Τα λογιστικά φύλλα προσφέρουν μια εξαιρετική πλατφόρμα για τη διαχείριση πινάκων δεδομένων. Υπάρχουν όμως εύκολες λειτουργίες του Google Sheets για καθημερινούς υπολογισμούς; Μάθετε παρακάτω.

Συνάρτηση Google Sheets SUM

Πιστεύω ότι η πιο απαιτούμενη λειτουργία σε πίνακες είναι η εύρεση του συνολικού αθροίσματος διαφορετικών τιμών. Το πρώτο πράγμα που μου έρχεται στο μυαλό είναι να προσθέσω κάθε κελί που με ενδιαφέρει:

=E2+E4+E8+E13

Αλλά αυτός ο τύπος θα γίνει εξαιρετικά χρονοβόρος αν υπάρχουν πάρα πολλά κελιά που πρέπει να ληφθούν υπόψη.

Ο σωστός τρόπος για να προσθέσετε κελιά είναι να χρησιμοποιήσετε μια ειδική λειτουργία του Google Sheets - SUM - που παραθέτει αυτόματα όλα τα κελιά χρησιμοποιώντας κόμματα:

=SUM(E2,E4,E8,E13)

Αν η περιοχή αποτελείται από γειτονικά κελιά, απλά υποδείξτε το πρώτο και το τελευταίο κελί της, ακόμη και αν υπάρχουν κενά κελιά κάπου ενδιάμεσα. Έτσι, θα αποφύγετε την απαρίθμηση κάθε κελιού στον τύπο SUM του Google Sheets.

Συμβουλή. Ένας άλλος τρόπος για να προσθέσετε SUM είναι να επιλέξετε τη στήλη με τους αριθμούς και να επιλέξετε SUM στο πλαίσιο του Τύποι εικονίδιο:

Το αποτέλεσμα θα εισαχθεί σε ένα κελί ακριβώς κάτω από την επιλεγμένη περιοχή.

Συμβουλή. Τα εργαλεία ισχύος μας διαθέτουν τη λειτουργία AutoSum. Ένα κλικ - και το ενεργό κελί σας θα επιστρέψει το άθροισμα των τιμών από ολόκληρη την παραπάνω στήλη.

Επιτρέψτε μου να περιπλέξω την εργασία. Θέλω να προσθέσω αριθμούς από διαφορετικές περιοχές δεδομένων σε πολλαπλά φύλλα, για παράδειγμα, A4:A8 από το Φύλλο1 και B4:B7 από το Φύλλο2 Και θέλω να τα αθροίσω σε ένα μόνο κελί:

=SUM('Φύλλο1'!A4:A8,'Φύλλο2'!B4:B7)

Όπως μπορείτε να δείτε, απλώς πρόσθεσα ένα ακόμη φύλλο στον τύπο SUM του Google Sheets και διαχώρισα δύο διαφορετικές περιοχές με κόμμα.

Τύποι ποσοστού

Συχνά ακούω ανθρώπους να ρωτούν για την εύρεση του ποσοστού διαφορετικών αθροισμάτων. Αυτό συνήθως υπολογίζεται με τον τύπο ποσοστού του Google Sheets ως εξής:

Το ίδιο ισχύει και όταν πρέπει να ελέγξετε τι μέρος του συνόλου αντιπροσωπεύει αυτός ή εκείνος ο αριθμός:

Συμβουλή. Δάσκαλος ποσοστό ενός συνόλου, σύνολο & amp; ποσό κατά ποσοστό, αύξηση & amp; μείωση του σε αυτό το σεμινάριο.

Στον πίνακά μου όπου τηρώ αρχεία όλων των πωλήσεων για τις τελευταίες 10 ημέρες, μπορώ να υπολογίσω το ποσοστό κάθε πώλησης από το σύνολο των πωλήσεων.

Πρώτον, πηγαίνω στο E12 και βρίσκω τις συνολικές πωλήσεις:

=SUM(E2:E11)

Στη συνέχεια, ελέγχω ποιο είναι το μέρος των πωλήσεων της πρώτης ημέρας στο σύνολο του F2:

=E2/$E$12

Προτείνω επίσης να κάνετε μερικές προσαρμογές:

1. Στροφή E2 σε μια απόλυτη αναφορά - $E$12 - για να βεβαιωθείτε ότι διαιρείτε τις πωλήσεις κάθε ημέρας με το ίδιο σύνολο.
2. Εφαρμόστε τη μορφή ποσοστιαίου αριθμού στα κελιά της στήλης F.
3. Αντιγράψτε τον τύπο από το F2 σε όλα τα παρακάτω κελιά - μέχρι το F11.

Συμβουλή. Για να αντιγράψετε τον τύπο, χρησιμοποιήστε έναν από τους τρόπους που ανέφερα προηγουμένως.

