Samouczek wyjaśnia podstawy działania filtra zaawansowanego w Excelu i pokazuje, jak wykorzystać go do wyszukiwania rekordów spełniających jedno lub więcej złożonych kryteriów.

Jeśli miałeś okazję przeczytać nasz poprzedni tutorial, wiesz, że Excel Filter zapewnia wiele opcji dla różnych typów danych. Te wbudowane opcje filtrowania dla tekstu, liczb i dat mogą obsłużyć wiele scenariuszy. Wiele, ale nie wszystkie! Kiedy zwykły AutoFiltr nie może zrobić tego, co chcesz, użyj narzędzia Advanced Filter i skonfiguruj kryteria dokładnie dopasowane do swoich potrzeb.

Filtr zaawansowany programu Excel jest naprawdę pomocny, jeśli chodzi o wyszukiwanie danych spełniających dwa lub więcej złożonych kryteriów, takich jak wyodrębnianie dopasowań i różnic między dwiema kolumnami, filtrowanie wierszy, które pasują do elementów z innej listy, znajdowanie dokładnych dopasowań obejmujących duże i małe litery oraz inne.

Filtr zaawansowany jest dostępny we wszystkich wersjach programu Excel 365 - 2003. Kliknij poniższe linki, aby dowiedzieć się więcej.

Filtr zaawansowany programu Excel a filtr automatyczny

W porównaniu z podstawowym narzędziem AutoFilter, Advanced Filter działa inaczej na kilka ważnych sposobów.

• Excel AutoFiltr to wbudowana możliwość, która jest stosowana za pomocą jednego kliknięcia przycisku.Wystarczy uderzyć w Filtr przycisk na wstążce, a twój filtr Excela jest gotowy do pracy.

  Filtr zaawansowany nie może być zastosowany automatycznie, ponieważ nie ma on predefiniowanych ustawień, wymaga ręcznego skonfigurowania zakresu listy i zakresu kryteriów.

• AutoFilter umożliwia filtrowanie danych za pomocą maksymalnie 2 kryteriów, przy czym warunki te określane są bezpośrednio w Własny AutoFiltr okno dialogowe.

  Za pomocą filtru zaawansowanego można znaleźć wiersze spełniające wiele kryteriów w wielu kolumnach, a kryteria zaawansowane muszą być wprowadzone w osobnym zakresie na arkuszu.

Poniżej znajdziesz szczegółowe wskazówki, jak korzystać z filtra zaawansowanego w Excelu, a także kilka przydatnych przykładów filtrów zaawansowanych dla wartości tekstowych i liczbowych.

Jak stworzyć filtr zaawansowany w programie Excel

Korzystanie z filtra zaawansowanego Excela nie jest tak proste jak zastosowanie AutoFiltra (jak to bywa z wieloma "zaawansowanymi" rzeczami :), ale zdecydowanie jest warte wysiłku. Aby stworzyć filtr zaawansowany dla swojego arkusza, wykonaj następujące kroki.

1. uporządkowanie danych źródłowych

Aby uzyskać lepsze wyniki, ułóż swój zestaw danych zgodnie z tymi 2 prostymi zasadami:

• Dodaj wiersz nagłówka, w którym każda kolumna ma unikalny nagłówek - zduplikowane nagłówki spowodują zamieszanie w Advanced Filter.
• Upewnij się, że w Twoim zestawie danych nie ma pustych wierszy.

Dla przykładu, oto jak wygląda nasza przykładowa tabela:

2) Ustawić zakres kryteriów

Wpisz swoje warunki, czyli kryteria, w osobnym zakresie na arkuszu. Teoretycznie zakres kryteriów może znajdować się w dowolnym miejscu arkusza. W praktyce wygodniej jest umieścić go na górze i oddzielić od zbioru danych jednym lub kilkoma pustymi wierszami.

Uwagi dotyczące kryteriów zaawansowanych:

• Zakres kryteriów musi mieć te same nagłówki kolumn jako tabela / zakres, który chcesz filtrować.
• Kryteria wpisane w tym samym wierszu działają z logiką AND. Kryteria wpisane w różnych wierszach działają z logiką OR.

Na przykład, aby filtrować rekordy dla Północna region, którego Suma cząstkowa jest większa lub równa 900, należy ustawić następujący zakres kryteriów:

• Region: Północ
• Suma cząstkowa:>=900

Szczegółowe informacje na temat operatorów porównania, symboli wieloznacznych i formuł, których możesz użyć w swoich kryteriach, znajdziesz w rozdziale Zakres kryteriów filtra zaawansowanego.

