriores le ha funcionado, intente eliminar todo el formato y, a continuación, establezca el formato de fecha deseado.

Así es como se da formato a las fechas en Excel. En la siguiente parte de nuestra guía, hablaremos de varias formas de cómo puedes insertar fechas y horas en tus hojas de cálculo de Excel. Gracias por leer y ¡hasta la semana que viene!