En este tutorial, aprenderá cómo resaltar automáticamente los duplicados en Excel una vez que se ha escrito algo. Vamos a ver de cerca cómo sombrear celdas duplicadas, filas enteras o duplicados consecutivos utilizando formato condicional y una herramienta especial.

La semana pasada, exploramos distintas formas de identificar duplicados en Excel con fórmulas. Sin duda, esas soluciones son muy útiles, pero resaltar las entradas duplicadas con un color determinado podría facilitar aún más el análisis de datos.

La forma más rápida de encontrar y resaltar duplicados en Excel es utilizar el formato condicional. La mayor ventaja de este método es que no sólo muestra los duplicados en los datos existentes, sino que comprueba automáticamente los nuevos datos en busca de duplicados justo cuando los introduce en una hoja de cálculo.

Estas técnicas funcionan en todas las versiones de Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 e inferiores.

Cómo resaltar duplicados en Excel

En todas las versiones de Excel, existe una regla predefinida para resaltar las celdas duplicadas. Para aplicar esta regla en sus hojas de cálculo, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione los datos que desea comprobar en busca de duplicados. Puede tratarse de una columna, una fila o un rango de celdas.
2. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, haga clic en Formato condicional > Resaltar celdas Reglas > Duplicar valores...

   

3. En Duplicar valores se abrirá con los formatos Relleno rojo claro y Texto rojo oscuro seleccionados por defecto. Para aplicar el formato por defecto, basta con hacer clic en OK .

Aparte del relleno rojo y el formato de texto, en la lista desplegable hay otros formatos predefinidos. Para sombrear duplicados utilizando algún otro color, haga clic en Formato personalizado... (el último elemento del desplegable) y seleccione el color de relleno y/o fuente que desee.

Consejo: para resaltar valores únicos, seleccione Único en la casilla de la izquierda.

Utilizando la regla incorporada, puede resaltar los duplicados en una columna o en varias columnas, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Nota: Cuando se aplica la regla de duplicados incorporada a dos o más columnas, Excel no compara los valores en esas columnas, simplemente resalta todas las instancias duplicadas en el rango. Si desea encontrar y resaltar coincidencias y diferencias entre 2 columnas, siga los ejemplos del tutorial enlazado anteriormente.

Cuando utilice la regla incorporada de Excel para resaltar valores duplicados, tenga en cuenta las dos cosas siguientes:

• Sólo funciona para células individuales. Para resaltar filas duplicadas En este caso, deberá crear sus propias reglas basándose en los valores de una columna concreta o comparando los valores de varias columnas.
• Sombrea las celdas duplicadas incluyendo sus primeras apariciones. Para resaltar todos los duplicados excepto primeras instancias cree una regla de formato condicional basada en una fórmula como se explica en el siguiente ejemplo.

Cómo resaltar duplicados sin 1ª ocurrencia

Para resaltar el segundo duplicado y todos los siguientes, seleccione las celdas que desee colorear y cree una regla basada en fórmulas de este modo:

1. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, haga clic en Formato condicional > Nueva regla> Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear .
2. En el Formatear los valores en los que esta fórmula es verdadera introduzca una fórmula similar a la siguiente

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Donde A2 es la celda superior del rango seleccionado.

Si no tienes mucha experiencia con el formato condicional de Excel, encontrarás los pasos detallados para crear una regla basada en una fórmula en el siguiente tutorial: Formato condicional de Excel basado en el valor de otra celda.