3) Zastosuj filtr zaawansowany programu Excel

W istniejącym zakresie kryteriów zastosuj filtr zaawansowany w ten sposób:

• Wybierz dowolną pojedynczą komórkę w zbiorze danych.
• W programach Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 i Excel 2007 przejdź do. Dane tab> Sortowanie & Filtr grupy i kliknij Zaawansowane .

  W programie Excel 2003 kliknij przycisk Dane menu, wskaż Filtr , a następnie kliknij Zaawansowany filtr... .

  

Pojawi się okno dialogowe Filtr zaawansowany programu Excel, które ustawiasz w sposób wyjaśniony poniżej.

4. skonfigurować parametry filtra zaawansowanego

W oknie dialogowym Filtr zaawansowany programu Excel określ następujące parametry:

• Działanie Wybierz, czy chcesz filtrować listę na miejscu, czy skopiować wyniki do innej lokalizacji.

  Wybierając " Filtrowanie listy w miejscu" ukryje wiersze, które nie spełniają Twoich kryteriów.

Jeśli wybierzesz " Kopiowanie wyników do innej lokalizacji" , wybierz lewą górną komórkę zakresu, w którym chcesz wkleić przefiltrowane wiersze. Upewnij się, że zakres docelowy nie ma żadnych danych w kolumnach, ponieważ wszystkie komórki poniżej skopiowanego zakresu zostaną wyczyszczone.

• Zakres listy . to zakres komórek, które mają być filtrowane, nagłówki kolumn powinny być uwzględnione.

  Jeśli przed kliknięciem przycisku zaznaczyłeś dowolną komórkę w zestawie danych. Zaawansowane Jeśli Excel pomylił zakres listy, należy kliknąć przycisk Zwiń Dialog ikona na prawo od Wykaz Zakres i wybrać żądany zakres za pomocą myszy.

• Zakres kryteriów Jest to zakres komórek, w których wprowadzasz kryteria.

Dodatkowo, pole wyboru w lewym dolnym rogu okna dialogowego Filtr zaawansowany umożliwia wyświetlenie tylko unikalne rekordy Na przykład, ta opcja może pomóc w wyodrębnieniu wszystkich różnych (odrębnych) elementów w kolumnie.

W tym przykładzie filtrujemy listę w miejscu, więc tak skonfiguruj parametry filtra zaawansowanego Excela:

Na koniec kliknij OK, a otrzymasz następujący wynik:

To jest świetne... ale ten sam wynik można w rzeczywistości osiągnąć za pomocą normalnego AutoFiltra Excela, prawda? W każdym razie, proszę nie spiesz się z opuszczeniem tej strony, ponieważ tylko zarysowaliśmy powierzchnię, więc masz podstawowe pojęcie o tym, jak działa Filtr Zaawansowany Excela. W dalszej części artykułu znajdziesz kilka przykładów, które można wykonać tylko za pomocą filtra zaawansowanego. Aby ułatwić Ci śledzenie tego, co się dzieje,najpierw dowiedzmy się więcej o kryteriach filtra zaawansowanego.

Zakres kryteriów filtra zaawansowanego w programie Excel

Jak właśnie zobaczyłeś, nie ma żadnej nauki rakietowej w używaniu Zaawansowanego Filtra w Excelu. Ale kiedy poznasz szczegóły nitty-gritty kryteriów Zaawansowanego Filtra, twoje opcje będą prawie nieograniczone!

Operatory porównania dla liczb i dat

W kryteriach filtra zaawansowanego można porównywać różne wartości liczbowe, używając następujących operatorów porównania.

Użycie operatorów porównania z liczbami jest oczywiste. W powyższym przykładzie użyliśmy już kryteriów liczbowych >=900 aby filtrować rekordy z Suma cząstkowa większe lub równe 900.

A oto kolejny przykład. Załóżmy, że chcesz wyświetlić Północna region zapisy za miesiąc Lipiec z Kwota większe niż 800. W tym celu należy określić następujące warunki w zakresie kryteriów:

• Region: Północ
• Data zamówienia:>=7/1/2016 r.
• Data zamówienia: <=7/30/2016 r.
• Kwota:>800

A teraz uruchom narzędzie Excel Advanced Filter, określ. Zakres listy (A4:D50) oraz Zakres kryteriów (A2:D2) i otrzymamy następujący wynik:

Uwaga. Niezależnie od formatu daty używanego w arkuszu, zawsze należy określić wartość pełna data w zakresie kryteriów filtra zaawansowanego w formacie zrozumiałym dla programu Excel, jak 7/1/2016 lub 1-Jul-2016.

Zaawansowany filtr dla wartości tekstowych

Oprócz liczb i dat, do porównywania wartości tekstowych można używać operatorów logicznych. Reguły te zostały zdefiniowane w poniższej tabeli.

Jak widzisz, tworzenie zaawansowanego filtra dla wartości tekstowych ma pewną specyfikę, więc rozwińmy ten temat bardziej.

