В този урок ще научите как автоматично да подчертавате дубликати в Excel, след като нещо е било въведено. Ще разгледаме отблизо как да засенчваме дублиращи се клетки, цели редове или последователни дубликати с помощта на условно форматиране и специален инструмент.

Миналата седмица разгледахме различни начини за идентифициране на дублиращи се записи в Excel с помощта на формули. Безспорно тези решения са много полезни, но подчертаването на дублиращите се записи в определен цвят може да направи анализа на данните още по-лесен.

Най-бързият начин за намиране и подчертаване на дубликати в Excel е използването на условно форматиране. Най-голямото предимство на този метод е, че той не само показва дубликатите в съществуващите данни, но и автоматично проверява новите данни за дубликати още при въвеждането им в работния лист.

Тези техники работят във всички версии на Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и по-ниски.

Как да подчертаете дубликатите в Excel

Във всички версии на Excel има предварително дефинирано правило за подчертаване на дублиращи се клетки. За да приложите това правило в работните си листове, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете данните, които искате да проверите за дублиране. Това може да бъде колона, ред или диапазон от клетки.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране > Правила за подчертаване на клетките > Дублиране на стойности...

   

3. Сайтът Дублиращи се стойности ще се отвори диалогов прозорец, в който по подразбиране са избрани форматите Светлочервено запълване и Тъмночервен текст. За да приложите формата по подразбиране, просто щракнете върху OK .

Освен червеното запълване и форматирането на текст, в падащия списък са налични още няколко предварително зададени формата. За да засенчите дубликатите с друг цвят, щракнете върху Персонализиран формат... (последният елемент в падащото меню) и изберете желания от вас цвят на запълване и/или шрифт.

Съвет. За да подчертаете уникалните стойности, изберете Уникален в лявото поле.

С помощта на вграденото правило можете да маркирате дублиранията в една или в няколко колони, както е показано на следващата снимка:

Забележка: Когато прилагате вграденото правило за дублиране към две или повече колони, Excel не сравнява стойностите в тези колони, а просто подчертава всички случаи на дублиране в обхвата. Ако искате да намерите и подчертаете съвпадения и разлики между 2 колони, следвайте примерите в свързания по-горе урок.

Когато използвате вграденото правило на Excel за подчертаване на дублиращи се стойности, имайте предвид следните две неща:

• Тя работи само за отделни клетки. подчертаване на дублиращи се редове , ще трябва да създадете свои собствени правила въз основа на стойностите в определена колона или чрез сравняване на стойностите в няколко колони.
• Той засенчва дублиращите се клетки, включително първите им срещания. За да маркирате всички дублиращи се клетки с изключение на първите случаи , създайте правило за условно форматиране въз основа на формула, както е обяснено в следващия пример.

Как да маркирате дубликати без 1-ви появявания

За да маркирате второто и всички следващи дублирания, изберете клетките, които искате да оцветите, и създайте правило, базирано на формула, по този начин:

1. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране > Ново правило> Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
2. В Форматиране на стойности, при които тази формула е вярна въведете формула, подобна на тази:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Където A2 е най-горната клетка на избрания диапазон.

Ако нямате голям опит с условното форматиране в Excel, ще намерите подробни стъпки за създаване на правило, базирано на формула, в следния урок: Условно форматиране в Excel въз основа на стойност от друга клетка.

В резултат на това дублираните клетки, с изключение на първите случаи, ще бъдат подчертани с избрания от вас цвят:

Как да покажете 3-ти, 4-ти и всички следващи дублиращи се записи

За да видите дублиранията, започващи от N-тото появяване, създайте правило за условно форматиране въз основа на формулата, както в предишния пример, с единствената разлика, че замествате>1 в края на формулата с необходимото число:

За да маркирате третия и всички следващи случаи на дублиране, създайте правило за условно форматиране въз основа на тази формула:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=3

За засенчване на четвъртия и всички следващи дублиращи се записи използвайте тази формула:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=4

За да маркирате само определени случаи, използвайте равен на Например, за да подчертаете само 2-та случая, ще използвате тази формула:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=2

Как да подчертаете дублиранията в диапазон (няколко колони)

Когато искате да проверите за дублирания в няколко колони, но не чрез сравняване на колоните една с друга, а да намерите всички случаи на един и същ елемент във всички колони, използвайте едно от следните решения.

Подчертаване на дубликати в няколко колони, включително 1-ви случаи

Ако първият случай на елемент, който се появява в набора от данни повече от веднъж, се счита за дубликат, най-лесният начин е да се използва вграденото правило на Excel за дубликати.

Или създайте правило за условно форматиране с тази формула:

Например, за да маркирате дубликатите в диапазона A2:C8, формулата е следната:

=COUNTIF($A$2:$C$8, A2)>1

Обърнете внимание на използването на абсолютни препратки към клетките за обхвата ($A$2:$C$8) и относителни препратки към горната клетка (A2).