Συμβουλή: Για να βεβαιωθείτε ότι οι υπολογισμοί σας είναι σωστοί, εισαγάγετε το παρακάτω στο F12:

=SUM(F2:F11 )

Αν επιστρέφει το 100% - όλα είναι σωστά.

Γιατί προτείνω τη χρήση της μορφής ποσοστού;

Λοιπόν, από τη μία πλευρά, για να αποφύγετε τον πολλαπλασιασμό κάθε αποτελέσματος με το 100, αν θέλετε να πάρετε ποσοστά. Από την άλλη, για να αποφύγετε τη διαίρεση των αποτελεσμάτων στο 100, αν θέλετε να τα χρησιμοποιήσετε για οποιεσδήποτε περαιτέρω μαθηματικές πράξεις που δεν αφορούν ποσοστά.

Ακούστε τι εννοώ:

Χρησιμοποιώ τη μορφή ποσοστιαίου αριθμού στα κελιά C4, B10 και B15. Όλοι οι τύποι του Google Sheets που αναφέρονται σε αυτά τα κελιά είναι πολύ πιο εύκολοι. Δεν χρειάζεται να διαιρώ με το 100 ή να προσθέτω το σύμβολο του ποσοστού (%) στους τύπους στα κελιά C10 και C15.

Το ίδιο δεν ισχύει για τα C8, C9 και C14. Πρέπει να κάνω αυτές τις επιπλέον ρυθμίσεις για να έχω το σωστό αποτέλεσμα.

Τύποι συστοιχιών

Για να εργαστείτε με φορτία δεδομένων στο Google Sheets, χρησιμοποιούνται κατά κανόνα εμφωλευμένες συναρτήσεις και άλλοι πιο περίπλοκοι υπολογισμοί. Οι τύποι συστοιχιών υπάρχουν στο Google Sheets και γι' αυτό το σκοπό.

Για παράδειγμα, έχω έναν πίνακα με τις πωλήσεις ανά πελάτη. Είμαι περίεργος να βρω τη μέγιστη πώληση του σοκολάτα γάλακτος στο Smith για να ελέγξω αν μπορώ να του δώσω μια επιπλέον έκπτωση την επόμενη φορά. Χρησιμοποιώ τον τύπο της επόμενης συστοιχίας στο E18:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Smith")*($C$2:$C$13="Milk Chocolate")),$E$2:$E$13,"")))

Σημείωση. Για να ολοκληρώσετε οποιονδήποτε τύπο πίνακα στο Google Sheets, πατήστε Ctrl+Shift+Enter αντί για Enter.

Έχω 259 δολάρια ως αποτέλεσμα.

Ο πρώτος τύπος του πίνακα μου στο E16 επιστρέφει τη μέγιστη αγορά που πραγματοποίησε ο Smith - $366:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Smith"),$E$2:$E$13)))

Το E17 δείχνει τα μέγιστα χρήματα που δαπανήθηκαν για σοκολάτα γάλακτος - 518 δολάρια:

=ArrayFormula(MAX(IF(($C$2:$C$13="Milk Chocolate"),$E$2:$E$13))))

Τώρα, θα αντικαταστήσω όλες τις τιμές που χρησιμοποιούνται στους τύπους του Google Sheets με τις αναφορές των κελιών τους:

Έχετε παρατηρήσει τι έχει αλλάξει;

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13=B18)*($C$2:$C$13=C18),$E$2:$E$13,""))))

Να τι είχα πριν:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Smith")*($C$2:$C$13="Milk Chocolate")),$E$2:$E$13,"")))

Κάπως έτσι, παίζοντας με τις τιμές στα κελιά στα οποία αναφέρεστε, μπορείτε γρήγορα να έχετε διαφορετικά αποτελέσματα με βάση διαφορετικές συνθήκες χωρίς να αλλάξετε τον ίδιο τον τύπο.

Τύποι Google Sheets για καθημερινή χρήση

Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά ακόμη παραδείγματα συναρτήσεων και τύπων που είναι χρήσιμα για καθημερινή χρήση.

Παράδειγμα 1

Ας υποθέσουμε ότι τα δεδομένα σας είναι γραμμένα εν μέρει ως αριθμοί και εν μέρει ως κείμενο: 300 ευρώ , σύνολο - 400 δολάρια Αλλά πρέπει να εξάγετε μόνο αριθμούς.

Ξέρω ακριβώς μια λειτουργία γι' αυτό:

Βγάζει το κείμενο με μάσκα με μια κανονική έκφραση.

• κείμενο - μπορεί να είναι αναφορά κελιού ή οποιοδήποτε κείμενο σε διπλά εισαγωγικά.
• regular_expression - επίσης σε διπλά εισαγωγικά. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε σχεδόν κάθε δυνατό σχήμα κειμένου.