Przykład 1. Filtr tekstowy dla dokładnego dopasowania

Aby wyświetlić tylko te komórki, które są dokładnie równy do konkretnego tekstu lub znaku, dołącz znak równości w kryteriach.

Na przykład, aby filtrować tylko Banan elementów, należy użyć następujących kryteriów:. Microsoft Excel wyświetli kryteria jako =banan w komórce, ale możesz zobaczyć całe wyrażenie na pasku formuły:

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, kryteria pokazują tylko. Banan zapisy z Suma cząstkowa większe lub równe 900, ignorując Zielony banan oraz Goldfinger banan .

Uwaga. Podczas filtrowania wartości numeryczne które są dokładnie równy Na przykład, aby wyfiltrować rekordy z sumą częściową równą 900, można użyć jednego z następujących kryteriów Suma częściowa:, =900 lub po prostu 900.

Przykład 2. Filtrowanie wartości tekstowych, które zaczynają się od określonego znaku (znaków)

Aby wyświetlić wszystkie komórki, których zawartość zaczyna się od określonego tekstu, wystarczy wpisać ten tekst w zakresie kryteriów bez znaku równości i cudzysłowów.

Na przykład, aby filtrować wszystkie " zielony " pozycje z sumą częściową większą lub równą 900, użyj następujących kryteriów:

• Przedmiot: zielony
• Suma cząstkowa:>=900

Filtr zaawansowany programu Excel z symbolami wieloznacznymi

Aby filtrować rekordy tekstowe za pomocą dopasowanie częściowe , można użyć następujących znaków wieloznacznych w kryteriach filtra zaawansowanego:

• Znak zapytania (?), aby dopasować dowolny pojedynczy znak.
• Gwiazdka (*) do dopasowania dowolnego ciągu znaków.
• Tylda (~), a po niej *, ? lub ~, aby filtrować komórki zawierające prawdziwy znak zapytania, gwiazdkę lub tyldę.

Poniższa tabela zawiera kilka przykładów zakresów kryteriów z symbolami wieloznacznymi.

A oto najprostsze kryterium wieloznaczne w akcji (*banan*), które znajduje wszystkie komórki zawierające słowo "banan":

Formuły w kryteriach filtra zaawansowanego

Aby utworzyć filtr zaawansowany z bardziej złożonymi warunkami, możesz użyć jednej lub więcej funkcji Excela w zakresie kryteriów. Aby kryteria oparte na formułach działały poprawnie, przestrzegaj poniższych zasad:

• Formuła musi dać wynik TRUE lub FALSE.
• Zakres kryteriów powinien zawierać minimum 2 komórki: komórka formuły oraz komórka nagłówkowa .
• Na stronie komórka nagłówkowa w kryteriach opartych na formule powinny być pusty lub ma nagłówek inny niż którykolwiek z nagłówków zakresu listy.
• Aby wzór został oceniony dla każdy rząd danych w zakresie listy, użyj odniesienia względnego (bez $, jak A1), aby odwołać się do komórki w pierwszym rzędzie danych.
• Aby formuła była oceniana tylko dla specyficzna komórka lub zakres komórek , użyj bezwzględnego odniesienia (z $, jak $A$1), aby odwołać się do tej komórki lub zakresu.
• Podczas odwoływania się do lista zakresów w formule, zawsze używaj bezwzględnych odniesień do komórek.

Na przykład, aby filtrować wiersze, w których Sierpień sprzedaż (kolumna C) jest większa niż Lipiec sprzedaż (kolumna D), należy użyć kryterium =D5>C5, gdzie 5 to pierwszy wiersz danych:

Uwaga. Jeśli Twoje kryteria obejmują tylko jeden wzór jak w tym przykładzie, pamiętaj, aby uwzględnić co najmniej 2 komórki w zakresie kryteriów (komórka formuły i komórka nagłówka).

Bardziej złożone przykłady stosowania wielu kryteriów opartych na formułach znajdziesz w rozdziale Jak używać filtra zaawansowanego w Excelu - przykłady zakresu kryteriów.

Używanie filtra zaawansowanego z logiką AND vs OR

Jak już wspomniano na początku tego poradnika, filtr Excel Advanced może pracować z logiką AND, jak również OR, w zależności od tego, jak skonfigurujesz opcję zakres kryteriów :

• Kryteria dotyczące. ten sam rząd są połączone z ORAZ operator.
• Kryteria dotyczące różne rzędy są połączone z LUB operator.

Aby ułatwić zrozumienie sprawy, rozważ następujące przykłady.