Подчертаване на дубликати в няколко колони с изключение на 1-ви случаи

Решението за този сценарий е много по-сложно, нищо чудно, че Excel няма вградено правило за това :)

За да подчертаете дублиращите се записи в няколко колони, като игнорирате първите случаи, трябва да създадете 2 правила със следните формули:

Правило 1. Прилага се за първата колона

Тук се използва абсолютно същата формула, която използвахме, за да подчертаем дублиращите се обекти без 1-ви появявания в една колона (подробните стъпки можете да намерите тук).

В този пример създаваме правило за A2:A8 с тази формула:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

В резултат на това дублиращите се елементи без първа поява са подчертани в най-лявата колона на диапазона (в нашия случай има само един такъв елемент):

Правило 2. Прилага се за всички следващи колони

За да маркирате дубликатите в останалите колони (B2:C8), използвайте тази формула:

=COUNTIF(A$2:$A$8,B2)+COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

В горната формула първата функция COUNTIF преброява срещите на даден елемент в първата колона, а втората COUNTIF прави същото за всички следващи колони. След това събирате тези числа и проверявате дали сумата е по-голяма от 1.

В резултат на това се откриват и подчертават всички дублирани елементи, с изключение на техните първи срещания:

Подчертаване на дубликати във всички колони с едно правило

Друго възможно решение е да добавите празна колона в лявата част на набора от данни и да комбинирате горните формули в една формула по следния начин:

=IF(COLUMNS($B2:B2)>1,COUNTIF(A$2:$B$8,B2),0) + COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

Където B2 е най-горната клетка с данни във втората колона на целевия диапазон.

За да разберем по-добре формулата, нека я разделим на две основни части:

• За първата колона (B) условието IF никога не е изпълнено, така че се изчислява само втората функция COUNTIF (използвахме тази формула за намиране на дубликати с изключение на първите случаи в една колона).
• За всички следващи колони (C2:D8) ключовият момент е умелото използване на абсолютни и относителни препратки в двете функции COUNTIF. За да стане по-лесно за разбиране, съм я копирал в колона G, за да видите как се променя формулата, когато се прилага към други клетки:

Тъй като условието IF е винаги TRUE за всички колони, различни от първата (броят на колоните е по-голям от 1), формулата се изпълнява по този начин:

• Преброява броя на появяванията на даден елемент (D5 в горния екран) във всички колони вляво от дадената колона: COUNTIF(B$2:$C$8,D5)
• Преброява броя на срещите на даден елемент в колоната на елемента до клетката на елемента: COUNTIF(D$2:D5,D5)
• Накрая формулата добавя резултатите от двете функции COUNTIF. Ако общият брой е по-голям от 1, т.е. ако има повече от едно появяване на елемента, правилото се прилага и елементът се подчертава.

Подчертаване на цели редове въз основа на дублиращи се стойности в една колона

Ако таблицата ви съдържа няколко колони, може да искате да маркирате цели редове въз основа на дублиращи се записи в определена колона.

Както вече знаете, вграденото правило на Excel за дубликати работи само на ниво клетка. Но правило, базирано на потребителска формула, няма проблем със засенчването на редове. Ключовият момент е да изберете целите редове и след това създайте правило с една от следните формули:

• Подчертаване на дублиращи се редове с изключение на първите случаи :

=COUNTIF($A$2:$A2, $A2)>1

=COUNTIF($A$2:$A$15, $A2)>1

Където A2 е първата клетка, а A15 е последната използвана клетка в колоната, която искате да проверите за дублирания. Както виждате, умелото използване на абсолютни и относителни препратки към клетките е от значение.

Следващата снимка на екрана показва двете правила в действие:

Как да маркирате дублиращи се редове в Excel

Предишният пример показа как да оцветите цели редове въз основа на дублиращи се стойности в определена колона. Но какво да направите, ако искате да видите редове, които имат еднакви стойности в няколко колони? Или как да подчертаете абсолютно дублиращите се редове, тези, които имат напълно еднакви стойности във всички колони?

За тази цел използвайте функцията COUNTIFS, която позволява сравняване на клетките по няколко критерия. Например, за да маркирате дублиращи се редове, които имат еднакви стойности в колони А и Б, използвайте една от следните формули:

• Подчертаване на дублиращи се редове с изключение на първите случаи :

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

=COUNTIFS($A$2:$A$15, $A2, $B$2:$B$15, $B2)>1

Следната снимка на екрана демонстрира резултата:

Както разбирате, горният пример е само с демонстрационна цел. Когато маркирате дублиращи се редове в реалните си листове, естествено не се ограничавате до сравняване на стойности само в 2 колони, функцията COUNTIFS може да обработва до 127 двойки диапазон/критерий.