Το κείμενο στην περίπτωσή μου είναι ένα κελί με δεδομένα ( A2 ). Και χρησιμοποιώ αυτή την κανονική έκφραση: [0-9]+

Σημαίνει ότι ψάχνω για οποιαδήποτε ποσότητα ( + ) των αριθμών από το 0 έως το 9 ( [0-9] ) που γράφονται το ένα μετά το άλλο:

Αν οι αριθμοί έχουν κλάσματα, η κανονική έκφραση θα μοιάζει ως εξής:

"[0-9]*\.[0-9]+[0-9]+" για αριθμούς με δύο δεκαδικά ψηφία

"[0-9]*\.[0-9]+" για αριθμούς με ένα δεκαδικό ψηφίο

Σημείωση. Το Google Sheets βλέπει τις εξαγόμενες τιμές ως κείμενο. Πρέπει να τις μετατρέψετε σε αριθμούς με τη συνάρτηση VALUE ή με το εργαλείο Μετατροπή.

Παράδειγμα 2 - συνένωση κειμένου με τύπο

Οι τύποι εντός του κειμένου βοηθούν να δημιουργηθεί μια τακτοποιημένη σειρά με κάποια σύνολα - αριθμούς με τις σύντομες περιγραφές τους.

Θα δημιουργήσω τέτοιες γραμμές στις γραμμές 14 και 15. Αρχικά, συγχωνεύω τα κελιά σε αυτές τις γραμμές μέσω Μορφή> Συγχώνευση κελιών και στη συνέχεια μετρήστε το άθροισμα για τη στήλη Ε:

=SUM(E2:E13)

Στη συνέχεια, βάζω το κείμενο που θα ήθελα να έχω ως περιγραφή σε διπλά εισαγωγικά και το συνδυάζω με τον τύπο χρησιμοποιώντας ένα ampersand:

="Συνολικές πωλήσεις σοκολάτας: "&SUM(E2:E13)&" δολάρια"

Για να κάνω τους αριθμούς μου δεκαδικούς, χρησιμοποιώ τη λειτουργία TEXT και ορίζω τη μορφή: "#,##0"

Ένας άλλος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση CONCATENATE του Google Sheets, όπως χρησιμοποίησα στο A15:

=CONCATENATE("Συνολική έκπτωση για τους πελάτες: ",TEXT(SUM(F2:F13), "#.##")," δολάρια")

Παράδειγμα 3

Τι γίνεται αν ανεβάσετε τα δεδομένα από κάπου και όλοι οι αριθμοί εμφανίζονται με κενά, όπως 8 544 αντί για 8544 ? Το Google Sheets θα τα επιστρέψει ως κείμενο, ξέρετε.

Δείτε πώς μπορείτε να μετατρέψετε αυτές τις τιμές που είναι γραμμένες ως κείμενο σε "κανονικούς αριθμούς":

=VALUE(SUBSTITUTE("8 544"," ",""))

ή

=VALUE(SUBSTITUTE(A2," ",""))

όπου το Α2 περιέχει 8 544 .

Πώς λειτουργεί; Η συνάρτηση SUBSTITUTE αντικαθιστά όλα τα κενά στο κείμενο (ελέγξτε το δεύτερο όρισμα - υπάρχει κενό σε διπλά εισαγωγικά) με ένα "κενό αλφαριθμητικό" (το τρίτο όρισμα). Στη συνέχεια, η VALUE μετατρέπει το κείμενο σε αριθμούς.

Παράδειγμα 4

Υπάρχουν κάποιες λειτουργίες του Google Sheets που βοηθούν στο χειρισμό του κειμένου στα λογιστικά σας φύλλα, για παράδειγμα, να αλλάξετε την πεζότητα σε πεζότητα πρότασης. Αν έχετε κάτι περίεργο όπως ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ , μπορείτε να πάρετε Δεδομένα πηγής αντί:

Ας το εξηγήσω λεπτομερώς. Παίρνω τον πρώτο χαρακτήρα σε ένα κελί:

=LEFT(A1,1)

και αλλάξτε το σε κεφαλαία γράμματα:

=UPPER(LEFT(A1,1))

Στη συνέχεια παίρνω το υπόλοιπο κείμενο:

=RIGHT(A1,LEN(A1)-1)

και να το αναγκάσετε να γίνει με πεζά γράμματα:

=LOWER(RIGHT(A1,LEN(A1)-1))

Τέλος, συγκεντρώνω όλα τα κομμάτια του τύπου με μια τελεία:

=UPPER(LEFT(A1,1))&LOWER(RIGHT(A1,LEN(A1)-1))

Συμβουλή. Μπορείτε να αλλάξετε μεταξύ των περιπτώσεων με ένα κλικ με το αντίστοιχο βοηθητικό πρόγραμμα από τα εργαλεία ισχύος.

Φυσικά, το Google Sheets έχει πολλά περισσότερα να προσφέρει. Μη φοβάστε τους διάφορους πολύπλοκους τύπους - απλά δοκιμάστε και πειραματιστείτε. Εξάλλου, αυτά τα σύνολα εργαλείων μας επιτρέπουν να λύσουμε πολλές διαφορετικές εργασίες. Καλή τύχη! :)