Como resultado, las celdas duplicadas que excluyan las primeras instancias se resaltarán con el color de su elección:

Cómo mostrar el 3º, 4º y todos los registros duplicados posteriores

Para ver los duplicados a partir de la enésima aparición, cree una regla de formato condicional basada en la fórmula como en el ejemplo anterior, con la única diferencia de que sustituirá>1 al final de la fórmula por el número necesario. Por ejemplo:

Para resaltar el tercer duplicado y todos los siguientes, cree una regla de formato condicional basada en esta fórmula:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=3

Para sombrear el4º y todos los registros duplicados posteriores, utilice esta fórmula:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=4

Para resaltar sólo ocurrencias específicas, utilice la opción igual a Por ejemplo, para resaltar sólo las segundas instancias, se utilizaría esta fórmula:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=2

Cómo resaltar duplicados en un rango (varias columnas)

Cuando desee comprobar si hay duplicados en varias columnas, no comparando las columnas entre sí, sino encontrando todas las instancias del mismo elemento en todas las columnas, utilice una de las siguientes soluciones.

Resalte los duplicados en varias columnas, incluida la primera aparición

Si la primera instancia de un elemento que aparece en el conjunto de datos más de una vez se considera un duplicado, lo más sencillo es utilizar la regla incorporada de Excel para duplicados.

O cree una regla de formato condicional con esta fórmula:

Por ejemplo, para resaltar los duplicados en el rango A2:C8, la fórmula es la siguiente:

=COUNTIF($A$2:$C$8, A2)>1

Observe el uso de referencias de celda absolutas para el rango ($A$2:$C$8), y referencias relativas para la celda superior (A2).

Resalte los duplicados en varias columnas, excepto la primera aparición

La solución para este escenario es mucho más complicada, no es de extrañar que Excel no tenga una regla incorporada para ello :)

Para resaltar las entradas duplicadas en varias columnas ignorando las primeras ocurrencias, tendrá que crear 2 reglas con las siguientes fórmulas:

Regla 1. Se aplica a la primera columna

Aquí se utiliza exactamente la misma fórmula que utilizamos para resaltar los duplicados sin 1ª ocurrencia en una columna (los pasos detallados se pueden encontrar aquí).

En este ejemplo, estamos creando una regla para A2:A8 con esta fórmula:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Como resultado, los elementos duplicados sin 1ª ocurrencia aparecen resaltados en la columna más a la izquierda del rango (en nuestro caso sólo hay un elemento de este tipo):

Regla 2. Se aplica a todas las columnas siguientes

Para resaltar los duplicados en las columnas restantes (B2:C8), utilice esta fórmula:

=COUNTIF(A$2:$A$8,B2)+COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

En la fórmula anterior, la primera función COUNTIF cuenta las ocurrencias de un elemento dado en la primera columna, y la segunda COUNTIF hace lo mismo para todas las columnas siguientes. Y luego, se suman esos números y se comprueba si la suma es mayor que 1.

Como resultado, se encuentran y resaltan todos los elementos duplicados excluyendo su 1ª aparición:

Resalte los duplicados en todas las columnas con una sola regla

Otra posible solución es añadir una columna vacía a la izquierda del conjunto de datos y combinar las fórmulas anteriores en una única fórmula como ésta:

=IF(COLUMNS($B2:B2)>1,COUNTIF(A$2:$B$8,B2),0) + COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

Donde B2 es la celda superior con datos en la 2ª columna del rango objetivo.

Para entender mejor la fórmula, vamos a dividirla en 2 partes principales:

• Para la primera columna (B), la condición IF nunca se cumple, por lo que sólo se calcula la segunda función COUNTIF (hemos utilizado esta fórmula para encontrar duplicados excepto las primeras ocurrencias en una columna).
• Para todas las columnas siguientes (C2:D8), el punto clave es el uso inteligente de referencias absolutas y relativas en las dos funciones COUNTIF. Para facilitar la comprensión, lo he copiado en la columna G, para que puedas ver cómo cambia la fórmula cuando se aplica a otras celdas:

Como la condición IF es siempre TRUE para todas las columnas excepto la primera (el número de columnas es mayor que 1), la fórmula procede de esta manera:

• Cuenta el número de apariciones de un elemento dado (D5 en la captura de pantalla anterior) en todas las columnas a la izquierda de la columna dada: COUNTIF(B$2:$C$8,D5)
• Cuenta el número de apariciones de un elemento dado en la columna del elemento, hasta la celda del elemento: COUNTIF(D$2:D5,D5)
• Por último, la fórmula suma los resultados de ambas funciones COUNTIF. Si el número total es mayor que 1, es decir, si hay más de una aparición del elemento, se aplica la regla y se resalta el elemento.