Подчертаване на последователни дублиращи се клетки в Excel

Понякога може да не е необходимо да подчертаете всички дубликати в дадена колона, а да покажете само последователните дублиращи се клетки, т.е. тези, които са една до друга. За да направите това, изберете клетките с данни (без заглавието на колоната) и създайте правило за условно форматиране с една от следните формули:

• Подчертаване на последователни дубликати без 1-ви появявания :

=$A1=$A2

=ИЛИ($A1=$A2, $A2=$A3)

На следващата снимка е показано подчертаването на последователни дублиращи се текстове, но тези правила ще работят и за последователни дублиращи се числа и дати:

Ако в листа на Excel има празни редове и не искате последователните празни клетки да бъдат подчертани, направете следните подобрения във формулите:

• Подчертаване на последователни дублиращи се клетки без 1-ви появявания и игнориране на празни клетки :

=AND($A2"", $A1=$A2)

=AND($A2"", OR($A1=$A2, $A2=$A3))

Както виждате, не е голяма работа да подчертаете дубликатите в Excel с помощта на условно форматиране. Има обаче дори по-бърз и по-лесен начин. За да го откриете, прочетете следващия раздел на този урок.

Как да подчертаете дубликатите в Excel с Duplicate Remover

Добавката за премахване на дубликати е универсално решение за справяне с дублирани записи в Excel. Тя може да открива, подчертава, избира, копира или премества дублирани клетки или цели дублирани редове.

Въпреки името си, добавката може бързо да подчертаване на дубликатите в различни цветове без изтриване тях.

Премахването на дубликати добавя 3 нови функции към лентата на Excel:

• Таблица Dedupe - за незабавно намиране и маркиране на дубликати в една таблица.
• Премахване на дубликати - съветник стъпка по стъпка с разширени опции за идентифициране и подчертаване на дублиращи се или уникални стойности в 1 таблица.
• Сравняване на 2 таблици - намиране и подчертаване на дубликати чрез сравняване на две колони или две отделни таблици.

След като инсталирате Ultimate Suite for Excel, ще намерите тези инструменти в Данни от Ablebits в раздела Dedupe група:

Подчертаване на дубликати в Excel с няколко кликвания

За този пример създадох следната таблица с няколкостотин реда. Целта ни е да подчертаем дублиращите се редове, които имат еднакви стойности в трите колони:

Вярвате или не, можете да постигнете желания резултат само с 2 кликвания на мишката :)

1. При избрана клетка в таблицата щракнете върху Таблица Dedupe и умната добавка ще вземе цялата таблица.
2. Сайтът Таблица Dedupe ще се отвори диалогов прозорец, в който всички колони са избрани автоматично, а Цветови дубликати Така че всичко, което трябва да направите, е да кликнете върху OK :) Готово!

Съвет. Ако искате да откриете дублиращи се редове по една или повече колони, премахнете отметката от всички несъществени колони и оставете избрана само ключовата(ите) колона(и).

Резултатът ще изглежда по следния начин:

Както виждате на горното изображение, инструментът за дублиране на таблици е маркирал дублиращите се редове. без първите случаи .

Ако искате да маркирате дубликати включително първите появявания или ако искате да оцветите уникалните записи, а не дублиращите се, или ако не ви харесва червеният цвят по подразбиране, тогава използвайте Съветник за премахване на дубликати който има всички тези функции и много други.

Подчертаване на дубликати в Excel с помощта на усъвършенстван съветник стъпка по стъпка

В сравнение с бързото Таблица Dedupe инструмент, на Премахване на дубликати wizard изисква няколко кликвания повече, но компенсира това с редица допълнителни опции. Нека ви го покажа в действие:

1. Изберете която и да е клетка в таблицата, в която искате да маркирате дубликатите, и щракнете върху Премахване на дубликати Помощникът ще се стартира и цялата таблица ще бъде избрана. Добавката ще предложи също така да създадете резервно копие на таблицата, за всеки случай. Ако не се нуждаете от това, махнете отметката от това поле.

   Проверете дали таблицата е избрана правилно и щракнете върху Следваща .

   

2. Изберете един от следните типове данни, които искате да намерите:
   • Дубликати, с изключение на първото появяване
   • Дубликати с първо появяване
   • Уникални стойности
   • Уникални стойности и първи дублиращи се случаи

   За този пример нека намерим Дубликати + първи повторения :

   

3. Сега изберете колоните, които да проверите за дублиращи се редове. Тъй като искаме да подчертаем пълните дублиращи се редове, избрах всичките 3 колони.

Освен това добавката ви позволява да определите дали таблицата ви има заглавия и дали искате да прескачате празни клетки. И двете опции са избрани по подразбиране.

От днес проучваме различни начини за подчертайте дубликати в Excel, изборът ни е очевиден :) И така, изберете Запълване с цвят и изберете един от стандартните цветове на темата, или щракнете върху Още цветове... и изберете произволен RGB или HSL цвят.

Щракнете върху Завършете и се насладете на резултата :)

Ето как се подчертават дубликатите в Excel с помощта на нашата добавка за премахване на дубликати. Ако сте любопитни да изпробвате този инструмент върху собствените си работни листове, можете да изтеглите напълно функционална пробна версия на Ultimate Suite, която включва всички наши инструменти за пестене на време за Excel. И вашите отзиви в коментарите ще бъдат високо ценени!