Filtr zaawansowany programu Excel z logiką AND

Aby wyświetlić rekordy z Suma cząstkowa >=900 AND Średnia >=350, zdefiniuj oba kryteria na tym samym wierszu:

Excel Zaawansowany filtr z logiką OR

Aby wyświetlić rekordy z Suma cząstkowa >=900 OR Średnia >=350, umieść każdy warunek w osobnym rzędzie:

Excel Zaawansowany filtr z logiką AND oraz OR

Aby wyświetlić rekordy dla Północna region z Suma cząstkowa większa lub równa 900 LUB Średnia większe lub równe 350, ustaw w ten sposób zakres kryteriów:

Mówiąc inaczej, zakres kryteriów w tym przykładzie przekłada się na następujący warunek:

( Region =Północ ORAZ Suma cząstkowa >=900) LUB ( Region =Północ ORAZ Średnia >=350)

Uwaga. Tabela źródłowa w tym przykładzie zawiera tylko cztery regiony: Północ, Południe, Wschód i Zachód, dlatego możemy bezpiecznie użyć Północna Gdyby istniały jakiekolwiek inne regiony zawierające słowo "północ", takie jak północno-zachodni czy północno-wschodni, wówczas użylibyśmy kryterium dokładnego dopasowania: ="=Północ" .

Jak wyodrębnić tylko określone kolumny

Konfigurując filtr zaawansowany tak, aby kopiował wyniki do innej lokalizacji, można określić które kolumny wyodrębnić .

1. Przed zastosowaniem filtra wpisz lub skopiuj nagłówki kolumn, które chcesz wyodrębnić, do pierwszego wiersza zakresu docelowego.

   Na przykład, aby skopiować podsumowanie danych np. Region , Pozycja oraz Suma cząstkowa na podstawie podanego zakresu kryteriów wpisz 3 etykiety kolumn w komórkach H1:J1 (patrz zrzut ekranu poniżej).

2. Zastosuj filtr zaawansowany programu Excel, a następnie wybierz Kopiuj do innej lokalizacji opcja pod Działanie .
3. W Kopiuj do w polu, wprowadź odwołanie do etykiet kolumn w zakresie docelowym (H1:J1) i kliknij OK.

W rezultacie Excel przefiltrował wiersze według warunków wymienionych w zakresie kryteriów ( Północna elementy regionu z Suma cząstkowa >=900), i skopiował 3 kolumny do wskazanej lokalizacji:

Jak skopiować przefiltrowane wiersze do innego arkusza?

Jeśli otworzysz narzędzie Filtr zaawansowany w arkuszu zawierającym oryginalne dane, wybierz " Kopiuj do innej lokalizacji ", a następnie wybrać opcję Kopiuj do zakres w innym arkuszu, skończyłoby się to następującym komunikatem o błędzie: " Do aktywnego arkusza można skopiować tylko przefiltrowane dane ".

Istnieje jednak sposób na skopiowanie przefiltrowanych wierszy do innego arkusza, a wskazówkę już masz - wystarczy uruchomić Advanced Filter z poziomu karta przeznaczenia , tak aby był to twój aktywny arkusz.

Załóżmy, że twoja oryginalna tabela znajduje się w Arkuszu1, a ty chcesz skopiować przefiltrowane dane do Arkusza2. Oto super prosty sposób, aby to zrobić:

1. Na początek ustaw zakres kryteriów na Arkuszu1.
2. Przejdź do Arkusza2 i wybierz dowolną pustą komórkę w nieużywanej części arkusza.
3. Uruchom filtr zaawansowany programu Excel ( Dane tab> Zaawansowane ).
4. W Filtr zaawansowany W oknie dialogowym wybierz następujące opcje:
   • Pod adresem Działanie wybrany Kopiuj do innej lokalizacji .
   • Kliknij w Wykaz Zakres w polu, przełącz się na Arkusz1 i wybierz tabelę, którą chcesz filtrować.
   • Kliknij w Zakres kryteriów pole, przełączyć się na Arkusz1 i wybrać zakres kryteriów.
   • Kliknij w Kopiuj do (Jeśli chcesz skopiować tylko niektóre kolumny, wpisz wcześniej nagłówki kolumn w Arkuszu2, a następnie zaznacz te nagłówki).
   • Kliknij przycisk OK.

W tym przykładzie wyodrębniamy 4 kolumny do Arkusza2, więc wpisaliśmy nagłówki odpowiednich kolumn dokładnie tak, jak występują w Arkuszu1 i wybraliśmy zakres zawierający nagłówki (A1:D1) w arkuszu Kopiuj do pudełko:

Zasadniczo, to jest to, jak używasz zaawansowanego filtra w Excelu. W następnym samouczku, będziemy mieli bliżej przyjrzeć się bardziej złożonym przykładom zakresu kryteriów z formułami, więc proszę pozostać na bieżąco!