Resaltar filas enteras basándose en valores duplicados en una columna

Si su tabla contiene varias columnas, puede que desee resaltar filas enteras basándose en registros duplicados en una columna específica.

Como ya sabe, la regla incorporada de Excel para duplicados sólo funciona a nivel de celda. Pero una regla personalizada basada en fórmulas no tiene problemas con las filas sombreadas. El punto clave es seleccionar todas las filas y, a continuación, cree una regla con una de las siguientes fórmulas:

• Para resaltar las filas duplicadas excluidas las primeras ocurrencias :

=COUNTIF($A$2:$A2, $A2)>1

=COUNTIF($A$2:$A$15, $A2)>1

Donde A2 es la primera celda y A15 es la última celda utilizada en la columna que desea comprobar si hay duplicados. Como ve, el uso inteligente de referencias de celda absolutas y relativas es lo que marca la diferencia.

La siguiente captura de pantalla muestra ambas reglas en acción:

Cómo resaltar filas duplicadas en Excel

El ejemplo anterior ha demostrado cómo colorear filas enteras basándose en valores duplicados en una columna específica. Pero, ¿qué ocurre si desea ver filas que tienen valores idénticos en varias columnas? O, ¿cómo resaltar filas duplicadas absolutas, las que tienen valores completamente iguales en todas las columnas?

Para ello, utilice la función COUNTIFS que permite comparar celdas por múltiples criterios. Por ejemplo, para resaltar las filas duplicadas que tienen valores idénticos en las columnas A y B, utilice una de las siguientes fórmulas:

• Para resaltar las filas duplicadas excepto 1ª ocurrencia :

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

=COUNTIFS($A$2:$A$15, $A2, $B$2:$B$15, $B2)>1

La siguiente captura de pantalla muestra el resultado:

Como comprenderá, el ejemplo anterior sólo tiene fines demostrativos. Al resaltar filas duplicadas en sus hojas de la vida real, naturalmente no está limitado a comparar valores sólo en 2 columnas, la función COUNTIFS puede procesar hasta 127 pares rango/criterio.

Resaltar celdas duplicadas consecutivas en Excel

A veces, puede que no necesite resaltar todos los duplicados de una columna, sino mostrar sólo las celdas duplicadas consecutivas, es decir, las que están una al lado de la otra. Para ello, seleccione las celdas con datos (sin incluir la cabecera de la columna) y cree una regla de formato condicional con una de las siguientes fórmulas:

• Para resaltar duplicados consecutivos sin 1ª ocurrencia :

=$A1=$A2

=O($A1=$A2, $A2=$A3)

La siguiente captura de pantalla muestra cómo resaltar textos duplicados consecutivos, pero estas reglas también funcionan para números y fechas duplicados consecutivos:

Si tu hoja de Excel puede tener filas vacías y no quieres que se resalten las celdas en blanco consecutivas, realiza las siguientes mejoras en las fórmulas:

• Para resaltar las celdas duplicadas consecutivas sin 1ª ocurrencia y ignorar las celdas en blanco :

=AND($A2"", $A1=$A2)

=AND($A2"", OR($A1=$A2, $A2=$A3))

Como ves, no es nada complicado resaltar duplicados en Excel utilizando el formato condicional. Sin embargo, existe una forma aún más rápida y sencilla. Para descubrirla, lee la siguiente sección de este tutorial.

Cómo resaltar duplicados en Excel con Duplicate Remover

El complemento Duplicate Remover es la solución todo en uno para tratar los registros duplicados en Excel. Puede encontrar, resaltar, seleccionar, copiar o mover celdas duplicadas o filas duplicadas enteras.

A pesar de su nombre, el complemento puede resaltar los duplicados en diferentes colores sin borrar ellos.

El eliminador de duplicados añade 3 nuevas funciones a la cinta de opciones de Excel:

• Tabla Dedupe - para encontrar y resaltar inmediatamente los duplicados en una tabla.
• Eliminador de duplicados - Asistente paso a paso con opciones avanzadas para identificar y resaltar duplicados o valores únicos en 1 tabla.
• Comparar 2 tablas - encontrar y resaltar duplicados comparando dos columnas o dos tablas distintas.

Después de instalar Ultimate Suite for Excel, encontrará estas herramientas en la pantalla Datos de Ablebits en la pestaña Deduplicación grupo:

Resaltar duplicados en Excel en un par de clics

Para este ejemplo, he creado la siguiente tabla con unos cientos de filas. Y nuestro objetivo es resaltar las filas duplicadas que tienen valores iguales en las tres columnas:

Lo creas o no, puedes obtener el resultado deseado con sólo 2 clics de ratón :)

1. Con cualquier celda de la tabla seleccionada, haga clic en el botón Tabla Dedupe y el complemento inteligente recogerá toda la tabla.
2. En Tabla Dedupe con todas las columnas seleccionadas automáticamente, y se abrirá la ventana de diálogo Duplicados de color Por lo tanto, sólo tiene que hacer clic en OK :) ¡Listo!

Consejo: si desea detectar filas duplicadas por una o varias columnas, desmarque todas las columnas irrelevantes y deje seleccionada sólo la columna o columnas clave.

Y el resultado sería parecido a esto:

Como puede ver en la imagen anterior, la herramienta Tabla duplicada ha resaltado las filas duplicadas sin instancias previas .

Si desea resaltar los duplicados incluidas las primeras ocurrencias o si desea colorear los registros únicos en lugar de los duplicados, o si no le gusta el color rojo por defecto, utilice la opción Asistente para eliminar duplicados que tiene todas estas características y muchas más.

Resalte los duplicados en Excel mediante un asistente avanzado paso a paso

En comparación con el swift Tabla Dedupe la herramienta Eliminador de duplicados wizard requiere algunos clics más, pero lo compensa con una serie de opciones adicionales. Permítame que se lo muestre en acción:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla en la que desee resaltar los duplicados y haga clic en el botón Eliminador de duplicados de la cinta de opciones. Se ejecutará el asistente y se seleccionará toda la tabla. El complemento también le sugerirá que cree una copia de seguridad de la tabla, por si acaso. Si no la necesita, desactive esa casilla.

   Compruebe que la tabla se ha seleccionado correctamente y haga clic en Siguiente .

   

2. Seleccione uno de los siguientes tipos de datos que desea buscar:
   • Duplicados excepto 1ª vez
   • Duplicados con 1ª aparición
   • Valores únicos
   • Valores únicos y 1er duplicado

   Para este ejemplo, encontremos Duplicados + 1ª ocurrencia :

   

3. Como queremos resaltar todas las filas duplicadas, he seleccionado las 3 columnas.

Además, el complemento le permite especificar si su tabla tiene cabeceras y si desea omitir las celdas vacías. Ambas opciones están seleccionadas por defecto.

Desde hoy estamos explorando diferentes formas de destacar duplicados en Excel, nuestra elección es obvia :) Así pues, seleccione Rellenar con color y elija uno de los colores estándar del tema, o haga clic en Más colores... y elija cualquier color RGB o HSL personalizado.

Haga clic en el botón Acabado y disfruta del resultado :)

Así es como se resaltan los duplicados en Excel utilizando nuestro complemento Duplicate Remover. Si tiene curiosidad por probar esta herramienta en sus propias hojas de cálculo, le invitamos a descargar una versión de prueba totalmente funcional de Ultimate Suite que incluye todas nuestras herramientas para ahorrar tiempo en Excel. Y su opinión en los comentarios será muy apreciada!